在 Outlook 中的收件匣規則

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在 Outlook Web App 中建立收件匣規則,以根據您的準則在郵件到達時對其自動執行特定動作。例如,您可以建立規則,將傳送到您所屬群組的所有郵件自動移到特定的資料夾。

如果您想要在 Outlook 桌面程式中建立及管理收件匣規則,請參閱使用規則管理電子郵件

管理規則:

  1. 在網頁瀏覽器中,使用貴組織的電子郵件管理人員所提供的 URL 登入 Outlook Web App。輸入您的使用者名稱和密碼,然後按一下 [登入]。

  2. 在頁面頂端選擇 [Outlook] (或 [郵件]),或者是選擇 App 啟動器 Office 365 應用程式啟動器圖示 > [郵件]。

    Office 365 導覽選項
  3. 選取頁面頂端的 [設定] [設定] 圖示 > [選項]。

  4. [選項] 中,選取 [組織電子郵件] > [收件匣規則]。或是在 [選項][郵件] > [自動處理] 底下,選取 [收件匣規則]

如何管理收件匣規則?

[收件匣規則] 頁面的外觀

如何建立新規則?

如何編輯規則?

如何刪除規則?

我還需要知道什麼?

[收件匣規則] 頁面的外觀

[收件匣規則] 頁面會顯示所有收件匣規則的概觀。您可在此檢閱規則的內容、開啟或關閉規則、建立新規則、編輯現有規則或刪除不再需要的規則。

項目

描述

新增 新增

使用此選項建立新的收件匣規則。

編輯 編輯

醒目提示規則,然後按一下這裡以檢視或編輯規則的詳細資料。

捨棄 刪除

醒目提示規則,然後按一下 [刪除] 將其刪除。

上移 上移

使用此選項將清單中的已選取規則上移。規則的處理順序為由上到下。

下移 下移

使用此選項將清單中的已選取規則下移。

重新整理 重新整理

使用此選項重新整理規則清單。

開啟

使用規則旁的此核取方塊將其開啟 (已核取方塊) 或關閉 (未核取方塊)。

規則

規則的名稱

頁面頂端

如何建立新規則?

若要使用 [收件匣規則] 頁面建立新的空白規則,請選擇 新增 [新增]。

新規則視窗含有三個區段:

區段

描述

當郵件到達時:

使用此方塊為您的規則選取準則。使用向下鍵檢視和選取您要使用的準則。

如果該準則含有其他選項,請在顯示的視窗中輸入這些項目。

請執行下列動作:

使用此方塊選取當有符合您所選取準則的郵件到達時,要執行的動作。

更多選項

使用 [更多選項] 以:

  • 新增其他條件或動作至規則。

  • 選取 [新增例外] 將例外新增至規則。

  • 開啟或關閉選項以停止處理更多規則。根據預設,停止處理更多規則的選項會開啟。在開啟此選項的狀況下,當抵達的郵件符合多個規則的準則時,則只會套用第一個規則。若無此設定,就會對郵件套用符合該準則的所有規則。

    例如,若未選取 [停止處理其他規則] 時,如果您已設定一個規則,將傳送給公用群組的所有郵件移至特定資料夾,並設定另一個規則,將來自您經理的所有郵件移至另一個資料夾,則當您的經理傳送一封郵件給該群組時,這兩個資料夾中都會有該郵件的複本。如果您只要套用「移動來自您經理的郵件」的規則時,請在清單中將此規則設為優先於「移動傳送給該群組的郵件」的規則,然後編輯第一個規則以新增可停止處理更多規則的選項。

  • 建立規則的自訂名稱。

頁面頂端

如何編輯規則?

您可編輯任何規則,方法是將其選取後選擇 編輯 編輯以開啟規則,以便變更規則的條件和動作。

如何刪除規則?

如果您有不再需要的規則,可選取它後按一下 捨棄 刪除將其移除。如果您只要暫時關閉規則,則移除規則旁的核取符號。

頁面頂端

我還需要知道什麼?

  • 當您在 Outlook Web App 中建立新規則時可能會收到警告,告知您在 Outlook 中建立且目前停用的某些規則可能會被刪除。在您刪除這些規則後,可能需要使用 Outlook 登入帳戶,查看是否要保留這些規則。啟用需要保留的規則。

  • 規則將會根據 [規則] 視窗中顯示的順序由上到下執行。若要變更規則的順序,按一下要移動的規則,再按 上移 向上或 下移 向下鍵將規則移到清單中的所需位置。

  • 某些類型的郵件不會觸發收件匣規則,包括:

    • 送達狀態通知,包括未送達報告和系統訊息。

    • 讀取由電子郵件用戶端產生的讀取回條或送達回條。

    • 部分自動回覆 (不在辦公室) 訊息。

  • 您不需要使用 [收件匣規則] 索引標籤即可建立規則。也可以直接從信件建立規則。若要直接從郵件建立規則:

    • 以滑鼠右鍵按一下郵件清單窗格中的郵件,然後選取 [建立規則]

    • 或是在檢視讀取窗格中的郵件時,選取延伸功能表 延伸功能表 ,然後從功能表選取 [建立規則]

  • 您建立的每個規則會佔用信箱隱藏區段中的空間。此區段的上限為 64 KB。規則使用的實際空間量取決於幾項因素,例如名稱的長度以及您所套用的條件數目。當您到達 64 KB 的限制時,系統會警告您無法建立更多規則。如果發生此情況,您將必須先刪除或簡化一些現有規則,才能建立其他規則。以下是幾種可減少規則使用空間量的方法:

    • 刪除您不再需要的規則。

    • 縮短規則的名稱。

    • 合併執行相同動作的一或多項規則。

    • 移除規則的準則。

  • 當您建立轉寄規則時,可新增多個轉寄地址。依您帳戶的設定而定,您可轉寄的地址數目可能受到限制。如果您新增的地址數目超過允許數目,您的轉寄規則將無法正常運作。如果您建立包含多個地址的轉寄規則,請測試其能否正常運作。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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