在 Mac 版 Word 中的追蹤修訂

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

追蹤修訂,請多個使用者進行共同處理文件,與每個人的修訂會加以追蹤,顯示。您可以檢閱所做的變更並接受或拒絕他們之前先完成您的文件。

若要進一步瞭解如何使用 [在 Word 文件的註解,請參閱插入、 刪除或變更註解

開啟 [追蹤修訂]

在 [檢閱] 索引標籤上開啟 [追蹤修訂]。

畫面上醒目提示 [開啟追蹤修訂]

每當有人修訂文件時,Word 就會在邊界顯示線條,以顯示這些修訂的所在位置。如果您切換到 [所有標記] 檢視,就會看到文字間或註解方塊中的修訂。

在邊界附近醒目提示標記

每當有人新增註解時,註解就會以註解方塊顯示。

畫面上醒目提示邊界中的註解

顯示內嵌修訂

Word 通常會在文件邊界附近以註解方塊顯示修訂。 如要查看內嵌修訂,請在 [檢閱] 索引標籤上,按一下 [標記選項] > [註解方塊] > [顯示所有內嵌修訂]。

畫面上醒目提示 [在文字間顯示所有修訂]

維持開啟 [追蹤修訂]

您可以用密碼鎖定追蹤修訂,防止其他人關閉追蹤修訂。

重要: 請務必記住密碼,以便在您準備好接受或拒絕修訂時關閉 [追蹤修訂]。

使用密碼鎖定追蹤修訂

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [保護文件]。

  2. 在 [保護] 底下,核取 [保護文件型態],然後按一下 [追蹤修訂]

    畫面上醒目提示 [保護] 區段

  3. 在 [密碼] 旁輸入密碼,然後按一下 [確定]

  4. 重新輸入密碼,然後按一下 [確定]。

鎖定追蹤修訂後,就無法關閉追蹤修訂,且無法接受或拒絕修訂。

解除鎖定追蹤修訂

  1. 若要解除鎖定追蹤修訂,請在 [工具] 功能表中,按一下 [保護文件]。

  2. 在 [保護] 底下,取消核取 [保護文件型態],然後輸入您的密碼,並按一下 [確定]。

之後,[追蹤修訂] 仍會保持開啟,但您仍可接受和拒絕修訂。

關閉追蹤修訂

在 [檢閱] 索引標籤上,關閉 [追蹤修訂]。 Word 會停止標記新的修訂,但所有已追蹤的修訂仍會保留在文件中。 您可以移除追蹤修訂和註解

當您處理儲存在支援伺服器上的文件時,可以按一下 [儲存] 來儲存您對伺服器上的文件所做的任何變更。 這也會儲存文件的先前版本,並以其他作者所做的任何變更更新您正在檢視的文件。

重要: 您可以儲存到任何 Windows Live OneDrive 或安裝 Microsoft Office SharePoint Server 2007 或 Microsoft SharePoint Server 2010 的伺服器。 若要在 Office for Mac 中使用 SharePoint,您必須要有 Microsoft Office for Mac 家用及中小企業版 2011、Microsoft Office for Mac 學術版 2011 或 Microsoft Office for Mac 標準版 2011。

開啟或關閉追蹤的修訂

開啟追蹤修訂後,Word 會標示由文件的任何作者所做的任何變更。 如果您要與其他作者共同作業,這項功能將可派上用場,因為您可以查看哪位作者做了哪一項變更。

  1. 開啟您要編輯的文件。

  2. [檢閱] 索引標籤的 [追蹤] 底下,按一下 [追蹤修訂] 開關以開啟 [追蹤修訂]。

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

    提示: 

    • 每位檢閱者的變更會以不同的色彩顯示。 如果有超過八位檢閱者,色彩就會重複使用。

    • 若要將某一種顏色指派給您自己的追蹤修訂,請在 [Word] 功能表中,按一下 [喜好設定],然後在 [輸出和共用] 底下,按一下 [追蹤修訂]  Word [追蹤修訂偏好設定] 按鈕 。 在 [色彩] 方塊中,選取所要的色彩。

    • 檢閱者的名稱、進行變更的日期與時間、所做的變更類型 (例如刪除) 也會顯示在各項變更的標記註解方塊中。 如不顯示標記註解方塊,則此資訊會在您將游標停留在變更時顯示。

    • [工具] > [追蹤修訂] 功能表上的 [標示修訂處] 選項 ([在螢幕上標示修訂處] 與 [在列印文件上標示修訂處]) 以及 [檢閱] 索引標籤快顯功能表上的選項 ([顯示完稿變更]、[完稿]、[原始原稿標記]、[原稿]) 都不是已儲存的設定。 如果不想在重新開啟文件時顯示追蹤修訂,您必須接受或拒絕修訂。 如要記錄修訂,請在接受或拒絕修訂之前儲存文件的複本。

顯示追蹤的修訂或註解依類型或檢閱者

您可以顯示或隱藏文件的註解、進行格式設定、插入或刪除,或僅檢視所選檢閱者的註解。

  • [檢閱] 索引標籤的 [追蹤] 底下,在 [顯示標記] 快顯功能表中,按一下所要的選項。

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

    提示: 若要在右側邊界的追蹤修訂或註解區後方顯示網底背景,請在 [顯示標記] 快顯功能表中選取 [標記區域醒目提示]。 此網底區域也會隨文件一併列印,以便區分文件文字與追蹤修訂或註解。

關閉 [註解方塊中的追蹤修訂

根據預設,插入、刪除、註解、檢閱者名稱及時間戳記都會顯示在文件邊界上的註解方塊中。 您可以變更設定,以在文件本文中顯示追蹤修訂。

  1. [檢閱] 索引標籤的 [追蹤] 底下,在 [顯示標記] 快顯功能表中,按一下 [喜好設定]

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

  2. 請執行下列其中一項動作:

若要

執行此動作

在文件本文 (而非註解方塊) 中顯示追蹤修訂

清除 [使用註解方塊來顯示變更] 核取方塊。

在註解方塊中隱藏檢閱者的名稱及時間與日期戳記

清除 [包含檢閱者、時間戳記和動作按鈕] 核取方塊。

附註: 當註解方塊關閉時,有註解的文字會被括弧包圍、以色彩醒目提示,並顯示檢閱者的名稱縮寫。 當您將滑鼠指標停在有註解的文字上方時,註解會在小型的快顯視窗中顯示;但如果您的文件使用發佈版面配置檢視時,用這種方式操作便不會顯示註解。

變更追蹤修訂的格式設定

您可以自訂修訂標記在 Word 中的顯示和運作方式。

  1. [檢閱] 索引標籤的 [追蹤] 底下,在 [顯示標記] 快顯功能表中,按一下 [喜好設定]

    [檢閱] 索引標籤、[追蹤] 群組

  2. 選取您需要的選項。 下表列出幾項常用的格式設定選項。

若要

執行此動作

變更 Word 用來識別變更的色彩等格式設定

[標記] 底下,選取要在快顯功能表上顯示的格式設定選項。

指示刪除,但不顯示已刪除的文字

[標記] 底下,在 [刪除] 快顯功能表中,按一下 [#][^]

刪除的文字將以字元 # 或 ^ 取代。

變更修改樣式的外觀

[標記] 底下的 [修改樣式][色彩] 快顯功能表中,選取所要選項。

追蹤移到其他位置的文字

[移動] 底下,按一下 [追蹤移動],然後在 [移動來源][移動到][色彩] 快顯功能表中,選取所要選項。

變更 Word 用來標示對表格儲存格所做變更的色彩

[表格儲存格反白顯示] 底下的 [插入儲存格][刪除儲存格][合併儲存格][分割儲存格] 快顯功能表中,選取所要選項。

檢閱追蹤的修訂和註解

您可以依序檢閱並接受或拒絕各個追蹤修訂、一次接受或拒絕所有變更、一次刪除所有註解,或檢閱由特定檢閱者建立的項目。

  1. 如果修訂標記不會顯示在文件中,請在 [工具] 功能表上,指向 [追蹤修訂],按一下 [標示修訂處],然後選取 [在螢幕上標示修訂處] 核取方塊。

  2. 請執行下列其中一項動作:

若要

在 [校閱] 索引標籤上,執行此動作

接著執行此動作

檢閱下一個變更

[變更] 底下,按一下 [下一個]

按一下 [接受][拒絕]

檢閱上一個變更

[變更] 底下,按一下 [上一個]

按一下 [接受][拒絕]

一次接受所有變更

[變更] 底下,按一下 [接受] 旁的箭號

按一下 [接受文件中的所有變更]

一次拒絕所有變更

[變更] 底下,按一下 [拒絕] 旁的箭號

按一下 [拒絕文件中的所有變更]

一次刪除所有註解

[註解] 底下,按一下 [刪除] 旁的箭號

按一下 [刪除文件中的所有註解]

檢閱特定檢閱者建立的項目

[追蹤] 底下,按一下 [顯示標記]

指向 [檢閱者],然後清除所有核取記號,僅保留您要檢閱修訂的檢閱者名稱旁的核取記號。

若要選取或清除清單中所有檢閱者的核取方塊,請按一下 [所有檢閱者]

附註: 將滑鼠指標停留在追蹤修訂上方時,會出現工具提示顯示作者名稱、進行變更的日期與時間,以及進行的變更類型。

列印追蹤的修訂

在文件的列印版本中加入追蹤修訂,是很實用的做法。

  1. 開啟包含您要列印追蹤修訂的文件。

  2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [列印]

  3. [列印份數與頁數] 快顯功能表中,按一下 [Microsoft Word]

    提示: 如果沒有看到 [列印份數與頁數] 快顯功能表,請按一下 [印表機] 快顯功能表右邊的藍色向下箭號。

  4. [列印內容] 快顯功能表中,按一下 [顯示文件標記]

另請參閱

插入、刪除或變更註解

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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