在 Outlook 2016 和 Outlook 2013 中開啟並使用共用信箱

在 Outlook 2016 和 Outlook 2013 中開啟並使用共用信箱

對於擁有來自各地的多個員工群組之任何企業而言,共用的信箱會是相當實用的解決方案。藉由適當的權限,群組中的任何人員都可以存取他們的通訊錄中所顯示的共用信箱。共用信箱會自動出現在 Outlook 的 [資料夾] 窗格中。

附註: 您必須具備 Microsoft Exchange Server 帳戶,才能使用這項功能。如需詳細資訊,請參閱什麼是 Microsoft Exchange Server 帳戶?

只有管理員可以建立共用信箱,並提供使用者共用信箱的權限。若要使用 Outlook 線上版或 Outlook Web App (而不是 Outlook) 開啟共用信箱,請參閱在 Outlook Web App 中開啟並使用共用信箱

共用信箱可以為群組中的人員提供一種方便的交流方式。共用信箱的其他優點包括:

  • 讓特定群組的人員輕鬆監控電子郵件,以及透過公用電子郵件別名 (例如 info@contoso.com 或 contact@contoso.com) 傳送電子郵件。

  • 讓群組中的一位人員回覆傳送至共用信箱的郵件,而且該回覆會顯示為透過共用信箱傳送,而不是透過使用者個人的信箱傳送。

  • 讓群組中的人員 (依據個人權限) 存取與共用信箱相關聯的共用連絡人和共用行事曆。

當您判定共用信箱會是極佳的小組資產時,請連絡貴組織的系統管理員。系統管理員可以建立共用信箱,並將您加入使用者群組,您才能開始使用。若要使用 Outlook 線上版或 Outlook Web App (而不是 Outlook) 開啟共用信箱,請參閱在 Outlook Web App 中開啟並使用共用信箱

如果您具備共用信箱的權限,共用信箱會自動顯示在 Outlook 中的 [資料夾] 窗格中。

共用信箱會顯示在 Outlook 的資料夾清單中

附註: 如果系統管理員最近才提供您共用信箱的存取權限,那麼共用信箱可能需要一點時間才會自動出現在您的 Outlook 設定檔中。如果共用信箱未自動顯示,您可能需要重新啟動 Outlook 才會看到。

如果您具備共用信箱的權限,則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至 [我的行事曆] 清單中。

  1. 在 Outlook 中,選擇 [行事曆]。

  2. 在 [資料夾] 窗格的 [我的行事曆] 底下,選取共用行事曆。

    共用行事曆會顯示在 Outlook 的資料夾清單中

如果您具備共用信箱的權限,則與共用信箱相關聯的共用連絡人清單會自動新增至 [我的連絡人] 清單中。

  1. 在 Outlook 中,選擇 [人員]。

  2. 在 [我的連絡人] 底下,選擇共用連絡人清單的連絡人資料夾。

    共用連絡人清單會顯示在 Outlook 中的 [連絡人] 窗格中

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×