在 Outlook 中離線工作

使用 Microsoft Exchange Server 或 Office 365 帳戶,您可以離線工作來省下連線費用,或在網路連線緩慢時讓 Outlook 不再嘗試傳送或接收郵件。

在離線工作與線上工作之間切換

  • 按一下 [傳送 / 接收] > [離線工作]。

    功能區上的 [離線] 命令

Outlook 在線上與離線切換工作時,所有的電子郵件帳戶都會隨之變更。

功能區中的 [離線工作] 反白顯示時,或者 [離線工作] 顯示在 Outlook 視窗底部的狀態列,您就會知道自己是離線工作。

Outlook 狀態列上的 [離線工作] 指標

等您準備好要再度在線上工作,請按一下 [傳送 / 接收] > [離線工作]。按鈕文字不會變更,只會在您離線工作時反白顯示。您線上工作時,狀態列上的 [離線工作] 也會隨之消失。

變更保持離線的郵件數

  1. 按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]。

    [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  2. 選取 Exchange 或 Office 365 帳戶,然後按一下 [變更]。

    變更 [帳戶設定] 對話方塊中的命令

  3. 將 [離線設定] 底下的滑桿移到想要的時間量,例如 [全部]、[12 個月]、[6 個月]、[3 個月] 或 [1 個月]。注意:如果您使用的是 Outlook 2016,您也可以選取短如 [3 天] 的時間量。

    離線郵件儲存量滑桿

    舉例來說,如果您將滑桿移到 [3 個月],那麼只有過去三個月以來的郵件會從 Exchange 伺服器同步處理到您的離線 Outlook 資料檔 (.ost)。過去 3 個月以前的郵件只會放在伺服器上的信箱中。您可以隨時變更這項設定。

    您必須開啟會下載郵件複本的 Exchange 快取模式

    如果您以 Office 365 帳戶使用 Outlook,建議您使用 Exchange 快取模式。

根據預設,Outlook 會將 Exchange 和 Office 365 帳戶設定為只同步處理您 12 個月內的電子郵件。

搭配您的 Exchange 帳戶來使用離線資料夾

離線資料夾可讓您在離線 (也就是沒有網際網路連線) 時處理 Exchange 資料夾的內容。離線資料夾會在您下次建立連線至執行 Exchange 的伺服器時進行同步處理。

離線資料夾儲存在您的離線資料夾檔 (.ost) 中,該檔案與個人資料夾檔案 (.pst) 不同,這個 .ost 檔案會在執行 Exchange 的伺服器上以您資料夾之鏡像映像檔的方式啟動。當您離線時,在執行 Exchange 的伺服器或您的電腦上所做的任何變更,都會在可以連線時同步處理。相較之下,.pst 檔案只是一個位於您硬碟上的儲存位置,系統不會將您對 .pst 檔案所做的變更同步處理回執行 Exchange 的伺服器中。

當您離線工作時,請以處理位於執行 Exchange 之伺服器中的檔案相同的方式,來使用您離線資料夾中的內容。比方說,您可以變更、移動離線 [收件匣] 中的項目,並傳送位於您離線 [寄件匣] 中的郵件。您在執行 Exchange 之伺服器上的信箱會持續收到新的郵件,只不過您必須連線至網路後,才會看到這些變更。

當您需要更新離線資料夾的內容時,請將資料夾與伺服器同步處理,然後繼續離線工作。[傳送/接收] 命令會連線至伺服器,複製已經進行的變更,然後切斷連線。進行同步處理時,您從離線資料夾或對應之伺服器資料夾中刪除的任何項目,都會從兩方資料夾中刪除。

附註: 如果您使用 Exchange 快取模式,您處理的永遠都是 .ost 檔案,即使您正在連線到執行 Exchange 的伺服器上也一樣。Exchange 快取模式能讓您持續工作而不中斷,不受伺服器連線中斷或無法使用網路連線的影響。本節之後所描述的程序並不適用於您的設定。如需 Exchange 快取模式的詳細資訊,請參閱本文的使用 Exchange 快取模式一節,或<另請參閱>一節。

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [離線工作]。

  2. 選取或清除 [在啟動時提示,以便我可以選擇離線工作或線上工作] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

    如果您清除該核取方塊,Microsoft Outlook 會在無法連線至伺服器時自動開始離線。

  3. 按一下 [是],將資料從伺服器複製您的新離線資料夾檔 (.ost) 中。

    附註: 從 Microsoft Office Outlook 2003 開始,我們推出了一種新的離線資料夾檔案格式,提供更強大的郵件與資料夾儲存空間,並支援多語系 Unicode 資料。以這種格式建立的檔案無法與較舊版本的 Outlook 相容,且無法在舊版 Outlook 中開啟。Outlook 會自動判斷該離線資料夾檔建立時使用的格式、所依據的 Microsoft Exchange 版本、系統管理員設定,以及針對該設定檔設定的資料檔案格式。如果設定不允許以新格式建立檔案,Outlook 會使用與舊版 Outlook​​ 相容的格式來建立檔案,該格式將不支援 Unicode,並提供可在舊版 Outlook​​ 中使用的同樣儲存空間。

  4. 選擇您想要離線使用的資料夾。

    當您設定離線資料夾時,[收件匣]、[寄件匣]、[刪除的郵件]、[寄件備份]、[行事曆]、[連絡人] 與 [工作] 資料夾都會自動提供離線使用。若要離線使用任何其他資料夾,您必須執行下列動作,以選取供離線使用:

    1. 請在 [工具] 功能表上,依序指向 [傳送/接收]、[傳送/接收設定],然後按一下 [定義傳送/接收群組]。

    2. 在清單中,請按一下包含 Exchange 帳戶的傳送/接收群組,然後按一下 [編輯]。

    3. 在 [帳戶] 底下,選取您的 Exchange 帳戶。

    4. 在 [資料夾選項] 底下,選取您要離線使用的資料夾。

    5. 執行下列其中一個動作:

      • 選取 [僅下載標題]。

      • 選取 [下載包括附件的完整項目]。

        您可以針對超過特定大小的檔案限制為只下載其標題。選取 [只下載項目標題,當項目大於] 核取方塊,然後以 KB 為單位輸入您想要的大小限制。

使用 Exchange 快取模式

根據預設,Microsoft Office Outlook 2007 會使用 Exchange 快取模式。當您使用 Microsoft Exchange 帳戶時,[Exchange 快取模式] 能藉由在電腦上存放一份信箱複本,提供更佳的體驗。該複本可以讓您快速存取資料,並且會與郵件伺服器頻繁同步處理。

當您使用 Exchange 快取模式時,您所有的 Exchange 資料夾都會自動成為可用狀態。

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [帳戶設定]。

    看不到 [帳戶設定] 命令

    Microsoft Office Outlook 2007 中的 [帳戶設定] 命令位於 [工具] 功能表上。如果您使用的是較舊版本的 Outlook​​,下列指示並不適用。請使用該產品中內含的 [說明]。如果您正在使用的程式標題列顯示 Microsoft Outlook Express,那麼您使用的程式與 Outlook 並不相同。請參閱 Outlook Express 中的 [說明] 以取得協助。

  2. 選取您的 Exchange 帳戶,然後按一下 [變更]。

  3. 在 [Microsoft Exchange] 底下,選取 [使用 Exchange 快取模式] 核取方塊。

  4. 結束並重新啟動 Outlook。

系統會持續同步處理所有資料夾,不過您可以在按下 F9,手動啟動 [傳送/接收] 命令來執行立即同步處理時,指定想要的資料夾。

  1. 請在 [工具] 功能表上,依序指向 [傳送/接收]、[傳送/接收設定],然後按一下 [定義傳送/接收群組]。

    鍵盤快速鍵:若要開啟 [傳送/接收群組] 對話方塊,請按 CTRL+ALT+S。

  2. 在清單中,請按一下包含您的 Exchange 帳戶的傳送/接收群組,然後按一下 [編輯]。

  3. 在 [帳戶] 底下,選取您的 Exchange 帳戶。

  4. 在 [資料夾選項] 底下,請針對每一個要在啟動手動 [全部傳送/接收] 時納入之資料夾,選取其核取方塊。

  5. 執行下列其中一個動作:

    • 選取 [僅下載標題]。

    • 選取 [下載包括附件的完整項目]。

      您可以針對超過特定大小的檔案限制為只下載其標題。選取 [只下載項目標題,當項目大於] 核取方塊,然後以 KB 為單位輸入您想要的大小限制。

      附註: 當您的 Exchange 帳戶連線至 Microsoft Exchange 2003 或更新版本時,您可以只下載標題。不包含郵件項目的資料夾 (例如 [行事曆] 資料夾) 無法使用標題。

將資料夾和內容變更為可以離線使用

無論您是否使用 Exchange 快取模式,每當您使用離線資料夾時,您可以變更要複製到電腦上並進行同步處理的資料夾。

  1. 請在 [工具] 功能表上,依序指向 [傳送/接收]、[傳送/接收設定],然後按一下 [定義傳送/接收群組]。

    鍵盤快速鍵:若要開啟 [傳送/接收群組] 對話方塊,請按 CTRL+ALT+S。

  2. 在清單中,請按一下包含您的 Exchange 帳戶的傳送/接收群組,然後按一下 [編輯]。

  3. 在 [帳戶] 底下,選取您的 Exchange 帳戶。

  4. 在 [資料夾選項] 底下,選取您要離線使用之每一個資料夾的核取方塊。

  5. 執行下列其中一個動作:

    • 選取 [僅下載標題]。

    • 選取 [下載包括附件的完整項目]。

      您可以針對超過特定大小的檔案限制為只下載其標題。選取 [只下載項目標題,當項目大於] 核取方塊,然後以 KB 為單位輸入您想要的大小限制。

提示: 若要快速指定可離線使用的資料夾,請在 [功能窗格] 中按一下該資料夾,並在 [工具] 功能表上,依序指向 [傳送/接收]、[傳送/接收設定],然後按一下 [讓此資料夾可在離線時使用]。

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