在 SharePoint 2010 中編輯或發佈 Web 資料庫

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

附註: 本文說明 web 資料庫 – 一種推出在 Access 2010 中的資料庫。它不會說明 Access web 應用程式 – 讓您在線上的資料的新方法。Access 應用程式使用 SQL Server 來儲存資料,並在 [web 資料庫上提供許多其他改良項目。如需詳細資訊,請參閱建立 Access 應用程式的文件。

您可以使用 Access Services (SharePoint Server 的元件) 來建立 Web 資料庫。這能協助您執行下列工作:

  • 保護及管理資料的存取

  • 在整個組織中或透過網際網路共用資料

    附註:  您必須有使用者帳戶才能使用 Web 資料庫。匿名存取不受支援。

  • 建立不需要 Access 就可以使用的資料庫應用程式

本文提供 Access Web 資料庫設計的概觀。如需桌面資料庫設計的簡介,請參閱建立新的桌面資料庫資料庫設計的基本概念等文章。

重要:  雖然您可以開啟、發佈及編輯 Web 資料庫並同步處理所做的變更,但無法使用這版 Access 建立新的 Web 資料庫。

本文內容/您想要做什麼? /我想要

概觀

運作方式

在瀏覽器中執行的表單和報表

資料會儲存在 SharePoint 清單中

在伺服器上執行的查詢和資料巨集

內部網路或網際網路

編輯 web 資料庫

概觀

Access Services (SharePoint 的選用元件) 所提供的平台,可以讓您建立用於 Web 上的資料庫。您可以使用 Access 和 SharePoint 設計及發佈 Web 資料庫,讓有 SharePoint 帳戶的使用者在網頁瀏覽器中使用 Web 資料庫。

運作方式

當您發佈 Web 資料庫時,Access Services 會建立一個包含該資料庫的 SharePoint 網站。所有的資料庫物件和資料,都會移至該網站的 SharePoint 清單中。發佈後,SharePoint 訪客即可根據其對 SharePoint 網站的權限使用資料庫。

  • 完全控制    此權限可讓您變更資料與設計。

  • 參與    此權限可讓您變更資料,但無法變更設計。

  • 讀取    此權限可讓您讀取資料,但無法進行任何變更。

您可以在 Access 中開啟 Web 資料庫、修改設計,然後同步處理您的變更 (亦即有效地將變更儲存至 SharePoint 網站)。此外,也可以將 Web 資料庫離線,使用離線版本,然後再恢復連線時,同步處理資料與設計變更。

附註: 若要建立 Web 資料庫,對於要發佈資料庫的 SharePoint 網站,您需要擁有完全控制權限。

表單和報表會在瀏覽器中執行

表單、報表及大多數巨集會在瀏覽器中執行。這可讓 Access 重新整理畫面上的資料,而不必重新繪製整個頁面。

您可以建立表單來協助使用者瀏覽您的應用程式。「導覽」控制項是一個新的控制項,可以輕鬆地將標準 Web 式導覽按鈕新增到表單中,方便瀏覽。

附註: 在網頁瀏覽器中無法使用 [功能窗格] (在 Access 中用來瀏覽資料庫物件的功能)。

資料會儲存在 SharePoint 清單中

所有資料表都會變成 SharePoint 清單,記錄則會變成清單項目。這可讓您使用 SharePoint 權限控制對 Web 資料庫的存取權限,以及利用其他 SharePoint 功能。

安全性附註 :  連結資料表的連接字串並未加密,包括使用者名稱和密碼 (如果該資訊已儲存且連結目標支援使用者帳戶)。如果資料庫中有 SharePoint 清單的連結,並且該連結包含使用者名稱和密碼,則惡意使用者可能會使用儲存的認證來變更連結的目標清單。即使認證未以連接字串形式儲存,惡意使用者仍可能在具有充分權限之共犯的協助下修改 SharePoint 網站的權限。因此,您在共用包含清單連結 (連結至已發佈 Web 資料庫中的清單) 的資料庫備份時,請務必小心。

查詢和資料巨集會在伺服器上執行

Web 物件的所有 SQL 處理作業都會在伺服器上執行。這會將流量侷限在結果集,以提升網路效能。

附註:  如果 Web 資料庫具有無法在瀏覽器中使用的「用戶端」物件 (查詢、表單、報告等),則會由桌面上的 Access 處理那些物件所使用的任何 SQL。

內部網路或網際網路

您可以發佈到自己的內部網路 SharePoint 伺服器,或發佈到網際網路。Microsoft 提供具網際網路連線的託管 SharePoint 解決方案,且協力廠商也提供託管服務。

頁面頂端

編輯 Web 資料庫

本節提供可在 Web 資料庫中執行的基本設計工作步驟。

本節內容

開始之前

設計桌面和 web 資料庫之間的差異

僅適用於桌面不含 web 資料庫對應功能

在 Access 中開啟 web 資料庫

建立 web 資料表

新增欄位

變更欄位屬性

新增計算的欄位

設定資料驗證規則

設定欄位驗證規則和訊息

設定記錄驗證規則和訊息

建立兩個 web 資料表之間的關聯

在 [資料工作表檢視中建立查閱欄位

修改資料工作表檢視中的查閱欄位

使用資料巨集以維護資料完整性

建立 web 查詢

建立 web 表單

建立 web 報表

建立導覽表單並設為於開始時顯示之預設表單

將您的導覽表單設定為預設網頁顯示表單

發佈 web 資料庫

同步處理 web 資料庫

開始之前

開始設計 Web 資料庫之前,您應先執行一些工作。不僅如此,您也應先了解 Web 資料庫與桌面資料庫在設計上的差異,若您是一位經驗豐富的 Access 開發人員,更是如此。

  • 確定資料庫的用途    制定明確計劃,讓您在設計細節時做出良好的決策。

  • 尋找及組織必要的資訊    您無法在 Web 資料庫中使用連結的資料表。您要使用的任何資料若不是來自資料庫,則必須先匯入後再發佈。若在開始設計之前先組織好資料,就可避免為了因應非預期的資料難題而變更設計。

  • 指定用以進行發佈之 SharePoint 網站    沒有 SharePoint 將完全無法進行發佈。若要在設計過程中同時在瀏覽器中測試您的設計 (這個想法不錯),您必須先進行發佈。

  • 規劃您的安全性    您可以利用 SharePoint 安全性,控制對 Web 資料庫的存取權限。提早規劃安全性,即可將其建置於您的設計中。

桌面和 Web 資料庫在設計上的差異

有些可以在桌面資料庫中使用的資料庫功能,在 Web 資料庫中無法使用。不過,有些新功能可以支援這些桌面資料庫功能所處理的狀況。

下表列出僅適用於桌面的功能,以及可支援相同狀況的新功能。

案例

僅適用於桌面的功能

Web 資料庫 功能

設計資料庫物件

設計檢視

增強的資料工作表檢視;版面配置檢視

檢閱摘要資料,例如總和、平均及群組

群組函數

資料巨集;報表中的群組功能

程式設計事件

VBA

巨集與資料巨集;IntelliSense 的新巨集設計體驗

瀏覽至資料庫物件

功能窗格;切換表單

導覽控制項或其他表單元素

附註: 您可以在 Web 資料庫中建立用戶端物件,但無法在瀏覽器中使用這些物件。不過,這些物件是 Web 資料庫的一部分,且可透過 Access 在桌面上使用。使用者可在 Access 中開啟 Web 資料庫,然後使用這些用戶端物件。這是共用資料庫的有效方式,且會開啟透過網站共同作業的新契機。SharePoint 會處理任何並行問題。

不含 Web 資料庫對應項目、僅適用於桌面的功能

下列清單不是獨佔模式。

  • 聯集查詢

  • 交叉資料表查詢

  • 在表單上重疊控制項

  • 資料表關聯

  • 設定格式化的條件

  • 各種巨集指令和運算式

在 Access 中開啟 Web 資料庫

有兩種方法可開啟 Web 資料庫:從瀏覽器或從 Access。

若要從瀏覽器開啟    瀏覽至資料庫網站,並 (正下方瀏覽器工具列區域) 主導覽表單的左上角,按一下 [選項],然後再按一下 [在 Access 中開啟
SharePoint 上的 Web 資料庫之 [選項] 功能表

若要從 Access 開啟    等您想要開啟任何資料庫檔案 – 按下 Ctrl + O 並使用 [開啟] 對話方塊,請開啟檔案。

建立 Web 資料表

在 Access 中開啟 Web 資料庫,在功能區上按一下 [建立],然後按一下 [資料表] 群組中的 [資料表]

第一次建立資料表時,資料表中會有一個 AutoNumber 的 [識別碼] 欄位。您可以新增欄位以儲存資料表主題所需的資訊項目。例如,您可能需要新增用於儲存開始追蹤日期的欄位。

新增欄位

您可以選擇各種預製欄位來新增至資料表。有兩種同樣簡單的方法可以達成:

  • 在功能區上按一下 [欄位],然後在 [新增與刪除] 群組中,按一下所需的欄位類型;

  • 或者在資料表的資料工作表上,按一下 [按一下以新增],然後選取欄位類型。

變更欄位屬性

格式設定與內容會決定欄位的行為方式,例如可儲存的資料類型。您可以變更這些設定,將欄位設為所需的行為方式。

  1. 選取要變更其格式設定與內容的欄位。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 使用 [格式設定][內容] 群組中的命令來變更設定。

新增計算欄位

您可以新增欄位,在其中顯示從相同資料表的其他資料計算而來的值。來自其他資料表的資料無法作為該計算資料的來源。計算欄位不支援某些運算式。

  1. 在已開啟資料表的情況下,按一下 [按一下以新增]

  2. 指向 [計算欄位],然後按一下要用於欄位的資料類型。

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  3. 使用運算式建立器建立計算欄位。請記住,您只能使用相同資料表中的其他欄位做為資料來源的計算。使用運算式建立器的說明,請參閱建立運算式

設定資料驗證規則

您可以使用運算式驗證大部分欄位的輸入。您也可以使用運算式驗證資料表的輸入:若您想要驗證不支援驗證功能之欄位的輸入,或您想要根據資料表中其他欄位的值驗證欄位的輸入,此做法很有用。如需驗證的詳細說明,請參閱使用驗證規則限制資料輸入一文。

您也可以指定驗證規則防止輸入時顯示的訊息,即所謂的驗證訊息。

設定欄位驗證規則和訊息

  1. 選取要新增驗證規則的欄位。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [欄位驗證規則]

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  4. 若要建立您的驗證規則中使用運算式建立器。使用運算式建立器的說明,請參閱建立運算式

  5. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [欄位驗證訊息]

  6. 鍵入當輸入的資料無效時所要顯示的訊息,然後按一下 [確定]

設定記錄驗證規則和訊息

您可以使用記錄驗證規則防止重複記錄,或要求與記錄相關的特定事實組合為真,例如 [開始日期] 晚於 2013 年 1 月 1 日,並早於 [結束日期]

  1. 開啟要新增驗證規則的資料表。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [記錄驗證規則]

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  4. 若要建立您的驗證規則中使用運算式建立器。使用運算式建立器的說明,請參閱建立運算式

  5. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [記錄驗證訊息]

  6. 鍵入當輸入的資料無效時所要顯示的訊息,然後按一下 [確定]

建立兩個 Web 資料表之間的關聯

您可使用資料表關聯來指出兩個資料表具有共同的資料,其中一個資料表使用另一個資料表的資料,或許反之亦然。例如,假設每項工作都有一名負責的員工,並且在 [員工識別碼] 欄位 ([員工] 資料表的主索引鍵) 的 [工作] 資料表中設定這種情況。查看工作的相關資料時,您可以在 [員工] 資料表中使用 [員工識別碼] 來查閱並加入負責的員工之相關資料,或者讓 Access 為您執行這項工作。

若要在 Web 資料庫中建立關聯,您可以使用查閱精靈建立查閱欄位。查閱欄位所屬的資料表位於多端關聯,且會指向位於單端關聯的資料表。

在資料工作表檢視中建立查閱欄位

  1. 開啟在關聯中位於多端的資料表,也就是每個索引鍵值具有多筆記錄的資料表。

  2. 按一下 [按一下以新增] 旁的箭號,然後按一下 [查閱與關聯]

  3. 遵循 [查閱精靈] 的步驟建立查閱欄位。

在資料工作表檢視中修改查閱欄位

  1. 開啟包含所要修改之查閱欄位的資料表。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • [欄位] 索引標籤上,按一下 [內容] 群組中的 [修改查閱]

    • 以滑鼠右鍵按一下查閱欄位,然後按一下 [修改查閱]

  3. 遵循 [查閱精靈] 的步驟執行。

使用資料巨集以維護資料完整性

您可以使用資料巨集來實作串聯更新及串聯刪除。您可以使用 [表格] 索引標籤上的命令,建立修改資料的內嵌巨集。

建立 Web 查詢

您可使用查詢作為表單和報表的資料來源。查詢會在伺服器上執行,因此有助於將網路流量降至最小。

舉例來說,假設您使用 Web 資料庫追蹤慈善捐款, 並想查看活動期間的捐款者。您可以使用查詢選取資料,並準備資料以供表單與報表使用。

此程序使用慈善捐贈範本作為範例。如果使用慈善捐贈資料庫範本建立新的資料庫,則可沿用。

  1. [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中,按一下 [查詢]

  2. [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下要包括的各個資料表,然後按一下 [關閉]

    在此範例中,按兩下 [成員]、[捐贈]、[事件] 及 [事件與會者]。

  3. 在查詢設計視窗中,將欄位從某個物件拖曳至另一個物件,以建立任何必要的連結。

    在此範例中,將 [識別碼] 欄位從 [成員] 拖曳至 [捐贈] 中的 [捐贈者成員識別碼] 欄位,然後再將 [捐贈者成員識別碼] 欄位從 [捐贈] 拖曳至 [活動與會者] 的 [成員識別碼] 欄位。

  4. 新增要使用的欄位。您可以將欄位拖曳至格線,或按兩下欄位加以新增。

    在此範例中,新增 [事件] 資料表的 [事件]、[捐贈] 資料表的 [捐贈日期],以及 [成員] 資料表的 [問候]、[名字] 與 [姓氏]。

  5. 新增要套用的任何準則。

    在此範例中,您想限制 [捐贈日期],使其介於活動的 [開始日期] 與 [結束日期] 之間。在查詢設計格線中,於 [捐贈日期] 下的 [準則] 資料列內,鍵入 >=[開始日期] And <=[結束日期]

建立 Web 表單

表單是在 Web 資料庫中輸入及編輯資料的主要方式,亦可用於檢閱資料。表單會在瀏覽器中執行,有助於最佳化效能。當您開啟表單時,瀏覽器會從 SharePoint 伺服器擷取必要的資料。您可以篩選及排序表單中的資料,而不需要重新從伺服器擷取資料。

提示: 若要最佳化效能,請限制主要表單和報表所擷取的記錄數目。

  1. 選取要用作資料來源的資料表或查詢。

    附註: 若要建立未繫結表單,請跳過此步驟。

  2. [建立] 索引標籤的 [表單] 群組中,按下列其中一個按鈕:

    • 表單    使用您選取作為資料來源的物件,建立一次顯示一筆記錄的簡易表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

    • 多個項目    使用您選取作為資料來源的物件,建立一次顯示多筆記錄的表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

    • 空白表單    建立不具任何內容的表單。

    • 資料工作表    使用您選取作為資料來源的物件,建立外觀與行為類似資料工作表的表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

建立 Web 報表

報表是從 Web 資料庫檢閱或列印資料的主要方式。報表會在瀏覽器中執行,有助於最佳化效能。當您開啟報表時,瀏覽器會從 SharePoint 伺服器擷取必要的資料。您可以篩選及排序報表中的資料,而不需要重新從伺服器再次擷取資料。

提示: 若要最佳化效能,請限制主要表單和報表所擷取的記錄數目。

  1. 選取要用作資料來源的資料表或查詢。

  2. [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按下列其中一個按鈕:

    • 報表    使用您選取做為資料來源的物件,建立基本報表。

    • 空白報表    建立不具任何內容的報表。

建立導覽表單並設為於開始時顯示之預設表單

使用者需要有瀏覽應用程式的方法。請記住 - 網頁瀏覽器並不提供功能窗格。您必須為使用資料庫物件的使用者提供瀏覽方法。您可以建立導覽表單,並指定每當使用者在網頁瀏覽器中開啟您的應用程式時,即顯示該表單。此外,若您沒有指定顯示的表單,則當應用程式開啟時,並不會開啟表單,這會讓應用程式變得難以使用。

建議您等到最後才建立導覽表單,如此才可在建立表單時,將所有的物件都新增至該表單。

  1. 按一下功能區上的 [建立] 索引標籤。

  2. [表單] 群組中,按一下 [導覽],然後從清單中選取導覽版面配置。

  3. 若要新增項目,請從 [功能窗格] 中將該項目拖曳至導覽控制項。

    附註: 您只能在導覽控制項中新增表單和報表。

  4. 在導覽表單的本文中新增所要的其他控制項。舉例來說,您可以新增一些控制項至導覽表單中,以提供涵蓋所有表單的搜尋功能。

將您的導覽表單設為預設網頁顯示表單

  1. [檔案] 索引標籤上,按一下 [說明] 底下的 [選項]

  2. 按一下 [Access 選項] 對話方塊中的 [目前資料庫]

  3. 按一下 [應用程式選項] 底下的 [網頁顯示表單],然後從該清單中選取所要的表單。

    您不需要選取導覽表單作為網頁顯示表單。您可以指定任何網頁表單。

頁面頂端

發佈並同步處理應用程式的變更

發佈 Web 資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存並發佈],然後按一下 [發佈至 Access Services]

  2. 按一下 [執行相容性檢查程式]。
    Access 的 Backstage 檢視中的 [執行相容性檢查程式] 按鈕
    相容性檢查程式可協助您確定資料庫可正確地發佈。如有發現任何問題,您必須在發佈前解決這些問題。

    Access 會將這些發現的問題儲存於名為 [網頁相容性問題] 的資料表中。資料表中的每個資料列都會包含一個疑難排解資訊的連結。

  3. [發佈至 Access Services] 底下,填入下列資訊:

    • 在 [伺服器 URL] 方塊中,鍵入要發佈資料庫的 SharePoint 伺服器網址。例如 http://Contoso/

    • 在 [網站名稱] 方塊中,鍵入 Web 資料庫的名稱。此名稱會新增至 [伺服器 URL] 以產生應用程式的 URL。例如,若 [伺服器 URL] 為 http://Contoso/ 且 [網站名稱] 為 CustomerService,則 URL 為 http://contoso/customerservice

  4. 按一下 [發佈至 Access Services]

同步處理 Web 資料庫

進行設計變更或將資料庫離線之後,最後還需要進行同步處理。同步處理可解決電腦與 SharePoint 網站之間發生資料庫檔案出現歧異的問題。

  1. 在 Access 中開啟 Web 資料庫並進行設計變更。

  2. 完成時,請按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [全部同步處理]。
    Access 的 Backstage 檢視中的 [全部同步處理] 按鈕

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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