在電子郵件中新增附件 (2) 將檔案附加至外寄電子郵件

Attach a file to an e-mail (2) Attach a file to an outgoing e-mail

本節包含下列內容:

附加檔案

在郵件內文插入圖片

附加 Outlook 項目

「附加此檔案是否安全?」附件檢查清單

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附加檔案

您可以附加檔案至電子郵件,並且當成電子郵件的一部分傳送。

練習:如何建立電子郵件

Doctor

如需詳細資訊,請參閱建立新電子郵件

  1. [郵件] 索引標籤的 [包括] 中按一下 [附加檔案]

    在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [附加檔案]。

    您也可以在 [插入] 索引標籤的 [包括] 中按一下 附加檔案圖示 (附加檔案)

    在 [插入] 索引標籤上,按一下 [附加檔案]。

  2. 隨即出現 [插入檔案] 對話方塊。選取要附加的檔案,然後按一下 [插入]

    選取您要附加的檔案,然後按一下 [插入]。

    附加的檔案隨即出現於 [附件] 方塊中。

    The name of the attachment is displayed as Attachment.

提示:收件者表示無法開啟我製作的檔案。

Doctor

若要開啟附件,收件者的電腦必須安裝合適的應用程式。附加並傳送檔案前,請先詢問收件者是否有您用來製作檔案的應用程式。

請注意舊版的應用程式可能無法開啟附件。

例如,舊版 Office 無法正確開啟使用 Office 2010 製作的檔案。

若要在舊版 Office 中開啟 Office 2010 文件,下列連結可能對您和收件者都有幫助。

使用較早版本的 Word 開啟 Word 2010 文件

Office Excel 2010 與舊版 Excel 搭配使用

在 PowerPoint 2003 (含) 以前版本中開啟 PowerPoint 2010 簡報

提示:我沒有附加任何檔案至電子郵件,但是收件者卻說電子郵件附加了 "Winmail.dat"。

Doctor

這是因為您所使用的是 RTF 格式,所以收件者的電子郵件程式無法正確顯示郵件。若要避免此問題,請使用 HTML 格式或純文字格式撰寫電子郵件。您可以依循下列步驟變更預設格式。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]

    在 [檔案] 索引標籤上,按一下 [選項]。

  2. [Outlook 選項] 視窗隨即出現。按一下 [郵件]

    On the Outlook Options dialog box, click Mail.

  3. [撰寫郵件] 下,按一下 [使用此格式撰寫郵件] 清單,選取 [HTML][純文字]

    For Compose messages in this format, select HTML.

  4. 按一下 [確定]

如需格式類型的詳細資訊,請參閱什麼是純文字、HTML 和 RTF 文字

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在郵件內文插入圖片

插入的圖片可以在 Outlook 中編輯,例如變更大小或旋轉圖片。

在郵件內文插入圖片,然後替圖片新增外框。

  1. 按一下 [郵件] 欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [郵件] 欄位。

  2. [插入] 索引標籤上,按一下 [圖例] 中的 [圖片]

    在 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖片]。

  3. [插入圖片] 對話方塊隨即出現。選取您要插入的圖片檔案,然後按一下 [插入]

    Select the file to insert, and then click Insert.

  4. 選取的圖片隨即插入。

    隨後圖片就會插入到郵件本文中。

    接著,為圖片加上外框。在 [格式] 索引標籤的 [圖片樣式] 中選取外框。

    在 [圖片工具] 的 [格式] 索引標籤上,選取 [圖片樣式]。

    圖片隨即加上外框。

    隨後會在圖片加入外框。

提示:插入的圖片會嵌入電子郵件

Doctor

收件者無法將插入的圖片當成個別檔案處理。如果要將圖片當成檔案傳送,請不要插入插片,而應附加圖片。如需如何附加檔案的詳細資訊,請參閱在電子郵件中新增附件

接收的郵件

附加的圖片

附加的圖片

插入的圖片

Inserted picture

頁首

附加 Outlook 項目

您可以附加 Outlook 項目至電子郵件,例如電子郵件和連絡人。在此範例中,我們附加連絡人至電子郵件。

  1. [郵件] 索引標籤的 [包括] 中按一下 [附加項目]

    On the Message tab, click Attach Item.

    您也可以在 [插入] 索引標籤的 [包括] 中按一下 Outlook Item icon (Outlook 項目)

    On the Insert tab, click the Outlook Item icon.

  2. [插入項目] 對話方塊隨即出現。在 [查詢] 方塊中按一下資料夾。在此範例中,按一下 [連絡人]

    在 [插入項目] 視窗中,按一下 [連絡人]。

  3. [項目] 方塊中選取項目。

    Select &quot;Kobayashi Masako&quot;.

  4. 按一下 [確定]

    按一下 [確定]。

    附加的項目隨即出現在 [附件] 中。

    隨即附加「Kobayashi Masako」(5 KB)。

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「附加此檔案是否安全?」附件檢查清單

1. 檢查檔案的大小。

如果附加大型檔案或太多檔案,可能需要很長一段時間才能傳送和接收電子郵件。這對寄件者和收件者都會造成網路問題。

附加檔案前,請先檢查檔案的大小總計。一般應該將檔案大小總計限制在 1MB 以下。

2. 檢查檔案類型。

Microsoft Outlook 會封鎖可能包含病毒的不安全附件。如果附加這類檔案,Outlook 會在收件者端顯示 [Outlook 禁止存取下列可能不安全的附件] 訊息,而且禁止收件者存取附件。

在 Microsoft Outlook 中,附件可能含有病毒,因此禁止存取不安全的附件。

下列清單是主要附件檔案類型的範例。Outlook 不會封鎖收件者傳來的這些檔案。

副檔名

圖示

檔案類型

.docx

圖示

Office Word 2007/2010 文件 (Office Word 2007/2010 檔案格式)

.doc

Icon

Office Word 文件 (Office Word 舊版檔案格式)

.xlsx

Icon

Office Excel 2007/2010 XML 文件 (Office Excel 2007/2010 檔案格式)

.xls

圖示

Office Excel 文件 (Office Excel 舊版檔案格式)

.pptx

Icon

Office PowerPoint 2007/2010 XML 簡報 (Office PowerPoint 2007/2010 檔案格式)

.ppt

圖示

Office PowerPoint 簡報 (Office PowerPoint 舊版檔案格式)

.jpg

Icon

圖像檔案

.bmp

圖示

圖像檔案

.txt

Icon

純文字檔案

下列清單是 Outlook 會封鎖之檔案類型的範例。如需 Outlook 會封鎖之附件檔案類型的詳細資訊,請參閱 Outlook 中封鎖的附件

副檔名

檔案類型

.app

可執行應用程式

.bat

批次處理

.chm

編譯後的 HTML 說明

.exe

可執行檔

.hlp

Windows 說明檔

.js

JavaScript 原始程式碼

.mdb

Access 應用程式 (Microsoft)、MDB Access 資料庫 (Microsoft)

.scr

Windows 螢幕保護程式

.tmp

暫存檔案/資料夾

使用者提問

所以我們不應該附加超過 1MB 的檔案,也不能附加 .exe 檔案或 mdb 檔案……。我覺得有點不方便。

Doctor

若要避免這兩個問題,您可以用 zip 程式壓縮附件,再附加 zip 檔案。

壓縮附件後,可以縮減檔案大小總計。此外,如果壓縮檔案,檔案格式就會變成 zip 檔案。因為 Outlook 不會封鎖 zip 檔案,所以收件者就能在解壓縮 zip 檔案後使用附件。

The problem is solved

哇,太棒了!

Doctor

如果您可以存取安全網路共用服務,可以將檔案放在安全網路共用。例如,Microsoft 提供名為 "OneDrive" 的免費儲存服務。

別忘了讓收件者知道如何存取該服務!

提示:如何壓縮和解壓縮檔案

Doctor

如需如何將檔案壓縮成 zip 檔案的基本資訊,請參閱縮減圖片和附件的大小

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