在 Office 365 系統管理中心部署 Office 增益集

Office 增益集可以協助您將文件個人化,也可以簡化您存取網路資訊的方式 (請參閱開始使用 Office 增益集)。身為 Office 365 系統管理員,您可為貴組織中的使用者部署 Office 增益集。您可以使用 Office 365 系統管理中心的 [集中式部署] 功能來執行此操作。

若要將增益集部署到貴組織中的使用者和群組,[集中式部署] 是建議大多數系統管理員採用且功能最豐富的方法。如需有關如何判斷貴組織是否可支援 [集中式部署] 的詳細資訊,請參閱判斷您的 Office 365 組織是否適合使用 [集中式部署] 來部署增益集

[集中式部署] 提供下列優點:

  • 系統管理員可以直接將增益集指派給使用者、透過群組指派給多個使用者,或指派給租用戶中的每個人。

  • 當相關 Office 應用程式啟動時,系統會自動為使用者下載增益集。如果增益集支援增益集命令,增益集會自動顯示在 Office 應用程式的 [功能區] 中。

  • 如果系統管理員關閉或刪除增益集,或如果使用者已從 Azure Active Directory 或從被指派增益集的群組移除,使用者的增益集則不會再顯示。

附註: 使用 SharePoint 應用程式目錄,來將增益集部署到未連線到 Office 365 之內部部署環境中的使用者,及/或需要 SharePoint 增益集支援。

部署 Office 增益集的建議方式

請考慮採用分階段的方式來推出增益集,這樣有助於確保增益集部署順利進行。我們的建議方案如下:

  1. 為一小組商務專案關係人以及 IT 部門的成員推行增益集。評估部署是否成功,如果成功,則請繼續進行步驟 2。

  2. 為企業中將需使用增益集的一大組人員推行。同樣地,請評估成果,如果一切順利,則請繼續進行完整部署的下一個步驟。

  3. 為目標對象使用者完全推行。

視目標對象的大小規模而定,您可能會想要新增或移除推行步驟。

使用 Office 365 系統管理中心部署 Office 增益集

開始之前,請參閱判斷您的 Office 365 組織是否適合使用 [集中式部署] 來部署增益集

  1. 以公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 選取左上角的 App 啟動器圖示 Office 365 App 啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理]。

    提示: 只有 Office 365 系統管理員才會看見 [系統管理] 磚。

  3. 在瀏覽功能表中,選擇 [設定] > [服務與增益集]。

  4. 如果您在頁面頂端看見新版 Office 365 系統管理中心的公告訊息,請按一下該訊息以移至 [系統管理中心預覽] (請參閱關於 Office 365 系統管理中心)。

  5. 選擇頁面頂端的 [上傳增益集]。

  6. 在 [集中式部署] 頁面上,選擇下列其中一個選項:

    • 我想要從 Office 市集新增增益集

    • 我有此裝置上的資訊清單檔案 (.xml):針對此選項,請選取 [瀏覽] 以找出您要使用的資訊清單檔案 (.xml)。

    • 我有資訊清單檔案的 URL:針對此選項,請在提供的欄位中輸入 URL。

    螢幕擷取畫面顯示 [集中式部署] 的 [新增益集] 對話方塊。可用的選項為透過 Office 市集新增增益集、瀏覽資訊清單檔,或輸入資訊清單檔的 URL。

    附註: 目前僅支援上傳 Word、Excel 和 PowerPoint 增益集。且即將推出 Outlook 支援。

  7. 選取 [下一步]。

  8. 如果您已選取從 Office 市集 新增增益集的選項,您現在可以在 [選取增益集] 中選取增益集。請注意,您可以透過 [為您提供的建議]、[評分] 或 [名稱] 類別來檢視可用的增益集。您只能從 Office 市集新增免費的增益集。目前尚不支援付費增益集。

    附註: 透過 Office 市集選項,您無需介入,就會自動將增益集的更新和增強功能提供給使用者。

    螢幕擷取畫面顯示 Office 市集的 [選取增益集] 對話方塊。檢視可用增益集的下拉式控制項顯示 [為您提供的建議]、[評分] 和 [名稱]。
  9. 增益集現已啟用。在增益集的頁面上,其狀態為 [開啟],就像以下螢幕擷取畫面中的 Power BI Tiles 增益集顯示的一樣。在 [誰可以存取] 中,選取 [編輯] 以指定要將增益集部署到哪些人員。

    附註: 根據預設,在您識別人員或群組之前,無法將增益集部署到任何人員。

    提示: 了解適用於增益集的其他狀態。請參閱本主題稍後介紹的增益集狀態

    螢幕擷取畫面顯示 Power BI Tiles 增益集的 [集中式部署] 頁面。在標籤為 [誰可以存取] 的欄位中,值為 [目前未指派] 且游標指向 [編輯]。
  10. 在 [編輯誰可以存取] 頁面上,選取 [所有人] 或 [特定的使用者/群組]。使用 [搜尋] 方塊,尋找您要將增益集部署到哪個使用者或群組。

    螢幕擷取畫面顯示 Power BI Tiles 增益集的 [編輯誰可以存取] 頁面。您可以選取的選項包括 [所有人] 或 [特定的使用者/群組]。若要指定使用者或群組,請使用 [搜尋] 方塊。
  11. 完成後,請選擇 [儲存]、檢閱增益集設定,然後選取 [關閉]。

    您現在會在 Office 365 中看見您的增益集以及其他 App。

    Office 365 系統管理中心已部署增益集

將增益集部署到使用者和群組後,建議您告知他們,這樣他們才會知道已經可以使用增益集。請考慮傳送電子郵件給他們,說明使用增益集的時機與方法,並解說增益集對於提升工作效率有何幫助。請包含或連結到相關的 [說明] 內容或常見問題集,如果使用者有任何增益集的相關問題,可能會有所幫助。

將增益集指派給使用者和群組時的考慮事項

系統管理員可以將增益集指派給所有人或特定的使用者和群組。每個選項都有其意涵:

  • 所有人:顧名思義,此選項會將增益集指派給租用戶中的每個使用者。請謹慎使用此選項,並且只有在貴組織需要普遍使用此增益集時才使用此選項。

  • 使用者:如果您將增益集指派給個別的使用者,然後要將增益集部署到新使用者,您必須先新增該使用者。移除使用者時也是如此。

  • 群組:如果您將增益集指派給群組,已新增到該群組的使用者將自動獲派增益集。此外,移除群組中的使用者後,該使用者就會失去增益集的存取權。在任何一種情況下,身為系統管理員的您都不需要執行額外的動作。

貴組織適合使用哪一個選項取決於您的設定。不過,建議透過群組執行指派。身為系統管理員,比起每次必須變更指派的使用者,使用群組來管理增益集及控制這些群組的成員資格可能會比較輕鬆。另一方面,在某些情況下,您可能會想要將存取權限制於一小組使用者以內,因而指派特定的使用者。因此,您必須以手動方式管理被指派的使用者。

增益集狀態

下表說明適用於增益集的狀態。

狀態

狀態如何發生

影響

使用中

系統管理員已上傳增益集,並已指派給使用者或群組。

被指派增益集的使用者和群組會在相關用戶端中看見增益集。

已關閉

系統管理員已關閉增益集。

被指派增益集的使用者和群組無法再存取增益集。

如果增益集狀態已變更為 [使用中],使用者和群組將可再次存取增益集。

已刪除

系統管理員已刪除增益集。

被指派增益集的使用者和群組無法再存取增益集。

如果不再有人需要使用增益集,請考慮刪除增益集。如果只有在一年的某些特殊時段需要使用增益集,關閉增益集可能會是比較合理的做法。

Office 增益集的安全性

Office 增益集會與內含部分增益集中繼資料的 XML 資訊清單檔案合併,但最重要的是,Office 增益集會與指向包含所有程式碼和邏輯的 Web 應用程式合併。增益集可以有各種不同的功能。例如,增益集可以:

  • 顯示資料。

  • 閱讀使用者的文件以提供內容相關服務。

  • 從使用者的文件讀取及寫入資料,以提供值給該使用者。

如需 Office 增益集類型和功能的詳細資訊,請參閱 Office 增益集平台概觀 (尤其是「分析 Office 增益集」一節)。

若要與使用者的文件互動,增益集必須在資訊清單中宣告需要的權限。五個層級的 JavaScript API 存取權限模型可為工作窗格增益集使用者提供基本的隱私權和安全性。Office 市集中的大多數增益集為 ReadWriteDocument 層級,且包含至少 ReadDocument 層級的大部分增益集支援功能。如需權限層級的詳細資訊,請參閱要求取得用於內容和工作窗格增益集之 API 的權限

更新資訊清單時,通常是變更增益集的圖示和文字。有時則會變更增益集的命令。不過,增益集的權限不會遭到變更。執行增益集的所有程式碼和邏輯的 Web 應用程式可能隨時變更,這是 Web 應用程式的本質所致。

增益集的更新會以下列方式進行:

  • 企業營運增益集:在此情況下,系統管理員會明確上傳資訊清單,因此系統管理員必須上傳新的資訊清單檔案,增益集才能支援中繼資料變更。在下次啟動相關的 Office 應用程式時,增益集就會更新。Web 應用程式可以隨時變更。

  • Office 市集增益集:當系統管理員從 Office 市集中選取某個增益集時,如果增益集是在 Office 市集中更新,則該增益集之後會在集中式部署中更新。在下次啟動相關的 Office 應用程式時,增益集就會更新。Web 應用程式可以隨時變更。

使用者的增益集使用體驗

既然您已部署增益集,使用者就可以開始在他們的 Office 應用程式中使用 (請參閱開始使用 Office 增益集)。增益集會顯示在增益集支援的所有平台上。

如果增益集支援增益集命令,命令會顯示在 Office 功能區上。在下列範例中,Citations 增益集會顯示 Search Citation 命令。

螢幕擷取畫面顯示 Office 功能區的區段,其中醒目提示 Citations 增益集中的 Search Citations 命令。

如果部署的增益集不支援增益集命令,或者如果您想要檢視所有部署的增益集,您可以透過 [我的增益集] 檢視。

  1. 在 Word 2016、Excel 2016 或 PowerPoint 2016 中,選擇 [插入] > [我的增益集]。

  2. 選取 [Office 增益集] 視窗中的 [系統管理員管理] 索引標籤。

  3. 按兩下您之前部署的增益集 (在此範例中為 Citations)。

    螢幕擷取畫面顯示 Office 應用程式中 [Office 增益集] 頁面的 [系統管理員管理] 索引標籤。索引標籤上顯示 Citations 增益集。

深入了解

深入了解如何建立及建置 Office 增益集

使用集中式部署 PowerShell Cmdlets 來管理增益集

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