在 Word 中使用追蹤修訂

如果您想要查看其他人對您的文件所做的修訂,請開啟 [追蹤修訂] 功能。

開啟或關閉追蹤修訂

  • 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,選擇 [追蹤修訂]。

開啟 [追蹤修訂] 時,Word 會標記文件中的新變更。

關閉 [追蹤修訂] 之後,Word 會停止標記新的變更。所有已經追蹤的變更仍會在文件中維持標記,直到您移除它們為止。

Word 功能區上的 [追蹤修訂]

開啟 [追蹤修訂] 之後,Word 會標記並顯示任何人對文件所做的任何修訂。

在 Word 中以內嵌方式顯示修訂的示範用影像

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,選擇 [簡易標記] 清單中的檢視選項。

    • [簡易標記] 是預設選項,會在邊界處以紅色線段標示修訂所在的位置。

      邊界上的線條顯示該處有追蹤修訂

    • [無標記] 會隱藏標記以顯示合併變更後將如何呈現。

      附註: 您可以選擇 [簡易標記] 或 [所有標記] 以再次顯示標記。

    • [所有標記] 會以不同色彩的文字和線段顯示所有編輯。

    • [原稿] 會顯示原始形式的文件。

  2. 在 [顯示標記] 清單中,選擇您想要顯示的修訂項目 — [註解]、[筆跡]、[插入與刪除]、[設定格式]、[註解方塊]、[特定人員]。

您可以開啟 [鎖定追蹤] 並新增密碼,以防止其他人關閉 [追蹤修訂]。鎖定 [追蹤修訂] 之後,就無法關閉此功能,且無法接受或拒絕修訂。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤修訂] 清單中,選擇 [鎖定追蹤]。

    [追蹤修訂] 功能表上的 [鎖定修訂] 命令

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [鎖定追蹤] 對話方塊中,輸入密碼、在 [重新輸入以便確認] 方塊中再次輸入密碼,然後選擇 [確定]。

      附註: 新增密碼是選用的功能。這不是安全性功能。不過,它的作用在於防止其他人關閉追蹤修訂。

    • 在 [鎖定追蹤] 對話方塊中,選擇 [取消]。

關閉追蹤修訂

  1. 在 [追蹤修訂] 清單中,選擇 [鎖定追蹤]。

  2. 如果您已新增密碼,請在出現提示時輸入密碼,然後選擇 [確定]。

    附註: [追蹤修訂] 仍為開啟狀態,但您可以接受及拒絕變更。

若要移除文件的追蹤修訂,唯一的方法是接受或拒絕修訂。選擇 [顯示供檢閱] 方塊中的 [無標記],可幫助您查看完稿文件的外觀,但這只會暫時隱藏追蹤修訂。修訂並未刪除,而會在下次任何人開啟文件時再次顯示。若要永久刪除追蹤修訂,請接受或拒絕修訂。

接受或刪除單一追蹤修訂

  1. 開啟文件。

  2. 在 [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,選擇 [下一個] 或 [上一個]。

  3. 選擇 [接受] 或 [拒絕]。

    [接受]、[拒絕] 和 [下一個] 按鈕

接受或刪除所有追蹤修訂

  1. 開啟文件。

  2. [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中,執行下列其中一項操作:

    • 在 [接受] 清單中,選擇 [接受所有變更]。

    • 在 [拒絕] 清單中,選擇 [拒絕所有變更]。

Word 會接受變更或移除變更,然後移至下一個變更。

檢視註解

  • Word 會顯示內含某人註解的註解方塊。若要查看註解,請選擇註解方塊。

    [簡易標記] 中的註解圖示

  • 若要查看修訂,請按一下邊界附近的線段。此動作會將 Word 切換到 [所有標記] 檢視。

    [所有標記] 檢視中顯示的 [追蹤修訂]

刪除單一註解

  • 選擇註解,然後在 [校閱] 索引標籤的 [註解] 群組中,選擇 [刪除]。

刪除所有註解

  • 在 [校閱] 索引標籤的 [註解] 群組中,選擇 [刪除] 清單中的 [刪除文件中的所有註解]。

提示: 分享文件的最終版本前,最好執行 [文件檢查]。此工具會檢查追蹤修訂和註解、隱藏文字、摘要資訊中的個人名稱,以及您可能不想要與太多人分享的其他資訊。

  • 在 [檔案] 索引標籤上,選擇 [資訊] > [查看問題] > [檢查文件]。

若要深入了解註解,請參閱插入及刪除註解

您想要做什麼?

  • 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,選擇 [追蹤修訂]。

    如以下影像所示,[追蹤修訂] 隨即強調顯示。

    開啟追蹤修訂以追蹤群組

附註: 如果無法使用 [追蹤修訂] 功能,您可能必須關閉文件保護。在 [校閱] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [限制編輯],然後按一下 [保護文件] 工作窗格底部的 [停止保護] (您可能需要知道文件密碼)。

您也可以在狀態列上新增追蹤修訂指標。

  • 以滑鼠右鍵按一下狀態列,然後選擇 [追蹤修訂]。

    顯示已開啟 [追蹤修訂] 的狀態列

    附註: 您現在可以在狀態列上使用 [追蹤修訂] 指標,以開啟或關閉 [追蹤修訂]。

關閉 [追蹤修訂] 之後,您可以修訂文件而不會標註修訂的內容。不過,關閉此功能不會移除任何已經追蹤的修訂。

  • 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,選擇 [追蹤修訂] 按鈕。

    如以下影像所示,[追蹤修訂] 按鈕不再強調顯示。

    [追蹤] 群組

重要: 若要移除追蹤修訂,請使用 [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中之 [接受] 和 [拒絕] 命令。

如需有關使用命令和追蹤修訂的詳細資訊,請參閱下列主題:

顯示或隱藏註解或追蹤修訂

插入或刪除註解

檢閱、接受、拒絕及隱藏追蹤修訂

您想要做什麼?

當您在處理文件時,輕鬆就能加上及檢視追蹤修訂和註解。根據預設,Microsoft Office Word 2007 使用註解方塊顯示刪除、註解、格式修訂及移動的內容。若要在文字間查看所有修訂,您可以變更設定,讓追蹤修訂和註解依照您想要的方式顯示。

以註解方塊追蹤修訂

註解方塊 (1) 顯示格式設定修訂、註解和刪除。

附註: 為了防止您不慎將含有追蹤修訂和註解的文件散發出去,因此在預設情況下,Word 會顯示追蹤修訂和註解。[顯示完稿變更] 是 [顯示供檢閱] 方塊中的預設選項。

  1. 開啟您想要修改的文件。

  2. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [追蹤修訂] 按鈕。如下圖所示,[追蹤修訂] 按鈕會變成強調顯示的狀態。

    已開啟 [追蹤修訂] 按鈕

  3. 選用。在狀態列上新增追蹤修訂指標。以滑鼠右鍵按一下狀態列,然後按一下 [追蹤修訂]。按一下狀態列上的 [追蹤修訂] 指標,以開啟或關閉追蹤修訂。

    追蹤修訂標示

  4. 插入、刪除、移動文字或圖形,或設定其格式,以按照您的想法來變更。您也可以新增註解。

附註: 如果您使用追蹤修訂,然後將文件儲存為網頁 (.htm 或 .html),追蹤修訂會顯示在網頁上。

請注意,您有幾種方式可以隱藏追蹤修訂或註解,但是所有您在「追蹤修訂」功能開啟時所做的修訂,以及所有您插入的註解,都會保留在文件中,直到您接受或拒絕它們,或者 (如果是註解) 刪除它們為止。

隱藏追蹤修訂 (例如,取消選取 [顯示標記] 底下的 [插入與刪除] 核取記號) 並不會刪除文件中現有的追蹤修訂或註解。而是讓您在檢視文件時隱藏追蹤修訂,不需要費力瀏覽以刪除線標示的文字、底線和註解方塊。

  • 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [追蹤修訂] 按鈕。

    如以下影像所示,[追蹤修訂] 按鈕不再強調顯示。

    Word 功能區影像

如果您已將狀態列自訂為包含追蹤修訂指標,按一下 [追蹤] 群組中的 [追蹤修訂] 也會關閉狀態列中的指標。

附註: 關閉追蹤修訂不會消除文件中的追蹤修訂。若要確保文件中沒有其他追蹤修訂,請務必顯示所有變更,然後針對文件中的每個變更使用 [接受] 或 [拒絕] 命令。

您有幾種方式可以隱藏追蹤修訂和註解,這些方式可以讓人以為它們不在文件中。 例如:

  • [顯示供檢閱] 方塊   在 [檢閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,[顯示供檢閱] 方塊會顯示您所採用的檢視模式, 同時也會提供檢視文件的其他選項。 如果您按一下 [完稿] 或 [原稿],便會隱藏追蹤修訂和註解。 若要顯示這些追蹤修訂和註解,請選取 [顯示完稿變更] 或 [原始原稿標記]。

    Word 功能區影像

  • 顯示標記   您可以在 [檢閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,使用 [顯示標記] 清單來隱藏註解和追蹤修訂。[顯示標記] 底下標有核取記號的項目會顯示;沒有核取記號的項目則會隱藏。若要顯示項目 (例如 [插入與刪除]),請在 [顯示標記] 功能表上按一下它。

    Word 功能區影像

根據 Word 的預設,刪除和註解會以註解方塊形式顯示在文件的邊界中。不過,您可以變更顯示方式,在文字間顯示註解並以刪除線標示所有刪除內容 (而不是顯示在註解方塊內)。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [註解方塊]。

    Word 功能區影像

  2. 按一下 [在文字間顯示所有修訂],以在文字間顯示刪除內容 (以刪除線標示) 和註解。

您可以使用一些選項變更追蹤修訂 (標記) 的顯示方式。

  • 您可以按一下 [追蹤修訂] 旁邊的箭號,然後按一下 [變更追蹤選項],以變更 Word 用來標示修訂文字和圖形的色彩和其他格式設定。

    附註: 雖然您無法為各個不同檢閱者所做的修訂指定特定色彩,但每位檢閱者的修訂在文件中都會顯示為不同的顏色,以方便您追蹤多位檢閱者。

  • 您可以檢視所有修訂,包括刪除內容 (在文字間顯示,而不是顯示在文件邊界中的註解方塊內)。若要在文字間顯示修訂,請在 [追蹤] 群組中,按一下 [註解方塊],然後按一下 [在文字間顯示所有修訂]。

    當您按一下 [在文字間顯示所有修訂],文件中的所有修訂和註解都會在文字間顯示。

  • 若要讓顯示所有註解方塊的邊界區域有醒目提示效果,請在 [顯示標記] 底下按一下 [標記區域醒目提示]。

  1. 在 [檢閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示標記] 旁邊的箭頭。

    Word 功能區影像

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 選取您想要顯示的修訂類型。

      附註: 即使您透過取消選取 [顯示標記] 功能表來隱藏一種標記類型,每當您或檢閱者開啟文件時,標記仍會自動顯示。

    • 指向 [檢閱者],然後按一下以取消選取所有核取方塊,但針對您想要顯示的修訂和註解,則其檢閱者名稱旁邊的核取方塊除外。

      附註: 若要選取或取消選取清單中所有檢閱者的所有核取方塊,請按一下 [所有檢閱者]。

您可以使用 [追蹤] 群組中的 [顯示供檢閱] 清單,在編輯處理程序的各個階段檢視文件。清單中的四個選項各自提供文件的不同檢視方式。[顯示完稿變更] 是您開啟任何文件時的預設選項。

Word 功能區影像

  • 顯示完稿變更    此檢視顯示完稿文件,並且顯示所有追蹤修訂和註解。這是所有文件在 Word 中開啟時的預設檢視。

  • 完稿    此檢視顯示已在文字中納入所有修訂的文件,而且不會顯示追蹤修訂。不過,尚未接受、拒絕、或刪除的任何追蹤修訂或註解仍會維持在文件中。

  • 原始原稿標記    此檢視顯示原稿文字以及追蹤修訂和註解。

  • 原稿    此檢視顯示原始文件,而且不會顯示追蹤修訂和註解。不過,文件中任何尚未接受、拒絕、或刪除的追蹤修訂或註解仍會維持在文件中。

編輯者或檢閱者通常會想要檢視文件在納入其修訂後的外觀。此程序能夠讓編輯者或檢閱者有機會看到文件在納入修訂後有何變化。

  • 在 [校閱] 索引標籤的 [顯示供檢閱] 方塊中,按一下 [追蹤] 群組中的 [顯示完稿變更]。

附註: 若要在註解方塊中查看註解和追蹤修訂,則必須使用整頁模式檢視或 Web 版面配置檢視。

根據 Word 的預設,刪除和註解會以註解方塊形式顯示在文件的邊界中。不過,您可以將顯示方式變更為在文字間顯示註解。當您將指標放在註解指標上時,就可以檢視文字間的註解。

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [註解方塊]。

    Word 功能區影像

  2. 按一下 [在文字間顯示所有修訂],以在文字間顯示刪除內容 (以刪除線標示) 和註解。

  3. 請將指標放在文件的註解上。註解會顯示在 [工具提示] 中。

    插入文字間的註解

若要深入了解註解,請參閱插入及刪除註解

Office Word 2007 提供一種稱為「文件檢查」的功能,可讓您檢查任何文件的追蹤修訂、註解、隱藏文字和其他個人資訊。 請執行以下步驟來檢查文件:

  1. 開啟您要檢查追蹤修訂和註解的文件。

  2. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 、指向 [準備],然後按一下 [檢查文件]。

  3. 在 [文件檢查] 對話方塊中,按一下 [檢查]。

  4. 檢閱檢查的結果。 如果 [文件檢查] 找到註解及追蹤修訂,系統會提示您按一下 [註解、修訂、版本和註釋] 旁邊的 [全部移除]。

  5. 按一下 [重新檢查] 或 [關閉]。

列印文件之前,請先切換到整頁模式檢視,並按照您想要在列印文件中顯示追蹤修訂和註解的方式來顯示它們。您有下列幾種選擇:

  • 列印時顯示所有標記   :在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示標記]。

    Word 功能區影像

    附註: 按一下 [顯示標記],以顯示或隱藏文件中選定檢閱者的所有標記。當您顯示所有標記時,則會選取 [顯示標記] 功能表上之所有類型的標記。

  • 列印時依類型或檢閱者顯示修訂和註解   :在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示標記],然後選取您想要顯示的修訂類型。

    Word 功能區影像

  • 列印某個編輯者或其他檢閱者的修訂和註解   :在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [顯示供檢閱] 方塊中的 [顯示完稿變更]。

    Word 功能區影像

當標記按照您想要的方式顯示時,您就可以列印文件了。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [列印]。

  2. 在 [列印] 對話方塊的 [列印內容] 方塊中,按一下 [顯示文件標記],然後按一下 [確定]。

    附註: 

    • 根據預設,Microsoft Word 會選擇最適合在列印文件中顯示追蹤修訂的縮放比例和頁面方向。

    • 如果已開啟註解方塊,文件會縮小以容納列印頁面上的註解方塊。若要讓列印文件更易於閱讀,您可以按一下 [追蹤] 群組中的 [註解方塊],然後按一下 [在文字間顯示所有修訂],以關閉註解方塊。您也可以將頁面配置設定為橫向,以更易於閱讀的方式列印註解方塊和文字。在 [頁面配置] 索引標籤的 [版面設定] 底下,按一下 [方向],然後按一下 [橫向]。

針對列印追蹤修訂變更版面配置

  1. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [追蹤修訂] 旁邊的箭號,然後按一下 [追蹤修訂選項]。

  2. 在 [列印中的紙張方向] 清單的 [註解方塊] 底下,按一下以下其中一個選項:

    • 自動    :當您選取此選項時,Word 會決定可為文件提供最佳版面配置的方向。

    • 不變更的樣式    :當您選取此選項時,Word 會使用 [版面設定] 對話方塊中指定的方向來列印文件。

    • 強制橫向    :當您選取此選項時,方向為橫向,且會為註解方塊保留最多空間。

列印文件的修訂清單

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [列印]。

  2. 在 [列印內容] 方塊中,按一下 [標記清單]。

隱藏修訂並不會移除文件中的修訂。您必須使用 [變更] 群組中的 [接受] 和 [拒絕] 命令來移除文件中的標記。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [列印]。

  2. 在 [列印內容] 方塊中,按一下 [文件] (而不是 [顯示文件標記])。

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