在 Office 365 中刪除非作用中的信箱

非作用中信箱旨在保存離職員工的電子郵件。當您不再需要保存非作用中信箱的內容,您可以移除保留狀態,藉此將非作用中信箱永久刪除。另外,一個非作用中信箱可同時設定多個保留狀態。例如,一個非作用中信箱可以同時設定訴訟資料暫留以及一或多個就地保留。此外,Office 365 保留原則 (在 Office 365 安全性與合規性中心 中建立) 也能套用至非作用中信箱。若要移除非作用中信箱,您必須先移除當中所有的保留狀態,以及 Office 365 保留原則。在移除保留狀態和保留原則後,非作用中信箱就會標示為待刪除,並在系統處理後永久刪除。

重要: 我們延後了建立新的就地保留來將信箱設為非作用中的期限 (2017 年 7 月 1 日)。但在今年下半年或是明年初,您就無法於 Exchange Online 中建立新的就地保留。屆時,只有訴訟保留和 Office 365 保留原則可用來建立非作用中的信箱。不過,就地保留的現有非作用中的信箱仍會受到支援,且您可以繼續管理就地保留的非作用中信箱。這包括變更就地保留的時間長度,以及透過移除就地保留的方式,來永久刪除非作用中的信箱。

請參閱<其他資訊>一節,了解非作用中信箱移除保留狀態後會造成什麼影響。

開始之前

  • 您必須使用 Exchange Online PowerShell 來移除非作用中信箱的訴訟資料暫留,您無法使用 Exchange 系統管理中心 (EAC)。如需逐步指示,請參閱連線到 Exchange Online PowerShell。您可以使用 Exchange Online PowerShell 或 EAC 來移除非作用中信箱中的就地保留。

  • 在您移除保留狀態並刪除非作用中信箱前,您可以先將非作用中信箱的內容複製到另一個信箱。如需詳細資訊,請參閱在 Office 365 中還原非作用中信箱

  • 若您移除非作用中信箱的保留狀態或 Office 365 保留原則,在該信箱的虛刪除信箱保留期限到期後,信箱便會永久刪除。信箱一旦刪除就無法復原。請務必確定您不再需要信箱中的內容,再移除保留狀態。如果您想要重新啟用非作用中信箱,您可以將其復原。如需詳細資訊,請參閱在 Office 365 中復原非作用中信箱

  • 如需非作用中信箱的詳細資訊,請參閱 Office 365 中的非作用中信箱

步驟 1:識別非作用中信箱的保留狀態

如前所述,一個非作用中信箱可同時設定訴訟資料暫留、就地保留,或是 Office 365 保留原則。因此,第一步便是識別非作用中信箱的保留狀態。

請執行下列命令,以顯示貴組織中所有非作用中信箱的保留狀態資訊。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

LitigationHoldEnabled 屬性的 True 值表示非作用中信箱目前設定了訴訟資料暫留。如果非作用中信箱設定了就地保留,該保留狀態的 GUID 就會顯示為 InPlaceHolds 屬性的值。例如,下列兩個非作用中信箱的值表示 Ann Beebe 設定了訴訟資料暫留,而 Pilar Pinilla 則設定了兩個就地保留。

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
InPlaceHolds          : {}

...

DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491, ba6f4ba25b62490aaaa253eea27426ab}

提示: 如果一個非作用中信箱設有為數眾多的就地保留,系統可能不會顯示所有就地保留的 GUID。您可以執行下列命令,以顯示所有就地保留 GUID:Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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步驟 2:移除非作用中信箱的保留狀態

在您找出非作用中信箱設定的保留狀態類型 (以及是否設有多個保留狀態) 後,下一步便是要移除信箱上的保留狀態。如前所述,您必須移除所有保留狀態,才能永久刪除非作用中信箱。

移除訴訟資料暫留

如前所述,您必須使用 Windows PowerShell 才能移除非作用中信箱的訴訟資料暫留,無法使用 EAC。請執行下列命令來移除訴訟資料暫留。

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

提示: 若要找出非作用中信箱,最佳做法便是使用它的辨別名稱或 Exchange GUID 值。使用上述其中一個值,可協助避免指定到錯誤的信箱。

移除就地保留

移除非作用中信箱的就地保留有兩種方式:

  • 刪除就地保留物件   :若您要永久刪除的非作用中信箱,是該就地保留的唯一來源信箱,則您只要刪除該就地保留物件就行了。

    附註: 您必須先停用該保留狀態,才能刪除就地保留物件。若您嘗試刪除已啟用保留狀態的就地保留物件,就會收到錯誤訊息。

  • 從就地保留中移除當做來源信箱的非作用中信箱   :若您要保留就地保留的其他來源信箱,您可以將該非作用中信箱從來源信箱清單中移除,同時保留就地保留物件。

使用 EAC 刪除就地保留

  1. 若您知道所需刪除的就地保留名稱,您可以移至下一步。不知道的話,請執行下列命令,針對要永久刪除的非作用中信箱,查詢其中設定的就地保留名稱。使用您在步驟 1 中取得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. 在 EAC 中,移至 [法務遵循管理] > [就地電子文件探索和保留]。

  3. 選取您要刪除的就地保留,然後按一下 [編輯] [編輯] 圖示

  4. 在 [就地電子文件探索和保留] 屬性頁面上,按一下 [就地保留]、取消勾選 [將符合搜尋查詢的內容放入保留的所選信箱] 方塊,然後按一下 [儲存]。

  5. 在 [就地保留電子文件探索和保留] 頁面上,再次選取該就地保留,然後按一下 [刪除] [刪除] 圖示

  6. 按一下警告上的 [是] 刪除該就地保留。

使用 Exchange Online PowerShell 刪除就地保留

  1. 針對您要刪除的就地保留,建立含有其屬性的變數。使用您在步驟 1 中取得的就地保留 GUID。

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. 停用就地保留上的保留狀態。

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name –InPlaceHoldEnabled $false
  3. 刪除就地保留。

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name

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使用 EAC 從就地保留中移除非作用中信箱

  1. 若您知道非作用中信箱上所設的就地保留名稱,您可以移至下一步。不知道的話,請執行下列命令,以取得信箱上設定的就地保留名稱。使用您在步驟 1 中取得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. 在 EAC 中,移至 [法務遵循管理] > [就地電子文件探索和保留]。

  3. 選取非作用中信箱上所設的就地保留,然後按一下 [編輯] [編輯] 圖示

  4. 在 [就地保留電子文件探索和保留] 屬性頁面上,按一下 [來源]。

  5. 在來源信箱清單中,按一下您要移除的非作用中信箱名稱,再按一下 [移除] [移除] 圖示

  6. 按一下 [儲存] 儲存變更。系統會顯示訊息,指出作業已成功完成。

  7. 請重複步驟 1 到 6,以移除非作用中信箱上的其他就地保留。

使用 Exchange Online PowerShell 從就地保留中移除非作用中信箱

如果就地保留含有大量來源信箱,EAC 中的 [來源] 頁面上可能不會列出非作用中信箱。當您編輯就地保留時,[來源] 頁面上至多顯示 3,000 個信箱。若非作用中信箱未列於 [來源] 頁面上,您可以使用 Exchange Online PowerShell,將其從就地保留中移除。

  1. 針對非作用中信箱上的就地保留,建立含有其屬性的變數。 使用您在步驟 1 中取得的就地保留 GUID。

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. 確定非作用中信箱列為該就地保留的來源信箱。

    $InPlaceHold.Sources

    附註: 就地保留的 Sources 屬性會根據信箱的 LegacyExchangeDN 屬性來識別來源信箱。因為每個非作中用信箱的此屬性都是可唯一識別的,所以使用就地保留的 Sources 屬性能防止誤刪信箱。這也能避免兩個信箱具有相同別名或 SMTP 地址時發生問題。

  3. 將非作用中信箱從變數中的來源信箱清單中移除。請務必使用上個步驟中命令所傳回非作用中信箱的 LegacyExchangeDN

    $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")

    舉例來說,以下命令會移除 Pilar Pinilla 的非作用中信箱。

    $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
  4. 確定非作用中信箱已從變數中的來源信箱清單中移除。

    $InPlaceHold.Sources
  5. 使用不含該非作用中信箱的更新來源信箱清單修改就地保留。

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
  6. 確定非作用中信箱已從就地保留的來源信箱清單中移除。

    Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources

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其他資訊

  • 非作用中的信箱是一種「虛刪除信箱」。      在 Exchange Online 中,虛刪除信箱這類信箱指的是已遭到刪除,但仍可在特定保留期限內復原的信箱。Exchange Online 中的虛刪除信箱保留期限為 30 天。這表示信箱在虛刪除後的 30 天內仍可復原。超過 30 天後,虛刪除信箱就會標示為待永久刪除,且無法復原。

  • 移除非作用中信箱上的保留狀態後,會造成什麼影響?      系統會將其視為一般虛刪除信箱處理,並在虛刪除信箱的 30 天保留期限過後,將其標示為待永久刪除。信箱設定為非作用中狀態的當天,系統就會開始計算此保留期限。此日期又稱為「虛刪除日期」,該日期是對應 Office 365 使用者帳戶遭到刪除的日期,或是您以 Remove-Mailbox Cmdlet 刪除 Exchange Online 信箱的日期。虛刪除日期並非您移除保留狀態的日期。

  • 非作用中信箱會在移除保留狀態後,立即遭到永久刪除嗎?      如果非作用中信箱的虛刪除日期超過 30 天,信箱不會在您移除保留狀態後立即永久刪除。而是會標示為待永久刪除,並在系統下次處理時刪除。

  • 虛刪除信箱保留期限對非作用中信箱的影響為何?      若在保留狀態移除前,非作用中信箱的虛刪除日期已超過 30 天,信箱就會標示為待永久刪除。但是您若在非作用中信箱的虛刪除日期還在最近 30 天內時移除了保留狀態,就可以在虛刪除信箱保留期限到期之前復原信箱。如需詳細資料,請參閱刪除或還原 Exchange Online 中的使用者信箱。虛刪除信箱保留期限到期後,您就必須按照程序來復原非作用中信箱。如需詳細資訊,請參閱在 Office 365 中復原非作用中信箱

  • 如何顯示非作用中信箱在保留狀態移除後的資訊?      保留狀態移除後,非作用信箱會返回虛刪除信箱狀態,即使您使用 Get-Mailbox Cmdlet 的 InactiveMailboxOnly 參數也無法傳回。但您可以使用 Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox 命令顯示信箱的相關資訊。例如:

    Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
    Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox
    
    Name                   : pilarp
    Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
    LitigationHoldEnabled  : False
    InPlaceHolds           : {}
    WhenSoftDeleted        : 10/30/2014 1:19:04 AM
    IsInactiveMailbox      : False

    請注意,WhenSoftDeleted 屬性會指出虛刪除日期,在此例中為 2014 年 10 月 30 日。若此虛刪除信箱先前為保留狀態遭到移除的非作用中信箱,系統會在 WhenSoftDeleted 屬性值的 30 天後永久刪除此信箱。在此例中,信箱會在 2014 年 11 月 30 日後永久刪除。

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