在 Outlook 電子郵件訊息中附加檔案或插入圖片

在 Outlook 電子郵件訊息中附加檔案或插入圖片

將圖片、檔案、連絡人、電子郵件和其他項目附加至 Outlook 郵件的做法非常簡單。Outlook 會持續追蹤您近期處理過的文件,無論是儲存在電腦或 OneDrive 中 (僅雲端),Outlook 都可讓您快速選擇是否要將文件當做傳統附件傳送,或是將該文件上傳至 OneDrive,以及共用檔案連結。您也可以針對從 OneDrive 傳送的任何檔案設定權限,以便郵件收件者檢視及修改這些檔案,或是與他人共用。

若要解決附加檔案時碰到的問題,請參閱解決附件相關問題

您想要做什麼?

Outlook 會持續追蹤您近期處理過的檔案,並在您要附加檔案至電子郵件訊息時,向您建議這些檔案。系統會禁止傳送或接收某些檔案類型。如需完整清單,請參閱 Outlook 中封鎖的附件

  1. 在新郵件、回覆或轉寄的郵件中,選取 [郵件] 功能區或 [插入] 功能區的 [附加檔案]。

  2. 從下列其中一個位置選取您的檔案:

    • 最近的項目
      您近期處理過的最新 12 個檔案都會顯示在這裡。這些檔案可能會在您的電腦、OneDrive、SharePoint 或其他線上文件庫中。選取檔案,以附加至您的電子郵件。

    • 瀏覽 Web 位置
      位置包括 OneDriveSharePoint 網站,或其他位置,例如您先前存取過的群組文件庫。選取其中一個位置,即可開啟新視窗,再選取您的附件。

    • 瀏覽此電腦
      [檔案總管] 視窗隨即開啟,您可以從中選擇電腦中的檔案。

  3. 如果您選取了本機電腦或群組文件庫中的檔案,檔案複本隨即會附加至電子郵件。不過,選取 OneDrive 或 SharePoint​​ 檔案則會向您提供其他的權限選項和資訊。 

  4. 傳送連結或傳送複本 傳送 OneDrive 或 SharePoint 檔案連結,可讓您電子郵件訊息的大小較小。如果您選擇傳送檔案複本,則整個檔案會附加到電子郵件,就和您選擇電腦中的檔案一樣。如果您選擇傳送檔案連結,您也可以設定檔案權限。[我們是否應該在這裡包含詢問您要以連結傳送或以複本傳送的對話方塊?]

  5. 根據預設,若您位於企業環境,則貴組織中的所有人都可以編輯連結的檔案。若要變更這些權限,請選取附件名稱右側的箭號,即可顯示含有各種權限選項的下拉式選單。

    • 組織可以編輯:如果您希望組織中的任何人都能夠修改檔案。

    • 組織可以檢視:如果您希望組織中的任何人都能檢視檔案,但無法修改。

    • 收件者可以編輯:如果您希望只有電子郵件收件者能夠修改檔案。

    • 收件者可以檢視:如果您希望只有電子郵件收件者能夠讀取 (但不能修改) 檔案。

      [變更權限] 選項包括 [收件者可以編輯] 和 [收件者可以檢視]

  6. 如果 Outlook 偵測到您的收件者將無法檢視檔案,例如,檔案儲存在只有您可存取的 SharePoint 網站上,您會在檔案圖示和名稱的正下方看到警告訊息。選取 [附加為複本] 即可將附件從已連結檔案變更為檔案複本。

    附註: 若您以複本的方式附加檔案,則收件者對檔案所做的任何變更,將不會與 OneDrive 或 SharePoint​​ 中的檔案版本同步。

當您選擇附加儲存在電腦而非線上位置的文件時,您也可以選擇將文件先上傳至 OneDrive 再傳送電子郵件。上傳附件讓共同作業更輕鬆。您可確保每個人都在相同版本 (且是最新版本) 的檔案上共同作業。如果檔案太大而無法以傳統附件的方式共用,您也可以選擇上傳到 OneDrive。

  1. 在功能區中,按一下 [附加檔案] > [瀏覽這台電腦],然後選擇您想要附加的檔案。

  2. 在電子郵件訊息中,選取附件的向下箭號。

  3. 選擇 [上傳至 OneDrive],然後選擇想要存放該檔案的位置。

    [上傳到 OneDrive] 選項包括 OneDrive 和群組文件庫

    附註: 您可能會看到公司帳戶的 OneDrive 位置、個人帳戶的 OneDrive 位置,以及您所屬各種群組的文件庫等選項。

  4. 在電子郵件訊息中,再次選取附件的向下箭號。

  5. 按一下 [變更權限],然後選擇下列其中一個項目:

    • 組織可以編輯:如果您希望組織中的任何人都能夠修改檔案。

    • 組織可以檢視:如果您希望組織中的任何人都能檢視檔案,但無法修改。

    • 收件者可以編輯:如果您希望只有電子郵件收件者能夠修改檔案。

    • 收件者可以檢視:如果您希望只有電子郵件收件者能夠讀取 (但不能修改) 檔案。

    [變更權限] 選項包括 [收件者可以編輯] 和 [收件者可以檢視]

傳送圖片時,您可以將圖片附加至電子郵件訊息,或是在郵件本文中插入圖片。若要插入圖片,以在電子郵件訊息的本文中顯示,請按照下列步驟進行:

  1. 將游標置於郵件中要顯示圖片的位置。

  2. 在功能區上,選取 [插入] > [圖片]。

  3. 瀏覽您的電腦或線上檔案位置,找出您要插入的圖片。選取圖片,然後選取 [插入]。

  4. 若要重新調整圖片大小,請將角落四個控點中的其中一個,往圖片中心內或外拖曳。

    附註: 如需在 Outlook 中調整圖片大小的詳細資訊,請參閱縮減 Outlook 電子郵件訊息中的圖片和附件大小

  1. 在新郵件中,選取 [附加項目]。

  2. 選擇下列其中一項:

    • 名片
      從您的連絡人清單中選擇電子名片。

    • 行事曆
      選擇 [日期範圍]、[詳細資料] 和其他選項 (如適用)。

    • Outlook 項目
      從您的電子郵件資料夾中選擇一或多封電子郵件訊息。

  3. 選取您想要附加的項目,然後選取 [插入]。

您想要做什麼?

Outlook 會禁止傳送或接收某些檔案類型。如需完整清單,請參閱 Outlook 中封鎖的附件

  1. 在新郵件中,選取功能區中的 [附加檔案]。

  2. 選取您想要附加的檔案,然後選取 [插入]。

傳送圖片時,您可以將圖片附加至電子郵件訊息,或是在郵件本文中插入圖片。若要插入圖片,以在電子郵件訊息的本文中顯示,請按照下列步驟進行:

  1. 將游標置於郵件中要顯示圖片的位置。

  2. 選取 [插入] > [圖片]。

  3. 瀏覽您的電腦或線上檔案位置,找出您要插入的圖片。選取圖片,然後選取 [插入]。

  4. 若要重新調整圖片大小,請將角落四個控點中的其中一個,往圖片中心內或外拖曳。

    附註: 如需在 Outlook 中調整圖片大小的詳細資訊,請參閱縮減 Outlook 電子郵件訊息中的圖片和附件大小

  1. 在新郵件中,選取 [附加項目]。

  2. 選擇下列其中一項:

    • 名片
      從您的連絡人清單中選擇電子名片。

    • 行事曆
      選擇 [日期範圍]、[詳細資料] 和其他選項 (如適用)。

    • Outlook 項目
      從您的電子郵件資料夾中選擇一或多封電子郵件訊息。

  3. 選取您想要附加的項目,然後選取 [插入]。

您想要做什麼?

  1. 建立訊息,或是針對現有訊息按一下 [回覆][全部回覆][轉寄]

  2. 在郵件視窗的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [附加檔案]

    功能區上的 [附加檔案] 命令

  3. 瀏覽至並按一下您要附加的檔案,然後按一下 [插入]。

附註:  當您撰寫郵件時,您也可以使用 [插入] 索引標籤上 [包括] 群組中的命令,或將檔案從電腦上的資料夾拖曳至郵件視窗。

傳送圖片時,您可以將圖片附加至電子郵件訊息,或是在郵件本文中插入圖片。若要插入圖片,以在電子郵件訊息的本文中顯示,請按照下列步驟進行:

  1. 將游標置於郵件中要顯示圖片的位置。

  2. 選取 [插入] > [圖片]。

  3. 瀏覽您的電腦或線上檔案位置,找出您要插入的圖片。選取圖片,然後選取 [插入]。

  4. 若要重新調整圖片大小,請將角落四個控點中的其中一個,往圖片中心內或外拖曳。

    附註: 如需在 Outlook 中調整圖片大小的詳細資訊,請參閱縮減 Outlook 電子郵件訊息中的圖片和附件大小

您可以附加 Outlook 項目,例如將其他電子郵件訊息、工作、連絡人或行事曆項目附加到郵件。這是轉寄多個項目或郵件最簡單的方法。

  1. 建立郵件,或是針對現有郵件按一下 [回覆]、[全部回覆] 或 [轉寄]。

  2. 在郵件視窗的 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [附加項目]。

    功能區的 [附加項目] 命令

  3. 請執行下列其中一項動作:

    • 請指向 [名片],然後按一下 [其他名片]。按一下連絡人,然後按一下 [確定]。若要選取多個連絡人,請按住 Ctrl 並同時按一下每個連絡人。

    • 按一下 [行事曆]。選擇要包含的行事曆、日期範圍及詳細資料。針對 [進階] 選項,按一下 [顯示]。按一下 [確定],將行事曆新增到郵件中。

    • 按一下 [Outlook 項目]。瀏覽資料夾清單,尋找內含您要附加項目的資料夾。在 [項目] 底下,按一下項目,然後按一下 [確定]

      功能區的附加 [Outlook 項目] 命令

附註: 撰寫郵件時,您也可以使用 [插入] 索引標籤上 [包括] 群組中的命令來附加檔案,或透過拖曳操作將檔案從電腦上的資料夾移至郵件視窗。

您想要做什麼?

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [新增],然後按一下 [郵件訊息]。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [附加檔案]。

    附加檔案

  3. 在 [插入檔案] 對話方塊中,瀏覽至並選擇您要附加的檔案,然後按一下 [插入]。

    傳送可能不安全附件的警告訊息

其他資訊

  • 如果您沒有在適當資料夾中看到所需的檔案,請確認 [檔案類型] 方塊中的 [所有檔案 (*.*)] 為已選取,且 Windows 檔案總管已設為顯示副檔名

  • 您也可以從新郵件的 [插入] 索引標籤中附加檔案。

  • 根據預設,Outlook 會封鎖可能含有病毒而可能不安全的附件 (包括 .bat、.exe、.vbs 和 .js 檔)。如果您在電子郵件訊息中附加這類檔案,系統會詢問您是否要傳送可能不安全的附件。若您回答 [是],Outlook 會傳送附件。若您回答 [否],則可移除可能不安全的附件。

  • 您可以同時附加多個檔案,方法是選取檔案,然後將這些檔案從電腦資料夾拖曳至開啟的 Outlook 郵件中。

傳送圖片時,您可以將圖片附加至電子郵件訊息,或是在郵件本文中插入圖片。若要插入圖片,以在電子郵件訊息的本文中顯示,請按照下列步驟進行:

  1. 將游標置於郵件中要顯示圖片的位置。

  2. 選取 [插入] > [圖片]。

  3. 瀏覽您的電腦或線上檔案位置,找出您要插入的圖片。選取圖片,然後選取 [插入]。

  4. 若要重新調整圖片大小,請將角落四個控點中的其中一個,往圖片中心內或外拖曳。

    附註: 如需在 Outlook 中調整圖片大小的詳細資訊,請參閱縮減 Outlook 電子郵件訊息中的圖片和附件大小

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [新增],然後按一下 [郵件訊息]。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [包括] 群組中的 [附加項目]。

    影像

  3. 在 [查詢] 清單中,針對您要附加的項目按一下所屬的資料夾。

  4. 按一下所需的項目,再按一下 [確定]。

附註: 您也可以從新郵件的 [插入] 索引標籤中附加項目。

附件在郵件中出現的位置,取決於您的郵件撰寫格式。

  • 如果郵件的格式為 HTML 或純文字,附件會出現在 [主旨] 列下方的附件方塊中。

    附件列

  • 如果郵件是 RTF 文字格式,則附件會出現在郵件本文中。雖然檔案看起來像是內嵌於郵件中,實際上仍是獨立的附件。

    郵件本文中的附件

郵件撰寫的格式會列於郵件頂端的標題列中。

郵件

Outlook 對附件沒有強制規定的大小上限。不過,大部分的電子郵件伺服器系統管理員和網際網路服務提供者 (ISP) 會針對整體「郵件大小」設限,這指的是所有附件加上郵件本身內容的大小總和。一般而言,比起標準服務,進階服務會提供更大的電子郵件檔案儲存空間,並允許大小更大的郵件。如需深入了解允許的郵件大小上限,請連絡您的 ISP 或貴組織中的電子郵件伺服器系統管理員。

若您要附加的檔案大小相當大,您應先使用 ZIP 程式壓縮檔案。以預設 Open XML 格式儲存且具有下列副檔名的 Outlook 檔案會自動壓縮:.docx、.dotx、.xlsx、.xltx、.pptx、.potx 和 .ppsx。

如果您在未預期的情況下,發現您附加的檔案已經過壓縮處理,請查看系統是否已在 Outlook 中將 .zip 公用程式當做 COM 增益集安裝。您可以停用這類增益集,方法如下:

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [信任中心],然後按一下 [增益集​​]。

  2. 按一下 [管理] 清單中的 [COM 增益集],然後按一下 [執行]。

  3. 在 [COM 增益集] 對話方塊中,清除增益集名稱旁的核取方塊,再按一下 [確定]。

您可以前往 Microsoft Office 社群尋找解答或提問。

  1. 為什麼我無法附加檔案?Outlook 說這是不安全的檔案。Outlook 會封鎖可能會散佈檔案病毒的多種檔案類型。若要傳送 Outlook 視為不安全的檔案,請先將檔案壓縮,再附加已壓縮的檔案。若要壓縮檔案,請移至電腦上的資料夾,或在含有檔案的雲端上,以滑鼠右鍵按一下檔案,然後選取 [傳送到壓縮的 (zipped) 資料夾]。這樣您應該就能傳送壓縮的檔案。如需詳細資訊,請參閱 Outlook 中封鎖的附件

  2. 為什麼我的附件會出現在郵件本文中,而非主旨列下方?Outlook 可讓您以下列三種格式傳送電子郵件訊息:HTML、純文字和 RTF 格式。如果您使用 RTF 格式 (RTF),您附加的任何檔案都會出現在郵件本文中。請參閱變更您的郵件格式,了解如何將郵件格式變更為 HTML 或純文字的指示。您可以查看郵件的標題列來檢查郵件格式。

    您可以以 RTF 文字格式傳送郵件
  3. [插入] > [圖片] 選項呈現灰色。如果您無法從功能區上的 [插入] 索引標籤選取圖片,這表示您的郵件可能是純文字格式。請將您的郵件格式變更為 HTML 或 RTF 文字來插入圖片。您可以查看郵件的標題列來檢查郵件格式。

    您可以以純文字格式傳送郵件

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