在資料庫中新增一筆或多筆記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文說明如何您可以將資料輸入Access資料庫],並提供了解各種資料的項目程序所需的背景資訊。本文也說明如何在 Access 中使用多個資料的項目技巧。

本文內容

新增記錄的基本概念

將記錄新增至資料工作表檢視中的表格直接

使用表單新增記錄

編輯查閱欄位中的項目

輸入零長度字串

將記錄新增匯入或連結至資料

輸入資料時儲存的方法

新增記錄的基本概念

若要在 Access 資料庫中快速地正確地輸入資料,有助於了解幾個資料庫的運作方式的基本概念。下列各節中的資訊說明一些控制您輸入的資料的基本結構] 和 [設計原則。

資料庫設計如何影響資料輸入

Access 資料庫中不是在相同的意義為 Microsoft Word 文件或 Microsoft PowerPoint 投影片組的檔案。相反地,Access 資料庫是物件的集合,資料表、 表單、 報表、 查詢等等的必須共同作業正常為資料庫。

此外,這些物件必須遵守一套設計原則或資料庫不良的工作或無法運作。接著,這些設計原則會影響您輸入的資料。繼續進行時請記得以下幾點瞭解資料庫物件和設計。

  • Access 會儲存在一或多個資料表中所有的資料。您使用的資料表的數量而定的設計及複雜的資料庫。雖然在表單中的報表,或在查詢所傳回的結果,您可以檢視資料,只在表格中,Access 會儲存的資料,並使用這些資料表建立在資料庫中的其他物件。

  • 每個資料表應接受只有一個資料類型。例如商務連絡人資訊的表格應包含銷售資訊。如果是這樣,尋找正確的資訊可成為困難,甚至無法。

  • 一般而言,每個資料表中的欄位接受只有一個資料類型。例如,您無法儲存備忘稿設定為接受數字欄位中。如果您嘗試在這種欄位中輸入文字時,Access 會顯示錯誤訊息。不過,不難,快速規則。比方說,您可以設定為 [文字] 資料類型,在欄位中儲存數字 (例如郵遞區號),但您無法執行計算該資料。

  • 有一些例外狀況,在記錄中的欄位應該接受只有一個值。例如,您可以輸入一個以上的地址地址] 欄位中。這是相較於 Microsoft Excel 中,可根據預設,讓您在單一儲存格中輸入任何數字的名稱或地址或圖像,除非您設定的儲存格,若要接受限制的類型的資料。

    不過,您可以設定為文字或備忘資料類型] 欄位中,輸入分隔的清單的項目。此外, Access提供稱為多重值的欄位的功能。若要將資料的多個項目附加到單一記錄,並建立接受多個值的清單,您可以使用多重值的欄位。例如,您可以附加 Microsoft PowerPoint 投影片組與圖像的任何數字記錄資料庫中。您也可以建立的名稱清單,並視需要選取最多的名稱。使用多重值欄位的可能看起來中斷的資料庫設計規則,因為您可以儲存每個資料表欄位的多筆記錄,但實際不是,因為 Access 會強制執行規則 「 幕後 」 特殊的隱藏資料表中儲存的資料。

  • 在舊版的存取權 (之前 2007),您必須設計和建立至少有一個表格,您可以輸入資料之前。您必須決定要新增至資料表的欄位,而且您已設定為每個欄位的資料類型。在較新版本Access的詳細資訊,您現在可以開啟空白資料表,並開始輸入資料。Access 會推斷資料類型,根據您所輸入的欄位。

其他資訊

在資料庫設計]、 [資料表設計和 [稱為多重值的欄位的功能,緊接著本節中的資訊。

下列連結將您帶往提供這些主題的相關資訊的文章。

您如何資料類型會影響的方式輸入資料

當您設計資料庫資料表時,您所選取的資料類型的每個表格,有助於確保提供更精確的資料輸入的程序中的欄位。例如,假設您開啟空白資料表,並輸入一組的銷售數字。Access 然後推斷數字的資料類型的欄位。如果某人嘗試在該欄位中輸入文字時,Access 會顯示錯誤訊息,然後就不會讓使用者儲存已變更的記錄,協助保護您的資料的步驟。

告訴我如何檢視資料類型

在 [導覽] 窗格中,執行下列其中一項:

  • 按兩下您要調查以資料工作表檢視] 中開啟資料表的資料表。在 [欄位] 索引標籤中 [格式化] 群組中,查看 [資料類型] 清單中的值。請注意,如果您使用 Access 2007 中,您此清單上看到 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中。值變更為您將游標放在表格中各種不同的欄位。此圖顯示的清單:

    資料類型清單

  • 以滑鼠右鍵按一下您要調查並按一下 [設計] 檢視中的資料表。

    Access 會在設計格線中,開啟資料表,並在格線的上半部區段顯示每個資料表欄位的名稱與資料類型。此圖顯示在設計格線中的一般的資料表。

    [設計檢視] 中的欄位

您設定的每一個資料表欄位的資料型別提供控制可執行及無法輸入欄位的第一層級。在某些情況,例如使用備忘欄位工作時,您可以輸入所要的任何資料。在其他情況下,例如資料時使用 [自動編號] 欄位,輸入欄位設定可讓您在輸入的任何資訊。下表列出的資料類型Access該提供,並說明它們如何影響資料輸入。

資料類型

輸入資料的影響

文字

文字欄位接受文字或數字字元,包括分隔的清單的項目。文字欄位接受較小的字元數比備忘] 欄位,從 0 到 255 個字元。在某些情況下,您可以使用轉換函數來執行計算的文字欄位中的資料。請注意,在 Access 2013 中,文字資料類型已重新命名為 [簡短文字開頭。

備忘

您可以在此類型的欄位中輸入大量文字與數字的資料。此外,如果資料庫設計工具會設定為支援 rtf 格式設定的欄位,您可以套用的格式設定類型以正常方式找到 word 處理的程式,例如 Word。例如,您可以對特定字元套用不同的字型和大小,在您的文字,並使其粗體或斜體等等。您也可以新增超文字標記語言 (HTML) 標籤的資料。

此外,備忘欄位有稱為 [僅新增的屬性。當您啟用該屬性時,您可以新增新資料備忘] 欄位中,但您無法變更現有的資料。功能適用於應用程式,例如追蹤資料庫,您可能需要保留仍然無法變更的永久記錄的問題。當您將游標放在 [備忘] 欄位中啟用,根據預設,僅新增屬性] 欄位中的文字就會消失。您無法將任何格式設定或變更套用至文字。

請注意,在 Access 2013 中,備忘資料類型已重新命名為 [長文字開頭。

文字欄位,例如中,您也可以針對備忘] 欄位中的資料,以執行轉換函數。

數字

您可以在此類型的欄位中,輸入只數字,您可以執行計算數字] 欄位中的值。

大型數字

您可以在此類型的欄位中,輸入只數字,您可以執行計算大的數字欄位中的值。請注意,只有在 Office 365 訂閱版本的存取權限可大量的資料類型。

日期/時間

您可以在此類型的欄位中輸入只日期和時間。根據如何資料庫設計工具設定的欄位,您可能會發生這種情況:

  • 如果資料庫設計工具設定輸入的遮罩的欄位 (一系列的常值和版面配置區的字元,當您選取的欄位時,出現),您必須輸入資料中的空格及遮罩提供的格式。例如,如果您看到的遮罩 MMM_DD_YYYY 例如,您必須輸入年 10 月 11 2017年提供的空格中。您無法輸入完整月份名稱或兩位數年份值。

  • 如果設計工具未建立輸入的遮罩控制您輸入的日期或時間,您可以輸入使用任何有效的日期或時間格式的值。例如,您可以在其中輸入 11 年 10 月 2017/10/11/17 2017 年 10 月 11、 等等。

  • 資料庫設計工具可能會顯示格式套用至] 欄位。在此情況下,如果有任何輸入的遮罩,您可以輸入一個值幾乎任何格式,但 Access 會顯示根據顯示格式的日期。例如,您可以輸入 2017/10/11,但可能設定顯示格式,使其值顯示成 2017/11-Oct。

貨幣

您可以在此類型的欄位中輸入僅限貨幣值。此外,您不必手動輸入貨幣符號。根據預設,Access 適用於 Windows 地區設定中指定的貨幣符號 (¥、 英鎊、 $、 等等)。

自動編號

您不可以輸入,或隨時變更此類型的欄位中的資料。每當您新增記錄至資料表時,access 就會增加自動編號] 欄位中的值。

計算

您不可以輸入,或隨時變更此類型的欄位中的資料。此功能變數的結果取決於您所定義的運算式。每當您新增或編輯新的記錄至資料表時,access 就會更新導出欄位中的值。請注意,在 Access 2010 中的 Access 開頭加入導出資料類型。

是/否

當您按一下已設定為此資料類型的欄位時,Access 會顯示核取方塊或下拉式清單中,依據您設定欄位的格式。如果您設定要顯示清單的欄位的格式,則您可以選取[是],則為 TrueFalse,或關閉,從清單中,再根據套用至] 欄位的格式。您無法在清單中輸入值,或直接從表單或表格中變更清單中的值。

OLE 物件

當您要顯示的資料與其他程式所建立的檔案時,您可以使用此類型的欄位。例如,您可以 OLE 物件] 欄位中顯示的文字檔案,將 Excel 圖表或 PowerPoint 投影片組。

附件會提供更快、 更容易且更有彈性的方法,若要檢視其他程式中的資料。附件中的項目,稍後這個資料表中,如需詳細資訊,請參閱。

超連結

您可以在此類型的欄位中,輸入任何資料與存取網址中換行。例如,如果您在欄位中輸入值,Access 會以http://www。your_text上.com。如果您輸入有效的網址時,會使用您的連結。否則,您的連結會導致錯誤訊息。此外,編輯現有的超連結可以很難因為按一下超連結] 欄位使用滑鼠啟動您的瀏覽器,並會帶您到連結中所指定的網站。若要編輯超連結欄位,您可以選取相鄰的欄位、 將焦點移至 [超連結] 欄位中,使用 tab 鍵或箭號,然後按下 F2 以啟用編輯功能。

附件

您可以從其他程式附加資料至此類型的欄位,但您無法輸入,或否則輸入文字或數字資料。

使用附件欄位的相關資訊,請參閱本文附加檔案與圖形以您的資料庫中的記錄

查詢精靈

[查閱精靈不資料類型。不過,您使用精靈來建立下拉式清單的兩種: 清單和查閱欄位的值。值清單所用的分隔符號您手動輸入當您使用 [查閱精靈] 的項目清單。這些值可獨立的任何其他資料或資料庫中的物件。

相反地,查閱欄位使用查詢從一或多個其他資料表在資料庫中,或在另一個位置,例如執行 SharePoint 伺服器擷取資料。查閱欄位然後會顯示在下拉式清單中的資料。根據預設,[查閱精靈] 會將數字的資料類型的資料表欄位。

您可以使用直接在表格中,並在表單和報表中的查閱欄位。根據預設,查閱欄位中的值會出現在名為下拉式方塊清單控制項的類型,有的下拉式箭號的清單: 空白查閱清單 。根據資料庫設計工具已設定的 [查閱] 欄位和下拉式方塊,您可以編輯清單中的項目,並將項目新增至清單。若要執行這項作業,資料庫設計工具必須設定 [查閱] 欄位的屬性 (屬性稱為限制在清單中,與設計工具已關閉)。

如果您無法直接編輯查詢] 清單中的值,您必須新增或變更您預先定義的值清單中,或做為查閱欄位的來源資料表中的資料。這樣的相關資訊,請參閱本文稍後的編輯查閱欄位中的項目

最後,當您建立查閱欄位時,您可以選擇設定以支援多重值。當您這麼做時,產生的清單會顯示每個清單項目旁的核取方塊,您可以選取或清除為許多視需要的項目。此圖說明一般的多重值的清單:

核取方塊清單

建立多重值的查閱欄位,並使用 [結果] 清單的相關資訊,請參閱使用儲存多重值的清單多重值欄位的指南的文章。

附註: 附件、 計算和大量資料類型不提供.mdb 檔案格式。

您如何資料表欄位屬性會影響的方式輸入資料

除了控制資料庫及控制您可以指定欄位中輸入的資料類型的結構的設計原則,多個欄位屬性也會影響您轉換為 Access 資料庫輸入資料。

檢視資料表欄位的內容

Access 提供兩種方法可以檢視資料表欄位的內容。您可以使用 [資料工作表] 索引標籤上的控制項,或者您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表。下列步驟說明如何使用兩個技巧。

在 [資料工作表] 索引標籤上的檢視資料表屬性

  1. 在 [功能窗格] 中,按兩下您想要使用的資料表。

  2. 按一下 [欄位] 索引標籤,然後使用 [格式化] 群組中的控制項,若要檢視的每一個資料表欄位的內容。請注意,如果您使用 Access 2007 中,您此清單上看到 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中。

在 [設計] 檢視中檢視資料表屬性

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您想要然後按一下快顯功能表上的[設計] 檢視 按鈕圖像 的資料表。

    Access 會在設計格線中開啟資料表。

  2. 如果尚未選取,請在格線的下半部,按一下 [一般] 索引標籤。

    –或–

    若要查看為查閱欄位的內容,按一下 [查閱] 索引標籤。

    查閱欄位是資料表欄位使用查詢從資料庫中的一或多個資料表擷取的值。根據預設,[查閱] 欄位會顯示您在表單中的清單這些值。根據如何資料庫設計工具將 [查閱] 欄位,您可以從清單選取一或多個項目。

下表列出資料的項目有最大影響的內容,並說明它們如何影響資料的項目。

屬性

在 [資料表設計格線中的位置

可能的值

當您嘗試輸入資料的行為

欄位大小

[一般] 索引標籤

0 到 255

字元限制僅適用於設定為文字資料類型的欄位。如果您嘗試輸入幾個指定的字元數,則欄位剪下它們。

必要

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,這個屬性會強制您中] 欄位中,輸入一個值,並存取將不會讓您將儲存任何新的資料,直到您完成所需的欄位。關閉時,欄位就會接受 null 值,表示欄位保留空白。

附註: Null 值不一樣的零值。零數字,而 「 null 」 會遺失、 定義,或未知的值。

允許零長度字串

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,您可以輸入零長度字串,不包含任何字元字串。若要建立零長度字串,您一對雙引號括住的欄位中輸入 (」 「)。

建立索引

[一般] 索引標籤

是/否

當您編製索引的資料表欄位時,存取可讓您新增重複的值。您也可以從多個欄位建立索引。如果這麼一來,您可以複製某個欄位,但不是在兩個欄位中的值。

輸入的遮罩

[一般] 索引標籤

預先定義或自訂設定的文字及版面配置區的字元

輸入的遮罩強制您在預先定義的格式輸入資料。當您選取的資料表或表單上的控制項中的某個欄位,就會顯示遮罩。例如,假設您按一下 [日期] 欄位,請參閱此設定的字元: MMM:。這是輸入的遮罩。它會強制您輸入值三個字母縮寫,例如十月、 月和年值為四位數,例如 OCT-15-2017年。

附註: 請記住輸入的遮罩只能控制您輸入的資料,不會如何存取儲存或顯示該資料。

如需有關建立和使用輸入的遮罩的詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式。如需有關如何存取的儲存位置,並顯示 [日期/時間資料的詳細資訊,請參閱輸入日期或時間值

限制在清單內

查閱] 索引標籤

是/否

啟用或停用變更查閱欄位中的項目。新的 Access 使用者有時嘗試手動變更查閱欄位中的項目。當 Access 會防止您變更欄位中的項目時,這個屬性設定為 [是]。如果啟用此屬性,則您必須變更清單中的項目,您必須開啟清單 (如果您想編輯值清單) 或 (如果您想要編輯查閱欄位) 包含清單的來源資料的資料表及變更那里的值。如需有關使用查閱欄位的詳細資訊,請參閱本文稍後的編輯查閱欄位中的項目

允許值清單編輯

查閱] 索引標籤

是/否

啟用或停用的值清單中,而不是會用於查閱欄位中的 [編輯清單項目] 命令。若要啟用的查閱欄位的命令,請清單項目編輯表單] 屬性中輸入有效的表單名稱。[允許值清單編輯] 命令會出現在您開啟以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項的快顯功能表上。當您執行的命令時,就會出現 [編輯清單項目] 對話方塊。或者,如果您在 [清單項目編輯表單] 屬性中指定的表單名稱,Access 就會啟動,而非顯示] 對話方塊中的表單。

附註: 您可以執行 [編輯清單項目] 命令,從清單方塊和下拉式方塊控制項位於 [表單],並從位於資料表和查詢結果中的下拉式方塊控制項設定。必須在 [設計檢視] 或 [瀏覽] 檢視中,開啟表單資料表和查詢結果集必須是 [資料工作表檢視] 中開啟。

清單項目編輯表單

查閱] 索引標籤

資料輸入表單的名稱

如果您輸入的資料輸入表單名稱為此資料表屬性中的值時,當使用者執行 [編輯清單項目] 命令會開啟該表單。否則,[編輯清單項目] 對話方塊會顯示當使用者執行命令。

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將記錄新增至資料工作表檢視中的表格直接

資料工作表檢視] 中開啟資料表類似於 Excel 工作表,然後您可以輸入或貼上到一或多個欄位的資料,相當於工作表中的儲存格。

在進行時,請記得以下幾點。

  • 您不需要明確儲存您的資料。Access 表格認可您所做的變更,當您將游標移到新的欄位中相同的列,或當您將游標移到另一個資料列。

  • 根據預設,會設定為接受特定類型的資料,例如文字或數字的 Access 資料庫中的欄位。您必須輸入欄位設定為接受的資料的類型。如果沒有的話,Access 會顯示錯誤訊息:

    無效值錯誤訊息

  • 欄位可能需要輸入的遮罩套用。輸入的遮罩是一組強制您輸入資料以特定格式的文字及版面配置區的字元。

    如需關於輸入遮罩的詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式的文件。

  • 附件和多重值的清單,但您可以在大部分的欄位中輸入只有一筆記錄。如果您不知道欄位是否接受附件,您可以檢查欄位的內容。若要這麼做,請參閱檢視資料表欄位的內容] 中的步驟,本文稍早。因為 Access 會顯示每個清單項目旁的核取方塊,您隨時都可以識別多重值的清單。

在表格中輸入資料

  1. 在 [功能窗格] 中,按兩下您想要使用的資料表。

    根據預設,Access 會開啟資料表資料工作表檢視] 中,類似 Excel 工作表的格線。

  2. 按一下或否則將焦點放置於您要使用的第一個欄位,然後輸入您的資料。

  3. 若要移至同一列中的下一個欄位,按下 TAB 鍵、 使用向右或向左鍵,或按一下 [下一步] 欄位中的儲存格。

    當您按下 TAB,根據預設時,Access 會使用 Windows 地區設定,來判斷是否向左或向右移動游標。如果電腦使用讀取從左到右的語言,將游標移到右當您按下 TAB 鍵。如果電腦使用從右至左的語言,將游標移到左邊。

    若要移動至下一個儲存格資料行中,請使用向上或向下鍵,或按一下您想要的儲存格。

Rtf 文字將格式套用至長文字 (備忘) 欄位中的資料

  1. 資料表資料工作表檢視] 中開啟,請選取 [長文字] 欄位。如果您使用 Access 2007 或 Access 2010 的備忘] 欄位。

    一般而言,長文字] 欄位包含註解或備忘稿,因此您可以尋找名為 「 註解 」 的欄位或 「 筆記 」。如果仍找不到 [長文字] 欄位,請參閱檢視資料表欄位的內容,本文稍早的步驟。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,使用的按鈕和功能表來設定文字格式。

    Access 功能區影像

    您可以套用不同的字型和大小,使文字變成粗體或斜體、 變更色彩],依此類推。

頁面頂端

使用表單新增記錄

資料輸入表單可以讓您更容易,更快、 更精確輸入資料。當您需要輸入多個資料表中的資料,一次時,通常會建立表單。當您要隱藏的某些欄位在資料表中,當您想要讓資料庫更容易使用 (降低訓練成本的步驟,),而您想要確保使用者正確地輸入資料時,也可以建立表單。

您如何使用表單編輯資料,取決於表單的設計。表單可以包含控制項,例如清單、 文字方塊、 按鈕和資料工作表的任何數字,看起來像 Excel 工作表中的格線。因此每個表單上控制項讀取或寫入基礎的資料表欄位的資料。您指定的控制項與執行的動作取決於您為基礎的資料表欄位的欄位中,設定任何屬性所設定的資料類型以及可能數個資料庫設計工具會設定為每個控制項的屬性。如需有關如何資料類型與欄位屬性影響輸入資料的詳細資訊,請參閱本文前面的資料類型會影響您輸入資料的方式以及如何資料表欄位屬性會影響您輸入資料的方式,節。

下列各節說明如何使用最常見的資料輸入控制項。如果您有問題有關特定資料庫時,請連絡您的系統管理員或資料庫設計工具。

新增或編輯文字方塊中的文字

當您新增或編輯文字在文字方塊中的時,您會使用文字 」 或 「 長文字 (備忘) 欄位中的資料。當您繼續,請記住,您可以將長文字] 欄位 (或 [長文字] 欄位繫結控制項) 為支援 rtf 格式,然後您可以再將不同的字型、 大小、 樣式和色彩套用至文字。

在文字方塊中編輯文字

  • 將游標放在 [文字] 方塊中,變更您的資料。請記住,您無法在數字的文字或長文字 (備忘) 上執行計算欄位。

套用設定格式化的 rtf 文字

附註: 只有在文字方塊繫結至長文字 (備忘) 功能變數時,您可以遵循下列步驟執行。請參閱在檢視資料表欄位的內容,本文稍早的步驟。

  1. 使用 [表單] 或 [版面配置檢視] 或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表中開啟表單中,選取 [長文字 (備忘) 功能變數]。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,使用的按鈕和功能表來設定文字格式。

    Access 功能區影像

    您可以套用不同的字型和大小,使文字變成粗體或斜體、 變更色彩],依此類推。

使用清單中輸入資料

您可以使用清單中的表單,然後在資料表和查詢結果會將資料工作表檢視] 中開啟,類似 Excel 工作表的格線。

當您使用表單上的清單時,您可能會看到下拉式方塊控制項] 或 [清單方塊控制項。這些數字描繪下拉式方塊,然後分別清單方塊控制項。

空白查閱清單

表單上的基本清單方塊控制項

當您使用清單中的資料表或查詢的結果集時,Access 會使用預設的下拉式方塊。

此外,清單可支援多重值。如果您看到每個清單項目旁的核取方塊清單,您可以選取該清單的項目為 100。多重值的清單,您可以建立不程式設計可以解決常見的商務問題。例如,假設您使用 Access 資料庫追蹤客戶支援議題。如果您需要將多個人員指派到問題,您可以使用多重值的清單。這些數字顯示一般多重值的清單。

開啟的下拉式核取方塊清單。   核取方塊清單

您也可以編輯清單中的項目。如果您或您的資料庫設計工具中啟用的命令,您可以新增、 變更及直接從清單中移除清單項目。不過,可以選擇停用] 命令,讓它可能無法使用所有資料庫的資料庫設計工具。

下列各節中的步驟說明如何使用及編輯清單。

從下拉式清單中選取的項目

  1. 開啟表單、 資料表或查詢結果集包含的清單。

    附註: 您必須在表單檢視] 或 [版面配置檢視中開啟表單。您必須開啟資料表和資料工作表檢視中的查詢結果集。

  2. 按一下 [清單旁,向下的箭號,然後選取您想要的項目。

  3. 若要確認您的選擇您的資料庫,請將游標移到另一個欄位。

從清單方塊中選取的項目

  1. 開啟含有該清單的表單。

  2. [清單] 方塊中的項目清單中向下捲動並選取您想要的項目。

  3. 若要確認您的選擇您的資料庫,請將游標移到另一個欄位。

核取方塊下拉式清單中選取的項目

  1. 開啟表單、 資料表或查詢結果集包含的清單。

    附註: 您可以使用核取方塊下拉式清單中的表單、 表格和查詢結果集。若要這麼做,您必須開啟表單的表單檢視] 或 [瀏覽] 檢視中,您必須開啟資料表和資料工作表檢視中的查詢結果集。

  2. 按一下 [清單] 旁邊的向下箭號。

  3. 選取最多 100 個核取方塊,然後再按一下[確定]

從核取方塊清單中選取的項目

  1. 開啟含有該清單的表單。

    附註: 您必須在 [表單檢視中開啟表單或瀏覽] 檢視。

  2. 按一下 [清單] 旁邊的向下箭號。

  3. 選取為 100 的核取方塊,然後按一下[確定]

編輯清單中的項目

附註: 您可以編輯任何類型的清單中的表單、 資料表或查詢結果集。請記住,您必須開啟表單的表單檢視] 或 [瀏覽] 檢視中,您必須開啟資料表和資料工作表檢視中的查詢結果集。此外,請記住,資料庫設計工具或 IT 部門可以停用此命令,所以它可能無法使用完全。

  1. 開啟表單、 資料表或查詢結果集包含的清單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您想要編輯的清單,然後按一下 [編輯清單項目

    在對話方塊或資料輸入表單隨即出現。您所看到的畫面取決於您想要編輯的清單類型。Access 會使用兩種基本類型的清單,清單和查閱清單的值。值清單顯示的項目,以手動方式,請輸入查閱清單使用查詢從一或多個資料表擷取資料的設定。請執行下列其中一項。

    • 如果您要編輯值清單,使用 [編輯清單項目] 對話方塊來編輯清單資料,並完成後,然後按一下[確定]

    • 如果您要編輯查詢] 清單,則會顯示資料輸入表單。若要編輯的清單資料使用的表單。

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編輯查閱欄位中的項目

查閱欄位會顯示資料的使用者可以使用來選取一或多個項目清單。您可以建立兩種類型的查閱清單。

  • 值清單   其中包含您手動輸入的值的硬式編碼集合。值放在查閱欄位的 [資料列來源] 屬性。

  • 查閱清單   這些使用查詢從另一個資料表中擷取的值。資料來源] 屬性的欄位的內容,而不是硬式編碼值清單的查詢。

根據預設,Access 會在下拉式清單中顯示查閱資料,雖然您可以指定的清單方塊控制項。下拉式清單展示] 清單中,會開啟,並關閉後選取範圍。清單] 方塊中,會保持開啟隨時。

您可以執行 [編輯清單項目] 命令,或者您可以編輯直接在 [資料列來源] 屬性或來源資料表中的資料。有關如何使用 [編輯清單項目] 命令,請參閱本文前面的使用清單的輸入資料。本節中的步驟說明如何編輯直接在 [資料列來源] 屬性或來源資料表中的項目。請遵照幾個主要步驟。

  • 找出 [查閱] 欄位。當您使用的表格超過表單時,您可以遵循的位置略有不同的程序。

  • 找出的查閱欄位類型,[值清單] 或 [查詢] 清單。如果您使用 [查詢] 清單,您會識別為 [查閱] 欄位提供資料的來源資料表。

  • 編輯值清單中的項目。

    -或-

    開啟 [查詢] 清單的來源資料表及編輯表格中的資料。

指出查閱欄位從表單

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下表單,然後按一下 [設計檢視]。

    -或-

    如果表單已開啟,您可以用滑鼠右鍵按一下 [表單] 索引標籤,並按一下快顯功能表上的 [設計檢視

    –或–

    在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視] 按鈕,可用的檢視之間切換。或者,您可以在 [檢視] 中,按一下箭號,然後從功能表中選取其中一個可用的檢視.

    Access 功能區影像

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [清單方塊或下拉式方塊] 控制項,然後按一下 [屬性]。

  3. 在屬性工作表中,按一下 [全部] 索引標籤,找出資料列來源類型] 及 [資料列來源屬性。[資料列來源類型] 屬性應該包含值清單] 或 [資料表/查詢資料來源] 屬性必須包含的項目,並以分號或查詢清單。視需要放大屬性工作表,以便您可以讀取清單項目或查詢。

    值清單通常會使用這項基本的語法: "項目」; 」項目」; 」項目"

    在此情況下,清單是一組以雙引號括住,並以分號隔開的項目。

    選取查詢的使用這項基本的語法:選取 [table_or_query_name]。 [field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢中包含兩個子句 (選取和從)。第一個子句指的是資料表或查詢及資料表或查詢中的欄位。第二個子句只會參照到的資料表或查詢。以下是要記住的重點: SELECT 子句可能不包含的資料表或查詢的名稱,但它們包含至少一個欄位的名稱。但是,所有 FROM 子句必須參照資料表或查詢。因此,一律可以尋找的來源資料表或來源查詢為查閱欄位閱讀 FROM 子句。

  4. 執行下列其中一項操作:

    • 如果您使用值清單,請編輯清單中的項目。請確定您括住以雙引號括住,每個項目,並以分號分隔每個項目。

    • 如果 [查閱] 清單中的查詢參照另一個查詢,在 [功能窗格] 中的開啟 [設計檢視] 中 [第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視])。請注意,會出現在 [查詢設計工具] 的上半部區段中的資料表名稱,然後移至下一個步驟。

      -或-

      如果 [查閱] 欄位中的查詢參照表格,記下資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

  5. 按兩下 [資料工作表檢視] 中開啟 [功能窗格中的資料表,然後編輯 [視清單項目。

指出查閱欄位的表格

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下 [設計檢視]。

  2. 在查詢設計格線中,[資料類型] 欄中的上半部區段中按一下或否則將焦點放在任何文字、 數字,或 Yes/No 欄位。

  3. 在 [資料表設計格線的 [低] 區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後查看資料列來源類型] 及 [資料列來源屬性。

    [資料列來源類型] 屬性必須讀取值清單] 或 [資料表/查詢。[資料列來源] 屬性必須包含值清單或查詢。

    值清單使用這項基本的語法: "項目」; 」項目」; 」項目"

    在此情況下,清單是一組以雙引號括住,並以分號隔開的項目。

    一般而言,選取查詢會使用這項基本的語法:選取 [table_or_query_name]。 [field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢中包含兩個子句 (選取和從)。第一個子句指的是資料表或查詢及資料表或查詢中的欄位。第二個子句只會參照到的資料表或查詢。以下是要記住的重點: SELECT 子句可能不包含的資料表或查詢的名稱,但它們包含至少一個欄位的名稱。但是,所有 FROM 子句必須參照資料表或查詢。因此,一律可以尋找的來源資料表或來源查詢為查閱欄位閱讀 FROM 子句。

  4. 執行下列其中一項操作:

    • 如果您使用值清單,請編輯清單中的項目。請確定您括住以雙引號括住,每個項目,並以分號分隔每個項目。

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照另一個查詢,在 [功能窗格] 中的開啟 [設計檢視] 中 [第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視])。請注意,會出現在 [查詢設計工具] 的上半部區段中的資料表名稱,然後移至下一個步驟。

      -或-

      如果 [查閱] 欄位中的查詢參照表格,記下資料表的名稱,然後移至下一個步驟。

  5. 按兩下 [資料工作表檢視] 中開啟 [功能窗格中的資料表,然後編輯 [視清單項目。

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輸入零長度字串

Access 可讓您區別空白值的兩種: Null 值和零長度字串。Null 值表示未知的值,而且零長度字串指出包含空格的欄位。例如,假設您有客戶資料的資料表,且該資料表包含數字傳真] 欄位。您可以保留欄位空白,如果您不確定的客戶的傳真號碼。在此情況下,欄位留白輸入 null 值,這表示您不知道的值。如果您稍後決定客戶沒有傳真機,您可以輸入零長度字串,表示您知道沒有值欄位中。

附註: 請記住,您可以設定防止欄位接受 null 值的屬性。如需有關如何設定屬性的詳細資訊,請參閱本文前面的資料類型會影響您輸入資料的方式的方式

  1. 在 [資料工作表檢視] 或 [表單檢視] 或 [瀏覽] 檢視中的表單中開啟資料表。

  2. 選取想要的話的欄位,然後輸入兩個中間沒有空格的雙引號括住 (」 「)。

  3. 將游標移至其他記錄,以確認您的變更至資料庫。根據預設,雙引號會消失。

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將記錄新增匯入或連結至資料

您可以匯入或連結至各種不同的來源,包括其他 Access 資料庫、 Excel 活頁簿、 文字檔案和 Word 文件,以及在執行 Microsoft SharePoint 服務的伺服器上的清單中的資料。

說明如何匯入或連結至這些資料來源的不在本文的範圍。以下連結可讓您匯入與連結至資料的相關資訊。

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輸入資料時儲存的方法

Access 提供各種不同的進行資料的項目程序速度更快的方法。下列各節中的程序說明如何設定表單中的欄位和清單的預設值,以及如何使用快速鍵來排序資料時,請重複使用的值。

設定欄位或控制項的預設值

如果大量記錄共用相同的值為指定的欄位,例如縣/市或國家/地區,您可以藉由設定控制項繫結至該欄位的預設值來節省時間。當您開啟表單或建立新的記錄時,您的預設值會顯示在該控制項中,預設。

設定控制項的預設值

  1. 在 [設計] 檢視中開啟表單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您想要使用,然後按一下 [內容的控制項。

  3. 在 [資料] 索引標籤中,設定預設值] 屬性以您想要的值。

  4. 重複步驟 1-3,若要設定新的預設值。

指定不同的值

  • 在文字方塊中的值,輸入新的資料。您可以隨時會覆寫預設值。

    –或–

  • 針對清單中的值,請從清單中選取新的值。

排序時,請重複使用的值

在記錄間移動時,您可能需要使用相同的值排序每一筆記錄。當您執行時,則可重複使用快速鍵來節省時間的排序值。例如,假設您排序的產品類型的訂單清單。在第一個記錄中,您可以輸入柔飲料要據以排序的訂單客戶購買柔飲料的位置。如果您移到下一筆記錄,您可以複製並重複使用的值的排序。

附註: 這些步驟是假設您有表單檢視] 中開啟表單。

  1. 移到上一筆記錄中的對應欄位中的值會重複使用的欄位。

  2. 請按 CTRL +' (單引號)。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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