在 Office 365 中管理非作用中信箱

Office 365 可讓您保留已刪除信箱的內容。此功能稱為「非作用中的信箱」。非作用中的信箱可讓您保留已離開貴組織之員工的電子郵件。若在刪除 Office 365 使用者帳戶之前,先將訴訟資料暫留或 Office 365 保留原則 (在Office 365 安全性與合規性中心中建立) 套用至相對應的信箱,該信箱就會變成非作用中的狀態。系統會針對在信箱成為非作用中之前設為保留狀態的持續時間,保留非作用中信箱的內容。這可讓系統管理員、法務人員及記錄管理員使用安全性與合規性中心中的「內容搜尋」功能,來搜尋並匯出非作用中信箱的內容。非作用中的信箱無法接收電子郵件,也不會顯示於貴組織的共用通訊錄或其他清單中。

重要: 我們延後了建立新的就地保留來將信箱設為非作用中的期限 (2017 年 7 月 1 日)。但在今年下半年或是明年初,您就無法於 Exchange Online 中建立新的就地保留。屆時,只有訴訟保留和 Office 365 保留原則可用來建立非作用中的信箱。不過,就地保留的現有非作用中的信箱仍會受到支援,且您可以繼續管理就地保留的非作用中信箱。這包括變更就地保留的時間長度,以及透過移除就地保留的方式,來永久刪除非作用中的信箱。

開始之前

  • 若要將信箱設為非作用中,必須為其指派一個 Exchange Online (方案 2) 授權,如此便可以在信箱被刪除之前,將訴訟資料暫留或 Office 365 保留原則套用至該信箱。Exchange Online (方案 2) 授權是 Office 365 365 企業版 E3 和 E5 訂閱的一部分。如果信箱被指派 Exchange Online (方案 1) 授權 (其為 Office 365 365 企業版 E1 訂閱的一部分),則您必須為其指派另一個 Exchange Online 封存授權,以在信箱被刪除之前將保留狀態套用至該信箱。如需詳細資訊,請參閱 Exchange Online 封存

  • 刪除對應的 Office 365 使用者帳戶之後,與已刪除 Exchange Online 信箱相關聯的授權便可供使用。您可以接著指派該授權給其他使用者。

  • 如果在信箱被刪除之前未套用訴訟資料暫留或 Office 365 保留原則,則該信箱的內容將不會保留且無法探索。不過,已刪除的信箱可以在刪除後的 30 天內復原。若未在 30 天內復原,系統將會永久刪除該信箱及其內容。

  • 如需訴訟資料暫留的詳細資訊,請參閱就地保留和訴訟資料暫留。如需安全性與合規性中心中 Office 365 保留原則的詳細資訊,請參閱 Office 365 中的保留原則概觀

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將信箱設為非作用中

將信箱設為非作用中包含兩個步驟:將信箱設為訴訟資料暫留狀態或將 Office 365 保留原則套用至該信箱,然後刪除信箱或對應的 Office 365 使用者帳戶。信箱處於非作用中狀態之後,系統會保留其中的內容,直到移除保留狀態或保留原則為止。

步驟 1:將信箱設為訴訟資料暫留狀態或套用 Office 365 保留原則

將信箱設為訴訟資料暫留狀態或套用 Office 365 保留原則時,系統會保留該信箱中的內容,直到將該信箱刪除為止。這兩種保留類型都會保留所有信箱內容,包括已刪除的項目及已修改項目的原始版本。已刪除及已修改的項目會在非作用中的信箱中保留一段指定的時間,或是直到您透過移除已套用至非作用中信箱的保留狀態或保留原則,將非作用中的信箱永久刪除為止。

如果已將信箱設為保留狀態,或是如果已經在該信箱上套用 Office 365 保留原則,則您只需要刪除對應的 Office 365 使用者帳戶,如步驟 2 中所述。

如需將信箱設為訴訟資料暫留狀態或套用 Office 365 保留原則的逐步程序,請參閱:

附註: 您可以針對訴訟資料暫留和 Office 365 保留原則,建立無限期的保留或以時間為基礎的保留。針對無限期保留,系統將會永遠保留非作用中信箱的內容,或是直到保留狀態被移除,或是保留持續時間被變更為止。移除保留狀態或保留原則 (假設信箱已在 30 天以前被刪除) 之後,系統會將非作用中的信箱標示為永久刪除,且該信箱的內容將不再被保留或可供探索。針對以時間為基礎的保留或 Office 365 保留原則,您可以指定保留的持續時間。此持續時間是以每個項目為基礎,而且是依信箱項目的接收或建立日期進行計算。在信箱項目的保留時間到期,且該項目已移至或是位於非作用中信箱中的 [可復原的項目] 資料夾,則該項目會在已刪除項目保留期限結束之後,從非作用中的信箱中永久刪除 (清除)。

步驟 2:刪除信箱

將信箱設為保留狀態或將 Office 365 保留原則套用至該信箱之後,下一個步驟便是刪除該信箱。刪除信箱的最佳方式是刪除 Office365AdminCenter中相對應的 Office 365 使用者帳戶。如需刪除 Office 365 使用者帳戶的相關資訊,請參閱刪除貴組織中的使用者

附註: 您也可以使用 Exchange Online PowerShell 中的 Remove-Mailbox Cmdlet 來刪除信箱。如需詳細資訊,請參閱刪除或還原 Exchange Online 中的使用者信箱

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管理非作用中信箱

下列各節會說明在將信箱設為非作用中狀態之後的可執行動作。若要取得貴組織中的非作用中信箱清單以對它們進行管理,請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly

搜尋並匯出非作用中信箱的內容

您可以使用安全性與合規性中心中的「內容搜尋」工具來存取非作用中信箱的內容。當您搜尋非作用中的信箱時,可以建立關鍵字搜尋查詢來搜尋特定的項目,也可以回復非作用中信箱的完整內容。您可以預覽搜尋結果,或將搜尋結果匯出至 Outlook 資料檔 (PST) 或是匯出為個別的電子郵件訊息。如需搜尋信箱並匯出搜尋結果的逐步程序,請參閱下列主題:

變更非作用中信箱的保留持續時間

將信箱設為非作用中狀態後,您可以變更非作用信箱上的訴訟資料暫留或就地保留持續時間。如需逐步程序,請參閱在 Office 365 中變更非作用中信箱的保留持續時間

復原非作用中的信箱

如果離職員工再次返回貴組織,或是貴組織雇用新員工以承擔離職員工的工作職責,您可以復原非作用中信箱的內容。當您復原非作用中的信箱時,該信箱會轉換成新的信箱、非作用中信箱的內容和資料夾結構會被保留,且該信箱會連結至新的使用者帳戶。 非作用中的信箱在復原之後就不會存在。如需復原非作用中信箱的逐步程序,以及在復原後所會發生之情況的詳細資訊,請參閱在 Office 365 中復原非作用中的信箱

將非作用中信箱的內容還原到另一個信箱

如果有另一個員工承擔離職員工的工作職責,或是如果有另一個人員都需要存取非作用中信箱的內容,您可以將非作用中信箱的內容還原 (或「合併」) 至現有的信箱。當您還原非作用中的信箱時,其內容就會複製到另一個信箱。非作用中的信箱仍會被保留,並持續處於非作用中狀態。 針對非作用中的信箱,您仍然可以使用電子文件探索對它進行搜尋、可以將其內容還原到另一個信箱,也可以於未來再對它進行復原或刪除。如需逐步程序,請參閱在 Office 365 中還原非作用中的信箱

刪除非作用中的信箱

如果您不再需要保留非作用中信箱的內容,便可以移除套用至非作用中信箱的保留狀態或 Office 365 保留原則,來將非作用中的信箱永久刪除。如果該信箱是在 30 天以前被刪除,則當您移除保留狀態之後,系統會將該信箱標示為永久刪除,且該信箱將不再能進行復原。如果該信箱是在過去 30 天之內被刪除,則您在移除保留狀態或保留原則後,仍然可以復原該信箱。如需移除保留狀態或移除 Office 365 保留原則以永久刪除非作用中信箱的逐步程序,請參閱在 Office 365 中刪除非作用中的信箱

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