在 Outlook 中建立群組

更新日期:2017 年 8 月

「群組」是 Office 365 的一項功能,提供共用工作區來共同作業和共用。工作區隨附共用收件匣、行事曆、文件庫、OneNote 筆記本和規劃工具。

Office 365 群組與連絡人群組不同 (先前稱為通訊群組清單)。連絡人群組是一組電子郵件地址。您可以使用連絡人群組將電子郵件訊息或會議邀請一次傳送到所有地址。若要建立連絡人群組,請參閱建立連絡人群組

必須啟用 Office 365 群組才能使用任何共同作業工具。如果您沒有看到以下所述的功能區或按鈕,則該功能可能沒有為您啟用。請連絡您的 IT 部門尋求協助。

提示: 您也可以從以下建立群組:

建立群組

  1. 開啟 Outlook 線上版。

  2. 在瀏覽窗格中的 [群組] 旁邊,選取 [+] 按鈕。(如果您沒有看到 [+] 按鈕,請將您的滑鼠移動到瀏覽窗格上暫留)。

    Outlook 網頁版中的左側瀏覽窗格有醒目提示 [建立] 按鈕

  3. 在 [選擇名稱] 中,輸入簡要擷取群組精神的群組名稱。

  4. 系統會提供建議的電子郵件地址。

    如果您看到「無法使用」,代表此群組名稱已經在使用中。請嘗試其他的群組名稱。請注意,一旦您選擇了群組名稱,就無法再變更。

  5. 在 [新增描述] 中,輸入群組的詳細描述有助於其他人了解其用途。此描述將會包含在其他人加入群組時的歡迎電子郵件。

  6. 在 [隱私權] 中,執行下列其中一項操作:

    • 若要建立組織中的任何人都可以檢視其內容並成為成員的群組,請選取 [公用]。

    • 若要建立成員資格需要經過群組擁有者核准,且只有成員才可以檢視群組內容的群組,請選取 [私人]。

  7. (選用) 選取 [將所有群組交談與活動傳送到成員的收件匣]。如果成員隸屬於多個群組,則建議您選取,因為成員可以在他們的收件匣中查看所有群組交談和活動,而不需要瀏覽群組工作區。此設定將套用到您現在新增至群組的任何人,或套用到稍後加入群組的任何人。加入群組之後,每個成員都可以變更此設定。

  8. 選取 [建立]。

    填寫所有資訊建立群組窗格

  9. 如果您準備好要將成員新增到您新建立的群組 (您目前無法新增外部使用者),請繼續使用建立群組精靈。否則,請選取 [現在不要]。您稍後可隨時回來並新增群組成員。

建立群組

  1. 開啟 Outlook 2016。

  2. 選擇 [常用] 索引標籤中的 [新增群組]。

    主要 Outlook 功能區上的群組選項

  3. 在 [建立群組] 視窗中,輸入必要的資訊,包括名稱、電子郵件地址、描述、分類和隱私權等級 (公開或私人)。您無法在建立群組後變更群組電子郵件地址。

    建立群組

  4. 選取 [進階選項] 並選取群組交談方塊以讓成員在其個人收件匣中接收群組電子郵件,或者如果您希望成員只能從群組收件匣存取群組郵件,則將該方塊保持取消選取的狀態,然後按一下 [建立]。

  5. 新增成員 (您目前無法新增外部使用者)、描述和群組照片,然後按一下 [確定]。您也可以在群組建立之後再新增成員

    建立新群組

  6. 按一下 [新增]。您會在左方瀏覽窗格中看到您新建立的群組,並在群組收件匣中收到歡迎電子郵件。

在 Outlook (Microsoft Office 365 教育版) 中建立 PLC 群組

專業學習社群 (PLC) 群組是一種提供授課者共用空間以用來共同作業的 Office 365 群組類型。Office 365 教育版方案中提供 PLC。

PLC 與其他 Office 365 群組非常類似,隨附共用信箱和行事曆、共用文件庫,以及OneNote 筆記本。筆記本專為教育工作者設計,內含範本和提供構想與協助的許多資源。

建立 PLC

  1. 開啟 Outlook 線上版。

  2. 在瀏覽窗格中的 [群組] 旁邊,選取 [+] 按鈕。(如果您沒有看到 [+] 按鈕,請將您的滑鼠移動到瀏覽窗格上暫留)。

    Outlook 網頁版中的左側瀏覽窗格有醒目提示 [建立] 按鈕

  3. 在 [專業學習社群] 磚上,按一下 [下一步]。

  4. 在 [選擇名稱] 中,輸入簡要擷取群組精神的群組名稱。

  5. 系統會提供建議的電子郵件地址。如果您看到「無法使用」,代表此群組名稱已經在使用中。請嘗試其他名稱。請注意,一旦您選擇了群組識別碼,就無法再變更。

  6. 在 [新增描述] 中,輸入群組的詳細描述有助於其他人了解其用途。此描述將會包含在其他人加入群組時的歡迎電子郵件。

  7. 在 [隱私權] 中,執行下列其中一項操作:

    • 若要建立學校或組織中任何人都可以檢視其內容並成為成員的群組,請選取 [公用]。

    • 若要建立成員資格需要經過群組擁有者核准,且只有成員才可以檢視群組內容的群組,請選取 [私人]。

  8. (選用) 選取 [將所有群組交談與活動傳送到成員的收件匣]。如果成員隸屬於多個群組,則建議您選取,因為成員可以在他們的收件匣中查看所有群組交談和活動,而不需要瀏覽群組工作區。此設定將套用到您現在新增至群組的任何人,或套用到稍後加入群組的任何人。加入群組之後,每個成員都可以變更此設定。

  9. 選取 [建立]。

    畫面頂端的 [建立] 按鈕

  10. 如果您準備好要將成員新增到您新建立的群組,請繼續使用建立群組精靈。否則,請選取 [現在不要]。您稍後可隨時回來並新增成員

  11. 您會在左方瀏覽窗格中看到您新建立的群組,並在群組收件匣中收到「歡迎使用」電子郵件。

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