在 Access 與 SharePoint 網站之間整合資料的簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用 Microsoft Office Access 2007 與 Windows SharePoint Services 3.0 就能夠以許多方式共用及管理資料。您可以在發揮 SharePoint 網站的共同作業功能的同時,繼續使用 Access 的資料輸入及分析功能。例如,您可以追蹤資料的版本、訂閱提醒讓您知道是否有變更,以及管理資料的權限。

本文內容

若要使用的資料的方式

整合及管理資料

追蹤您的資料與工作流程

使用資料的方式

使用 Office Access 2007 時,有許多種不同的方式,可以讓您共用、管理及更新 SharePoint 網站的資料。

將資料移到 SharePoint 網站    當您將資料庫從 Access 移到 SharePoint 網站時,會在 SharePoint 網站上建立以資料表連結至資料庫的清單。移動資料庫時,Access 會建立新的前端應用程式,其中會包含所有舊的表單和報表,以及剛匯出的新連結資料表。[移至 SharePoint 網站精靈] 可以幫助您同時移動所有資料表的資料。

建立 SharePoint 清單之後,使用者就可以在 SharePoint 網站上或在 Access 的連結資料表中使用這些清單,並使用 SharePoint 網站的功能來管理資料以及得知資料的變更。身為管理員,您可以管理資料和資料版本的權限,以便查看誰變更了資料或還原先前的資料。

將資料發佈到 SharePoint 網站    如果您與其他人共同作業,則可以在 SharePoint 伺服器上的文件庫中儲存資料庫的複本,然後繼續使用 Access 的表單和報表處理資料庫。您可以將清單連結成資料庫中的資料表 (如果您想要在 SharePoint 網站上追蹤資料,則這麼做很有幫助),然後就可以建立表單、查詢和報表來使用其中的資料。例如,您可以建立 Access 應用程式來提供查詢和報表給 SharePoint 清單,以追蹤問題及管理員工資訊。當使用者在 SharePoint 網站上使用這些清單時,可以從 SharePoint 清單的 [檢視] 功能表開啟 Access 的查詢和報表。例如,如果想要為本月的會議檢視及列印 Access 問題報告,就可以直接從 SharePoint 清單執行。

第一次發佈資料庫到伺服器時,Access 會提供網頁伺服器清單,讓您更容易瀏覽到您要發佈的位置 (例如文件庫)。在發佈資料庫之後,Access 會記住此位置,當您發佈所做的變更時就不必再重新尋找伺服器。當您發佈資料庫至 SharePoint 網站之後,資料庫便可供有權限使用 SharePoint 網站的人使用。

從 SharePoint 網站開啟 Access 表單和報表    使用者可以從 SharePoint 網站,以各式各樣的 Access 檢視開啟清單。Access 表單、報表及資料工作表可以與 SharePoint 網站的其他檢視並排顯示。如果選擇 Access 檢視,Access 就會啟動並開啟所需的表單、報表或資料工作表。如此一來,不必先啟動 Office Access 2007 或瀏覽至正確物件即可在 SharePoint 網站上執行各種 Access 報表。

從 SharePoint 清單建立資料庫    您可以在 Access 中開啟 SharePoint 清單。如果資料庫不存在,您可以在 Access 中予以建立,然後根據清單建立一組表單和報表。

使用 Access 讓 SharePoint 清單離線工作    如果您需要將資料帶回家處理,只要在 Access 中按一下,即可讓 SharePoint 清單離線工作。您可以先使用 Access 操作資料,然後再與 SharePoint 網站同步處理變更,或者重新連線到 SharePoint 網站。

匯入或連結到 SharePoint 清單    您可以利用匯入或連結的方式,將 SharePoint 清單帶入 Access 中。匯入 SharePoint 清單時,會在 Access 資料庫中建立一份清單的複本。匯入操作期間,您可以指定要複製的清單,也可以針對每一份選取的清單,指定要匯入整個清單,還是只匯入特定的檢視。連結可以讓您連接到另一個程式中的資料,而不用匯入該資料,所以在原始程式與 Access 資料庫中都可以檢視與編輯最新資料,而不需要在 Access 中建立並維護該資料的複本。

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整合及管理資料

將 Access 資料移到 SharePoint 網站之後,即可管理誰可以檢視資料、追蹤版本及復原不小心刪除的資料。Office Access 2007 與 SharePoint 網站之間有更好的資料整合中能,可以加強效能和應用程式設計。

在 SharePoint 網站上管理權限    您可以在 SharePoint 網站上指定不同的權限等級給清單和 Access 資料庫。您可以指定有限的讀取權限或完整的編輯權限給群組,也可以選擇性地允許或拒絕特定使用者的存取。如果您只需要限制資料庫中少數機密項目的存取,可以在 SharePoint 網站上針對特定清單項目設定權限。

在 SharePoint 網站上追蹤及管理版本    您可以在 SharePoint 網站上追蹤清單項目的版本及檢視版本歷程記錄。您可以在必要時復原項目的舊版本。如果您需要知道誰變更了資料列或是在何時變更的,即可檢視版本歷程記錄。

從資源回收筒擷取資料    您可以使用 SharePoint 網站上的新資源回收筒來檢視已刪除的記錄,以及復原不小心刪除的資訊。

連結到 SharePoint 清單的資料表效能已提升    連結到 SharePoint 清單之資料表的內部處理程序已經最佳化,可以比舊版實現更快、更順暢的使用體驗。

強化 Windows SharePoint Services 資料類型的對應    新增多值欄位和附件的支援之後,現在 Access 可以支援更多 SharePoint 網站上的資料類型,使共用應用程式的設計和建立更簡單。

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追蹤資料和工作流程

您可以使用 Office Access 2007 搭配 SharePoint 網站的資訊,來追蹤組織的資料、問題和工作流程。

追蹤    Access 新增了一個追蹤範本,能夠與 SharePoint 網站上的 [問題追蹤] 範本直接互動。其結構描述相同,且 Access 方案可做為 SharePoint 網站資料的前端使用 (例如表單和查詢)。

追蹤備忘欄位的歷程記錄    備忘欄位可以儲存大量資訊。您可以設定一個屬性,讓 Access 保留備忘欄位之所有變更的歷程記錄,就可以隨時檢視變更的歷程記錄。此功能也支援 SharePoint 網站的版本設定功能,可以讓您使用 Access 檢視 SharePoint 清單的變更。

與 SharePoint 網站上的工作流程整合    您可以使用 Access 與工作流程互動並產生報告,以便進一步掌握專案的狀態及評估商務流程。工作流程報表可涵蓋多份清單及來自多個工作流程的資訊。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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