在 Access 中建立郵寄標籤

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Microsoft Access 提供數種不同的選項,建立包含儲存在您的 Access 資料表中的資料標籤。最簡單可使用 Access 中的 [標籤精靈來建立及列印配合標籤來設定格式的報表。標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的資料或資料匯入或連結從其他來源,例如 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 的連絡人清單。您可以建立標籤為 access,報告,或者也可以 「 合併 」 資料與 Microsoft Word 文件,然後從 Word 中列印標籤。本文概述的相關步驟。

您想要做什麼?

使用 Access 建立及列印標籤

在 Microsoft Word 中使用合併列印精靈將 Access 資料列印

使用 Access 建立及列印標籤

在 Access 中,您可以建立標籤為小型頁面大小以符合所要的標籤設定格式的報告。最常用的標籤中的郵件,但任何 Access 資料列印標籤的格式的用途。若是郵寄標籤、 報表取得地址資料的資料表或查詢包含地址。列印報表可讓您單張標籤為每個位址基礎記錄來源。

如需有關連結] 或 [從其他來源 (例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) 匯入資料,使用在標籤上的詳細資訊,請參閱簡介匯入與匯出資料

[標籤精靈會詢問您一系列的問題瞭解標籤和您想要在其上顯示的資料。如有需要精靈會建立報表,您可以自訂。

在 Access 中使用 [標籤精靈建立標籤

  1. 在 [功能窗格] 中選取的物件包含您想要顯示在標籤上的資料。這通常是表格、 連結的資料表或查詢,但您也可以選取表單或報表。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。

    Access 隨即啟動 [標籤精靈。

    [標籤精靈] 的第一頁

    1. 如果您知道的標籤製造商與產品數:

      • 依製造商篩選] 方塊中選擇 [製造商]。

      • 您想要何種標籤大小? ] 方塊。

        否則,請嘗試尋找的產品中的維度跨的數字的資料行的值符合您的標籤。

        如果您找不到類似的標籤:   

      • 按一下 [自訂],然後按一下 [新增]

        [新增標籤] 對話方塊隨即出現。

        [標籤精靈] 的 [新增標籤] 頁面

      • 測量標籤,然後在 [新增標籤] 對話方塊中的適當的方塊中輸入的度量單位。

      • 在 [標籤名稱] 文字方塊中輸入自訂標籤的名稱,選擇 [的標籤類型及方向為止,接著再按一下[確定]

        如果您已經建立自訂標籤,而您想要選取:   

      • 按一下 [顯示自訂標籤大小],然後按一下 [您想要的自訂標籤。

    2. 選取工作表摘要] 或 [接續本頁] 底下的標籤類型,然後按一下 [下一步

    3. 選取字型名稱、 大小、 粗細和文字色彩您想要在您的標籤,然後按一下 [下一步]。

    4. 在精靈的頁面上您希望在郵寄標籤上,選擇您想要在 [可用欄位] 清單中,從標籤上,按兩下 [將新增到原型標籤] 方塊中的欄位。

      在 [標籤精靈] 中新增欄位至標籤

      • 若要新增原型標籤] 方塊中的欄位之間的間距,請按空格鍵。

      • 若要建立新的一行,請按 ENTER。

      • 欄位和行之間移動,請使用方向鍵。

      • 若要移除欄位] 方塊,請按退格鍵。

      • 若要新增其他文字或標點符號 (例如逗號縣/市名稱之後),請按一下將游標置於您要的文字,以顯示,並開始輸入。此文字會出現在每一個標籤。

        附註: 您只可以使用 [標籤精靈,新增下列資料類型的欄位: (文字) 的簡短文字、 長文字 (備忘)、 數字、 日期/時間、 貨幣、 是/否]、 或附件方式。若要新增的其他資料類型的欄位,完成之後,您 [標籤精靈] 中,開啟設計檢視] 中的標籤報表,然後使用 [欄位清單] 窗格新增欄位。若要在 [設計檢視中開啟報表時,請開啟 [欄位清單] 窗格,請按 ALT + F8。

        如果您有的欄位,依您想要的方式排列您的標籤上,按一下 [下一步]。

    5. 在下一個頁面上,您可以選擇要排序標籤的欄位。例如,您可能要作為排序依據郵遞區號大型郵件的。選擇您想要從 [可用欄位] 清單中,作為排序依據的欄位,然後按兩下將新增到 [排序方式] 方塊。當您完成時,請按一下 [下一步]。

      [標籤精靈] 中設定排序順序

    6. 在最後一個頁面上,輸入您的標籤的名稱,然後按一下 [完成]。

      [標籤精靈] 的最後一頁

      如果您選擇 [預覽列印,請參閱標籤的 [標籤精靈的最後一頁,Access 會顯示標籤預覽列印]。您可以按一下標籤以放大及縮小,或使用狀態列上的 [縮放] 控制項。

      縮放控制項

      如果您在 [標籤精靈的最後一頁上選擇修改您的標籤設計,Access 會在 [設計] 檢視中顯示標籤報表。

      附註: 在 [預覽列印是唯一的檢視,您可看到欄和其配置方式。如果您在報表檢視] 或 [版面配置檢視中檢視報表,Access 會在單一資料行中顯示的所有資料。

自訂標籤的外觀

如果產生的標籤時不是您想要的外觀,您可以自訂設計檢視] 中開啟報表,並進行變更的版面配置。使用標籤工作時,則通常更容易使用 [設計] 檢視,您會使用更精確地控制版面配置。若要查看您在 [設計] 檢視中進行的變更的結果,請切換至預覽列印]。

如果 Access 會顯示有關沒有足夠的水平間距的訊息,以顯示的資料

此訊息,會出現,時,某些標籤的度量單位的側邊效果。通常這會發生標籤了非常接近的標籤工作表的左右邊緣。這可能會導致 「 精靈 」 來指定以外的標準的列印範圍,且在原因有一些度量單位預覽或列印標籤時顯示的訊息。

如果您滿意標籤上的文字對齊方式,您無法聽到空白頁每隔一頁,您可能會想要保留原樣,報表的設計,只要按一下 [確定] 訊息出現每次。否則,您可以嘗試調整 [頁面設定] 選項中下一節所述的部分。

如果您的資料不對齊標籤有正確

在許多情況下,您可以修正的調整設計檢視] 中的次要問題標籤版面配置。您可以移動控制項,您可以藉由變更寬度或高度的詳細資料區段調整標籤大小。

若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下[設計檢視捷徑功能表上。

如果您需要變更邊界或標籤之間的間距,您可以使用 [設計] 檢視中的 [版面設定] 對話方塊:

  • 在 [版面設定] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [資料行

    [版面設定] 對話方塊會顯示已選取 [] 索引標籤。

[版面設定] 對話方塊中的 [欄] 索引標籤

您可以變更的三個區段的 [版面設定] 對話方塊中的下列設定:

區段

選項

描述

格線設定

欄數

頁面上,此應該等於標籤的數。

資料列的間距

輸入新的值,以增加或減少的資料列標籤的 [垂直間距。

資料行間距

輸入新的值,以增加或減少欄標籤的水平間距。

欄大小

寬度

請記住的邊界設定和資料行間距時將這個值。

您可以核取,然後按一下 [版面設定] 對話方塊中的 [列印選項]來調整邊界。

高度

視需要調整高度的每個標籤]。

與詳細資料相同

選取時,設定欄寬度和高度等於的寬度和高度的詳細資料區段設計檢視] 中。

欄版面配置

循欄排列

選取後,您標籤的資料列印第一個欄,然後向下第二個資料行,依此類推。

然後往下

選取後,您的標籤資料列印第一列,然後在第二個資料列,依此類推。

附註: 您也可以開啟 [預覽列印] 中的 [版面設定] 對話方塊的 [預覽列印] 索引標籤上的。當您按一下[確定] 關閉對話方塊時,您的變更會立即反映預覽列印]。

列印標籤

  1. 在任何檢視中開啟報表 (或選取 [功能窗格中的報表)。

  2. 在 [檔案] 索引標籤上按一下 [列印],然後再按一下 [列印]。

    Access 會顯示 [列印] 對話方塊。

  3. 輸入您選擇的選項,例如印表機、列印範圍及列印份數。

  4. 按一下 [確定]。

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在 Microsoft Word 中使用合併列印精靈將 Access 資料列印

如果您的地址會儲存在 Access 中,但您想要匯出的 word,讓您可以使用 [合併列印功能來格式化並列印標籤,您可以在 Word 中使用合併列印精靈。

  1. 在 [功能窗格] 中選取資料表或查詢,其中包含您想要列印的資料。

  2. 按一下 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中的 [ Word 合併.

  3. 在 [ Microsoft Word 合併列印精靈] 對話方塊中,如果您已經建立文件,而您想要連結資料,按一下 [連結資料至現有的 Microsoft Word 文件。否則,請按一下 [建立新文件,然後連結至該資料

  4. 按一下 [確定]。

    如果您選擇連結資料至現有的 Microsoft Word 文件時,隨即會開啟 [選取 Microsoft Word 文件] 對話方塊。選取想要的話的文件,然後按一下 [開啟]。在 Word 中,將會開啟文件。

    如果您選擇要建立新文件,Word 會開啟空白文件。

  5. 在 Word 中,請依照下列 [合併] 工作窗格中的指示進行。當您到達步驟 3 之 Word 合併列印程序 (選取收件者) 時,選取您已選擇在本程序的步驟 1 中會已經的資料來源。

    如需 Word 合併列印精靈的詳細資訊,請參閱 Word 說明。

附註: 您可以使用 Word 來列印地址,無論地址的儲存位置。從 Word,您可以連線至各種不同的程式,例如 Excel、 Outlook 和存取儲存的地址清單。或者,如果您沒有安裝通訊清單,您可以在 Word 中建立,,然後列印標籤。如需詳細資訊,請參閱 Word 說明。

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