在 Outlook 的群組行事曆上排程會議

在群組中, 有一個共用行事曆, 您和每個群組成員都可以排程、編輯及查看即將到來的活動。 

以下是您可以使用群組行事曆的幾種方式:

  • 為群組成員的假期與群組里程碑等專案建立約會。 約會沒有出席者, 其他人可以在他們的 [休閒] 造訪群組行事曆, 查看新功能。

  • 在群組事件中新增特定的出席者或會議室。 這對於午餐與學習所需要的出席者 (在此案例中為簡報者), 以及其他人可以將事件新增至他們的個人行事曆 (在此案例中為演講者), 如果是有趣的, 就是很有用的做法。 

  • 設定群組會議。 邀請您想要傳送邀請給活動的群組和其他人。 如果群組成員已追蹤 [群組事件], 就會在收件匣中收到邀請。

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  1. 登入 Office 365

  2. 按一下 [ Outlook]。

  3. 在頁面底部, 選取 [ 行事曆 ] 以開啟 [行事曆]。

  4. 在瀏覽窗格中的 [群組] 底下,選取您的群組。 如果您開啟多個行事曆, 則會顯示每個行事曆的活動。 上方的彩色索引標籤會指出哪些事件會與每個群組對齊。

  5. 選取 []、[]、[工作周] 或 [] 來變更 [行事曆] 視圖。

在群組行事曆中新增會議與將其新增至您的個人行事曆非常類似。 當您在群組行事曆上建立會議時, 該會議會依群組的方式顯示。 您會自動新增為出席者, 活動會新增至您的個人行事曆。

  1. 從群組行事曆中, 選取您要排程會議的時間。

  2. 在 [詳細資料] 視窗中輸入會議標題、位置和結束時間。

  3. 根據預設, 會議邀請會傳送到群組中的每個成員的收件匣。 如果您想要邀請群組, 請將群組新增至 [出席者] 清單。

  4. 選取 [儲存]。

想要在群組行事曆中新增假期或不在辦公室時間嗎?

  1. 在群組行事曆中, 按兩下會議將它開啟。

  2. 進行您想要的變更, 然後選取 [傳送]。

電子郵件通知 (例如「接受」、「暫定」和「拒絕」) 會分散注意力, 而且可能會打亂您的收件匣。 當您使用群組行事曆排程活動時, 您可以輕鬆地在即將到來的人員、不是誰, 以及尚未回應的人員中取得一覽式查看。

  1. 在群組行事曆中, 按兩下會議將它開啟。

  2. 在 [出席者] 下, 查看每個被邀請者名稱下方的狀態 ([接受]、[無回應]、[暫定]、[暫時

在群組行事曆上建立會議時, 群組中的任何人都可以取消會議。

  1. 在群組行事曆中, 按兩下會議將它開啟。

  2. 按一下 [取消], 然後選取適當的取消選項。

    會議取消選項

適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

  1. 登入 Office 365。

  2. 按一下 [ Outlook]。

    Office 365 首頁,已反白 Outlook 應用程式

    找不到您要的 App 嗎? 從應用程式啟動器,選取 [所有 App] 以查看依字母順序排序的可用 Office 365 App 清單。 您可從該處搜尋特定的 App。

  3. 在 [功能窗格] 中, 選取 [群組], 然後選取您的群組。

    如果您開啟多個行事曆, 則會顯示每個行事曆的活動。 上方的彩色索引標籤會指出哪些事件會與每個群組對齊。

    群組行事曆
  4. 選取 []、[工作周] 或 [] 來變更 [行事曆] 視圖。

在群組行事曆中新增會議與將其新增至您的個人行事曆非常相似, 而邀請則會傳送給所有的群組成員。 當您在群組行事曆上建立會議時, 該會議會依群組的方式顯示。 您會自動新增為出席者, 活動會新增至您的個人行事曆。

以下影片會逐步引導您完成整個程式。

  1. 從群組行事曆中, 選取您要排程會議的時間。

  2. 在 [詳細資料] 視窗中輸入會議標題、位置和結束時間。

    使用快速新增畫面群組行事曆

  3. 根據預設, 會議邀請會傳送到群組中的每個成員收件匣。 如果您不想要這樣做, 請清除該核取方塊, 或選取 [更多詳細資料] 來指定受邀者。

  4. 選取 [儲存]。

想要在群組行事曆中新增假期或不在辦公室時間嗎?

  1. 在群組行事曆中, 按兩下會議將它開啟。

  2. 進行您想要的變更, 然後選取 [傳送]。

電子郵件通知 (例如「接受」、「暫定」和「拒絕」) 會分散注意力, 而且可能會打亂您的收件匣。 當您使用群組行事曆排程活動時, 您可以輕鬆地在即將到來的人員、不是誰, 以及尚未回應的人員中取得一覽式查看。

  1. 在群組行事曆中, 按兩下會議將它開啟。

  2. 在 [出席者] 下, 查看每個被邀請者名稱下方的狀態 ([接受]、[無回應]、[暫定]、[暫時

    醒目提示出席者清單的行事曆活動

在群組行事曆上建立會議時, 群組中的任何人都可以取消會議。

  1. 在群組行事曆中, 按兩下會議將它開啟。

  2. 按一下 [取消], 然後選取適當的取消選項。

    會議取消選項

在群組行事曆上排程會議 (機器翻譯)

  1. 在 Outlook 2016中, 選擇 [功能窗格] 上的群組。

    左導覽列上的群組

  2. 在功能區上, 選取 [行事]。

    選取 [行事曆]

  3. 選取 [新增 Skype 會議]、[新的團隊會議] 或 [新增會議]。 如果您將它設為 Skype 會議, 通話詳細資料將會新增至郵件內文中。 如需 Skype 會議的詳細詳細,請參閱商務用 Skype 會議說明

    新增會議

  4. 您將注意到群組的別名會自動填入 [收件者] 行。 輸入會議的主旨、位置及開始和結束時間。 如果您不想傳送邀請給群組成員, 只要從出席者清單中移除該群組即可。

  5. 在會議區域中輸入議程。 如果您是安排 Skype 會議,請小心不要變更任何線上會議資訊。

  6. 選取功能區上的 [排程小幫手], 以確定您有最佳的會議時間。

  7. 選取 [傳送]。

附註: 在 Outlook 2016中, 當您編輯傳送來選取個人但不包含群組的群組事件時, 也會新增該群組。 您可以刪除事件並重新傳送邀請給那些人, 或在 Outlook 網頁版進行變更。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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