在 Outlook 中離線工作

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用 Microsoft Exchange Server 或 Office 365 帳戶時,您可以離線工作,以防產生連線費用或停止 Outlook 在嘗試傳送及接收郵件,透過變得很慢的網路連線。

離線工作且離線工作之間切換

  • 按一下 [傳送 / 接收] > [離線工作]

    功能區上的 [離線] 命令

Outlook 在線上與離線切換工作時,所有的電子郵件帳戶都會隨之變更。

功能區中的 [離線工作] 反白顯示時,或者 [離線工作] 顯示在 Outlook 視窗底部的狀態列,您就會知道自己是離線工作。

Outlook 狀態列上的 [離線工作] 指標

等您準備好要再度在線上工作,請按一下 [傳送 / 接收] > [離線工作]。按鈕文字不會變更,只會在您離線工作時反白顯示。您線上工作時,狀態列上的 [離線工作] 也會隨之消失。

變更保持離線的郵件數

  1. 按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]

    [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  2. 選取您的 Exchange 帳戶,再按一下 [變更]

    變更 [帳戶設定] 對話方塊中的命令

  3. 在 [離線設定] 底下,將所需的時間量,例如所有12 個月6 個月3 個月1 個月的滑桿。注意: 如果您使用的 Outlook 2016,您也可以選取短3 天的時間量。

    離線郵件儲存量滑桿

    例如,如果您將滑桿移到3 個月時,只有 [過去的三個月的郵件會同步離線 Outlook 資料 (.ost) 檔案從 Exchange server。3 個月之前的項目位於您的信箱,在伺服器上。您可以變更此設定在任何時間。

    快取 Exchange 模式 (可下載您的郵件複本) 必須開啟。

根據預設,Outlook 會將 Exchange 帳戶設定為僅同步處理特定月數的郵件 (視磁碟大小而定)。 下表顯示的是不同磁碟大小的預設同步處理滑桿設定:

磁碟大小

預設設定

小於或等於 32 GB

1 個月

大於 32 GB,但小於 64 GB

3 個月

等於或大於 64 GB

1 年

使用您的 Exchange 帳戶的離線資料夾

離線資料夾可讓您在離線時,也就是無法連線至網路,使用 Exchange 資料夾的內容。下次您連線到執行 Exchange 伺服器離線資料夾同步處理。

離線資料夾會儲存在您離線資料夾檔 (.ost),這是個人資料夾檔案 (.pst)不同。以您在執行 Exchange 伺服器上的資料夾鏡映影像,啟動.ost 檔案。連線有空時,會同步處理您在離線時做執行 Exchange 伺服器或您的電腦上的任何變更。.Pst 檔案,相反地,是只在您的硬碟上的儲存位置。.Pst 檔案的變更,不會回到執行 Exchange 伺服器同步處理。

當您離線工作時,您使用離線資料夾的內容完全一樣執行 Exchange 伺服器上的資料夾。例如,您可以變更及移動離線收件匣中的項目及傳送會放在您離線寄件匣的郵件。您繼續執行 Exchange 的伺服器上您信箱中接收新郵件。不過,您不會知道這些變更在伺服器上,直到您連線至網路。

當您需要更新離線資料夾的內容時,您與伺服器同步處理的資料夾,然後繼續離線工作。[傳送/接收] 命令會連線到伺服器,複製所做的然後中斷連線的變更。同步處理時會從兩個資料夾中刪除任何您從 [離線資料夾] 或 [對應的 [伺服器] 資料夾中刪除的項目。

附註: If you are using Cached Exchange Mode, you are always working with an .ost file even when you have an active connection with the server running Exchange. Cached Exchange Mode allows you to work uninterrupted if your server connection is lost or if a network connection is not available. The procedures that follow in this section are not applicable to your configuration. For more information about Cached Exchange Mode, see the Use Cached Exchange Mode section of this article or the See Also section.

  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [離線工作

  2. 選取或清除提示我在啟動時,我可以選擇線上或離線工作] 核取方塊,然後再按一下[確定]

    如果您要清除核取方塊, Microsoft Outlook會自動開啟離線如果與伺服器的連線無法使用。

  3. 按一下 [ ]將資料從伺服器複製到新離線資料夾檔 (.ost)。

    附註: 開始使用 Microsoft Office Outlook 2003,新的離線資料夾檔案格式已推出的使用者提供更多的儲存空間容量項目和資料夾,以及支援多語系 Unicode 資料。此格式會建立的檔案不相容於舊版的 Outlook,而無法在舊版的 Outlook 中開啟。Outlook 會自動判斷在其中建立離線資料夾檔案,根據版本的 Microsoft Exchange、 系統管理員設定和格式設定檔設定的資料檔案的格式。如果設定不允許的檔案,以建立新的格式,Outlook 會建立檔案格式相容於舊版的 Outlook 不支援 Unicode 和,提供相同的儲存空間容量提供在舊版的 Outlook。

  4. 選擇您想要可供離線使用的資料夾。

    收件匣寄件匣]刪除的郵件寄件備份行事曆連絡人工作資料夾會自動離線使用離線資料夾時。若要使用的任何其他資料夾,您必須選取供離線使用執行下列動作:

    1. 在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收傳送/接收設定],再按一下定義傳送/接收群組

    2. 在清單中,按一下含有 Exchange 帳戶,請傳送/接收群組,然後按一下 [編輯

    3. 在 [帳戶] 底下,選取您的 Exchange 帳戶。

    4. 在 [資料夾選項] 底下,選取您要離線使用的資料夾。

    5. 請執行下列其中一項操作:

      • 選取 [僅下載標題]。

      • 選取 [下載完整包含附件的項目]。

        您可以限制下載的項目超過僅標題至指定的大小。選取 [僅下載標題的項目大於] 核取方塊,,然後輸入所要的大小限制以千位元組 (KB)。

使用 [快取的 Exchange 模式

根據預設, Microsoft Office Outlook 2007使用快取 Exchange 模式。快取的 Exchange 模式您提供更好的體驗當您使用 Microsoft Exchange 帳戶,請使用您儲存在您的電腦的信箱的複本。此複製提供快速存取您的資料,並經常會與郵件伺服器的同步處理。

當您使用快取 Exchange 模式時,所有的 Exchange 資料夾可自動。

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [帳戶設定]。

    未顯示 [帳戶設定] 命令

    [帳戶設定] 命令位於 [工具] 功能表中Microsoft Office Outlook 2007。如果您使用的舊版 Outlook,並不會套用下列指示。使用隨附於該產品的說明。如果您使用的程式的標題列中顯示 Microsoft Outlook Express,您使用的不是 Outlook 相同的程式。如需協助,請參閱在 Outlook Express 的說明。

  2. 選取您的 Exchange 帳戶,然後再按一下 [變更]。

  3. 在 [ Microsoft Exchange] 底下,選取 [使用快取 Exchange 模式] 核取方塊。

  4. 結束並重新啟動 Outlook。

所有資料夾會都保留已同步處理;不過,您可以指定您想要開始手動傳送/接收命令執行按 f9 鍵時,會包含在執行立即同步處理的資料夾。

  1. 在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收傳送/接收設定],再按一下定義傳送/接收群組

    鍵盤快速鍵若要開啟 [傳送/接收群組] 對話方塊中,請按 CTRL + ALT + S。

  2. 在清單中,按一下包含您的 Exchange 帳戶的 [傳送/接收] 群組,然後按一下 [編輯

  3. 在 [帳戶] 底下,選取您的 Exchange 帳戶。

  4. 在 [資料夾選項] 底下,選取 [針對每個您想要包含當您啟動手動傳送/接收所有資料夾] 核取方塊。

  5. 請執行下列其中一項操作:

    • 選取 [僅下載標題]。

    • 選取 [下載完整包含附件的項目]。

      您可以限制下載的項目超過僅標題至指定的大小。選取 [僅下載標題的項目大於] 核取方塊,,然後輸入所要的大小限制以千位元組 (KB)。

      附註: 只有當您的 Exchange 帳戶連線至 Microsoft Exchange 2003 或更新版本時,您可以下載標題。不包含郵件項目,例如行事曆資料夾的資料夾,無法使用標題。

變更可供離線資料夾和內容

每當您使用離線資料夾,無論您是否使用快取 Exchange 模式,您可以變更複製到並同步處理的資料夾,在您的電腦上。

  1. 在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收傳送/接收設定],再按一下定義傳送/接收群組

    鍵盤快速鍵若要開啟 [傳送/接收群組] 對話方塊中,請按 CTRL + ALT + S。

  2. 在清單中,按一下包含您的 Exchange 帳戶的 [傳送/接收] 群組,然後按一下 [編輯

  3. 在 [帳戶] 底下,選取您的 Exchange 帳戶。

  4. 在 [資料夾選項] 底下,選取核取方塊,為每個您想要離線使用的資料夾。

  5. 請執行下列其中一項操作:

    • 選取 [僅下載標題]。

    • 選取 [下載完整包含附件的項目]。

      您可以限制下載的項目超過僅標題至指定的大小。選取 [僅下載標題的項目大於] 核取方塊,,然後輸入所要的大小限制以千位元組 (KB)。

提示: 若要快速指定離線使用的資料夾,按一下資料夾,在功能窗格],然後在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收傳送/接收設定],再按一下進行此資料夾離線可用.

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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