在 Office 365 同時新增多個使用者 - 系統管理協助

小組每一個人都需要使用者帳戶,才能登入並存取 Office 365 服務 (例如電子郵件和 Office)。如果您有許多工作人員,您可以從 Excel 試算表或其他以 CSV 格式儲存的檔案,一鼓作氣新增全部的帳戶。不確定 CSV 檔案是什麼嗎?

在 Office 365 系統管理中心新增多個使用者至 Office 365

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 在 Office 365 系統管理中心中,選擇 [使用者] > [作用中的使用者]。

    在系統管理中心,選擇 [使用者],然後選擇 [作用中的使用者]
  3. 在 [更多] 下拉式選單中,選擇 [匯入多個使用者]。

  4. 在 [匯入多個使用者] 面板中,您可以選擇下載包含或不含範例資料的範例 CSV 檔。

    在 [更多] 下拉式選單中,選擇 [匯入多個使用者]

    您的試算表必須和範例試算表包含完全相同的欄位標題 (使用者名稱、名字等)。如果您使用範本,請在記事本這類的文字編輯工具中開啟範本,然後不妨將列 1 的所有資料維持原狀,只在列 2 以下輸入資料。

    您的試算表也必須包含使用者名稱 (例如 bob@contoso.com) 與每個使用者的顯示名稱 (例如「柯百勝」) 這兩個值。

    User Name,First Name,Last Name,Display Name,Job Title,Department,Office Number,Office Phone,Mobile Phone,Fax,Address,City,State or Province,ZIP or Postal Code,Country or Region
    chris@contoso.com,Chris,Green,Chris Green,IT Manager,Information Technology,123451,123-555-1211,123-555-6641,123-555-9821,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    ben@contoso.com,Ben,Andrews,Ben Andrews,IT Manager,Information Technology,123452,123-555-1212,123-555-6642,123-555-9822,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    david@contoso.com,David,Longmuir,David Longmuir,IT Manager,Information Technology,123453,123-555-1213,123-555-6643,123-555-9823,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    cynthia@contoso.com,Cynthia,Carey,Cynthia Carey,IT Manager,Information Technology,123454,123-555-1214,123-555-6644,123-555-9824,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    melissa@contoso.com,Melissa,MacBeth,Melissa MacBeth,IT Manager,Information Technology,123455,123-555-1215,123-555-6645,123-555-9825,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
  5. 在方塊中輸入檔案路徑,或選擇 [瀏覽] 以瀏覽 CSV 檔案的位置,然後選擇 [驗證]。

    您的 CSV 檔案已獲得驗證

    如果檔案有任何問題,問題會顯示在面板中。您也可以下載記錄檔。

  6. 在 [設定使用者選項] 對話方塊中,您可以設定登入狀態,並選擇要指派給所有使用者的產品授權。

  7. 在 [檢視結果] 對話方塊中,您可以選擇將結果傳送給自己或其他使用者 (密碼會以純文字顯示),並且可以看到已建立多少使用者,以及是否需要購買更多授權以指派給某些新使用者。

觀看影片

觀看短片以了解如何大量新增使用者。

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後續步驟

不確定 CSV 檔案是什麼嗎?

CSV 檔案是以逗號區分值的檔案。您可以用任何文字編輯器或試算表程式 (例如 Excel) 來建立或編輯這樣的檔案。

您可以從下載這份樣本試算表開始著手。記住,Office 365 規定第一列必須是欄標題,切勿將它換成其他內容。

接著請以新名稱儲存檔案,然後指定 CSV 格式。

說明如何在 Excel 中將檔案儲存為 CSV 格式的影像

儲存檔案時,系統會提示您若儲存為 CSV 格式,將遺失部分活頁簿中的功能。這沒有關係。按一下 [是] 繼續。

Excel 可能會向您顯示的提示圖片,Excel 會詢問您是否真的要將檔案儲存為 CSV 格式

格式化試算表的祕訣

  • 欄標題必須與樣本試算表中的欄標題一樣嗎?是的。樣本試算表的第一列是欄標題。這些標題不能省略。請針對您要在 Office 365 新增的每一位使用者,在標題下方各建立一列。如果您新增、變更或刪除任何欄標題,Office 365 可能就無法根據檔案中的資訊建立使用者。

  • 若我沒有各使用者的必要資訊會怎麼樣?使用者名稱和顯示名稱是必要資訊,缺少的話無法新增新使用者。若您缺少部分其他資訊 (例如傳真),可使用空格加上逗號表示此欄位應保留空白。

  • 試算表大小的上下限為何?試算表至少要有兩列。一列是欄標題 (使用者資料欄標籤),另一列是使用者。列數不得超過 251 列。如果您必須匯入超過 250 位使用者,可以建立多份試算表。

  • 我可以使用什麼語言?建立試算表時,您可以使用任何語言或字元輸入使用者資料欄標籤,但不得變更範例所顯示的標籤順序。接著您可以使用任何語言或字元將項目填入欄位內,並將檔案儲存為 Unicode 或 UTF-8 格式。

  • 如果我要新增來自不同國家或地區的使用者,該怎麼做?請為每一個地區分別建立一個試算表。每一個試算表都要執行 [大量新增使用者精靈] 的所有步驟,讓您所用的檔案中,所有的使用者都具備單一位置。

  • 我能使用的字元數是否有所限制?下表所列的是範例試算表中各使用者資料欄標籤及其字元數上限。

使用者 資料 欄 標籤

字元數上限

使用者 名稱 (必填)

79 (包含 @ 符號,格式為 name@domain.<extension>)。使用者別名不得超過 30 個字元,網域名稱不得超過 48 個字元。

名字

64

姓氏

64

顯示 名稱 (必填)

256

職稱

64

部門

64

辦公室號碼

128

辦公室電話

64

行動電話

64

傳真

64

地址

1023

城市

128

省/市

128

郵遞區號

40

國家/地區

128

仍有在 Office 365 新增使用者的問題嗎?

  • 重複檢查試算表格式是否正確。檢查欄標題,確認與樣本檔案中的標題相符。務必遵循字元長度的規則,各欄位均以逗號隔開。

  • 若您未在 Office 365 中立即看到新使用者,請稍待幾分鐘。可能需花些時間,變更才會套用於 Office 365 中的所有服務。

  1. 下載此範例試算表,並在 Excel 中開啟。

    您的試算表必須和範例試算表包含完全相同的欄位標題 (使用者名稱、名字等)。如果您使用範本,不妨將列 1 的所有資料維持原狀,只在列 2 以下輸入資料。

    您的試算表也必須包含使用者名稱 (例如 bob@contoso.com) 與每個使用者的顯示名稱 (例如「柯百勝」) 這兩個值。若要將其他欄位留白,請在欄位中輸入一個空白和一個逗號,如下圖所示。

    指定空白列的範例 CVS 檔案

    如果您有工作人員在不同國家工作,您必須為每一個國家/地區的使用者分別建立一份試算表。例如,一份試算表列出在美國工作的所有工作人員,另一份試算表列出在日本工作的所有工作人員。這是因為每一個地區可用的 Office 365 服務都不盡相同。

    祕訣:   如果您要在 Office 365 新增許多使用者,不妨先用範例試算表練習一下。例如,編輯一份含有部分 (假設 5 或 10 個人) 使用者資料的範例試算表,並以新名稱儲存檔案。接著逐一執行此程序所述的步驟、檢查結果,然後刪除新帳戶,再從頭開始。您可使用這個方式,練習將所有資料整理為適合您的狀況。另外也請參閱格式化試算表的祕訣

  2. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  3. 移至 Office 365 系統管理中心

  4. 對於使用 Office 365 服務的使用者,必須先指派授權給他們。不過您必須先檢查您是否足夠的授權,可以指派給試算表所列的所有人。選擇 [計費] > [訂閱],查看您是否有足夠的授權。如果您需要購買更多授權,請選擇 [變更授權數量]。您可以先執行精靈,指派現有的授權,日後再另外購買其他授權,然後重新執行精靈。

  5. 現在請移至 [大量新增使用者] 精靈:選擇 [使用者] > [作用中的使用者]。選擇 新增多位使用者至 Office 365 的圖示 ,如下圖所示。

    Office 365 系統管理中心 [使用者] 區段的影像

    隨後便會出現 [大量新增使用者] 精靈,逐步引導您在 Office 365 新增一組使用者。

  6. 步驟 1 - 選取 CSV 檔案,指定您自己的試算表,如下圖所示。

    [大量新增使用者] 精靈步驟 1 - 選取 CSV 檔案

  7. 步驟 2 - 驗證,精靈會告訴您試算表中的內容格式是否正確。

    [大量新增使用者] 精靈步驟 2 - 驗證

  8. 步驟 3 - 設定,請選擇 [已允許],允許試算表所列的人使用 Office 365。另外也請選擇這些人會使用 Office 365 的國家/地區。請記住,如果組織中的某些人要在其他國家使用 Office 365,請以他們的名稱另外建立一份試算表,然後再次執行 [大量新增使用者] 精靈,新增他們。

    [大量新增使用者] 精靈步驟 3 - 設定

  9. [指派授權] 頁面會告訴您有多少授權可用。

    [大量新增使用者] 精靈步驟 4 - 授權

    您可以選擇 [購買更多授權],不過這樣您就會離開 [大量新增使用者] 精靈,移至 Office 365 系統管理中心中的 [計費]。在購買更多授權後,您必須等待幾分鐘的時間處理訂單,然後從頭開始執行 [大量新增使用者] 精靈。

    如果沒有另外購買其他授權,就不會針對試算表所列的每一個人建立帳戶。

    在這個範例當中,我們不會購買其他任何授權,因此繼續執行 [大量新增使用者] 精靈。

  10. 步驟 5 - 傳送結果,請輸入您希望收到電子郵件者的電子郵件地址,這封電子郵件會列出試算表中「所有」Office 365 使用者名稱和臨時密碼。

    [大量新增使用者] 精靈步驟 5 - 傳送結果

    下面這封電子郵件會傳送到您在步驟 5「傳送結果」所指定的所有電子郵件地址。這封電子郵件會指出已經建立的帳戶。請注意,有些人沒有建立帳戶,是因為他們沒有足夠的授權。

    含使用者認證資訊的範例電子郵件

    您可以日後再購買更多授權,並以同一份試算表重新執行 [大量新增使用者] 精靈。精靈會略過已經擁有帳戶的使用者;在結果報告中說明「重複的使用者名稱」,指出已擁有帳戶的人員資訊。

  11. [大量新增使用者] 精靈的最後一頁會列出使用者名稱和臨時密碼,如下圖所示。

    [大量新增使用者] 精靈步驟 6 - 傳送結果

  12. 待您在 Office 365 新增使用者之後,必須告訴這些使用者他們的 Office 365 帳戶資訊。請以正常程序傳達新密碼。

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