在 Outlook 中的會議中使用 [排程小幫手和會議室尋找工具

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如果您使用 Office 365 或 Microsoft Exchange 帳戶使用 Outlook 時,您可以使用 [排程小幫手和會議室尋找工具協助排程的會議。

使用排程小幫手

  1. 從 [收件匣中,選取 [新項目>會議或在 [行事曆,選取新的會議。您也可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl + Shift + Q,若要建立新的會議邀請。

  2. 新增 [] 方塊中的 [與會者]。

  3. 在 [主旨] 方塊中,輸入會議或事件的描述。

  4. 選取 [從功能區的 [排程小幫手]。您在 [到] 方塊中輸入每個收件者,您會看到一列。如果您想要新增更多的出席者,您就可以在任何空白列的 [排程小幫手中輸入其名稱。

  5. 出席者所忙碌時間會顯示在深藍色。出席者有暫訂的約會的時間會顯示在精簡的藍色雜湊區塊,並在外部出席者的工作時間的時間顯示淺灰色。選取出席者的所有可用的時間。

  6. 若要選取所有出席者的最佳時間,請在右欄中使用會議室尋找工具。您可以看到哪些出席者有衝突的時間。

使用 [會議室尋找工具

  1. 在新的會議中,選取 [在功能區上的 [排程小幫手] 按鈕。

  2. 使用 [顯示下拉式清單中的 [會議室] 清單挑選聊天室清單。這些清單是由您的 Microsoft Exchange 或 Office 365 系統管理員設定。

    若要查看您的會議使用會議室使用 [會議室尋找工具]。

  3. 選取 [可用的空間,可新增聊天室 [排程小幫手收件者的會議]。

  4. [建議時間] 窗格中,找出最佳您定義為大部分的出席者都可以時間的會議時間。最佳的會議時間會出現在窗格頂端。若要選取其中一個建議的時間,按一下 [建議時間] 窗格中的時間建議。您可以手動選取空閒/忙碌方格上的一次。

    若要查看與會者可使用 [建議的時間選擇器]。

    1. 如果您想要讓會議 recur 中,按一下 [會議] 功能表的 [選項] 群組中,按一下 [週期],選取週期模式,,然後按一下[確定]

      當您新增至會議邀請,週期性會議會議] 功能表變更週期模式。

  5. 當您完成設定會議,按一下 [傳送]。

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