在 Office 365 中的內容搜尋中的未建立索引項目

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

內容的搜尋,自動執行Office 365 安全性與合規性中心估計的搜尋結果中包括未建立索引項目,當您執行搜尋。 未建立索引的項目是Exchange信箱項目和未搜尋索引的基於某種原因SharePoint網站上的文件。Exchange,在未建立索引項目通常包含檔案,不能編製索引的檔案類型-的附加至電子郵件訊息。以下是幾個原因為何不進行搜尋編製索引項目,以及當您執行搜尋時,會傳回成未建立索引項目:

  • 檔案類型不支援或已停用索引編製功能。

  • 檔案類型支援索引編製,但在編製特定檔案的索引時發生錯誤。

  • 附加到電子郵件的檔案太多。

  • 附加到電子郵件的檔案太大。

  • 檔案已使用非 Microsoft 技術加密。

  • 檔案受密碼保護。

為了進行法律調查,您的組織可能必須檢閱未編製索引的項目。您也可以指定是否要在將搜尋結果匯出到本機電腦時,或當您準備結果以使用 Office 365 進階電子文件探索 進行進一步分析時包含未編製索引的項目。

內容

不進行搜尋編製索引的檔案類型

在搜尋結果中,則可以傳回的郵件和未建立索引的檔案類型的文件

包含在搜尋結果中的未建立索引項目

從搜尋結果中排除的項目未建立索引

編製索引郵件內容的搜尋的限制

深入瞭解未建立索引項目

未編製索引以用於搜尋的檔案類型

某些類型的檔案,例如點陣圖或 MP3 檔案不包含可以能編製索引的內容。如此一來, Exchange和SharePoint中的搜尋索引伺服器不執行全文檢索索引的這些類型的檔案。這些類型的檔案會被視為不支援的檔案類型。此外,還有的全文檢索索引編製功能已停用,根據預設,或由系統管理員的檔案類型。不支援和停用的檔案類型會被視為內容搜尋中的未建立索引項目。如先前所述,當您執行搜尋,搜尋結果匯出到本機電腦上,或搜尋結果準備進階電子文件探索,可以在搜尋結果的設定包含未建立索引項目。

如需所支援和已停用的檔案格式清單,請參閱下列主題︰

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含有未編製索引之檔案類型的郵件和文件可傳回搜尋結果中

並非每個含有未編製索引之檔案附件的電子郵件或每個未編製索引的 SharePoint 文件都會自動傳回為未編製索引的項目。這是因為其他郵件或文件屬性 (例如電子郵件中的 Subject 屬性和文件的 TitleAuthor 屬性) 會編製索引並可供搜尋。例如,進行 "financial" 的關鍵字搜尋時,只要該關鍵字出現在電子郵件主旨或出現在檔案名稱或文件標題中,就會傳回含有未編製索引之檔案附件的項目。不過,如果關鍵字只出現在檔案本文中,郵件或文件就會被傳回為未編製索引的項目。

同樣地,當其他郵件或文件屬性 (已編製索引並可供搜尋) 符合搜尋準則時,含有未編製索引之檔案附件的郵件和屬於未編製索引之檔案類型的文件也會包含在搜尋結果中。會編製索引以用於搜尋的郵件屬性包括傳送和接收日期、寄件者和收件者、附件的檔案名稱,以及郵件本文中的文字。會編製索引以用於搜尋的文件屬性則包括建立和修改日期。因此,即使郵件附件可能是未編製索引的項目,但只要其他郵件或文件屬性值符合搜尋準則,郵件就會包含在一般搜尋結果中。

如需可使用 安全性與合規性中心 中的 [搜尋] 功能來搜尋之電子郵件和文件屬性的清單,請參閱Keyword queries and search conditions for Content Search

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包含在搜尋結果中的未編製索引項目

您的組織可能需要找出並判斷什麼是、 及其包含項目,以及是否與特定的法律調查證據相關的未建立索引項目上執行其他的分析。如先前所解釋中搜尋的內容位置, 的未建立索引項目會自動隨附於估計的搜尋結果。您有包含這些未建立索引項目,當您匯出的搜尋結果,或是準備進階電子文件探索搜尋結果的選項。 若要匯出的搜尋結果或準備進行進階電子文件探索時未建立索引項目,請選取其中一個選項,包括無法辨識的格式、 加密,或因為其他原因而未索引的項目。

牢記下列關於未編製索引之項目的注意事項︰

  • 當您執行的內容的搜尋時,總的數字與的未建立索引項目 (搜尋查詢所傳回) 的大小會顯示在詳細資料窗格中的搜尋統計資料。

  • 當您匯出搜尋結果並包含未編製索引的項目時,未編製索引的 Exchange 項目會匯出為其所位於之每個信箱的不同 PST 檔案,但若您選取將 Exchange 項目下載為郵件的選項,則未編製索引的 Exchange 項目會匯出為個別郵件。未編製索引的 SharePoint 項目會匯出到名為 Uncrawlable 的資料夾。

  • 如果您搜尋貴組織中的特定或所有內容位置,並要從中匯出搜尋結果,則系統只會從含有與搜尋準則相符之項目的內容位置中,匯出未建立索引的項目。換句話說,如果信箱或網站中找不到搜尋結果,系統也不會從中匯出任何未建立索引的項目。原因在於,從組織中的許多位置匯出未建立索引的項目,會提高匯出錯誤發生的可能性,並增加匯出及下載搜尋結果所需的時間。

    若要匯出所有內容的位置,搜尋未建立索引項目,設定搜尋傳回的所有項目 (藉由搜尋查詢中移除的任何關鍵字),然後匯出未建立索引的項目當您匯出的搜尋結果 (即可唯一的項目無法辨識的格式、 加密,或因為其他原因而未索引在 [包含在搜尋中的這些項目)。

  • 如果您選擇在搜尋結果中包含所有信箱項目,或是搜尋查詢未指定任何關鍵字,或僅指定了日期範圍,則未編製索引的項目可能不會複製到包含未編製索引之項目的 PST 檔案。這是因為所有項目 (包括任何未編製索引的項目) 都將自動包含在一般搜尋結果中。

  • 未編製索引的項目無法進行預覽。您必須匯出搜尋結果才能檢視搜尋傳回的未建立索引項目。

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在搜尋結果中排除的未編製索引項目

如果項目並未編製索引,但它不符合搜尋查詢準則,就不會以未編製索引的項目形式包含在搜尋結果中。換句話說,項目會從搜尋結果中遭到排除。例如,假設您在執行搜尋時想要包含所有內容,因此未包含任何關鍵字或屬性。但是您在查詢中包含日期範圍條件。如果未編製索引的項目落在該日期範圍外,就不會納入為未編製索引的項目。日期範圍可有效地從搜尋結果中排除未編製索引的項目。

同樣地,如果您選擇在匯出搜尋結果時包括未編製索引的項目,就不會匯出從搜尋結果中排除的未編製索引項目。

此規則的例外是當您在建立查詢為基礎的保留與 eDiscovery 案例相關聯的。如果您建立查詢為基礎的保留時,所有未建立索引項目會置於保留。包括未建立索引不相符的搜尋查詢準則的項目和可能屬於以外的日期範圍條件未建立索引項目。保留建立查詢為基礎的相關資訊,請參閱在 Office 365 的安全性與規範中心管理 eDiscovery 案件

編製索引郵件內容的搜尋的限制

下表說明編製索引的限制,可能會導致未建立索引項目或在內容搜尋Office 365中的部分索引項目所傳回的電子郵件訊息。

編製索引的SharePoint文件限制的清單,請參閱SharePoint Online 的搜尋限制

索引編製限制

最大值

描述

附件大小上限 (不含 Excel 檔案)

150 MB

會進行剖析以編製索引的電子郵件附件大小上限。任何超過此上限的附件都無法進行剖析來編製索引,而含有這類附件的郵件會標示為未建立索引。

附註: 在剖析程序中,索引編製服務會從附件擷取文字、移除標點符號和空格等不必要的字元,然後將文字分割成字詞 (這種程序稱為 Token 化) 並儲存在索引中。

Excel 檔案大小上限

4 MB

位於網站上或附加至電子郵件訊息,會進行剖析以編製索引之 Excel 檔案的大小上限。任何超過此上限的 Excel 檔案都無法進行剖析,而含有這類檔案或附加這類檔案的電子郵件訊息會標示為未建立索引。

附件的數量上限

250

電子郵件訊息所附加會進行剖析以編製索引之檔案的數量上限。如果郵件含有超過 250 個附件,則前 250 個附件會進行剖析及編製索引,而郵件會標示為建立部分索引,因為有一部分的附件並未剖析。

附件的最大深度

30

會進行剖析之巢狀附件的數量上限。例如,如果電子郵件訊息附加了另一封郵件,且附加的郵件含有一個 Word 文件附件,則系統會針對 Word 文件和附加的郵件編製索引。這個行為會持續針對最多 30 個巢狀附件執行。

影像附件的數量上限

0

附加至電子郵件訊息的影像,剖析器會略過且不會編製索引。

剖析項目所花費的時間上限

30 秒

最多只花費 30 秒來剖析項目以編製索引。如果剖析的時間超過 30 秒,則項目會標示為已建立部分索引。

剖析器輸出上限

200 萬個字元

剖析器編製索引之文字輸出的最大值。例如,如果剖析器從文件擷取了 800 萬個字元,則只有前 200 萬個字元會編製索引。

最大註解 Token

200 萬

當一封電子郵件訊息編製索引後,其中的每個單字都會附加不同的處理指示,明確指出應如何對該單字編製索引。每組處理指示都稱為一個註解 Token。為了維持 Office 365 的服務品質,每封電子郵件訊息的註解 Token 上限為 200 萬個。

索引中的本文大小上限

6700 萬個字元

一封電子郵件訊息本文及附件中的字元總數。當一封電子郵件訊息編製索引後,該郵件本文以及附件中所有文字都會串連成一個字串。這個已編製索引字串的大小上限為 6700 萬個字元。

本文中的唯一 Token 上限

100 萬

如前所述,Token 是從內容中擷取文字、移除標點符號及空格後,再分割成儲存於索引中的單字 (即為 Token) 的結果。舉例來說,"cat, mouse, bird, dog, dog" 這句話包含了 5 個 Token。但其中只有 4 個是唯一 Token。每封電子郵件訊息的唯一 Token 上限數量為 100 萬個,這有助於防止索引因為隨機 Token 而變得太大。

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其他關於未編製索引之項目的資訊

  • 為先前的值,因為郵件與文件摘要資訊與它們的中繼資料編製索引,關鍵字搜尋可能會傳回的結果如果該關鍵字出現在 [索引的中繼資料。不過,該相同的關鍵字搜尋可能不會傳回相同的項目,如果關鍵字只會出現在項目與不支援的檔案類型的內容。在此情況下,會傳回項目,為未建立索引項目。

  • 如果未編製索引的項目因為符合搜尋查詢準則 (並且未遭到排除) 而包含在搜尋結果中,則它不會納入為估計的搜尋統計資料中的未編製索引項目。此外,當您匯出搜尋結果時,它也不會包含在未編製索引的項目中。

  • 雖然檔案類型支援編製索引作業,並建立索引,可以有編製索引作業,或搜尋會導致檔案未建立索引項目為要傳回的錯誤。例如,搜尋很大的 Excel 檔案可能部分成功 (因為索引的第一個 4 MB),然後將會失敗,因為超過檔案大小限制,但。在此情況下,則可能會傳回相同的檔案,其中包含搜尋結果,並為未建立索引項目。

  • 使用 Microsoft 技術加密的附加檔案會編製索引並可供搜尋。使用非 Microsoft 技術加密的檔案則不會編製索引。

  • 使用 S/MIME 加密的電子郵件不會編製索引。其中包括含有或不含檔案附件的加密郵件。

  • 使用資訊版權管理 (IRM) 保護的郵件會編製索引,因此如果符合搜尋查詢,便會將它們納入搜尋結果。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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