在 Outlook 中設定商務用 Skype 會議

在 Outlook 中設定商務用 Skype 會議

您可以使用 Outlook 或 Outlook Web App 來安排 Skype 會議,其做法與平常安排會議相同,只是要多按一次或兩次滑鼠按鈕。如果您的帳戶已針對撥入式會議進行設定,則 Skype 會議邀請會自動包含撥入資訊 (電話號碼與會議 ID)。

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如果您不使用 Outlook 程式 (或 Windows),則可以使用 商務用 Skype Web Scheduler 來設定新會議。請在 https://sched.lync.com 加以存取,或者前往 Lync Web Scheduler 深入瞭解。

使用 Outlook 安排 Skype 會議

  1. 開啟 Outlook 並移至行事曆。

  2. [首頁] 索引標籤功能區的 [Skype 會議] 區段中,按一下 [新增 Skype 會議]。如果您沒有看到 [Skype 會議] 區段,則必須安裝商務用 Skype

    Outlook [新增 Skype 會議] 按鈕

  3. 按照您平常的做法設定會議:

    • [收件者] 方塊中,鍵入您要邀請之每個人員的電子郵件地址,並以分號分隔。

    • [主旨] 方塊中,輸入會議的名稱。

    • 如果有親自參加的出席者,請在 [會議] 索引標籤的 [選項] 區段中,按一下 [會議室尋找工具],然後在 [地點] 方塊中輸入會議地點,例如會議室。

      Outlook [會議室尋找工具] 按鈕

    • 選取開始時間和結束時間。

      附註: 

      • 如果您要找出適合所有人的時間,請在 [會議] 索引標籤功能區的 [顯示] 區段中,按一下 [排程助理員]

      • Outlook [排程小幫手] 按鈕

  4. 在會議區域中輸入議程。請小心不要變更任何 Skype 會議資訊。

    重要: 

    • 使用預設選項安排會議 (就像我們剛才所做的) 比較適合小型的內部會議,例如只有幾名同事參加的非正式會議。如果您的會議有來自公司外部的人員,或是您要排定大型活動,請在傳送邀請前,變更會議選項,使其配合會議需求。請在會議邀請中,在 [會議] 功能區的 [Skype 會議] 區段中按一下 [會議選項],然後選取適當的選項。

    • Outlook [會議選項] 按鈕

  5. (選擇性) 預先載入您的會議附件。如此一來,當參與者加入會議時,一切都已準備就緒。請參閱預先載入商務用 Skype 會議所需的附件

  6. (選擇性) 在 [會議] 功能區的 [顯示] 區段中,按一下 [排程助理員],找出最佳的會議時間。

  7. 接著只要再次檢查資訊,然後按一下 [傳送],就大功告成了。

使用 Outlook Web App 設定線上會議

如果要在 Outlook Web App 建立 商務用 Skype 會議邀請,您必須:

  1. 在 Office 365 入口網站中按一下應用程式啟動器,然後按一下 [行事曆],開啟行事曆應用程式。

    Outlook Web App,開啟您的行事曆

  2. 按一下應用程式啟動器正下方的加號或 [新增],然後像平常一樣填入會議資訊。

    Office 365 行事曆工具列上所顯示的 [新增] 按鈕
  3. 在會議視窗中間的訊息區上方,按一下 [線上會議]

    Outlook Web App,[線上會議] 按鈕

    隨後訊息區就會出現撥入詳細資料 (例如 [加入線上會議] 連結)。如果您的帳戶已針對撥入式會議進行設定,您也會看到 [尋找當地電話號碼] 連結。

    Outlook Web App,會議邀請中的 [加入線上會議] 資訊

    附註: 如果您沒有看到 [線上會議] 連結,可能是下列其中一個原因所導致:

  4. 如果您有親自參加的出席者,請在 [地點] 中,輸入會議的地點 (例如會議室),或者按一下 [新增會議室],協助您尋找會議室。

    提示: 如果您要找出適合所有人的時間,請按一下會議視窗頂端的 [排程助理員]

    提示: 

    • 如果您要檢視下列人員的設定,請按一下訊息區正上方的 [線上會議設定]:有權存取線上會議的人、必須等您允許才能參加會議的人,以及可以在會議中發表簡報的人。

    • Outlook Web App 中的 [線上會議設定] 按鈕

  5. (選擇性) 您可以在會議區域中輸入議程,或會議的其他相關資訊。請小心不要變更任何線上會議資訊。

  6. (可省略) 如果您要在議程附上圖片或附件,請在會議視窗頂端按一下 [其他動作] 圖示 (…)、按一下 [插入],然後再按一下 [附件或 OneDrive 檔案][內嵌圖片]

    Outlook Web App 的更多選項,附件或圖片

  7. 在會議視窗頂端,按一下 [傳送]

請參閱

預先載入商務用 Skype 會議所需的附件

設定商務用 Skype 會議選項

變更商務用 Skype 會議的參與者設定

召開商務用 Skype 電話會議

開始使用商務用 Skype 的即時訊息和線上會議功能

什麼是商務用 Skype?

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