在 SharePoint 文件庫中存回或取出檔案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您從 Microsoft Windows SharePoint Services 網站的文件庫中取出檔案時,即可確保您在編輯檔案時,其他人無法變更檔案。當檔案已經取出時,您可以編輯、關閉及重新開啟檔案,甚至在硬碟上使用該檔案。其他使用者要在您存回檔案之後,才可以變更檔案或查看您的變更。

本文內容

概觀

取出檔案從 SharePoint 文件庫

存回檔案到 SharePoint 文件庫

變更處理取出檔案的位置

概觀

處理檔案之前先取出檔案,可以避免在多人共同處理同一組檔案時產生衝突及混淆。當檔案取出給您之後,就只有您才能變更該檔案。您可以在您具有權限的 SharePoint 網站上取出任何檔案,也可以從 Word、Excel、PowerPoint 及 Visio 等 2007 Microsoft Office system 程式中直接取出檔案。

存回檔案時,可以輸入註解來說明您對檔案所做的變更的。這有助於他人瞭解不同檔案版本的變更內容。如果有多位使用者同時在處理一個檔案,或該檔案需要歷經數個修訂版本,則這麼做特別有用。如果您的文件庫有開啟追蹤檔案版本的功能,註解就會變成檔案版本歷程記錄的一部分,當您需要檢視或還原舊版時,註解會很有幫助。

組織可能會要求您在編輯檔案之前先取出檔案。如果必須取出檔案,當您在文件庫中建立檔案或上載檔案至文件庫時,就必須存回新檔案。

您取出檔案之後,要等到您將檔案存回,其他人才能看見您所做的變更。在某些情況下,您可能會想要先存回檔案,使其他人可以看見您所做的變更,但又要保持檔案的取出狀態以便繼續使用。當您存回檔案時,您可以選擇繼續使用該檔案,除非文件庫有同時追蹤主要版本和次要版本,而您要存回的正是主要版本。主要版本與舊的主要版本相比,通常會有大幅的變更,而次要版本與舊版本相比,通常只有小幅變更。例如,主要版本可能包含大量新內容的加入,而次要版本可能只包含拼字錯誤的更正。

當您使用 Office 程式在 Windows SharePoint Services 3.0 網站上取出檔案時,根據預設,該檔案會儲存在硬碟上之 [我的文件] 資料夾內的草稿資料夾中。您可以將此位置變更到硬碟上的另一個位置,或是網路上的另一個位置,也可以指定在處理取出的檔案時要將檔案儲存在網頁伺服器上。管理員可能會指定自訂的位置,或防止位置的變更,視組織的需求而定。

當您從 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 網站取出檔案進行處理時,該檔案會儲存在伺服器上,但您仍然必須存回該檔案,其他人才能看見您所做的變更。在大部分情況下,當您從 Windows SharePoint Services 3.0 網站取出檔案時,會接收到訊息,告訴您取出的檔案將儲存在何處。如果是從 Windows SharePoint Services 2.0 網站取出檔案,則不會接收到這類訊息。

取出文件後,Office 程式中的 [文件管理] 工作窗格會提供存回該檔案的命令。

如果系統有同時追蹤主要版本和次要版本,就會提示您選擇要存回主要版本或次要版本。

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從 SharePoint 文件庫取出檔案

使用這項程序即可取出在 Office 程式中已開啟的檔案。您也可以從 SharePoint 網站上的文件庫中取出檔案。

請在這些 2007 Office 發行程式中執行下列動作:

Word、Excel 或 PowerPoint

  1. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,按一下 [伺服器],再按一下 [取出

    根據預設,Word 文件通常會在全螢幕閱讀檢視中開啟。如果是這種情況,您就必須先按一下 [整頁模式] 來切換至整頁模式,然後才能完成這個步驟。

  2. 如果出現說明取出期間檔案儲存位置的訊息,請按一下 [確定]

    在大多數的情況下,如果您從 Windows SharePoint Services 3.0 網站取出檔案,這則訊息就會出現。

    提示: 在描述檔案取出期間之儲存位置的訊息中,可以變更使用已取出之檔案的選項。

Visio®

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [取出]

  2. 如果出現說明取出期間檔案儲存位置的訊息,請按一下 [確定]

    在大多數的情況下,如果您從 Windows SharePoint Services 3.0 網站取出檔案,這則訊息就會出現。

    提示: 在描述檔案取出期間之儲存位置的訊息中,可以變更使用已取出之檔案的選項。

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將檔案存回 SharePoint 文件庫

使用這項程序即可存回在 Office 程式中已開啟的檔案。您也可以從 SharePoint 網站上的文件庫中存回檔案。

請在這些 2007 Office 發行程式中執行下列動作:

Word、Excel 或 PowerPoint

  1. 按一下Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,按一下伺服器],然後按一下 [存

    根據預設,Word 文件通常會在全螢幕閱讀檢視中開啟。如果是這種情況,您就必須先按一下 [整頁模式] 來切換至整頁模式,然後才能完成這個步驟。

  2. 出現要存回主要或次要版本的提示時,如果您做的是次要變更,請按一下 [次要版本],如果做的是主要變更,則請按一下 [主要版本]

  3. [版本註解] 方塊中,輸入有關您所做變更的任何註解。

    這些註解會成為 SharePoint 文件庫中檔案的版本歷程記錄一部分,有助於您或其他人檢視舊版的資訊。

  4. 如果 [存回這個版本後,這個文件保持取出] 核取方塊可以使用,當您打算繼續使用檔案時,可以選取此核取方塊。

    只有在文件庫不追蹤版本、以同樣方式追蹤所有版本,或在您存回次要版本時,才能使用這個選項。如果您存回主要版本或發佈檔案,就無法使用這個選項。

Visio®

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [存回]

  2. 出現要存回主要或次要版本的提示時,如果您做的是次要變更,請按一下 [次要版本],如果做的是主要變更,則請按一下 [主要版本]

  3. [版本註解] 方塊中,輸入有關您所做變更的任何註解。

    這些註解會成為 SharePoint 文件庫中檔案的版本歷程記錄一部分,有助於您或其他人檢視舊版的資訊。

  4. 如果 [存回這個版本後,這個文件保持取出] 核取方塊可以使用,當您打算繼續使用檔案時,可以選取此核取方塊。

    只有在文件庫不追蹤版本、以同樣方式追蹤所有版本,或在您存回次要版本時,才能使用這個選項。如果您存回主要版本或發佈檔案,就無法使用這個選項。

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變更取出之檔案的使用位置

這項設定會變更您使用下一個取出之檔案的位置。如果您目前正在處理取出的檔案,則這項程序不會變更它的位置。

請在這些 2007 Office 發行程式中執行下列動作:

Word、Excel 或 PowerPoint

  1. 按一下 Office 按鈕影像 Microsoft Office 按鈕],然後再按一下 [程式中的選項︰ Word 選項]、 [ Excel 選項] 或 [ PowerPoint 選項

  2. 在出現的對話方塊中,按一下 [儲存]

  3. [文件管理伺服器檔案的離線編輯選項] 區段中,執行下列其中一項:

    • 使用下列程序在硬碟或網路位置上操作取出的檔案:

      1. 按一下 [儲存取出的檔案至] 底下的 [在這台電腦上的伺服器草稿位置]

      2. [伺服器草稿位置] 方塊中,輸入您要使用取出之檔案的硬碟位置,或按一下 [瀏覽] 尋找位置。

    • 若要在網頁伺服器上使用取出的檔案,請按一下 [儲存取出的檔案至] 底下的 [網頁伺服器]

      當您選擇此選項時,就會在儲存檔案的 Web 伺服器或網站上使用已取出的檔案。您無法自訂特定位置。

  4. 按一下 [確定]

Visio

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [選項]。

  2. [選項] 對話方塊中,按一下 [一般] 索引標籤,然後按一下 [服務選項]

  3. 在出現的對話方塊中,按一下 [離線編輯選項]

  4. [文件管理伺服器檔案的離線編輯選項] 區段中,執行下列其中一項:

    • 使用下列程序在硬碟或網路位置上操作取出的檔案:

      1. 若要在硬碟上使用取出的檔案,請按一下 [儲存取出的檔案至] 底下的 [在這台電腦上的伺服器草稿位置]

      2. [伺服器草稿位置] 底下,輸入您要使用取出之檔案的硬碟位置,或按一下 [瀏覽] 來尋找位置。

    • 若要在伺服器位置上處理已取出的檔案,按一下 [儲存取出的檔案至] 底下的 [網頁伺服器]

      當您選擇此選項時,就會在儲存檔案的 Web 伺服器或網站上使用已取出的檔案。您無法自訂特定位置。

  5. 按一下 [確定]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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