在 Mac 版 Word 2016 使用合併列印建立及列印郵件

當您有大宗郵件要傳送給郵寄清單上的人員時,可以使用合併列印來建立一批個人化信件。產生的每封信件都有相同的版面配置、格式設定、文字和圖形。只有信件的特定區段會有所不同並個人化。

使用合併列印程序建立及列印信件時,需使用三個檔案:

  • 您的主文件
    此文件包含每個合併文件版本都相同的文字及圖形 (例如標誌或影像)。信件本文即為相同內容的範例之一。

  • 您的郵寄清單
    此文件包含用於在信件內填入資訊的資料。例如,您的郵寄清單會有名稱,而您的主文件將會是以清單中的名稱為收件者的信件。

  • 您的合併文件
    此文件是主文件和郵寄清單的組合。合併列印會從郵寄清單中提取資訊,然後放到主文件中,為每個人員產生個人化的結果。

請依照下列步驟使用合併列印來建立及列印個人化信件。

在您開始合併列印之前,請先準備您的信件。舉例來說,如果您要讓人知道即將到來活動的相關資訊,請包括名稱、日期、時間和活動位置。這些對每一個信件收件人來說都是很重要的詳細資料。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [信件]。

    套印信件

  2. 請在 Word 中輸入您要傳送給所有人的信件本文。

郵寄清單是您的資料來源。它可以是 Excel 試算表、Outlook 連絡人的目錄、Access 資料庫,或是 Office 地址清單,包含 Word 用來從中提取資訊的記錄,以建置您的信件。

祕訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。在開始合併列印程序之前,請先收集您的所有資料記錄,然後將它們新增到您的資料來源。

  • 如果您是使用 Excel 試算表,請確定郵遞區號已格式化為文字,以避免遺失任何數字為零的內容。

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。若要這麼做,請開啟 Apple 郵件,並在 [郵件] 功能表上選擇 [喜好設定]。在 [一般] 索引標籤上,選取 [預設電子郵件閱讀程式] 旁的 [Microsoft Outlook]。

  • 您也可以使用您的 Apple 連絡人,請確定 Apple 郵件是您的預設電子郵件程式。

  • 使用 FileMake Pro 資料庫做為您的合併列印資料來源。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [選取收件者],然後選擇所需選項。

    在 [郵件] 索引標籤上,[選取收件者] 為醒目提示,並顯示選項清單

    選擇

    即可

    建立新清單

    在設定合併列印時開始新的通訊清單

    使用現有清單

    使用 Excel 試算表或另一種資料檔案做為您的通訊清單

    從 Outlook 連絡人選擇

    為您的通訊清單直接選取 Outlook 連絡人中的姓名

    Apple 連絡人

    為您的通訊清單直接選取 Apple 通訊錄中的姓名

    FileMaker Pro

    從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

  2. 如果您選取 [建立新清單],請執行下列步驟:

    1. 在 [編輯清單欄位]對話方塊中,Word 會自動為部分基本資訊建立欄位,例如姓氏、名字和地址。如果您想要新增新欄位 (例如郵件欄位),請在這時新增,以便可以在輸入項目時填入內容。在 [新的欄位名稱],輸入您想要新增的欄位名稱,然後選擇加號 (+)。

      提示:  若要變更欄位順序,請選取您要移動的欄位,然後使用向上鍵或向下鍵來將欄位移動至清單內想要的位置。

    2. 當所有欄位都已依照您想要的方式設定,請選擇 [建立] 來建立清單。

  3. 如果您選取 [使用現有清單],請執行下列步驟:

    1. 瀏覽至您要使用的檔案,然後選擇 [開啟]。

    2. 如果您選擇開啟 Excel 試算表,請在 [開啟活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的工作表,然後針對您要使用的資料輸入儲存格範圍,如果您要使用整個工作表,請將 [儲存格範圍] 保留空白,接著再選擇 [確定]。

  4. 如果您選取 [從 Outlook 連絡人選擇] 或 [Apple 連絡人],請遵循下列步驟:

    1. 選擇 [篩選收件者],選取您要包含的收件者。

    2. 如果是 Outlook 連絡人,請在 [查詢選項] 對話方塊中的 [列示合併列印收件者,依據:] 旁邊,選取 [完整記錄]。在連絡人清單中,選取您要傳送大宗郵件的連絡人,然後選擇 [確定]。

    3. 如果是 Apple 連絡人,請在 [查詢選項] 對話方塊中的 [Apple 群組連絡人] 底下,選取您要傳送大宗郵件的群組,然後選擇 [確定]。

    4. 如果是 [FileMaker Pro 資料庫],請在 [選擇要做為資料來源使用的 FileMaker Pro 資料庫] 對話方塊中選擇資料庫檔案,然後再選擇 [開啟]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [插入合併欄位],然後選取您要新增的欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併功能變數] 為醒目提示

    接著繼續新增欄位,直到您將所需的資訊全部新增到信件上為止。

  2. 依照您想要的方式為信件中的欄位設定格式,其餘信封的外觀會和它相同。例如,在 [名字] 和 [姓氏] 欄位之間加上一個空格,然後按下 Return,為 [地址] 欄位另起新行。

    提示: 若要排序收件者清單或移除收件者,請在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [篩選收件者],然後選擇 [排序記錄] 或 [篩選記錄]。完成之後,請選擇 [確定]。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [預覽結果] 來查看信件的外觀。在 [郵件] 索引標籤上使用向左鍵和向右鍵,以瀏覽每封信件。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

  2. 若要變更其他格式設定,請再次選擇 [預覽結果],這能讓您新增或移除合併欄位。

  3. 當信件的外觀符合您的要求時,請在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [完成與合併] > [列印文件] 來完成合併列印。

    在 [郵件] 索引標籤上,[完成與合併] 和 [列印文件] 選項為醒目提示

    提示: 如果您要在列印之前個別檢閱及更新每一封信件,請在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [完成與合併] > [編輯個別文件]。完成後,按一下 [檔案] > [列印] 即可列印信封。

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至郵寄清單,以便您在下次傳送大宗郵件時使用。

若要重複使用合併列印文件

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

若要變更合併列印文件中的地址

  • 請開啟合併列印文件,並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×