在 Office 365 中整理文件與網站

在 Office 365 中整理文件與網站

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

其中一項最常見的工作挑戰就是整理商務用 OneDrive 和 SharePoint Online 文件與網站。以下是一些您可以在商務用 OneDrive 整理文件和網站的方法。

將文件儲存於商務用 OneDrive 或是您的小組網站文件庫中

小型企業相當適合同時使用商務用 OneDrive 和小組網站,如需相關資訊,請參閱設定 Office 365 檔案儲存與共用

商務用 OneDrive 是 Office 365 中的個人文件庫。根據預設,儲存在商務用 OneDrive 的檔案都是私人檔案,但您可以視需要共用。您的小組網站是組織中特定人員共用的網站。

附註:  和商務用 OneDrive 不同,OneDrive 是和工作場所分開的個人存放區。

您可以儲存商務用 OneDrive1 TB 的資料。如需更多儲存空間限制相關的詳細資訊,請參閱SharePoint Online 限制

若要移至商務用 OneDrive 或您的小組網站文件庫,請登入 Office 365 後,再執行下列其中一項動作︰

  • 在頁首處選取 [OneDrive],然後在畫面側邊,按一下 [快速啟動] 列中的 [檔案]。

  • 在頁首處選取 [網站],選取 [小組網站] 磚,然後在畫面側邊,選取 [快速啟動] 列中的 [文件庫]。

附註: 如果已經自訂您的 SharePoint 網站,側邊就沒有 [快速啟動] 列。

若要在商務用 OneDrive 或您的小組網站文件庫中啟動活動,請使用文件庫上方 [快速命令] 列中的選項,或個別檔案上的省略符號 ([...])︰

使用 Office 365 中的快速命令列,在商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 小組網站文件庫中開始活動。

您可以:

如果您以滑鼠右鍵按一下文件,會出現彈出式清單的其他選項,例如共用、下載、刪除、移動或複製,以及取得檔案的連結。如需更多秘訣,請參閱整理文件庫中的檔案

尋找文件

大部分公司會建立大量的文件,即使是您自己建立的,想找出所需的文件仍是一項挑戰。Office 365 提供各種不同的方式,讓您快速找到所需的文件。

通常,您尋找文件的方式取決於您對文件的了解程度。 假設您正在追蹤文件,或某人與您共用文件,或如果您知道文件儲存在商務用 OneDrive 或小組網站文件庫中,您就能在特定位置尋找。

有時,您可能想依名稱或甚至文件可能包含的某個字詞來搜尋文件。 這時,您可以使用 商務用 OneDrive 中的查詢方塊搜尋:

  • 商務用 OneDrive 中的文件。

  • 他人與您共用的文件。

  • 儲存在您所追蹤的網站上的文件。

[搜尋] 方塊位於商務用 OneDrive 或 SharePoint 網站的左上角或右上角。

Office 365 中 OneDrive 查詢方塊的螢幕擷取畫面。

在 SharePoint 中,您也可以使用文件上方的 [尋找檔案] 或 [搜尋這個網站] 方塊。

若要查看如何在 Office 365 中尋找文件的摘要說明,請參閱尋找 Office 365 中的檔案

追蹤文件,稍後可輕鬆找出它們

當您追蹤文件時,在商務用 OneDrive 中,追蹤的文件會顯示在您 [已追蹤的文件] 清單。

Office 365 中您正在追蹤之商務用 OneDrive 文件的螢幕擷取畫面。

此外,如果您已在您的設定檔中輸入自己的相關資訊,例如在 [興趣][專業領域] 欄位中輸入關鍵字,您可能會感興趣的文件建議會出現在您的 [已追蹤文件] 清單中。 在任何建議的文件下方選取 [追蹤],將它新增至您的已追蹤文件清單。

在任何建議的文件下方選取 [追蹤],將其新增至 Office 365 中已追蹤文件清單。

若要追蹤文件中的 OneDrive 企業版或網站文件庫:

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要開始追蹤的文件。

    在商務用 OneDrive 中的文件名稱旁,選取 [其他] 省略符號 (...) 圖示,以開啟文件的動態顯示卡片
  2. 在文件圖說文字中,選取 [追蹤]。如果您沒有看到 [追蹤],以滑鼠右鍵按一下檔案,按一下 [進階],然後按一下 [追蹤]。

    選取商務用 OneDrive 中 [動態顯示卡片] 功能表中的 [追蹤] 命令

檢視他人與您共用的文件

具體來說,文件的人員共用,會列在[與我共用] 檢視中商務用 OneDrive。不過,人員 「 與所有人共用 」,或使用安全性群組共用的文件不會列出在此檢視中。

與您共用文件的人員列於商務用 OneDrive 的 [與我共用] 檢視中。
  1. 在 Office 365 中,請選取頁首中的 [商務用 OneDrive]。

  2. 在左邊的 [快速啟動] 列中,按一下 [與我共用]。

檢視您最近開啟過的文件清單

商務用 OneDrive 會列出您最近在 Office 365 開啟的文件,不論文件是否儲存在商務用 OneDrive 文件庫或小組網站文件庫中。在左邊的 [快速啟動] 列中,按一下 [最近]即可檢視您的檔案。

附註: 您所執行的必須至少是 Office 2013 才能查看最近的文件。

在文件上設定提醒以追蹤變更

您可以在文件上設定提醒,以便接收任何文件變更提醒,包括刪除文件。 您可以指定要以電子郵件或文字訊息接收提醒及其頻率。

若要在 SharePoint 中設定提醒:

  1. 選取文件庫中的文件。

  2. 在這份文件上,選取 [檔案]>[提醒我]>[設定提醒] 或 [頁面] > >[提醒我]>[設定提醒]。

  3. 在 [新增提醒] 對話方塊中,選取您要的選項,然後選取 [確定]。

如需設定通知的詳細資訊,請參閱建立要在 SharePoint 中的檔案或資料夾變更時收到通知提醒

追蹤網站,稍後可輕鬆找出它們

若您是貴組織中數個小組網站的成員,您可能會想追蹤這些網站,以便存取。 當您追蹤小組網站時,該網站會列在您的 [網站] 頁面上。 追蹤網站時,您可從 商務用 OneDrive 快速瀏覽這些網站上的文件庫,如下一節所述。

若要開始追蹤網站:

  1. 移至您要開始追蹤的網站。

  2. 從頁首右側選取 [追蹤]。

    追蹤 SharePoint Online 網站,並將連結新增至 Office 365 中的 [網站] 頁面。

詳情請參閱影片:追蹤 SharePoint 網站

移至您正在追蹤的小組網站文件庫

在商務用 OneDrive 中,您可以顯示您正在 Office 365 中追蹤的小組網站清單,然後瀏覽至這些網站上的文件庫。

  1. [快速動作] 列,選取 [網站資料夾]。 您會看到您在追蹤的所有網站清單:

    在 Office 365 的快速動作列中選取 [網站資料夾],以看到所追蹤 SharePoint Online 網站的清單。
  2. 在清單中選取網站,可查看網站上的文件庫。

    在 Office 365 的 [網站清單] 中選取網站,以查看該網站上的文件庫。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

請參閱

在 Office Delve 中檢視和編輯您的設定檔

影片:使用 [在檔案總管中開啟] 來複製或移動文件庫檔案

建立資料夾、文件庫及子網站

在 OneDrive 中尋找遺失或遺漏的檔案

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