在 eDiscovery 中心搜尋和使用關鍵字

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

關鍵字可協助您縮減經由匯出 eDiscovery 案例而產生的特定內容。藉由建立更精確的搜尋,您可以提升內容適用於案例的可能性,並減少需要管理的內容量。

如果您的組織接收到保留可能的訴訟、稽核或法律調查證據的要求,則可建立 eDiscovery 案例。

篩選和查詢

建立案例時,可新增搜索集至其中。搜索集包含可能與案例相關的內容來源 (例如 SharePoint 子網站和 Exchange 信箱)。篩選會協助您縮減來源,例如關鍵字、開始及結束日期的範圍、網域,或依作者或寄件者。

當您識別出潛在的來源,查詢可協助進一步調整您要匯出以供檢閱或是提供給法律顧問及/或要求的廠商的內容。您可以使用關鍵字、日期範圍、作者/收件者、網域及鄰近搜尋來建構篩選器。

附註: 為了讓內容被發現,它必須編目由搜尋。如需有關編目的預設檔案類型的詳細資訊,請參閱預設編目副檔名與剖析 SharePoint Server 2013 中的檔案類型

關鍵字中的運算子和鄰近範圍

特殊的運算子 (例如布林值與鄰近運算子) 可以用來建立多個關鍵字之間的關係。運算子必須全部皆以大寫字母撰寫。如果您必須使用多個運算子,則可使用括號將其分組以判斷套用順序。

例如,您可能想尋找包含字詞 executive 的內容,但是這個字詞也出現在貴組織頻繁使用的報告標題 "Executive Summary" 中,而您不想尋找這些標題。這時您輸入 executive NOT summary,就有可能將傳回的項目數量由 300 降低到 188,因為您已排除任何包含 Summary 一詞的文件。

附註: 指定兩個字詞而不使用運算子時,系統會認定運算子是 AND。例如:搜尋 wooly worm 相當於搜尋 wooly AND worm。

使用

用途

範例

AND

尋找包含此運算子分隔之所有單字或片語的內容。

risk AND value AND VAR 會找到三個單字都有的內容。

OR

尋找包含此運算子分隔之任一單字或片語的內容。

risk OR VAR 會找到含有其中任一單字的所有內容。

NOT

排除片語中包含字詞的內容。

Executive NOT Summary 會找到包含 Executive 的所有內容,除非該內容也包含 Summary 一詞。

( )

將單字或片語分組,以顯示所套用的順序。

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

找到相鄰的字詞,其中 n 等於分隔的單字數。如果沒有指定數字,則預設距離是 8 個單字。

Mid NEAR(5) Office 會找到 "Mid and Back Office"、"Mid-Office" 以及 "Mid, Back, and Front Office"。

使用萬用字元

萬用字元可以協助您延伸關鍵字,以包括內含部分關鍵字或字詞且具有替代拼字的字詞。

使用

用途

範例

* 在單字的結尾

尋找包含根單字及任何其他字母的字詞。

risk* 會找到 risk、risks、risked、risking 以及 risky

在篩選和查詢中使用關鍵字的基本規則

  • 內容篩選器或查詢可以包含使用關鍵字和屬性的單字、含引號的片語及字詞。請以空格分隔字詞。

  • 搜尋會忽略常用字,像是 theitby,以及只有一位的數字。

  • 如果以引號括住某個片語,搜尋就會傳回所選範圍之內含有您輸入確切片語的內容。如果括號中的片語與實際內容之間有任何差異,則將無法找到內容。

  • 運算子 (例如 OR 和 AND 等布林運算子) 必須全部大寫。

  • 如果某個 SharePoint 屬性或 Exchange 內容未列在 [指定屬性] 下拉式功能表中,您可以使用關鍵字搜尋。以引號括住屬性值即可尋找完全相符的項目,不加上引號則可以尋找開頭與輸入文字相同的部分相符項目。例如,如果您尋找 filename:"Budget" (包含引號),您的搜尋會傳回名稱為 "Budget.xlsx" 的檔案。但如果尋找 filename:budget (不含引號),則會連同 "Budget_Current.xlsx" 和 "Budget_Next.xlsx" 等檔案一併傳回。

  • 附註: 查詢必須包含要尋找的字詞。若查詢中只含有要排除的字詞,就會產生錯誤訊息。

套用規則的範例

關鍵字

範例結果

Executive Briefing

文件、頁面、訊息或中繼資料的任何位置中同時包含 Executive 與 Briefing 這兩個詞的任何內容。

"Executive Briefing"

文件、頁面或訊息的任何位置中包含 "Executive Briefing" 這個完整片語的任何內容。

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

文件、頁面、訊息或中繼資料的任何位置中同時包含 "Executive Briefing" 和 "Executive Summary" 這兩個完整片語的任何內容。

filename:budget

在其檔案名稱中包含 budget 的任何檔案,例如 2014 budget projections.docx、2015 budget priorities.pptx、2014 budget planning.xlsx、2014 budget review.xlsx 等等。

filename:2014 budget filetype:xlsx

包含片語 "2014 budget" 的 Excel 工作表,例如 "2014 budget planning.xlsx" 和 "2014 budget review.xlsx"

查詢範圍

查詢可以套用至案例中的所有內容、特定的 eDiscovery 集,或 eDiscovery 集中的特定內容來源 (例如網頁內容、檔案共用或信箱)。縮小範圍也可協助您識別正確的內容,特別是當案例很大,搜尋會在其他來源傳回或 eDiscovery 集不相關時。

重要: 如果已選取 [選取來源] 時,所有可能已新增為探索的一部分的篩選設定不包含在內。

若要設定查詢的範圍,請按一下 [修改查詢範圍],然後選取 [所有案件內容]、[選取 eDiscovery 集] 或 [選取來源]。

套用任何 eDiscovery 集篩選之後,[所有案件內容] 選項會包括來源清單的所有內容。設定查詢的範圍時,您也可以包含其他內容的位置和信箱。

檢視和疑難排解查詢

在執行查詢時,您可以依查詢相關性或最舊的或最新日期檢視 SharePoint 結果。您可以將滑鼠停留在欄標題中以預覽文件。

若要縮小要匯出的項目範圍,您可以進一步來使用副檔名或作者或標題等屬性來精簡結果。套用至 SharePoint 的精簡搜尋值並不會影響 Exchange 結果,反之亦然。

您可以檢視查詢語法,並在 [進階查詢選項] 頁面上減少重複的 Exchange 資料。

按一下查詢對話方塊中的 [進階查詢選項] 連結。您可以看到 Exchange 和 SharePoint 的基本查詢語法、查詢中包含的內容來源、查詢的任何篩選,以及任何精簡搜尋。您也可以刪除重複的 Exchange 資料。

深入了解 eDiscovery 的相關資訊

如需 eDiscovery 案例的詳細資訊,請參閱下列文章:

案例: SharePoint Server 2013 和 Exchange Server 2013 中的 eDiscovery

規劃及管理 eDiscovery 案件

新增內容至 eDiscovery 案例及保留來源

預設編目副檔名與剖析 SharePoint Server 2013 中的檔案類型

編目屬性與 managed 屬性,在 SharePoint Server 2013 概觀

建立和執行 eDiscovery 查詢

匯出 eDiscovery 內容和建立報告

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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