在 Access 中設定列印選項

在 Access 中設定列印選項

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雖然您可以在 Microsoft Access 資料庫中資料表、 查詢、 表單或報表列印資料,您可以設定列印選項,則會產生引人注目且更容易閱讀列印的複本資料的報表。

當您想要列印只是簡單的清單時,適用於列印直接資料表或查詢的資料。 表單是較適合檢視或列印的單筆記錄或一組相關的記錄,而不列印較龐大的資料或資料摘要的資料。 依列印從報表的詳細資料,您可以比較、 摘要和總大量的資料,以及然後呈現美觀的版面配置中的 [這項資訊。

如需建立報表的詳細資訊請參閱在 Access 中的報表簡介

本文內容

選取 [版面設定選項

選取印表機設定

列印前先預覽

選取 [版面設定選項

建立報表後可以在 [版面設定] 對話方塊中設定列印版面配置的選項。 這些選項可協助您微調選項的邊界設定格式、 使用格線和資料行,或列印的資料,在報表中不含格式設定。 若要設定的列印頁面的選項,請完成下列步驟:

  1. 在 [導覽] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下[預覽列印]

  2. [預覽列印] 索引標籤中 [版面配置] 群組中,按一下 [版面設定] ,然後設定邊界、 方向和欄設定您想要的。

    頁面設定] 對話方塊

    列印選項] 索引標籤設定

設定

描述

邊界 (英吋)

增加或減少預設邊界列為必要,並查看 [範例] 頁面中顯示的變更。

僅列印資料

當您不希望列印格線等報表中的版面配置功能時,請選取此選項。

分割表單

這個選項不適用於報表。

自訂邊界] 顯示報表,在 [預覽列印] 索引標籤的 [頁面大小] 群組中,按一下 [邊界]然後選取適合的選項和報表的預覽以變更的邊界的設定會顯示。

頁面] 索引標籤設定

設定

描述

Orientation

選取 [直向] 或 [橫向方向]。 如果您想要查看報表的顯示方式,而不是設定的方向將其從 [分頁預覽] 索引標籤。 預覽列印] 索引標籤的 [版面配置] 群組中,按一下 [直向橫向

紙張

選取紙張大小和來源。

印表機列印客戶地址...

如果您選取 [使用特定印表機您可以設定數個其他印表機和文件格式選項。

資料行] 索引標籤設定

附註: 這些選項也會出現在 [版面配置] 群組中,按一下 [底下的 [預覽列印] 索引標籤上的。

設定

描述

格線設定

選取欄數和列的間距。 如果設定是單一欄,則無法使用的欄間距欄版面配置選項。

詳細資料相同

選取要列印您在報表中設定為實際大小的資料行。 若要調整的欄寬度與高度,請清除選取項目,然後輸入新的值。

欄大小

選取欄的高度與寬度。

欄版面配置

選取您想要列印的資料行的方向。 只有在您有多個欄時,則使用此選項。

頁面頂端

選取印表機設定

報表完成頁面設定] 的設定之後,您可以選取特定的印表機選項,來控制整頁模式或您想要列印的頁面和份數。

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您想要列印的報表,然後按一下 [預覽列印

  2. 在 [預覽列印] 索引標籤上,按一下 [列印] 群組中的 [列印]。

    鍵盤快速鍵: 按下 Ctrl + P。

  3. 選取列印選項,然後再按一下[確定]以列印報表。

下表說明特定列印設定的預期的結果:

設定

描述

Printer

選取您要讓列印報表的印表機。 如果您沒有設定紙張大小與方向,按一下 [內容] 按鈕。

列印範圍

  • 若要列印的紙本報表僅選取的頁面,選取 [頁面],然後設定的範圍。 比方說,以列印只第 5 頁報表,請與 [] 方塊中輸入5

  • 若要列印一頁的報表,將兩個設定欄位同一個頁面。

Copies

選取份數,然後選取 [自動分頁,如果您想要列印多頁報表複本。

若要節省紙張,或若要列印工作傳送至商業印表機,或傳送透過電子郵件的報告,您可以建立報表的.pdf 或 xps 格式: 上[預覽列印]索引標籤上,在資料] 群組中,按一下 [ PDF 或 XPS

頁面頂端

列印前先預覽

使用 [預覽列印] 選項查看印出的報表如何呈現。

您可以預覽列印] 中開啟報表,使用下列方法之一:

  • 若要預覽尚未開啟,請在 [功能窗格中的報表,以滑鼠右鍵按一下您要預覽,然後按一下 [報表[預覽列印]

  • 按一下 [檔案> [列印],然後按 [ [預覽列印]

  • 如果報表已開啟,請以滑鼠右鍵按一下報表,[文件] 索引標籤,然後按一下[預覽列印]

您可以從 [預覽列印使用中的選項來進行另外的格式設定變更預覽列印] 索引標籤。

預覽列印] 命令

如果您想要查看多個頁面的報表,移至其他頁面,或檢視多個頁面時預覽您的報表,請嘗試下列任何一次下列選項:

  • 按一下 [快門列開啟/關閉按鈕 (<<) 右上角的 [功能窗格],然後再展開 [報表檢視] 區域。

  • 使用水平或垂直捲軸列來放置報表。

  • 若要放大的區域,在報表中,在[預覽列印]索引標籤上,在縮放群組中,按一下下方的箭號縮放,然後選取縮放百分比。 您也可以使用中視窗的右下角的 [縮放] 控制項。

  • 若要一次預覽多個頁面中縮放] 群組中,按一下兩個頁面或按一下其他頁面,然後選取一個選項。

選取列印選項:    在列印] 群組中,按一下列印],然後選取 [列印選項。

關閉預覽列印:    在關閉預覽] 群組中,按一下關閉預覽列印

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