在資料庫中新增一筆或多筆記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文說明如何您可以將資料輸入Access資料庫],並提供了解各種資料的項目程序所需的背景資訊。本文也說明如何在 Access 中使用多個資料的項目技巧。

本文內容

新增記錄的基本概念

將記錄新增至資料工作表檢視中的表格直接

使用表單新增記錄

編輯查閱欄位中的項目

輸入零長度字串

將記錄新增匯入或連結至資料

輸入資料時儲存的方法

新增記錄的基本概念

認識資料庫的基本運作方式,有助於正確且快速地將資料輸入 Access 資料庫中。以下各節會說明一些控制資料輸入方式的基礎結構和設計原則。

資料庫設計對資料輸入的影響

Access 資料庫中不是在相同的意義為 Microsoft Word 文件或 Microsoft PowerPoint 投影片組的檔案。相反地,Access 資料庫是物件的集合,資料表、 表單、 報表、 查詢等等的必須共同作業正常為資料庫。

此外,這些物件還必須符合一組設計原則,否則資料庫的運作效能就會很低甚至根本無法運作,而那些設計原則又會影響資料的輸入方式。著手進行設計時,請記住資料庫物件和設計原則。

  • Access 會將所有資料儲存在一個或多個資料表中。資料表的數量取決於資料庫的設計及複雜性。雖然您可以透過表單、報表或查詢傳回的結果檢視資料,但是 Access 只會將資料儲存在資料表中,資料庫中的其他物件則會建立在這些資料表之上。

  • 每個資料表只應該接受一種資料。例如,商務連絡人資訊的資料表不應該含有業績資訊。如果該資料表含有業績資訊,則可能會較難找到正確的資訊。

  • 資料表中的每個欄位都只能接受一種資料類型。例如,您無法在設定為接受數字的欄位內儲存備註,如果一定要在該欄位中輸入文字,Access 會顯示錯誤訊息。不過,這並不是完全無法變通的規定。例如,您可以在設定為 [文字] 資料類型的欄位中儲存數字 (如郵遞區號),但無法對該資料執行計算。

  • 有一些例外狀況,在記錄中的欄位應該接受只有一個值。例如,您可以輸入一個以上的地址地址] 欄位中。這是相較於 Microsoft Excel 中,可根據預設,讓您在單一儲存格中輸入任何數字的名稱或地址或圖像,除非您設定的儲存格,若要接受限制的類型的資料。

    不過,您可以設定為文字或備忘資料類型] 欄位中,輸入分隔的清單的項目。此外, Access提供稱為多重值的欄位的功能。若要將資料的多個項目附加到單一記錄,並建立接受多個值的清單,您可以使用多重值的欄位。例如,您可以附加 Microsoft PowerPoint 投影片組與圖像的任何數字記錄資料庫中。您也可以建立的名稱清單,並視需要選取最多的名稱。使用多重值欄位的可能看起來中斷的資料庫設計規則,因為您可以儲存每個資料表欄位的多筆記錄,但實際不是,因為 Access 會強制執行規則 「 幕後 」 特殊的隱藏資料表中儲存的資料。

  • 在舊版的存取權 (之前 2007),您必須設計和建立至少有一個表格,您可以輸入資料之前。您必須決定要新增至資料表的欄位,而且您已設定為每個欄位的資料類型。在較新版本Access的詳細資訊,您現在可以開啟空白資料表,並開始輸入資料。Access 會推斷資料類型,根據您所輸入的欄位。

其他資訊

在資料庫設計]、 [資料表設計和 [稱為多重值的欄位的功能,緊接著本節中的資訊。

以下的連結文章將提供與上述主題相關的詳細資訊。

資料類型對資料輸入方式的影響

設計資料庫資料表時,您必須為資料表中的每個欄位選取一個資料類型,此程序可以確保資料輸入的正確性。例如,假設您開啟空白的資料並輸入一組銷售數字。Access 就會為該欄位推斷出 [數字] 資料類型。如果有人想在該欄位輸入文字,Access 便會顯示錯誤訊息,而且不會讓該使用者儲存變更過的記錄。如此一來,也保護了您的資料。 

告訴我如何檢視資料類型

在功能窗格中,執行下列其中一項操作:

  • 按兩下您要調查以資料工作表檢視] 中開啟資料表的資料表。在 [欄位] 索引標籤中 [格式化] 群組中,查看 [資料類型] 清單中的值。請注意,如果您使用 Access 2007 中,您此清單上看到 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中。值變更為您將游標放在表格中各種不同的欄位。此圖顯示的清單:

    資料類型清單

  • 以滑鼠右鍵按一下要調查的資料表,然後按一下 [設計檢視]

    Access 會在設計格線中開啟資料表,而且格線的上方區段會顯示每個資料表欄位的名稱和資料類型。下圖顯示一個設計格線中的典型資料表。

    [設計檢視] 中的欄位

您設定的每一個資料表欄位的資料型別提供控制可執行及無法輸入欄位的第一層級。在某些情況,例如使用備忘欄位工作時,您可以輸入所要的任何資料。在其他情況下,例如資料時使用 [自動編號] 欄位,輸入欄位設定可讓您在輸入的任何資訊。下表列出的資料類型Access該提供,並說明它們如何影響資料輸入。

資料類型

對資料輸入的影響

文字

文字欄位接受文字或數字字元,包括分隔的清單的項目。文字欄位接受較小的字元數比備忘] 欄位,從 0 到 255 個字元。在某些情況下,您可以使用轉換函數來執行計算的文字欄位中的資料。請注意,在 Access 2013 中,文字資料類型已重新命名為 [簡短文字開頭。

備忘

可以在這類型的欄位中輸入大量文字與數字資料。此外,如果資料庫設計師將此欄位設為支援 RTF 格式,您可以套用一般在文字處理程式 (例如 Word) 中使用的格式類型。例如,可以在文字上套用不同的字型和字型大小,讓文字變成粗體或斜體等等,也可以對資料加入超文字標記語言 (HTML) 標記。

此外,備忘欄位有稱為 [僅新增的屬性。當您啟用該屬性時,您可以新增新資料備忘] 欄位中,但您無法變更現有的資料。功能適用於應用程式,例如追蹤資料庫,您可能需要保留仍然無法變更的永久記錄的問題。當您將游標放在 [備忘] 欄位中啟用,根據預設,僅新增屬性] 欄位中的文字就會消失。您無法將任何格式設定或變更套用至文字。

請注意,在 Access 2013 中,備忘資料類型已重新命名為 [長文字開頭。

與文字欄位類似,您也可以對 [備忘] 欄位中的資料執行轉換函數。

數字

您只能在此種類型的欄位中輸入數字,而且可對 [數字] 欄位上的值進行運算。

大型數字

您可以在此類型的欄位中,輸入只數字,您可以執行計算大的數字欄位中的值。請注意,只有在 Office 365 訂閱版本的存取權限可大量的資料類型。

日期/時間

您只能在此種類型的欄位輸入日期與時間。根據資料庫設計師對欄位設定的不同方式,您可能會遇到這些情況:

  • 如果資料庫設計工具設定輸入的遮罩的欄位 (一系列的常值和版面配置區的字元,當您選取的欄位時,出現),您必須輸入資料中的空格及遮罩提供的格式。例如,如果您看到的遮罩 MMM_DD_YYYY 例如,您必須輸入年 10 月 11 2017年提供的空格中。您無法輸入完整月份名稱或兩位數年份值。

  • 如果設計工具未建立輸入的遮罩控制您輸入的日期或時間,您可以輸入使用任何有效的日期或時間格式的值。例如,您可以在其中輸入 11 年 10 月 2017/10/11/17 2017 年 10 月 11、 等等。

  • 資料庫設計工具可能會顯示格式套用至] 欄位。在此情況下,如果有任何輸入的遮罩,您可以輸入一個值幾乎任何格式,但 Access 會顯示根據顯示格式的日期。例如,您可以輸入 2017/10/11,但可能設定顯示格式,使其值顯示成 2017/11-Oct。

貨幣

您只能在此種類型的欄位中輸入貨幣值。此外,您不須自行輸入貨幣符號。根據預設,Access 會套用您在 Windows [地區選項] 中指定的貨幣符號 (¥、£、$ 等等)。

AutoNumber

您完全無法在此種類型的欄位中輸入或變更資料。當您在資料表新增一筆記錄時,Access 會累加 AutoNumber 欄位的值。

計算

您不可以輸入,或隨時變更此類型的欄位中的資料。此功能變數的結果取決於您所定義的運算式。每當您新增或編輯新的記錄至資料表時,access 就會更新導出欄位中的值。請注意,在 Access 2010 中的 Access 開頭加入導出資料類型。

是/否

按一下設定為此資料類型的欄位時,Access 會顯示核取方塊或下拉式清單,這將視您格式化該欄位的方式而定。如果將欄位格式化為顯示清單,同樣視套用至欄位的格式而定,您可以從清單選取 [是][否][真][假],或者 [開][關]。您無法直接從表單或資料表輸入或變更清單中的值。

OLE 物件

當您要顯示使用其他程式建立之檔案中的資料時,請使用此種類型的欄位。例如,可以在 [OLE 物件] 欄位中顯示 Excel 圖表或 PowerPoint 投影片。

使用附件可以更快捷、簡易也更具彈性地檢視其他程式中的資料。如需詳細資訊,請參閱下方的「附件」項目。

超連結

您可以在此類型的欄位中,輸入任何資料與存取網址中換行。例如,如果您在欄位中輸入值,Access 會以http://www。your_text上.com。如果您輸入有效的網址時,會使用您的連結。否則,您的連結會導致錯誤訊息。此外,編輯現有的超連結可以很難因為按一下超連結] 欄位使用滑鼠啟動您的瀏覽器,並會帶您到連結中所指定的網站。若要編輯超連結欄位,您可以選取相鄰的欄位、 將焦點移至 [超連結] 欄位中,使用 tab 鍵或箭號,然後按下 F2 以啟用編輯功能。

附件

您可以在此種類型的欄位中附加來自其他程式的資料,但是無法輸入文字或數字資料。

使用附件欄位的相關資訊,請參閱本文附加檔案與圖形以您的資料庫中的記錄

查閱精靈

[查閱精靈] 不是一種資料類型,而是用來建立兩種下拉式清單:值清單和查閱欄位。值清單使用有分隔符號的項目清單,使用查閱精靈時可以手動輸入項目。這些值可以是獨立於資料庫中任何其他資料或物件以外的值。

相反地,查閱欄位使用查詢從一或多個其他資料表在資料庫中,或在另一個位置,例如執行 SharePoint 伺服器擷取資料。查閱欄位然後會顯示在下拉式清單中的資料。根據預設,[查閱精靈] 會將數字的資料類型的資料表欄位。

您可以使用直接在表格中,並在表單和報表中的查閱欄位。根據預設,查閱欄位中的值會出現在名為下拉式方塊清單控制項的類型,有的下拉式箭號的清單: 空白查閱清單 。根據資料庫設計工具已設定的 [查閱] 欄位和下拉式方塊,您可以編輯清單中的項目,並將項目新增至清單。若要執行這項作業,資料庫設計工具必須設定 [查閱] 欄位的屬性 (屬性稱為限制在清單中,與設計工具已關閉)。

如果您無法直接編輯查詢] 清單中的值,您必須新增或變更您預先定義的值清單中,或做為查閱欄位的來源資料表中的資料。這樣的相關資訊,請參閱本文稍後的編輯查閱欄位中的項目

最後,在建立查閱欄位時,您可以選擇性地將欄位設為支援多重值。如此一來,結果清單會在每個清單項目旁顯示一個核取方塊,以便您根據需要選取或清除多個項目。下圖解說典型的多重值清單:

核取方塊清單

建立多重值的查閱欄位,並使用 [結果] 清單的相關資訊,請參閱使用儲存多重值的清單多重值欄位的指南的文章。

附註: 附件、 計算和大量資料類型不提供.mdb 檔案格式。

資料表欄位內容對資料輸入方式的影響

除了控制資料庫結構的設計原則,以及控制欄位可輸入資料的資料類型以外,還有數個欄位內容會影響 Access 資料庫的資料輸入方式。

檢視資料表欄位的內容

Access 提供兩種方法可以檢視資料表欄位的內容。您可以使用 [資料工作表] 索引標籤上的控制項,或者您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表。下列步驟說明如何使用兩個技巧。

在資料工作表索引標籤上檢視資料表屬性

  1. 按兩下 [功能窗格] 中想要使用的資料表。

  2. 按一下 [欄位] 索引標籤,然後使用 [格式化] 群組中的控制項,若要檢視的每一個資料表欄位的內容。請注意,如果您使用 Access 2007 中,您此清單上看到 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中。

在設計檢視中檢視資料表屬性

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您想要然後按一下快顯功能表上的[設計] 檢視 按鈕圖像 的資料表。

    Access 隨即在設計方格窗格中開啟資料表。

  2. 如果尚未選取格線下方的 [一般] 索引標籤,請按一下此標籤。

    -或-

    若要查看 [查閱] 欄位的屬性,則按一下 [查閱] 索引標籤。

    查閱欄位是一種使用查詢從資料庫的一個或多個資料表中擷取值的資料表欄位。根據預設,查閱欄位會以清單顯示這些值。根據資料庫設計師設定查閱欄位的方式,您可以從該欄位選取一個或多個項目。

下表列出對資料輸入影響最大的屬性,並說明會對資料輸入造成的影響。

屬性

在資料表設計方格窗格中的位置

可能的值

嘗試輸入資料時的行為

欄位大小

[一般] 索引標籤

0-255

此字元限制只適用於資料類型設為 [文字] 的欄位。如果您嘗試輸入超過指定數目的字元,欄位會將多餘的部分切掉。

必要

[一般] 索引標籤

是/否

此屬性開啟時,會強迫您一定要在欄位內輸入資料,當您把所有必要欄位填完時,Access 才會讓您儲存新資料。此屬性關閉時,欄位可接受 Null 值,表示該欄位可保持空白。

附註: Null 值與零值不同。零是位數,但是 "null" 是缺少的、未定義的或未知的值。

允許零長度字串

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,可以輸入零長度的字串 (不包含任何字元的字串)。若要建立長度為 0 的字串,可以在欄位中輸入一對雙引號 ("")。

索引

[一般] 索引標籤

是/否

當您將資料表欄位設為索引時,Access 不會讓您新增重複的值。您也可以從一個以上的欄位建立單一索引,如果這麼做,就可以複製一個欄位的值,而不會同時複製兩個欄位中的值。

輸入遮罩

[一般] 索引標籤

預先定義或自訂的文字及定位符號字元集

輸入的遮罩強制您在預先定義的格式輸入資料。當您選取的資料表或表單上的控制項中的某個欄位,就會顯示遮罩。例如,假設您按一下 [日期] 欄位,請參閱此設定的字元: MMM:。這是輸入的遮罩。它會強制您輸入值三個字母縮寫,例如十月、 月和年值為四位數,例如 OCT-15-2017年。

附註: 記得,輸入遮罩只會控制輸入資料的方式,而非 Access 儲存或顯示資料的方式。

如需有關建立和使用輸入的遮罩的詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式。如需有關如何存取的儲存位置,並顯示 [日期/時間資料的詳細資訊,請參閱輸入日期或時間值

限制在清單內

[查閱] 索引標籤

是/否

啟用或停用變更查閱欄位中的項目。新的 Access 使用者有時嘗試手動變更查閱欄位中的項目。當 Access 會防止您變更欄位中的項目時,這個屬性設定為 [是]。如果啟用此屬性,則您必須變更清單中的項目,您必須開啟清單 (如果您想編輯值清單) 或 (如果您想要編輯查閱欄位) 包含清單的來源資料的資料表及變更那里的值。如需有關使用查閱欄位的詳細資訊,請參閱本文稍後的編輯查閱欄位中的項目

允許值清單編輯

[查閱] 索引標籤

是/否

啟動或停用值清單 (但不是查閱欄位) 的 [編輯清單項目] 命令。若要啟用查閱欄位的該命令,請在 [清單項目編輯表單] 屬性中輸入有效的表單名稱。在清單方塊或下拉式方塊控制項上按一下滑鼠右鍵會開啟快顯功能表,而 [允許值清單編輯] 命令會出現在此快顯示功能表上。當您執行此命令時,會出現 [編輯清單項目] 對話方塊。或者,如果您在 [清單項目編輯表單] 屬性中指定表單名稱,Access 會啟動該表單,而非顯示對話方塊。

附註: 您可以在表單上的清單方塊及下拉式方塊控制項中執行 [編輯清單項目] 命令,也可以在資料表及查詢結果集上的下拉式方塊控制項中執行該命令。表單必須在 [設計檢視] 或 [瀏覽檢視] 中開啟,資料表及查詢結果集則必須在 [資料工作表檢視] 中開啟。

清單項目編輯表單

[查閱] 索引標籤

資料輸入表單的名稱

如果您在此資料表屬性中輸入資料輸入表單的名稱,當使用者執行 [編輯清單項目] 命令時會開啟此表單。否則,當使用者執行該命令時則會出現 [編輯清單項目] 對話方塊。

頁面頂端

在資料工作表檢視內的資料表中直接新增記錄

在 [資料工作表檢視] 內開啟的資料表就跟 Excel 工作表類似,您可以在一個或多個欄位上輸入或貼上資料,這和工作表的儲存格具有一樣的使用方式。 

繼續進行時,請記住這些事項。

  • 您不需要確實儲存資料。當您將游標移到同一資料列的新欄位,或將游標移到另一資料列時,Access 便會認可您的資料表變更。

  • 根據預設,Access 資料庫中的欄位會設定為接受特定類型的資料,如文字或數字。因此,您必須輸入該欄位已設定可以接受的資料類型。否則,Access 就會顯示錯誤訊息:

    無效值錯誤訊息

  • 欄位可能已經套用輸入遮罩。輸入遮罩是一組文字及定位符號字元,會強制您以特定格式輸入資料。

    如需關於輸入遮罩的詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式的文件。

  • 附件和多重值的清單,但您可以在大部分的欄位中輸入只有一筆記錄。如果您不知道欄位是否接受附件,您可以檢查欄位的內容。若要這麼做,請參閱檢視資料表欄位的內容] 中的步驟,本文稍早。因為 Access 會顯示每個清單項目旁的核取方塊,您隨時都可以識別多重值的清單。

在資料表中輸入資料

  1. 按兩下 [導覽窗格] 中想要使用的資料表。

    根據預設,Access 會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。資料工作表檢視是一種類似於 Excel 工作表的格線。 

  2. 按一下您想使用的第一個欄位,或將焦點移到該欄位上,並輸入資料。

  3. 若要移到相同資料列的下個欄位,請按 TAB 鍵、使用向右鍵或向左鍵,或以滑鼠按下一欄的儲存格。

    當您按 TAB 鍵時,Access 依預設會使用 Windows [地區選項],決定將游標左移還是右移。如果電腦使用從左往右的語言,則當您按 TAB 鍵時游標會往右移。如果電腦使用從右往左的語言,則游標會往左移。

    若要移到同一資料行的下一個儲存格,請使用向上鍵或向下鍵,或者按一下您要的儲存格。

Rtf 文字將格式套用至長文字 (備忘) 欄位中的資料

  1. 資料表資料工作表檢視] 中開啟,請選取 [長文字] 欄位。如果您使用 Access 2007 或 Access 2010 的備忘] 欄位。

    一般而言,長文字] 欄位包含註解或備忘稿,因此您可以尋找名為 「 註解 」 的欄位或 「 筆記 」。如果仍找不到 [長文字] 欄位,請參閱檢視資料表欄位的內容,本文稍早的步驟。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,使用的按鈕和功能表來設定文字格式。

    Access 功能區影像

    您可以套用不同的字型及大小、讓文字成為粗體或斜體、變更色彩等等。

頁面頂端

使用表單新增記錄

資料輸入表單提供您一種更簡便、快速且精確地輸入資料的方法。在需要同時將資料輸入於一個以上的資料表時,您通常會建立表單。當您要隱藏資料表的某些欄位、想讓資料庫更容易使用 (以降低訓練成本),以及確保使用者正確地輸入資料時,您也會建立表單。

您如何使用表單編輯資料,取決於表單的設計。表單可以包含控制項,例如清單、 文字方塊、 按鈕和資料工作表的任何數字,看起來像 Excel 工作表中的格線。因此每個表單上控制項讀取或寫入基礎的資料表欄位的資料。您指定的控制項與執行的動作取決於您為基礎的資料表欄位的欄位中,設定任何屬性所設定的資料類型以及可能數個資料庫設計工具會設定為每個控制項的屬性。如需有關如何資料類型與欄位屬性影響輸入資料的詳細資訊,請參閱本文前面的資料類型會影響您輸入資料的方式以及如何資料表欄位屬性會影響您輸入資料的方式,節。

下列章節會說明如何使用最常用的資料輸入控制項。如有關於特定資料庫的問題,請連絡系統管理員或資料庫設計師。

在文字方塊中新增或編輯文字

當您新增或編輯文字在文字方塊中的時,您會使用文字 」 或 「 長文字 (備忘) 欄位中的資料。當您繼續,請記住,您可以將長文字] 欄位 (或 [長文字] 欄位繫結控制項) 為支援 rtf 格式,然後您可以再將不同的字型、 大小、 樣式和色彩套用至文字。

編輯文字方塊中的文字

  • 將游標放在 [文字] 方塊中,變更您的資料。請記住,您無法在數字的文字或長文字 (備忘) 上執行計算欄位。

套用 RTF 格式

附註: 只有在文字方塊繫結至長文字 (備忘) 功能變數時,您可以遵循下列步驟執行。請參閱在檢視資料表欄位的內容,本文稍早的步驟。

  1. 使用 [表單] 或 [版面配置檢視] 或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表中開啟表單中,選取 [長文字 (備忘) 功能變數]。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,使用的按鈕和功能表來設定文字格式。

    Access 功能區影像

    您可以套用不同的字型及大小、讓文字成為粗體或斜體、變更色彩等等。

使用清單輸入資料

您可以在表單與 [資料工作表檢視] (與 Excel 工作表類似的格線) 所開啟的資料表與查詢結果集中使用清單。 

當您在表單上使用清單時,可能會看到一個下拉式方塊控制項或清單方塊控制項。下圖分別顯示下拉式方塊控制項與清單方塊控制項。

空白查閱清單

表單上的基本清單方塊控制項

當您在資料表或查詢結果集上使用清單時,Access 依預設使用下拉式方塊。

此外,清單可支援多重值。如果您看到每個清單項目旁的核取方塊清單,您可以選取該清單的項目為 100。多重值的清單,您可以建立不程式設計可以解決常見的商務問題。例如,假設您使用 Access 資料庫追蹤客戶支援議題。如果您需要將多個人員指派到問題,您可以使用多重值的清單。這些數字顯示一般多重值的清單。

開啟的下拉式核取方塊清單。   核取方塊清單

您也可以編輯清單中的項目。如果您或資料庫設計工具啟用此命令,便可以直接從清單中新增、變更與移除清單項目。但是資料庫設計工具可以停用此命令,如此在所有資料庫中就都無法使用本命令。

以下各節中的步驟說明如何使用與編輯清單。

從下拉式清單中選取項目

  1. 開啟表單、資料表或包含清單的查詢結果集。

    附註: 您必須在表單檢視或配置檢視中開啟表單。至於資料表與查詢結果集則在 [資料工作表檢視] 中開啟。

  2. 按一下清單旁的向下箭號,並選取想要的項目。

  3. 若要在資料庫中確認您的選擇,請將游標移到另一個欄位。

從清單方塊中選取項目

  1. 開啟包含清單的表單。

  2. 向下捲動清單方塊的清單項目,並選取想要的項目。

  3. 若要在資料庫中確認您的選擇,請將游標移到另一個欄位。

從核取方塊下拉式清單中選取項目

  1. 開啟表單、資料表或包含清單的查詢結果集。

    附註: 您可以在表單、資料表或查詢結果集中使用下拉式核取方塊清單。若要這麼做,您必須在表單檢視或瀏覽檢視中開啟表單,至於資料表與查詢結果集則需在 [資料工作表檢視] 中開啟。

  2. 按一下清單旁的向下箭號。

  3. 選取至多 100 個核取方塊,並按一下 [確定]。

從核取方塊清單中選取項目

  1. 開啟包含清單的表單。

    附註: 您必須在表單檢視或瀏覽檢視中開啟表單

  2. 按一下清單旁的向下箭號。

  3. 選取至多 100 個核取方塊,並按一下 [確定]。

編輯清單中的項目

附註: 您可以在表單、資料表或查詢結果集中編輯所有類型的清單。記得,您必須在表單檢視或瀏覽檢視中開啟表單,至於資料表與查詢結果集則需在 [資料工作表檢視] 中開啟。此外,資料庫設計師或資訊部門可以停用此命令,因此不一定能使用它。

  1. 開啟表單、資料表或包含清單的查詢結果集。

  2. 以滑鼠右鍵按一下要編輯的清單,並按一下 [編輯清單項目]。

    對話方塊或資料輸入表單隨即出現。您所看到的畫面會根據要編輯的清單類型而定。Access 使用兩種基本類型的清單:值清單與查閱清單。值清單顯示一組您手動輸入的項目,查閱清單則使用查詢從一個或多個資料表中擷取資料。請執行下列其中一項。 

    • 如果您在編輯值清單,請使用 [編輯清單項目] 對話方塊編輯清單資料,完成後請按一下 [確定]。

    • 如果您在編輯查閱清單,會出現資料輸入表單。請使用該表單編輯清單資料。

頁面頂端

在查閱欄位中編輯項目

查閱清單會顯示一個資料清單,使用者可以用來選取一個或多個項目。您可以建立兩種類型的查閱清單。

  • 值清單    包含一組您手動輸入的固定值。此值存在查閱欄位的 [資料來源] 屬性中。

  • 查閱清單    使用查詢從另一個資料表中擷取值的資料。此欄位的 [資料來源] 屬性包含的是查詢,而不是固定的值清單。

Access 依預設以下拉式清單顯示查閱資料 (雖然您也可以指定以清單方塊控制項顯示)。下拉式清單會開啟以顯示該清單,並在您選取後關閉。反之,清單方塊會隨時保持開啟。

您可以執行 [編輯清單項目] 命令,或者您可以編輯直接在 [資料列來源] 屬性或來源資料表中的資料。有關如何使用 [編輯清單項目] 命令,請參閱本文前面的使用清單的輸入資料。本節中的步驟說明如何編輯直接在 [資料列來源] 屬性或來源資料表中的項目。請遵照幾個主要步驟。

  • 找出查閱欄位。因為表單與資料表操作程序不完全相同。

  • 找出查閱欄位的類型,是值清單或查閱清單。如果您使用查閱清單,請找出為該查閱欄位提供資料的來源資料表。

  • 編輯值清單中的項目。 

    -或-

    開啟查閱清單的來源資料表,並編輯該資料表的資料。

從表單中找出查閱欄位

  1. [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下表單,然後按一下 [設計檢視]。

    -或-

    如果表單已經開啟,請以滑鼠右鍵按一下 [表單] 索引標籤,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

    - 或 -

    在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視] 按鈕,可用的檢視之間切換。或者,您可以在 [檢視] 中,按一下箭號,然後從功能表中選取其中一個可用的檢視.

    Access 功能區影像

  2. 以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項,並按一下 [屬性]。

  3. 按一下屬性表中的 [全部] 索引標籤,並找出 [資料來源類型] 與 [資料來源] 屬性。[資料來源類型] 屬性應該為 [值清單] 或 [資料表/查詢],[資料來源] 屬性必須包含由分號分隔的項目清單或查詢。您可以視需要放大屬性表,以方便閱讀項目或查詢的清單。

    值清單通常會使用這項基本的語法: "項目」; 」項目」; 」項目"

    這裡的清單是一組由雙引號包住的項目,中間由分號隔開。

    選取查詢的使用這項基本的語法:選取 [table_or_query_name]。 [field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況中,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。第一個子句參照到一個資料表或查詢,以及該資料表或查詢中的欄位。第二個子句只參照到該資料表或查詢。請記住一個重點:SELECT 子句雖然會包含至少一個欄位名稱,但是不一定會包含資料表或查詢名稱。不過,所有 FROM 子句都須參照資料表或查詢。所以只要看 FROM 子句,一定可以知道查閱欄位的來源資料表或來源查詢。

  4. 請執行下列其中一項。

    • 如果您使用值清單,請編輯清單項目。一定要使用雙引號將每個項目包住,並以分號分隔。

    • 如果查閱清單中的查詢參照到另一個查詢,請在 [功能窗格] 的 [設計檢視] 中開啟第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下該查詢,並按一下 [設計檢視])。請留意出現在查詢設計師上方區段的資料表名稱,並進行下一步驟。

      - 或 -

      如果查閱欄位中的查詢參照到某個資料表,請留意該資料表名稱,並進行下一步驟。

  5. 按兩下 [功能窗格] 中的資料表,在 [資料工作表檢視] 中開啟該資料表,並視需要編輯清單項目。

從資料表中找出查閱欄位

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下 [設計檢視]。

  2. 在查詢設計格線上方區段的 [資料類型] 欄中,按下任何一個 [文字]、[數字] 或 [是/否] 欄位,或將焦點移到任何一個欄位上。

  3. 按一下資料表設計格線下方區段中的 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料來源類型] 與 [資料來源] 屬性。

    [資料來源類型] 屬性應為 [值清單] 或 [資料表/查詢]。[資料來源] 屬性應包含一個值清單或查詢。

    值清單使用這項基本的語法: "項目」; 」項目」; 」項目"

    這裡的清單是一組由雙引號包住的項目,中間由分號隔開。

    一般而言,選取查詢會使用這項基本的語法:選取 [table_or_query_name]。 [field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況中,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。第一個子句參照到一個資料表或查詢,以及該資料表或查詢中的欄位。第二個子句只參照到該資料表或查詢。請記住一個重點:SELECT 子句雖然會包含至少一個欄位名稱,但是不一定會包含資料表或查詢名稱。不過,所有 FROM 子句都須參照資料表或查詢。所以只要看 FROM 子句,一定可以知道查閱欄位的來源資料表或來源查詢。

  4. 請執行下列其中一項。

    • 如果您使用值清單,請編輯清單項目。一定要使用雙引號將每個項目包住,並以分號分隔。

    • 如果查閱清單中的查詢參照到另一個查詢,請在 [功能窗格] 的 [設計檢視] 中開啟第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下該查詢,並按一下 [設計檢視])。請留意出現在查詢設計師上方區段的資料表名稱,並進行下一步驟。

      - 或 -

      如果查閱欄位中的查詢參照到某個資料表,請留意該資料表名稱,並進行下一步驟。

  5. 按兩下 [功能窗格] 中的資料表,在 [資料工作表檢視] 中開啟該資料表,並視需要編輯清單項目。

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輸入長度為 0 的字串

Access 可以讓您區分兩種空白值:Null 值與長度為 0 的字串。Null 值表示未知的值,而長度為 0 的字串表示含有空格的欄位。例如,假設您有客戶資料的資料表,且該資料表有個傳真號碼欄位。如果您不確定某客戶的傳真號碼,便可以讓該欄保持空白。此時該空白欄位會輸入一個 Null 值,表示您不知道該值為何。如果後來知道該客戶根本沒有傳真機,便可以在該欄輸入一個長度為 0 的字串,表示您知道那一欄根本沒有值。

附註: 請記住,您可以設定防止欄位接受 null 值的屬性。如需有關如何設定屬性的詳細資訊,請參閱本文前面的資料類型會影響您輸入資料的方式的方式

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表,或在 [表單檢視] 或 [瀏覽檢視] 中開啟表單。

  2. 選取您要的欄位,並輸入兩個雙引號,中間不含空白 ("")。

  3. 若要在資料庫中認可您的選擇,請將游標移到另一筆記錄。根據預設,引號會消失。

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透過匯入資料或連結至資料新增記錄

您可以匯入或連結至各種不同的來源,包括其他 Access 資料庫、 Excel 活頁簿、 文字檔案和 Word 文件,以及在執行 Microsoft SharePoint 服務的伺服器上的清單中的資料。

本文不會說明如何匯入與連結這些資料來源。下列連結可以提供您匯入與連結資料的詳細資訊。

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如何節省輸入資料的時間

Access 提供各種加速資料輸入程序的方式。以下小節的程序說明如何設定欄位與表單中清單的預設值,以及如何使用快速鍵在排序資料時重複使用值。

設定欄位或控制項的預設值

如果有多筆記錄共用某一特定欄位的同一個值,例如城市或國家/地區,那麼您可以設定與該欄位相關之控制項的預設值,進而節省時間。當您開啟表單或建立新記錄時,根據預設,預設值會出現在該控制項中。

設定控制項的預設值

  1. 在 [設計檢視] 中開啟表單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您要操作的控制項,再按 [內容]。

  3. 在 [資料] 索引標籤的 [預設值] 屬性上設定您要的值。

  4. 重複步驟 1-3 可以設定新的預設值。

指定不同的值

  • 如果是文字方塊中的值,請輸入新的資料。您可以隨時覆寫預設值。

    -或-

  • 如果是清單中的值,請從清單中選取新的值。

排序時重複使用值

在記錄間移動時,您可能需要使用相同的值排序每一筆記錄。當您執行時,則可重複使用快速鍵來節省時間的排序值。例如,假設您排序的產品類型的訂單清單。在第一個記錄中,您可以輸入柔飲料要據以排序的訂單客戶購買柔飲料的位置。如果您移到下一筆記錄,您可以複製並重複使用的值的排序。

附註: 這些步驟假設您已在表單檢視中開啟表單。

  1. 移動至前一記錄之對應欄位中重複使用值的欄位。

  2. 按 CTRL+' (單引號)。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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