在 Outlook 網頁版中使用連絡人 (人員)

附註: 使用公司或學校帳戶登入 Outlook 網頁版。

在 Outlook 網頁版中,您可以使用 [人員] 頁面來建立、查看及編輯連絡人、連絡人清單和群組。

附註: 如果指示與您看到的不相符, 您可能使用的是舊版Outlook 網頁版。 請參閱適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

若要移至 [人員] 頁面,請登入 Outlook 網頁版 然後選取頁面底部的 [人員] 圖示 人員

  • 使用 [搜尋] 方塊來搜尋連絡人或連絡人清單。

  • 工具列提供用來建立及修改連絡人、連絡人清單和群組的功能表和命令,視內容而定

  • [我的最愛]會顯示您新增至 [我的最愛]

  • 您的連絡人會在所有資料夾中顯示所有已儲存的連絡人和連絡人清單。

  • 您的連絡人清單會顯示所有資料夾中的所有連絡人清單。

  • [資料夾]:預設的資料夾(名為 [連絡人])包含連絡人清單和連絡人清單。 您也可以建立自己的資料夾。

  • 群組成員會顯示您所屬的群組,擁有者會顯示您是擁有者的群組。

  • 中間窗格會根據您在 [功能窗格] 中選取的內容,顯示 [我的最愛]、[連絡人]、連絡人清單或群組。 使用 [篩選] 功能表來排序,並選擇連絡人姓名的顯示方式。

  • 右窗格會顯示在中間窗格中選取的連絡人、連絡人清單或群組的詳細資料。

根據預設,連絡人和連絡人清單會儲存在功能窗格中 [資料夾] 底下的 [連絡人] 資料夾中。 您也可以建立自己的連絡人資料夾,讓特定連絡人或連絡人清單保持在一起,並更容易找到。

  • 若要建立新的連絡人資料夾:在 [資料夾] 底下,選取 [新增資料夾],然後輸入名稱。 然後選取資料夾,並在其中新增連絡人。

  • 若要重新命名或刪除您所建立的連絡人資料夾,請以滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取 [重新命名] 或 [刪除]。

建立、查看及編輯連絡人

新的連絡人會儲存在您的預設 [連絡人] 資料夾中,您也會在您的 [連絡人] 底下看到這些連絡人。 如果您想要將新連絡人儲存在其他資料夾中,請先選取該資料夾,然後再建立連絡人。

  1. 登入 Outlook 網頁版

  2. 選取 [人員] 圖示, 人員 位於 [功能窗格] 底部。

  3. 在 [人員] 頁面上,選取工具列上的 [新增連絡人]。

    [新增連絡人] 按鈕的螢幕擷取畫面

  4. 輸入連絡人的詳細資料。 選取 [新增更多] 來新增其他資訊,例如連絡人的地址和生日。

  5. 選取 [建立]。

當您在 Outlook 或其他 Office 應用程式和服務中按一下某人的名稱或圖片時,您會看到他們的個人檔案卡片及其相關資訊。 您可以從其個人檔案卡片將其儲存到您自己的連絡人,例如,如果您想要新增備忘稿或其他資訊。

您可以從電子郵件訊息新增連絡人的方法如下:

  1. 在 [郵件] 中,開啟 [讀取] 窗格中的電子郵件訊息,然後選取您要新增到連絡人中的寄件者或收件者的名稱。

  2. 在隨即開啟的個人檔案卡片中,選取 更多選項 > [新增至連絡人]。

    選取三個點,然後選取 [新增至連絡人]

  3. 如有需要,您可以新增其他資訊。 選取 [新增更多] 來新增其他資訊,例如連絡人的地址和生日。

  4. 選取 [建立]。

附註: 該連絡人會儲存在 [人員] 頁面的預設 [連絡人] 資料夾中。

如果您的公司已設定目錄,您就可以查看同事的相關資訊,而不需將其儲存為連絡人。 您可以搜尋它們,或從電子郵件訊息中選取他們的名稱或圖片。 其設定檔卡片會顯示從其他系統(目錄)收集的資訊。 如果您想要新增其他資訊(例如記事),您可以將同事儲存至您自己的連絡人。 新連絡人會自動連結至現有的目錄連絡人。 只有您會看到您所新增的資訊。

若要將某個連絡人加到我的最愛,請選取您要的連絡人,然後選取工具列上的 [加到我的最愛]。

提示: 電子郵件地址的 [我的最愛] 連絡人也會顯示在 [郵件] 的 [功能窗格] 中,因此您可以在同一個位置查看他們所有的電子郵件。

在 [人員] 頁面上,在中間窗格選取連絡人,以查看或編輯對方的資訊。 您所看到的是個人檔案卡版本。 您看到的索引標籤和節可能會有所不同。

  • 檔案:連絡人最近與您共用的檔案。

  • 電子郵件:您和連絡人之間最近的電子郵件訊息和電子郵件附件。

  • LinkedIn:如果連絡人使用您所儲存的相同電子郵件地址建立了公開的 LinkedIn 個人檔案,您就會在此看到對方的 LinkedIn 資訊。

若要編輯連絡人,請選取 [連絡人資訊] 旁的 [編輯連絡人],或選取工具列上的 [編輯]。

[編輯連絡人] 按鈕的螢幕擷取畫面

  1. 在 [人員] 頁面上選取一個連絡人。

  2. 選取相機圖示。

    選取相機圖示以新增相片
  3. 選取 [上傳新相片],選擇您要使用的檔案,然後選取 [開啟] 進行上傳。

  4. 如果要調整相片位置,請在圓圈內按一下,然後拖曳指標。 若要放大或縮小,請使用相片下方的滑桿。

    調整相片並選取 [套用]
  5. 選取 [套用],然後選取 [完成]。

若要變更連絡人姓名的顯示方式,請選取 [設定],然後 > [名字] 或 [姓氏]顯示連絡人

若要選取 [排序],請使用清單頂端的 [排序] 功能表。 例如,選取 [>姓氏排序]。

您可以連結相關的連絡人,例如同一個人員的多筆連絡人資料。 連結的連絡人會顯示為單一連絡人。

若要連結連絡人:

  • 在 [人員] 頁面上,選取兩個或多個連絡人,然後選取出現的面板中的 [連結連絡人]。

若要取消連結連絡人:

  • 在 [人員] 頁面上,選取該連絡人,選取工具列上的 [連結的連絡人],然後選取 [取消連結]。

  1. 選取一或多個連絡人,然後選取 [刪除]。

  2. 選取 [刪除] 以確認。

建立、查看及編輯連絡人清單

連絡人清單是電子郵件地址的集合,對於傳送電子郵件給一組人很有用。 連絡人清單有時又稱為通訊群組清單。

例如,建立一個名為「我的圖書俱樂部」的連絡人清單,並將該書俱樂部的所有成員新增到該清單中。 如果您想要傳送電子郵件給俱樂部中的每個人,只要在電子郵件的 [寄件者] 行中輸入「我的圖書俱樂部」即可。

附註: 根據預設,連絡人清單是在預設的 [連絡人] 資料夾中建立,您也可以在您的連絡人清單下看到它們。 如果您想要將連絡人清單儲存在其他資料夾中,請選取該資料夾,然後選取 [新增連絡人清單]。 在資料夾中建立連絡人清單後,就無法將該連絡人移至其他資料夾。

  1. 在 [人員] 頁面上的工具列上,選取 [新增連絡人] 旁的箭號,然後選取 [新增連絡人清單]。

    已選取 [新增連絡人清單] 的 [新增連絡人] 功能表螢幕擷取畫面

  2. 輸入清單的名稱,然後新增名稱或電子郵件地址。

  3. 選取 [建立]。

提示: 如果您因傳送電子郵件以外的其他原因,而想將連絡人分組,您可以改為建立 [資料夾]。 再將連絡人新增至該資料夾中。

  1. 在 [人員] 頁面上,選取 [功能窗格] 中的連絡人清單,或搜尋連絡人清單名稱。

  2. 選取連絡人清單,然後選取 [編輯]。

  3. 輸入名稱或電子郵件地址。

  4. 選取 [儲存]。

  1. 在 [人員] 頁面上,選取 [功能窗格] 中的連絡人清單,或搜尋連絡人清單名稱。

  2. 選取連絡人清單,然後選取 [編輯]。

  3. 選取您要移除之名稱或電子郵件地址的 [ x ]。

  4. 選取 [儲存]。

  1. 選取您要刪除的連絡人清單,然後選取 [刪除]。

  2. 選取 [刪除] 以確認。

適用於舊版 Outlook 網頁版的指示

  1. 登入 Outlook 網頁版。 如需說明,請參閱登入 Outlook 網頁版

  2. 在畫面頂端,選取 [應用程式啟動器] Office 365 中的 App 啟動器圖示 > [ Outlook]。

    醒目提示 Outlook App 的 Office 365 應用程式啟動器

    找不到您要的 App 嗎? 從應用程式啟動器,選取 [所有應用程式] 以查看依字母順序排序的可用 Office 365 應用程式清單。 您可從該處搜尋特定的 App。

  3. 按一下 [人員]

下列螢幕擷取畫面顯示您將在 [人員] 頁面上看到的內容。

[人員] 頁面的螢幕擷取畫面。

下面將說明您所看到的內容:

  1. [搜尋人員] 方塊,可用來搜尋連絡人或連絡人清單

  2. 工具列,可根據內容,提供建立和修改連絡人及連絡人清單所用的功能表和命令

  3. [精選人員],顯示您經常連絡的人員、與您一起開會的人員、您標示為我的最愛的人員,或是您可能想要追蹤的人員

  4. [您的連絡人],其中包含您所有的連絡人資料夾

  5. 中間窗格,顯示 [功能窗格] 中所選取專案中所包含的連絡人和連絡人清單。

  6. 連絡人卡片,顯示在中間窗格選取的連絡人或連絡人清單的相關詳細資料

您可以選擇 [人員] 頁面的外觀,方法是釘選 [精選人員] 底下列出的某個檢視:

  • 您經常連絡的人員︰查看您最常互動之人員的最新通訊及更新。

  • 在您今天的行事曆上的人員:查看今天將與您一同開會的人員,以及您今天的工作。

  • 我的最愛:會顯示您選擇為我的最愛的人員,讓您能快速存取他們最新的電子郵件。

  • 您可能想要追蹤的人員︰尋找已標幟項目及 @提及您的訊息,還有您最常連絡的人員傳送給您的未讀訊息。

  • 所有連絡人:這是傳統的 [人員] 檢視,會在同一個地方顯示您所有的連絡人。

若要釘選檢視來做為您首先會看到的畫面,請選取 [釘選此檢視]。

[釘選此檢視] 按鈕的螢幕擷取畫面。

若要變更您首先會看到的畫面,請從您所釘選檢視的頂端功能表列來選擇 [取消釘選此檢視],或是從 [精選人員] 底下某個其他檢視的頂端功能表列來選擇 [釘選此檢視]。

附註: 視您 Outlook 版本的不同而定,您可能不會看到上述的所有檢視。

當您選擇某個連絡人時,右側會開啟一個窗格。 您會在窗格裡看到更詳細的連絡人資訊,例如該連絡人的電子郵件、手機號碼,以及辦公室的位置。 您也會看到組織中與該連絡人有關聯的人員,以及該連絡人所屬的群組。

在窗格底部,您會看到自己與該連絡人的互動。 您可以檢視自己與該連絡人交換的電子郵件訊息、與您共用的檔案,以及您在過去或未來與該連絡人一同開的所有一般會議。

[人員] 頁面上連絡人卡片的螢幕擷取畫面。

從頭開始建立連絡人或連絡人清單時,會將其儲存在功能窗格中選取的連絡人資料夾中。 您可以建立連絡人資料夾,以便將特定的連絡人或連絡人清單保存在一起,讓您能更輕鬆地找到它們。

您的連絡人會顯示在 [人員] 頁面的 [功能窗格] 中,其中包含您所有的連絡人資料夾。 當 [您的連絡人] 摺疊起來時,您可以選取它來展開該項目,並查看您所有的連絡人資料夾。

您的連絡人展開時,[連絡人] 資料夾會直接出現在其下方,如螢幕擷取畫面所示。 您會自動取得 [連絡人] 資料夾。 除非您建立其他資料夾並將連絡人新增到其中,否則它會包含您的所有本機連絡人。

如需詳細資訊,請參閱本文稍後的使用連絡人資料夾

游標停留在 [人員] 頁面中 [連絡人] 按鈕上的螢幕擷取畫面。

  1. 在 [功能窗格] 中的 [您的連絡人] 底下,選取您要在其中建立連絡人的資料夾。 如果已選取 [您的連絡人],而不是特定資料夾,新連絡人會建立在 [連絡人] 資料夾中。

    附註: 在您建立新的連絡人之前,請務必在功能窗格中選取您要在其中建立該資料夾的資料夾。 因為在連絡人建立之後,您就無法把該連絡人移動到不同的資料夾。 若要在建立連絡人之後將該連絡人移動到不同的資料夾,請先刪除該連絡人,然後在其他資料夾中重新建立。

  2. 在工具列上,選取 [新增]。

    游標停留在 [人員] 頁面中 [新增] 按鈕上的螢幕擷取畫面。

  3. 在隨後開啟的 [新增連絡人] 表單中,填寫您要的詳細資料。

    您可以選取 新增資訊圖示。 圖示,查看該類型資訊的其他選項。 例如,選取 [電話] 旁邊的 新增資訊圖示。 ,可以新增電話號碼。

  4. 完成後,請選取 [ 儲存 儲存]。

若要將電子郵件中的任何寄件者或收件者,快速新增到 [連絡人] 資料夾,請執行下列動作:

  1. 選取 App 啟動器圖示 App 啟動器按鈕。 > [郵件]。

  2. 在電子郵件的讀取窗格中,選取您要新增到連絡人中的寄件者或收件者名稱。

  3. 在隨後出現的人員連絡人卡片上,選取 [其他動作] 更多選項 > [新增至連絡人]。

    游標停留在 [其他動作] 功能表中 [新增至連絡人] 上的螢幕擷取畫面。

  4. 在隨後開啟的 [新增連絡人] 表單中,視需要新增該連絡人的相關詳細資訊。

  5. 選取 [ 儲存 儲存],將卡片新增至您的 [連絡人] 資料夾。

    重要當您以這種方式建立連絡人時,就無法將連絡人儲存在其他資料夾,或移到其他資料夾。

連絡人清單是連絡人的集合。 有時也稱為通訊群組清單。 當您撰寫電子郵件訊息時,您可以指定連絡人清單做為收件者。 當您傳送郵件時,會同時移至清單中的所有連絡人。 例如,您可以建立一個名為「讀書會」的連絡人清單,並將讀書會所有成員全部新增到這份連絡人清單中。 這樣當您想要傳送郵件給讀書會所有人時,只要在電子郵件的 [收件者:] 行輸入「讀書會」即可。

建立連絡人清單

  1. 在 [功能窗格] 中的 [連絡人] 底下,選取您要在其中建立連絡人清單的資料夾。 如果已選取 [您的連絡人],而不是特定資料夾,新的連絡人清單將會建立在 [連絡人] 資料夾中。

    附註: 在建立新的連絡人清單之前,請務必在功能窗格中選取您要在其中建立該資料夾的資料夾。 因為在連絡人清單建立之後,您就無法把該連絡人清單移動到不同的資料夾。 若要在建立連絡人清單之後將該連絡人清單移動到不同的資料夾,請先刪除該連絡人清單,然後在其他資料夾中重新建立。

  2. 在工具列上,選取 [新增] 旁的向下箭號,然後選取 [新增連絡人清單]。

    [新增] 按鈕的操作功能表,其中 [連絡人清單] 已選取的螢幕擷取畫面。

  3. 在隨後開啟的空白表單中,輸入 [連絡人清單名稱] 和連絡人清單 [成員],您也可以輸入 [筆記],不過並非必要。

  4. 完成後,請選取 [ 儲存 儲存]。

您可以編輯您建立或匯入至 Outlook 網頁版的連絡人或連絡人清單。 您無法編輯透過連線至社交網路帳戶(例如 LinkedIn)所取得的連絡人。 如需從其他電子郵件帳戶或電子郵件程式匯入連絡人的相關資訊,請參閱將連絡人匯入到 Outlook

附註:  若要在連絡人清單建立之後將該連絡人清單移動到不同的資料夾,請先刪除該連絡人清單,然後在其他資料夾中重新建立。

  1. 在中間窗格中,選取您要編輯的連絡人或連絡人清單旁邊的核取方塊,然後在工具列上選取 [編輯]。

    游標停留在 [人員] 頁面中 [編輯] 按鈕上的螢幕擷取畫面。

  2. 進行所需的變更。

  3. 完成後,請選取 [ 儲存 儲存]。

  • 若要建立連絡人資料夾,請以滑鼠右鍵按一下或按住 [功能窗格] 中的連絡人,然後選取 [新增資料夾]。

  • 若要重新命名或刪除您所建立的任何連絡人資料夾,請以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後選取 [重新命名] 或 [刪除]。

  • 若要將您所建立的任何連絡人資料夾,移到名為 [其他連絡人] 的位置,讓資料夾既能顯示,又不礙事,請以滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取 [移到 [其他連絡人]]。 這時資料夾就會顯示在 [其他連絡人] 底下。

    若要將資料夾從 [其他連絡人] 移回 [您的連絡人] 底下的主要資料夾清單中,請用滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取 [移到 [您的連絡人]]。

在 [人員] 頁面上,當您在 [功能窗格] 中選取專案時,中間窗格會顯示該專案中的連絡人,如下所示:

  • 當您選取 [精選人員] 時,中間窗格會顯示您經常連絡的人員、您今天行事曆中的人員、您最愛的人員,以及您可能想要追蹤的人員。 如果您已經釘選某個檢視時,該檢視會出現在中間窗格的頂端。

  • 當您選取 [您的連絡人] 時,中間窗格會顯示您所有的連絡人及連絡人清單。

  • 當您選取特定的連絡人資料夾時,中間窗格只會顯示該資料夾內的連絡人和連絡人清單。

當您選取 [您的連絡人] 或特定的連絡人清單時,中間窗格的頂端會出現下拉式功能表,讓您能用來縮小及排列顯示在中間窗格的連絡人及連絡人清單。 功能表的名稱說明目前使用的排列順序。 預設的功能表名稱為 [依名字排序],因為這是預設的排列順序。

當您選取功能表加以開啟時,您會看到它包含下列三個區段:

  • [排序順序] 區段,您可以在此依照 [名字] 或 [姓氏] 來排序。

  • [顯示順序] 區段,您可以在此依照 [名字 姓氏] 或 [姓氏 名字] 來排序,控制每個姓名的顯示方式。

  • [顯示] 區段,您可以在此選擇 [人員] 來只檢視為人員的連絡人、選擇 [清單] 來只檢視為連絡人清單的連絡人,或是選擇 [全部] 來同時檢視上述兩種連絡人。

[人員] 頁面上篩選下拉式功能表的螢幕擷取畫面。

您可以刪除您所建立或匯入到 Outlook 網頁版的連絡人或連絡人清單。 但無法刪除透過連線到社交網路帳戶 (例如 LinkedIn) 所取得的連絡人。

  1. 選取連絡人或連絡人清單。

  2. 選取 [刪除]。

    [人員] 頁面上 [刪除] 按鈕的螢幕擷取畫面。

在 [功能窗格] 頂端的 [搜尋人員] 方塊中,輸入搜尋字詞。

[人員] 頁面上 [搜尋人員] 方塊的螢幕擷取畫面。

  • 若要搜尋連絡人,請在 [搜尋人員] 方塊中輸入他們的名稱或電子郵件地址,然後選取 [搜尋] 圖示 搜尋支援 或按 enter。

  • 若要搜尋連絡人清單,請在 [搜尋人員] 方塊中輸入連絡人清單的部分或所有名稱,然後選取 [搜尋] 圖示 搜尋支援 或按 enter。

您可以將連絡人彼此連結,代表它們彼此相關。 此外,Outlook 網頁版 會自動偵測到同名或名字極像的連絡人,並連結他們,讓他們顯示為同一個連絡人。

連結連絡人

  • 在中間窗格中,選取每個連絡人旁邊的核取方塊,然後選取工具列上的 [連結]。

    [人員] 頁面上 [連結] 按鈕的螢幕擷取畫面。

取消連絡人的連結

  1. 在中間窗格中,選取已連結連絡人旁邊的核取方塊。

  2. 在工具列上,選取 [連結] 下拉式功能表。

    [人員] 頁面上 [連結] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  3. 在下拉式功能表上,選取您要取消與其他人員之連結的連絡人旁邊的 取消連結圖示。

若要查看 Outlook 網頁版已將特定連絡人自動連結到哪些連絡人,以及查看可將該名連絡人連結到其他哪些類似的連絡人之建議,請執行下列步驟:

  1. 選取連絡人名字左邊的核取方塊。 如果Outlook 網頁版 已經自動連結任何同名或名字類似的連絡人,工具列右側就會出現 [連結] 下拉式功能表。

    [人員] 頁面上 [連結] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  2. 在工具列上,選取 [連結] 下拉式功能表。

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另請參閱

匯入連絡人至 Outlook

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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