在 Outlook 網頁版商務用的保留與封存原則

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 [保留原則] 設定,來檢視和修改可套用到郵件的保留原則和封存原則清單。保留原則可控制郵件會儲存多久。而封存原則可控制郵件在電子郵件資料夾中保留多久後再移到封存檔。

您可以新增或移除由管理您信箱的人員所設定的選擇性保留原則和封存原則。但不能移除必要原則。

附註: 管理帳戶的保留原則是選擇性功能,您可能無法使用。

本文內容

管理保留原則

指派保留及封存原則

郵件移除後會怎麼樣?

我還需要知道什麼?

管理保留原則

管理您可以使用的保留原則清單:

  1. 在網頁瀏覽器中,使用貴組織的電子郵件管理人員所提供的 URL 登入 Outlook Web App。輸入您的使用者名稱和密碼,然後按一下 [登入]。

  2. 在頁面頂端選擇 [Outlook] (或 [郵件]),或者是選擇 App 啟動器 Office 365 應用程式啟動器圖示 > [郵件]。

    Office 365 導覽選項
  3. 選取頁面頂端的 [設定] [設定] 圖示 > [選項]。

  4. [選項] 中,選取 [組織電子郵件] > [保留原則]。 或者在 [選項] 中,選取 [郵件] >[自動處理] > [保留原則]

下表詳述的原則,可套用於郵件資料夾中的郵件。若要新增其他原則,請選取新增 新增 。若要從清單中移除選擇性原則,請選取該原則,然後選取刪除 捨棄

描述

名稱

原則名稱,通常具描述性。

保留動作

當訊息超過保留期間後會如何。訊息可能會遭封存或刪除。

保留期間

在套用原則之前訊息會留在信箱中多久。

若要查看保留原則的完整詳細資料,選取該原則即可顯示詳細資料。詳細資料窗格會顯示該原則是否為必要、郵件會保留多久、郵件在保留期限過後會移往何處,以及所有的註解。

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指派保留及封存原則

您可以在 Outlook Web App 選項中,看到您可以使用的保留原則。 在 [選項] 中,選取 [組織電子郵件] > [保留原則]。 或者在 [選項] 中,選取 [郵件] >[自動處理] > [保留原則]

若要指派保留原則給電子郵件或資料夾,必須找出您的郵件。

  1. 在網頁瀏覽器中,使用貴組織的電子郵件管理人員所提供的 URL 登入 Outlook Web App。輸入您的使用者名稱和密碼,然後按一下 [登入]。

  2. 在頁面頂端選擇 [Outlook] (或 [郵件]),或者是選擇 App 啟動器 Office 365 應用程式啟動器圖示 > [郵件]。

    Office 365 導覽選項
  3. 在資料夾窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要套用原則的郵件或資料夾,然後選取 [指派原則]

  4. 選取您要指派的原則。 您也可以選取 [使用父項資料夾原則]。 可用的原則是由組織所控制。

頁首

郵件移除後會怎麼樣?

保留原則可能會永久刪除郵件,或是將郵件移到 [刪除的郵件] 資料夾。 如果保留原則的描述是「刪除 (可暫時復原)」,則可以使用 [復原刪除的郵件] 來復原郵件。 至於能夠復原多久前的郵件,是由組織的管理員負責管理。 預設值是 30 天。 請參閱復原 Outlook Web App 中刪除的郵件或電子郵件中的復原不再位於 [刪除的郵件] 資料夾中的郵件

當您要復原被保留原則或封存原則移除的郵件時,必須先將其放在一個沒有任何相關聯原則的資料夾中,或是在郵件復原後,移除該郵件的原則,否則,郵件可能會再次移除。

頁首

我還需要知道什麼?

  • 您無法管理行事曆的保留原則。

  • 保留原則是由組織的系統管理員負責建立和管理。

  • 保留原則和封存原則會處理一次在七天。

  • 您可以在使用郵件資料夾中,更深入的瞭解如何在 Outlook Web App 管理資料夾。

頁首

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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