在 SharePoint 系統管理中心管理網站集合和通用設定

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為 Office 365 全域管理員或SharePoint貴組織的系統管理員,您可以使用SharePoint 系統管理中心至:

  • 建立及管理傳統的網站集合,包括配置並監控網站集合儲存量

  • 管理使用者與權限,並協助保護網站上的內容

  • 管理使用者設定檔及設定OneDrive設定 (稱為 「 我的網站 」 設定在系統管理中心)

  • 啟用和設定特定SharePoint Online功能或通用設定

以下是您必須考量的重要詳細資料的概觀時規劃如何建置、 設定及管理SharePoint Online環境。

開啟系統管理中心

  1. 以全域系統管理員或 SharePoint 系統管理員的身分登入 Office 365

  2. 選取左上角的 App 啟動器圖示 看起來像格子鬆餅的圖示代表按鈕,點按即可針對選取範圍顯示多個應用程式方塊。 ,然後選擇 [系統管理] 來開啟 Office 365 系統管理中心。(如果您沒有看到 [系統管理] 磚,表示您在貴組織中沒有 Office 365 系統管理員權限)。

  3. 在左側窗格中,選擇 [系統管理中心] > [SharePoint]。

網站集合是一組網站,這些網站全部都有相同的擁有人,而且共用權限等系統管理設定。您建立網站集合時,會自動在網站集合中建立一個頂層網站。接著,您就可以在頂層網站之下建立一或多個子網站。

網站集合的階層式圖表,其中顯示頂層網站和子網站。

頂層網站與子網站在網站的功能與設定上可有不同層級的控制。使用此階層,您可以讓使用者擁有整個小組的主要工作網站,加上附屬專案的個別工作網站及共用網站。您可以針對不同部門或外部網站,建立個別的網站集合。

SharePoint 系統管理中心網站集合設定

您決定要組合管理網站集合的方式取決於您的組織和其企業需求的大小。建立網站集合的相關資訊,請參閱建立或刪除網站集合

無法建立或管理SharePoint系統管理中心通訊網站和新的小組網站隸屬於 Office 365 群組。建立這些網站的相關資訊,請參閱建立 SharePoint Online 中的小組網站建立 SharePoint Online 中的通訊網站。允許使用者建立網站的相關資訊,請參閱管理 SharePoint Online 中的建立網站。管理使用 Microsoft PowerShell 這些網站的相關資訊,請參閱管理小組網站及使用 PowerShell 通訊網站

如果您找出幾個的基本詳細資料。,,例如 [網站集合才會使用,和使用者需要的存取權,然後這可協助您決定哪些類型的網站範本使用,配置多少儲存空間您可能需要多少網站集合建立。如果您需要檢閱的儲存限制或您的方案支援的網站集合數目,請參閱SharePoint Online 限制

若要進行判斷:

請思考下列問題

我們應該使用什麼網站範本?

當您建立網站集合時,您可以使用網站範本。網站範本會預先填入清單、文件庫、頁面,以及其他項目或支援不同業務需求的功能。您可以直接使用範本,也可以自訂網站使它符合您的需求。

每個網站都會繼承您為網站集合所選範本的屬性。您可能會在網站集合中使用多個網站範本。

  • 網站上儲存的內容類型為何?

  • 這個網站是否具備特殊用途?

  • 使用者如何與這些內容互動?

我們需要幾個網站集合?

企業需求與您的整體存放裝置限制會影響此決策。

某些類型的網站,例如應用程式目錄和搜尋中心存在於獨立版網站集合。部分可能會自動為您建立當您註冊 Office 365。如果貴組織已有其他特殊的用途,您可能需要額外的網站集合。例如,一些群組需要限制存取其內容。

附註: 本文中的 SharePoint Online 公用網站資訊僅適用於在 2015 年 3 月 9 日之前購買 Office 365 的組織。目前使用此功能的客戶在變更日期 (2015 年 3 月 9 日) 後至少還可以再使用此功能兩年。訂閱 Office 365 的新客戶在變更日期過後就無法存取此功能。Office 365 客戶往後可使用業界頂尖的協力廠商產品來建立公用網站,同時提供完整的線上解決方案並提高曝光率。如需此變更的詳細資訊,請參閱 Office 365 中 SharePoint Online 公用網站功能變更資訊

  • 是否有需要維護個別資料的部門或群組

  • 是否需要適用於特殊目的的不同網站集合?

  • 您是否打算使用 SharePoint 應用程式?(如果有,則可建立應用程式目錄網站)。

每個網站集合需要多少儲存空間?

當您的組織購買SharePoint Online服務時,它會配置根據它所購買的使用者授權數目的儲存集區和其所購買的 Office 365 方案的類型。讓您可以決定多少儲存空間,讓每個網站集合 (最小 50 MB),是集區式儲存空間的總數量。

當您分派儲存量給新的網站集合時,將可看到配置給貴組織的總儲存量,以及還剩下多少組織總儲存量可配置給新的網站集合。在您設定網站集合的儲存量後,可於之後視需要隨時予以增加。您可以監控每個網站集合分別已使用了多少儲存量,並可在當網站集合快要到達其儲存配置限制時獲得通知。

若您注意到貴組織所剩的儲存量偏低,可進行三種作業:

  • 減少SharePoint Online網站上的內容。

  • 刪除一或多個網站集合。

  • 向 Microsoft 或您的提供者購買更多的儲存空間。

請務必監視使用的空間量,並針對您希望為組織設定之任何檔案大小限制,設定網站集合系統管理員及網站擁有人的準則與原則。

如需詳細資訊,請參閱管理網站集合的儲存空間限制

  • 您認為您總共需要多少網站集合?

  • 您的訂閱隨附多少儲存空間?

  • 根據將要存放的內容類型與內容量,特定網站集合是否比其他網站集合具有更大的儲存需求?

  • 您是否允許網站使用者在特定網站集合內建立自己的小組網站? 如需啟用網站建立的相關資訊,請參閱讓使用者建立自己的小組網站

是否需要多重語言支援?

「多語系使用者介面 (MUI)」功能可讓使用者以非網站或網站集合預設的語言檢視網站或網頁。MUI 功能並不是翻譯工具,它只是變更特定預設介面項目的顯示語言。

MUI 只會變更個別使用者的使用者介面,而不會影響網站對其他使用者的顯示方式。此外,以網站預設語言所建立的任何網站內容,仍會以預設語言顯示。

MUI 預設為啟用。但若要在網站集合上使用 MUI,則必須由網站集合系統管理員予以啟用。您與您的網站擁有者必須事先決定網站集合及網站所使用的預設語言,因為一旦指定了語言,即無法加以變更。

建立網站集合之後,請務必確認網站上的地區及區域設定皆正確無誤。例如,當您建立法文網站時,即使您位於加拿大,地區設定一律會設為法國。因此,無論選擇的語言為何,最好先確認您所在地點的區域及地區設定皆正確。

如需多語系網站的詳細資訊,請參閱多語系功能簡介

  • 是否需要使用特定語言來建立任何網站集合?

監管是一組原則、角色、職責及程序,可控制組織達成業務目標的合作方式。其目標著重在您所提供的服務與員工所建立之智慧財產的管理。規劃網站集合時,也應建立如何監管這些項目的計劃。

請在考慮如何建構及監管網站集合時,思考下列問題的答案。

若要達到此目標:

請思考下列問題:

由一組具有共同目標的個人及小組所組成的有效網站集合。

網站集合的結構是否增加組織的效能?

開放給需要資訊的人員,但同時對不應該檢視的人員封鎖其資訊的安全網站。

此結構是否可以讓資訊架構符合法規需求、隱私權需求及安全性目標?

允許讀取權限、寫入權限或兩者的權限模型。

使用者需要的內容存取權類型為何?

需要它的網站集合的外部使用者的授權。如需有關允許外部使用者存取您的網站的詳細資訊,請參閱管理 SharePoint Online 環境的外部共用

公司外部的使用者是否需要存取權?

妥善維護之網站的受管理計劃。

誰可以建立及管理網站集合中的網站?

特定動作及應用程式的位置,例如沙箱化解決方案。

為使用者啟用的功能為何?

其內容對共用網站之人員有用的網站集合。

搜尋結果中找到的內容是否與共用網站集合的人員相關?

可管理且容易升級的解決方案。

您允許的自訂程度為何?

身為SharePoint管理員,您可以刪除及還原使用SharePoint系統管理中心的傳統的網站集合。如需的資訊,請參閱建立或刪除網站集合還原已刪除的網站集合

管理權限並協助保護內容

在設定和部署網站集合時,權限與安全性是重要的考量。唯有在設計時考慮到如何管理使用者及保護相關內容與資料,才稱得上成功的網站。

SharePoint Online服務管理中有三種系統管理角色:

  • 全域管理員   管理員的 Office 365 入口網站。可以管理服務授權、 使用者和群組]、 網域],然後訂閱的服務。在 Office 365 全域管理員也是SharePoint管理員]。

  • SharePoint 管理員   租用戶層級管理員的主要工作是管理使用SharePoint系統管理中心; 在SharePoint Online環境可以建立及管理網站集合,指定網站集合管理員,決定租用戶的設定,並設定 Business Connectivity Services 和 Secure Store、 InfoPath Forms Services、 記錄管理、 搜尋及使用者設定檔。

  • 網站集合管理員   管理網站集合的權限的使用者。網站集合可以有多個管理員,但只有一個主要管理員]。SharePoint系統應該指派權限給主要的網站集合管理員建立網站集合時,可以新增更多之後的網站集合管理員。

如需詳細資訊,請參閱管理網站集合的系統管理員

SharePoint Online檢視或編輯內容在網站上的提供的功能,網站使用者可以邀請外部使用者 (也就是使用者並沒有 Office 365 訂閱授權)。如果您想知道哪些類型的使用者完整外部使用者與外部使用者權限,請參閱管理 SharePoint Online 環境的外部共用。外部共用是一種強大的共同作業功能,可支援貴組織的需求,以與外部的廠商、 客戶或用戶端共同作業。不過,很重要管理外部共用謹慎以確保您不想共用的任何內容受到充分的保護。

有三種方法可以讓使用者與組織外部人員共用網站上的內容:

  • 使用者可邀請外部使用者以 Microsoft 帳戶公司或學校帳戶登入您的網站,藉此與之共用整個網站。

  • 使用者可邀請外部使用者以 Microsoft 帳戶公司或學校帳戶登入您的網站,藉此與之共用個別文件。

  • 他們可以傳送來賓連結給使用者,讓使用者以匿名方式檢視您網站上的個別文件。

SharePoint Online環境 (租用戶) 和它的網站集合的預設為啟用外部共用。若要將其關閉全域使用者開始使用網站之前,或您知道要時如何使用功能為止。您可能會決定您想要允許外部共用特定的網站集合時保留在 [網站集合,以儲存您企業的機密內容已關閉。您應該能介紹您啟用外部共用,並允許層級的外部共用。

您可以設定SharePoint系統管理中心內的兩個層級的外部共用:

  1. 您可以開啟外部共用開啟或關閉全域整個SharePoint Online環境 (租用戶)。   此外,如果您開啟外部共用,您可以指定如果您想要允許只能與已驗證的使用者共用,或如果您想要讓使用者與已驗證的使用者與 [匿名使用者透過來賓連結共用的內容。您必須先開啟外部共用全面能夠針對特定的網站集合。

  2. 您可以開啟外部共用開啟或關閉個別網站集合。   可讓您能夠安全不想要共用的特定的網站集合上的內容。您也可以指定您想要讓網站集合 (與已驗證的使用者共用,或與已驗證的使用者與 [匿名使用者透過來賓連結共用) 中的共用層級。

如需啟用及管理外部共用的詳細資訊,請參閱管理您的 SharePoint online 環境的外部共用。使用者如何共用內容的相關資訊,請參閱Office 365 中共用的 SharePoint 檔案或資料夾

SharePoint OnlineIRM 會使用Microsoft Azure Active Directory Rights Management Services (RMS),在 Office 365 中的資訊保護技術。可以套用資訊版權管理 (IRM) 保護SharePoint清單和文件庫中的檔案。若要深入瞭解,請閱讀什麼是 Microsoft Azure Active Directory 版權管理?

當清單或文件庫啟用 IRM 時,檔案就會進行加密,如此只有獲得授權的人員才能檢視這些項目或對它們採取特定動作。每個受版權管理的檔案也包含一個對檢視檔案之人員設定限制的發行授權。一般限制包括將檔案設成唯讀、停用文字複製功能、防止人員儲存本機複本,以及防止人員列印檔案。可讀取支援 IRM 之檔案類型的用戶端程式會使用受版權管理之檔案中的發行授權來執行這些限制。這就是受版權管理的檔案下載之後保有保護機制的方式。

根據預設,當您註冊 Office 365 時,會停用 IRM。您開啟 IRM 服務SharePoint 系統管理中心之前,Office 365 全域管理員必須先安裝 Microsoft PowerShell 模組進行版權管理,然後連線至版權管理服務。如需詳細資訊請參閱設定設定資訊版權管理 (IRM) 在 SharePoint Online套用資訊版權管理的清單或文件

管理使用者設定檔

無論您管理您的使用者帳戶在 Office 365 中只或同步處理內部部署目錄物件,如果您想要為其新增使用者設定檔,但沒有欄位的資訊時,您可以考慮建立SharePoint Online使用者設定檔屬性。如需的資訊,請參閱在 SharePoint 系統管理中心管理使用者設定檔。請記住,這些屬性特定SharePoint Online而這項資訊不會複製到 Office 365。

如果您想要為特定群組的人協助傳統的網站內容的擁有者,您可能會想要使用的對象。如需的資訊,請參閱管理對象

有一些功能,可以設定或全域管理SharePoint系統管理中心。若要可協助您計劃時間與資源,很有用評估貴組織已有商務是否需要針對特定功能。

此步驟會協助您判斷是否需要在組織中聘請主題專家,以便與系統管理人員共同規劃這些功能的設定。例如,若要收集設定字詞庫等功能或內容組合管理等記錄管理功能的必備需求,您可能須與組織中負責公司分類法、記錄管理或內容管理的人員合作。

您是否需要這些功能?

若要深入了解如何進行設定,請前往:

您需要使用的儲存在外部應用程式的商務資料,而且您希望能夠該資料整合到SharePoint Online網站。

您可以使用 Business Connectivity Services 連接至資料來源,例如 SQL Azure 資料庫或 Windows Communication Foundation Web 服務 (WCF)。

您想要建立並使用分類法,以便為網站上的資訊進行分類及組織。

您可以使用字詞庫管理工具來建立、匯入及管理集中管理字詞的階層式集合 (稱為字詞組)。

您需要根據記錄管理或文件管理準則自動將內容傳送至指定位置。

您需要針對您SharePoint Online環境設定搜尋。

您想要讓使用者能夠尋找及安裝內部開發的商業應用程式或協力廠商應用程式,以便自訂及擴充網站。

規劃的一部分,您應該評估是否您的組織可能會要求您使用協力廠商服務或應用程式來自訂SharePoint Online的特定需求。例如,您的組織可能需要大量內容或大量使用者移轉至您的SharePoint Online網站。或者,您可能需要支援已啟用電子郵件的清單中的商務程序。如果您認為您的組織可能受益協力廠商服務或應用程式,請瀏覽的專業服務及應用程式可從Microsoft 合作夥伴管理中心] 中的合作夥伴。您可以找到專家,協助您部署在雲端,或依需求自訂您的企業需求的Microsoft Office 365 。最好瀏覽並研究可用的協力廠商服務及您計劃的程序的開頭的解決方案。

返回商務用 Office 365 適用的 SharePoint Online 規劃指南

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