在 Office 365 中的電子郵件共同作業

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Office 365 可促進共同作業,透過 Outlook、 通訊群組清單 (也稱為通訊群組),共用信箱和公用資料夾中的群組。每個選項有不同的目的、 使用者體驗及設定的功能。要使用哪個取決於使用者需要執行,而其中工具] 的 [您的組織提供。

共同作業選項的摘要

此表格說明您可以與 Office 365 搭配使用的各種共同作業選項。

共同作業工具

描述

Outlook 中的群組

在 Office 365 中的所有應用程式共用工作區。包含共用的收件匣、 行事曆和 OneDrive 來儲存檔案的企業網站。使用者可以建立、 尋找,並在 Outlook 中加入群組,直接從他們的電子郵件或行事曆。新的或現有的 Exchange Online 或 Office 365 訂閱的使用者可以使用 Outlook 中的群組。

共用信箱

特定使用者的信箱,用來選取閱讀及傳送電子郵件訊息及共用一般行事曆。共用信箱也可以做為一般的電子郵件地址 (例如 info@contoso.com 或 sales@contoso.com) 使用,讓客戶可以用來查詢您公司的相關資訊。當在共用信箱上啟用 [傳送為] 權限時,從信箱傳送的電子郵件將會使用一般地址 (例如 sales@contoso.com)。

通訊群組清單 (也稱為通訊群組)

用來同時將電子郵件訊息發送給兩個或多個人員。通訊群組也稱為具備郵件功能的通訊群組。另外一種通訊群組 (稱為動態通訊群組) 是具備郵件功能的 Active Directory 群組物件,可用來將電子郵件傳送到大型且不斷擴展的收件者群組。確切的收件者可由您所指定的篩選條件與條件 (例如特定地區設定的所有成員或所有全職員工) 來決定。

在 Outlook 中的 office 365 群組提供共同作業的通訊群組比更強大的解決方案。若要深入瞭解,請參閱為什麼要升級您的通訊群組清單,在 Outlook 中的群組移轉通訊群組清單至 Office 365 群組

公用資料夾

專為共用存取權設計的公用資料夾,為收集、組織以及與組織中的其他人員共用資訊提供輕鬆有效的方法。公用資料夾將內容組織在深層階層中,其可輕鬆瀏覽並永遠可在 Outlook 資料夾檢視中看見。公用資料夾可以具備郵件功能並新增為通訊群組的成員。傳送至通訊群組的電子郵件會自動新增至公用資料夾,以供封存或供日後參考。如果您沒有 SharePoint Online 訂閱,公用資料夾也會提供簡單的文件共用。

要使用哪種共同作業工具?

下表可讓您快速檢視各種類型的群組,並說明何時及如何將這些群組與 Office 365 的各種共同作業功能搭配使用。

在 Outlook 中的群組

通訊群組清單

共用信箱

公用資料夾

誰會使用?

想要共同作業工作區以容納其群組郵件、檔案,以及已與其使用之 Office 365 服務整合 (Outlook Web App、商務用 OneDrive) 之行事曆的使用者

需要將電子郵件傳送給具有共同興趣或特性之收件者群組的使用者。

共用信箱是處理客戶電子郵件查詢的一種絕佳方式,如此一來,您組織中的多位員工就能共同承擔監視信箱和回覆客戶查詢的責任。您客戶提出的查詢能更快速的獲得解答,而相關的電子郵件也能全都儲存在一個信箱中。

代表虛擬身分識別的代理人,例如 support@contoso.com。代理人可以使用該共用信箱身分識別回覆電子郵件。

如果具有適當權限,您組織中的每個人都可以存取及搜尋公用資料夾。它們非常適合電子郵件封存或共用文件。

理想的群組大小

任何一個

存取

Exchange Online 與 Office 365 使用者

通訊群組,您必須手動新增成員。動態通訊群組的成員會根據篩選準則。

使用者可獲授與 [完整存取] 和/或 [傳送為] 權限。如果使用者獲授與 [完整存取] 權限,也必須將共用信箱新增至其 Outlook 設定檔,以便存取共用信箱。

您組織中的任何人都可以存取

共用行事曆

電子郵件是否送達使用者的個人收件匣?

否。使用者可以訂閱群組,然後將所有 [群組] 訊息轉寄至其收件匣

是。電子郵件會送達所有通訊群組成員的收件匣。

否。電子郵件會送達共用信箱的收件匣。

否。電子郵件會送達公用資料夾。

支援的用戶端

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013 (訂閱之後轉寄)

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010 (訂閱之後轉寄)

  • Outlook 2007 (訂閱之後轉寄)

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

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