在 Office 365 中變更非作用中信箱的保留持續時間

非作用中的信箱旨在保留離職員工的電子郵件。將信箱設為訴訟資料暫留、就地保留、Office 365 保留原則,或是與電子文件探索案例相關聯的保留狀態,且相對應的 Office 365 使用者帳戶也被刪除時,該信箱便會成為非作用中的狀態。系統會針對在信箱成為非作用中之前設為保留狀態的持續時間,保留非作用中信箱的內容。保留持續時間會定義項目在 [可復原的項目] 資料夾中保留的時間長度。[可復原的項目] 資料夾中項目的保留持續時間到期時,該項目就會從非作用中的信箱中永久刪除 (清除)。將信箱設為非作用中狀態後,您可以變更指派給非作用中信箱的保留狀態或 Office 365 保留原則的持續時間。

重要: 我們延後了建立新的就地保留來將信箱設為非作用中的期限 (2017 年 7 月 1 日)。但在今年下半年或是明年初,您就無法於 Exchange Online 中建立新的就地保留。屆時,只有訴訟保留和 Office 365 保留原則可用來建立非作用中的信箱。不過,就地保留的現有非作用中的信箱仍會受到支援,且您可以繼續管理就地保留的非作用中信箱。這包括變更就地保留的時間長度,以及透過移除就地保留的方式,來永久刪除非作用中的信箱。

事前準備

  • 您必須使用 Exchange Online PowerShell 來變更在非作用中信箱上設定之訴訟資料暫留的保留持續時間。您無法使用 Exchange 系統管理中心 (EAC)。但您可以使用 Exchange Online PowerShell 或 EAC 來變更就地保留的保留持續時間。您可以使用 Office 365 安全性與合規性中心或安全性與合規性中心 PowerShell 來變更 Office 365 保留原則的保留持續時間。

  • 若要連線至 Exchange Online PowerShell 或安全性與合規性中心 PowerShell,請參閱下列其中一個主題:

  • 請注意,與電子文件探索案例相關聯的保留為無期限保留,因此並沒有保留持續時間可供變更。項目將會永遠保留,或是直到保留狀態被移除,且非作用中的信箱被刪除為止。

  • 如需非作用中信箱的詳細資訊,請參閱 Office 365 中的非作用中信箱

步驟 1:識別非作用中信箱的保留狀態

非作用中信箱上可能已設定不同類型的保留,或是設定一或多個 Office 365 保留原則,因此第一步便是識別非作用中信箱上的保留。

請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令,以顯示貴組織所有非作用中信箱的保留狀態資訊。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

LitigationHoldEnabled 屬性的 True 值表示非作用中的信箱已設為訴訟資料暫留狀態。如果非作用中的信箱上設有就地保留、電子文件探索保留,或是 Office 365 保留原則,保留狀態或保留原則的 GUID 就會顯示為 InPlaceHolds 屬性的值。例如,以下顯示四個非作用中信箱的結果。

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

下表會識別出用來將信箱設為非作用中狀態的五種不同保留類型。

非作用中的信箱

保留類型

如何識別非作用中信箱上的保留狀態

Ann Beebe

訴訟資料暫留

LitigationHoldEnabled 屬性已設為 True

Pilar Pinilla

就地保留

InPlaceHolds 屬性包含在非作用中的信箱上設定的就地保留 GUID。由於識別碼的開頭沒有前置詞,因此您可以判斷出此為就地保留。

您可以使用 Exchange Online PowerShell 中的 Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL 命令來取得非作用中信箱上的就地保留相關資訊。

Mario Necaise

安全性與合規性中心中的全組織 Office 365 保留原則。

InPlaceHolds 屬性為空白。這表示有一或多個全組織或 (Exchange 全域) Office 365 保留原則已套用至非作用中的信箱。

在此情況下,您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行 Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds 命令,以取得全組織 Office 365 保留原則的 GUID 清單。套用至 Exchange 信箱的全組織保留原則 GUID 會以 mbx 前置詞作為開頭,例如 mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02

若要識別已套用至非作用中信箱的 Office 365 保留原則,請在 安全性與合規性中心 PowerShell 中執行下列命令。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Carol Olson

安全性與合規性中心中的 Office 365 保留原則已套用至特定信箱

InPlaceHolds 屬性包含已套用至非作用中信箱的 Office 365 保留原則 GUID。由於 GUID 是以 mbx 前置詞作為開頭,因此您可以判斷出此為已套用至特定信箱的保留原則。請注意,如果已套用至非作用中信箱的保留原則 GUID 是以 skp 前置詞作為開頭,就表示該保留原則已套用至商務用 Skype 交談。

若要識別已套用至非作用中信箱的 Office 365 保留原則,請在 安全性與合規性中心 PowerShell 中執行下列命令。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

當您執行此命令時,請務必移除 mbxskp 前置詞。

Abraham McMahon

安全性與合規性中心中的電子文件探索案例保留

InPlaceHolds 屬性包含於非作用中的信箱上設定的電子文件探索案例保留 GUID。由於 GUID 是以 UniH 前置詞作為開頭,因此您可以判斷出此為電子文件探索案例保留。

您可以使用 安全性與合規性中心 PowerShell 中的 Get-CaseHoldPolicy Cmdlet 來取得與非作用中信箱上的保留狀態相關聯的電子文件探索案例。例如,您可以執行 Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name 命令來顯示非作用中信箱上的案例保留名稱。當您執行此命令時,請務必移除 UniH 前置詞。

若要識別與非作用中信箱上的保留狀態相關聯的電子文件探索案例,請執行下列命令。

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

附註: 我們不建議針對非作用中的信箱使用電子文件探索保留。這是因為電子文件探索案例通常用於與法律問題相關聯且具時效性的特定案例。到了某個時間點,當法律案例結束時,與該案例相關的保留也會被移除,而電子文件探索案例也會被關閉 (或刪除)。事實上,若非作用中的信箱上所設定的保留狀態與電子文件探索案例有關,則當保留狀態被取消,或是電子文件探索案例被關閉或刪除時,非作用中的信箱也會被永久刪除。

如需 Office 365 保留原則的詳細資訊,請參閱 Office 365 中的保留原則概觀

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步驟 2:變更非作用中信箱的保留持續時間

在您識別出針對非作用中的信箱所設定的保留狀態類型 (以及是否設有多個保留狀態) 之後,下一步便是變更保留狀態的持續時間。

變更訴訟資料暫留的持續時間

以下為如何使用 Exchange Online PowerShell 來變更在非作用中信箱上設定之訴訟資料暫留的保留持續時間。您不能使用 EAC。請執行下列命令來變更保留持續時間。 在此範例中,會將保留持續時間變更為無限期。

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

結果將會無限期保留非作用中信箱中的項目,或是直到保留狀態被取消,或保留持續時間被變更為不同的值為止。

提示: 識別非作用中信箱的最佳方式,是使用其 Distinguished NameExchange GUID 值。使用上述其中一個值,可協助避免指定錯誤的信箱。

變更就地保留的持續時間

您可以使用 EAC 或 Exchange Online PowerShell 來變更就地保留的持續時間。

使用 EAC 來變更保留持續時間

  1. 若您知道所需變更之就地保留的名稱,請移至下一步。否則,請執行下列命令以取得在非作用中的信箱上所設定之就地保留的名稱。使用您在步驟 1 中取得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. 在 EAC 中,移至 [合規性管理] > [就地電子文件探索和保留]。

  3. 選取您要變更的就地保留,然後按一下 [編輯] [編輯] 圖示

  4. 在 [就地電子文件探索和保留] 屬性頁面上,按一下 [就地保留]。

  5. 根據目前的保留持續時間,執行下列其中一項操作:

    1. 按一下 [無限期保留] 以對項目進行無限期保留。

    2. 按一下 [指定自收件日期起保留郵件的天數...] 以將項目保留一段時間。輸入您想要保留項目的天數。

    變更就地保留之持續期間的螢幕擷取畫面
  6. 按一下 [儲存]。

使用 Exchange Online PowerShell 來變更保留持續時間

  1. 若您知道所需變更之就地保留的名稱,請移至下一步。否則,請執行下列命令以取得在非作用中的信箱上所設定之就地保留的名稱。使用您在步驟 1 中取得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. 請執行下列命令來變更保留持續時間。在此範例中,會將保留持續時間變更為 2,555 天 (大約 7 年)。

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> –ItemHoldPeriod 2555

    若要將保留持續時間變更為無限期,請使用 -ItemHoldPeriod unlimited。

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其他資訊

  • 非作用中信箱中項目的保留持續時間的計算方式為何?   持續時間是依信箱項目的原始接收或建立日期進行計算。

  • 保留持續時間到期時會發生什麼事?   [可復原的項目] 資料夾中之信箱項目的保留持續時間到期時,該項目就會從非作用中的信箱中永久刪除 (清除)。若沒有針對在非作用中信箱上所設的保留狀態指定持續時間,[可復原的項目] 資料夾中的項目就永遠不會清除 (除非非作用中信箱的保留持續時間被變更)。

  • 系統是否仍會在非作用中的信箱上處理 Exchange 保留原則?    若 Exchange 保留原則 (即 Exchange Online 中的通訊記錄管理,又稱 MRM) 已在信箱成為非作用中狀態時套用,刪除原則 (即已設定 Delete 保留動作的保留標記) 將會繼續在非作用中的信箱上進行處理。這表示已標記刪除原則的項目,會在保留期間到期時移至 [可復原的項目] 資料夾。當那些項目的保留持續時間到期時,系統就會從非作用中信箱中清除它們。

    相反地,指派給非作用中信箱的保留原則所包含的任何封存原則 (即已設定 MoveToArchive 保留動作的保留標記) 都會被忽略。這表示即使保留期限到期,非作用中信箱中已標記封存原則的項目仍然會保留在主要信箱中。它們並不會被移到封存信箱,或是封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。因為使用者無法登入非作用中的信箱,因此也無須耗費資料中心資源來處理封存原則。

  • 若要查看新的保留持續時間,請執行下列其中一個命令。   第一個命令適用於訴訟資料暫留,第二個則適用於就地保留。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
  • 除了一般的信箱之外,受管理的資料夾助理員 (MFA) 也會處理非作用中信箱。   在 Exchange Online 中,MFA 大約每 7 天會處理一次信箱。在您變更非作用中信箱的保留持續時間後,您可以使用 Start-ManagedFolderAssistant Cmdlet 來立即開始處理非作用中信箱的新保留持續時間。請執行下列命令。

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  • 如果非作用中的信箱上設有許多保留狀態,系統可能不會顯示所有的保留狀態 GUID。   您可以執行下列命令,以顯示在非作用中信箱上所設定之所有保留狀態的 GUID (訴訟資料暫留除外)。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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