在 Business Contact Manager 中使用專案工作

為了協助您完成商務專案,您可以將它劃分成一系列的專案工作,您可以按照所需的完成順序來整理,而且您可以將他們指派給您的小組成員。

針對每個任務,您會指派開始日期和到期日。 當您在工作上進行進度時,您可以更新完成的層級。 透過此資訊,您可以將商務專案以橫條圖形式顯示在整個時程表中。 這可讓您有一個實用的視覺效果,說明您在處理常式中的哪個位置,以及您還需要多少進一步。

本文說明如何建立、指派、更新及追蹤專案工作。

如需有關如何刪除記錄(包括專案工作)的詳細資訊,請參閱刪除 Business Contact Manager 記錄

您想要做什麼?

建立並指派專案工作

更新指派給您的專案工作

追蹤連結至商務專案的專案工作

在時程表上建立圖表專案工作

建立並指派專案工作

當您建立商務專案(例如銷售簡報)時,可能會包含數個專案工作。 例如:

  • 安排簡報空間

  • 提供 catered refreshments

  • 建立、產生並傳送銷售資料。

您可以將這些任務指派給任何您已與您共用 Business Contact Manager 資料庫的人。

附註: 您無法將檔案或電子郵件連結至專案工作,但您可以在專案工作記錄的 [批註] 區段中,附加專案(例如檔案和電子郵件訊息)。

建立新的專案工作

  1. 在 [功能窗格] 中的 [ Business Contact Manager] 下,按一下 [專案管理]。

  2. 在功能區上的 [新增] 群組中,按一下 [新增專案工作]。

完成專案工作表單

專案工作表單包括[一般] 和 [詳細資料] 頁面。 預設會顯示 [一般] 頁面。

一般頁面

您可以使用此視圖來記錄專案工作的相關資訊,包括指派給專案工作的人員、連結的商務專案,以及到期日等狀態。

[專案工作資訊] 區段
  1. 在 [主旨] 方塊中,輸入專案工作的名稱(必要)。

  2. 將專案工作指派給小組成員或員工    在 [指派至] 清單中,按一下該人員的名稱。

    附註: [指派至] 清單中的名稱是您已與您共用 Business Contact Manager 資料庫的員工。 有關如何共用您的資料庫,請參閱與其他使用者共用您的 Business Contact Manager 資料

連結專案區段
  1. 按一下 [連結至] 按鈕,以選取此專案工作連結至的商務專案(必要)。

    附註: 專案工作只能連結到一個商務專案。 如果您是從商務專案表單建立此專案工作,則已輸入這項資訊。

[專案工作設定] 區段
  1. 在 [開始日期] 和 [到期日] 方塊中,輸入任務的開始日期和到期日。

    [開始日期] 的相關資訊會新增到記錄頂端的功能區下方。

  2. 在 [狀態] 方塊中,按一下專案工作狀態的描述。

  3. 在 [完成百分比] 方塊中,輸入介於0與100之間的數位。

  4. 如果此專案工作需要由指派給您的人注意,請選取 [注意事項] 核取方塊。

工作會新增至 [我的 Outlook 待辦事項列] 中的人員工作清單。

  1. 在 [優先順序] 方塊中,選取專案工作的優先順序等級、[]、[標準] 或 []。

若要自訂清單,請按一下 [編輯此清單]。 

  1. 選取 [提醒] 核取方塊,為此專案工作的擁有者設定提醒,然後按一下箭號並選取日期和時間。

註解區段
  1. 在 [批註] 欄位中,輸入或貼上批註或附加檔案或其他 Outlook 專案(例如電子郵件訊息)。

    附註: 附加的檔案和 Outlook 專案會列在 [批註] 欄位中。 專案不會列在連結商務專案的 [歷程記錄] 頁面上。

  2. 按一下 [新增時間戳記] 按鈕,將日期和時間新增至您的批註。

  3. 如果您已完成輸入專案工作的相關資訊,請按一下 [儲存] & [關閉]。 否則,請繼續閱讀本文的下一節。

詳細資料頁面

您可以使用此頁面來記錄完成日期、工時完成時間,以及任何可報銷或需要追蹤的里程。

  1. 若要顯示 [詳細資料] 頁面,請在功能區的 [顯示] 群組中,按一下 [詳細資料]。

  2. 在 [完成日期] 方塊中,輸入專案工作的完成日期。

  3. 在 [總工時] 方塊中,輸入此任務的估計總工時數。

  4. 在 [實際工時] 方塊中輸入實際工時的小時數。

  5. 在 [里程] 方塊中,輸入此專案工作的 [計費里程]。

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

提示: 儲存專案工作之後,該任務的詳細資料會顯示在連結商務專案的 [專案工作資訊] 區段中。

頁面頂端

指派專案工作

附註: 如果您的 Business Contact Manager 資料庫與其他使用者共用,您就只能將專案工作指派給其他人。 如需如何使用資料庫的詳細資訊,請參閱與其他使用者共用您的 Business Contact Manager 資料

  1. 在 [功能窗格] 中的 [ Business Contact Manager] 下,按一下 [專案管理]。

  2. 在清單窗格中,按一下 [專案工作] 索引標籤,然後按兩下專案工作將它開啟。

  3. 在專案工作記錄上,按一下 [指派給] 清單中的名稱。

    附註: 只有當您與其他使用者共用資料庫時,才會在 [指派至] 清單中看到名稱。

  4. 按一下 [儲存並關閉]。

頁面頂端

更新指派給您的專案工作

若要讓商務專案的進度保持在最新狀態,您與同事對這些任務執行工作時,必須更新專案工作。 當專案工作指派給您時,您可以在 [Outlook 待辦事項列] 中看到該任務。

作法

  1. 在 Outlook 的功能區上,按一下 [視圖] 索引標籤。

  2. 在 [版面配置] 群組中,按一下 [待辦事項列],然後執行下列動作:

  3. 如果未顯示 [待辦事項列],請按一下 [標準]。

  4. 如果工作清單不包含在 [待辦事項列] 中,請重複上述步驟,然後按一下 [工作清單]。

更新專案工作

  1. 在 [功能窗格] 中的 [ Business Contact Manager] 下,按一下 [專案管理]。

  2. 在清單窗格中,按兩下 [專案工作] 索引標籤上的專案工作加以開啟。

  3. 在 [專案工作設定] 區段中,更新目前的狀態、完成百分比,以及是否需要從商務專案擁有者中注意任務。

  4. 在 [批註] 區段中,您可以從其他檔案貼上 註解 ,或直接在這個欄位中輸入批註。 按一下 [新增時間戳記] 按鈕,以在批註中新增日期和時間。

  5. 按一下 [儲存並關閉]。

附註: 儲存專案工作記錄之後,此工作的最新資訊會顯示在連結的商務專案記錄的 [專案工作資訊] 區段中。

頁面頂端

追蹤連結至商務專案的專案工作

如果您是商務專案擁有者,您可以透過查看專案工作小工具(例如 [專案工作]-[下次到期],或在商務專案記錄的 [專案工作資訊] 區段中查看專案工作)來追蹤專案工作的進度。

[專案工作] 小工具會顯示所有商務專案之所有專案工作的相關資訊。

如需如何在專案管理工作區中顯示小工具的詳細資訊,請參閱在Business Contact Manager 中使用小工具

在個別商務專案中查看專案工作

  1. 在 [功能窗格] 中的 [ Business Contact Manager] 下,按一下 [專案管理]。

  2. 在清單窗格中的 [商務專案] 索引標籤上,按兩下您要查看的商務專案。

    在 [專案工作資訊] 區段中,會顯示每個專案工作的相關資訊。 您可以按兩下任何專案工作來開啟它,並查看更詳細的資訊。

頁面頂端

在時程表上建立圖表專案工作

  1. 在 [功能窗格] 中的 [ Business Contact Manager] 下,按一下 [專案管理]。

  2. 按一下功能區的 [報告] 索引標籤。

  3. 在 [專案管理] 群組中,按一下 [專案工作],然後選取 [專案工作-全部]。

  4. 在報表視窗中,于功能區的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [篩選]。

  5. 在 [篩選專案工作] 對話方塊中,按一下 [高級篩選] 索引標籤。

  6. 在 [功能變數名稱] 清單中,按一下[連結至]。 在比較清單中,按一下 [等於],然後在 [比較物件] 方塊中,輸入您要追蹤的商務專案名稱。

  7. 按一下 [確定]

  8. 在功能區的 [顯示] 群組中,按一下 [圖表]。

    商務專案的專案工作會在時程表上顯示為綠色的任務橫條圖。 工作列中的黑色線條會指出任務的完成百分比。

提示: 您可以顯示其他圖表專案。 在功能區上的 [圖表] 群組中,按一下 [標籤],然後選取您要顯示的標籤。

如需報表與篩選的詳細資訊,請參閱在 Business Contact manager 中使用報表與圖表,以及在 business Contact manager 中篩選記錄

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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