在群組或欄位中尋找具有臨界或底端數值的記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文說明如何使用臨界數值查詢來尋找一組記錄中的最高或最低值。您可以使用臨界數值查詢來回答各種不同的商務問題,例如有哪些產品銷售以及,哪些不。

您要做什麼?

了解臨界數值查詢

尋找包含頂端或底端值的記錄

尋找類別或群組中的記錄的頂端或底端值

尋找包含上方和下方的值的記錄

了解臨界數值查詢

當您需要先尋找包含資料表欄位的頂端或底端值的記錄時,您可以使用臨界數值查詢。您可以使用臨界數值查詢來回答下列類型的問題。

  • 這是最高或最低昂貴的產品?

  • 哪些三個員工有下一個生日?

  • 哪些細分會產生的最大或最銷售目前年度?

  • 哪些產品佔用頂端或底部的銷售的五個百分比?

  • 每個產品類別中的有哪些產品佔用頂端或底部的銷售的五個百分比?

簡單來說,臨界數值查詢排序,然後篩選您要傳回的頂端或底端值欄位中的資料。您可以使用臨界數值查詢搜尋 (包括貨幣) 的數字和日期值。

建立臨界數值查詢的程序會遵循下列主要步驟 ︰

  • 建立選取查詢或合計查詢。

    您可以使用選取查詢以尋找表格中的頂端或底端值。您可以使用合計查詢一或多個類別中找到的頂端或底端值。例如,如果您想要回答的問題,例如 「 最功能或成本最低的產品 」,您開始藉由建立選取查詢。若要回答問題,例如 「 每個我們產品類別中的有哪些產品佔用頂端或底部的銷售額,五百分比 」 會使用合計查詢。此外,您可以使用兩種類型的查詢,若要尋找的上方和下方的值的記錄群組或可分類的記錄。

  • 套用至查詢的排序順序。

  • 將其他準則套用至查詢。

  • 指定您想要查詢傳回的記錄數目。您可以指定百分比,例如頂端 5 的百分比值的欄位中,或您可以指定固定數字,例如欄位中的前 10 個值。

選擇臨界數值查詢或篩選

若要判斷您是否應該建立臨界數值查詢,或套用篩選,請考慮下列事項 ︰

  • 如果您想要傳回包含的欄位中,最高或最低值的記錄,您不知道的確切的頂端或底部欄位的值 (或他們不影響),您會建立臨界數值查詢。

  • 如果您想要傳回的所有記錄欄位中的值符合的位置,可能是或小於或大於您感興趣,套用篩選的值。例如,若要查看價格介於 $50 和 $100 之間的產品,您會套用篩選。此圖說明範例中的篩選查詢設計檢視] 和 [篩選器可以產生的結果 ︰

    價格介於 $50 和 $100 之間的產品

    如需詳細資訊,瞭解建立及使用篩選,請參閱篩選 ︰ 限制檢視中的記錄數目

建立和使用臨界數值查詢規則

當您繼續,請記住,無論為查詢類型 (選取查詢或合計查詢),您必須使用包含描述性的資料,例如員工或產品名稱的欄位和包含您想要尋找,例如 [價格] 或 [日期] 欄位的頂端或底端值的欄位。您可以使用多個資料欄位,並且,如果您使用合計查詢,將資料欄位通常包含類別的資訊,例如 [城市] 或 [國家/地區] 欄位。您可以省略類別資料,只有當您建立合計查詢的執行針對所有記錄,例如 「 顯示前五百分比的最高的訂單。 」此外,您可以使用 [選取] 或 [合計查詢] 群組中的記錄或可分類的記錄,找出上方和下方的數值。如需有關如何執行作業的詳細資訊,請參閱本文稍後的尋找類別或群組中的記錄的頂端或底端值,區段。

尋找包含頂端或底端值的記錄

本節中的步驟說明如何建立基本的臨界數值查詢及更多進階的查詢。第二個區段中說明如何尋找下一步的幾個員工生日時,第一個步驟示範臨界數值查詢的基本組件。這些步驟會使用下列範例表格 ︰

姓氏

名字

地址

城市

國家/地區

出生日期

雇用合作夥伴日期

沙東

1 Main St.

New York

USA

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-May-1957

22-Nov-1996

Guido

Pica

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-Nov-1960

11-Mar-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-Mar-1964

22-Jun-1998

Price

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

墨西哥

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-Jan-1970

23-Apr-1999

史分

67 Big St.

Tampa

USA

14-Apr-1964

14-Oct-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-Oct-1959

29-Mar-1997

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-Mar-1964

20-Jun-1998

如果您想,您可以手動輸入資料在這個範例表格,或您可以將下表複製到試算表程式,例如Microsoft Office Excel 2007,,然後再將結果的工作表匯入Microsoft Office Access 2007中的表格。

如何顯示哪些資訊

手動輸入的範例資料

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]

Office Access 2007將新的空白資料表新增至您的資料庫。

附註: 您不需要執行此步驟,如果您開啟新的空白資料庫,但您必須隨時視需要將表格新增至資料庫,請先。

  1. 按兩下 [標題列的第一個儲存格,範例資料表中輸入該欄位的名稱。
    根據預設,Access 會表示空白欄位標題列的文字新增欄位,就像這樣 ︰
    資料工作表中的新欄位

  2. 使用方向鍵移至下一個空白的標題儲存格,然後輸入 [第二個欄位名稱 (您也可以按下 TAB 或按兩下新的儲存格)。在您輸入所有的欄位名稱之前,請重複此步驟。

  3. 範例表格中輸入資料。
    當您輸入的資料時,Access 會推斷每個欄位的資料類型。如果您不熟悉關聯式資料庫,您可以設定特定的資料類型,例如數字、 文字或日期/時間、 每個表格中的欄位。設定資料類型時,可協助確保正確的資料輸入,並協助避免錯誤,例如在計算中使用的電話號碼。這些範例資料表中,您應該讓推斷資料類型的存取權。

  4. 當您完成輸入資料時,請按一下 [儲存
    鍵盤快速鍵按下 CTRL + S
    另存新檔] 對話方塊隨即出現。

  5. 在 [表格名稱] 方塊中,輸入 [範例] 資料表中的名稱,然後按一下[確定]
    您使用的每個範例資料表的名稱,因為使用方法各節中的查詢使用的名稱。

  6. 除非您建立的每個列在本節開頭範例資料表,請重複這些步驟。

將表格複製到試算表程式

  1. 啟動您的試算表程式,並建立新的空白檔案。如果您使用 Excel 時,預設會建立新的空白活頁簿。

  2. 複製前一節中提供的範例資料表,並將它貼到第一個工作表,從第一個儲存格開始。

  3. 使用您的試算表程式,名稱的工作表的員工所提供的技巧。

  4. 將試算表檔案儲存到適當的位置,然後移至下一個步驟。

匯入資料表到 Access 中。

  1. 在新的或現有資料庫 ︰
    外部資料] 索引標籤的 [匯入的群組中,按一下 [ Excel
    -
    按一下 [更多,並選取試算表程式清單中。
    取得外部資料-程式名稱試算表] 對話方塊隨即出現。

  2. 按一下 [瀏覽],開啟您在先前的步驟,建立試算表檔案,然後按一下[確定]
    匯入試算表精靈] 隨即啟動。

  3. 根據預設,精靈會選取活頁簿 (的員工,如果照前一節中的步驟),並從工作表的資料的第一張工作表會出現在精靈] 頁面的下半部。按一下 [下一步]。

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [第一列包含欄標題,,然後再按 [下一步

  5. 您也可以在精靈的下一個頁面上,使用 [文字方塊] 和 [在功能變數選項] 下的清單若要變更欄位名稱與資料類型或省略匯入作業的欄位。否則,請按一下 [下一步]。

  6. 保留讓 Access 新增主索引鍵選取選項,然後按一下 [下一步]。

  7. 依預設,Access 會套用到您的新資料表的工作表名稱。接受名稱或輸入另一個名稱,然後再按一下 [完成]

附註: 如果您沒有安裝試算表程式,您可以複製到 「 記事本 」 等文字編輯器中的範例資料。如需有關如何匯入文字資料的詳細資訊,請參閱匯入或連結至文字檔案中的資料

建立基本的臨界數值查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按一下您想要在查詢中使用,按一下 [新增至資料表置於設計格線中,再按一下 [關閉的資料表。
    -
    按兩下的資料表。
    如果您使用的範例資料,可將 [員工] 資料表新增至查詢。

  3. 新增您想要使用您在查詢設計格線中的欄位。您可以按兩下每個欄位,或拖放每個欄位在 [欄位] 列中的空白儲存格。
    如果您使用範例表格,請新增名字、 姓氏及出生日期欄位。

  4. 在包含頂端或底端值 ([出生日期欄位中,如果您使用範例資料表) 欄位中,按一下 [排序] 資料列,然後選取 [遞增] 或 [遞減排序]
    如果您的 [值] 欄位包含數字、 價格或銷售數字,例如遞增排序順序傳回最低值,而遞減排序順序傳回的最高值。如果您的 [值] 欄位包含日期,遞減排序順序就會傳回的最新的日期,而遞增傳回的最早日期。

    重要: 您必須設定遞增遞減排序] 資料列,僅適用於包含您的頂端或底端值的欄位。如果您指定欄位的排序順序不包含您的頂端或底端值的欄位,例如產品名稱,而不是價格,查詢將不會傳回您要的結果。

  5. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下向下旁邊的箭號所有(清單頂端的值),請輸入數字或您想要查看,或從清單中選取一個選項的記錄的百分比。

  6. 按一下 [執行 按鈕圖像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

  7. 儲存查詢,並保持開啟狀態的使用中的下一個步驟。

您可以看到此類型的臨界數值查詢可以回答基本的問題,例如 [誰是最舊或最新的公司內的人員。接下來的步驟說明如何使用運算式和其他準則來新增至查詢的功能和彈性。下一個步驟所示的準則傳回三個員工生日。

新增準則至查詢

附註: 這些步驟是假設您將使用前一節所述的查詢。

  1. 在 [設計] 檢視中開啟您在上述步驟中建立的查詢。

  2. 在查詢設計格線中,在欄右邊的 [出生日期] 欄中,複製並貼上或輸入運算式Expr1: DatePart("m",[出生日期])DatePart函數中抽選出生日期欄位中的值的月份部分。

  3. 包含您的運算式的資料欄的右邊,複製並貼上或輸入運算式Expr2: DatePart("d",[出生日期])。在此情況下, DatePart函數中抽選日期部分中的 [出生日期欄位的值。

  4. 清除核取方塊,顯示列中的每個運算式,然後按一下每個運算式的排序儲存格,並選取 [遞增]。

  5. 或者,您可以指定準則至查詢的範圍限制。當您指定的準則時,查詢排序符合準則的記錄,並將其識別的頂端或底端欄位值排序清單中。
    繼續的範例資料,請在 [準則] 資料列的 [出生日期] 欄位中輸入或複製並貼上此運算式 ︰

    月 ([出生日期]) > Month(Date()) 或月 ([出生日期]) = Month(Date()) 和天 ([出生日期]) > Day(Date())

    此運算式會下列動作 ︰月 ([出生日期]) > Month(Date())部分檢查每位員工的出生日期,請參閱是否它落在未來的月份,如果為 true,則在查詢中包含這些記錄。月 ([出生日期]) = Month(Date()) 和 Day([BirthDate]) > Day(Date())運算式的部分會檢查是否有出現在目前的月份,若要查看目前的日期當天或之後,是否落出生日期出生日期。如果該條件為真,則函數會包含這些記錄查詢結果中。若要簡言之,此運算式會忽略任何位置出生日期介於 1 月 1 和執行查詢的日期的記錄。

    若要查看更多的查詢準則運算式的範例,請參閱查詢準則的範例

  6. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下向下旁邊的箭號所有(清單頂端的值),請輸入數字或您想要查看,或從清單中選取一個選項的記錄的百分比。

  7. 按一下 [執行 按鈕圖像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

如果您的查詢會傳回比預期更多的記錄

如果您的資料包含共用的日期值的記錄,臨界數值查詢可能會傳回比預期更多資料。比方說,您可以設計臨界數值查詢來擷取三個員工記錄中,但實際看到四因為 「 Wilson 」 和 「 Edwards 「 共用生日。此類型查詢會傳回所有上方的值,無論多少記錄具有這些值。若要排除重複的值,您可以設定屬性,稱為唯一值為 [是]。使用該屬性的資訊,請參閱本文稍後的如果您看到重複的記錄] 區段。

姓氏

生日

Johnson

9/26/1968 年,用

Jacobsen

10/2/1970

Edwards

10/15/1965

Wilson

10/15/1969

如果您的查詢會傳回比預期更少的記錄

假設您設計查詢傳回頂端或底端的五筆記錄中的欄位中,但您只會看到三個記錄。一般而言,您可以解決該類型的問題設計檢視] 中開啟查詢,並檢閱比您預期更嚴格的準則設計格線中的 [準則] 列。如需有關準則的詳細資訊,請參閱查詢準則的範例

如果您看到重複的記錄

如果臨界數值查詢會傳回重複項目,基礎資料表包含重複的記錄,或記錄會顯示為重複項目,因為查詢並不包含可以區別記錄的欄位。例如,下列是查詢來顯示五個訂單貨最近,以及銷售人員的名稱人員處理的交易。

出貨日期

銷售人員

2004 年 11 月 12 日

2004 年 11 月 12 日

Moreno

2004 年 10 月 12 日

Osada

2004 年 10 月 12 日

Osada

2004 年 10 月 12 日

第三個和第四個記錄會顯示為重複項目,但可能是因為銷售員 Osada 處理兩個不同訂單隨附在同一天。

根據您的需求,您可以執行下列一項以避免傳回重複的記錄。您可以變更查詢的設計,以新增可協助您區別的記錄,例如訂單編號] 和 [客戶編號] 欄位的欄位。或者,如果這是不足,請參閱只是其中一個重複的記錄,您可以顯示不同的記錄顯示查詢的唯一值屬性設定為 [是]。若要設定此屬性,在查詢設計檢視中,按下 F4 顯示查詢屬性表],找出 [唯一值屬性,然後將它設定為 [是]

如需有關處理重複的記錄的詳細資訊,請參閱尋找、 隱藏或刪除重複的資料

頁面頂端

尋找類別或群組中的記錄的頂端或底端值

您可以找到的頂端或底端值的記錄,您可以建立合計查詢分成群組。繼續進行時,請記住,依預設,只有欄位或包含您的群組資料,例如 「 類別] 欄位中和功能變數的頂端或底端的值,例如 「 價格 」 欄位的欄位,可以包含合計查詢。合計查詢不能包含其他欄位,說明類別中的項目。不過,您可以建立第二個查詢包含合計查詢的欄位加上敘述性的資料包含其他資料表的欄位。

例如,假設您的產品資料表,並指派一個類別,例如區遊戲,謎題,每個產品,並且等。如果您建立合計查詢以識別每個類別的最高的產品,查詢只可以包含的欄位或含有類別資料欄位及含有價格資料的欄位。例如,假設欄位,稱為 「 類別名稱及稱為價格。當您執行此類型查詢時,Access 例子 「 MaxOf 」 或 「 MinOf 」 (根據您所選擇的函數) 的 [價格] 欄位中,就像這樣 ︰

類別名稱

MaxOfPrice

區運動會

$ 55.00

謎題

$ 43.90

電腦遊戲

$ 263.50

布偶

$ 81.00

...

...

您合計查詢不能包含其他欄位,可協助說明產品 (與因此讓資料更容易理解),例如產品名稱] 或 [供應商的名稱,就像這樣 ︰

類別名稱

MaxOfPrice

產品名稱

供應商名稱

區運動會

$ 55.000

C + + 變化

Proseware 國廣兌

謎題

$ 43.90

關聯式資料庫圖表

宇奏發佈

電腦遊戲

$ 263.50

電腦玩家之間神獸

Litware, Inc.

布偶

$ 81.00

程式設計動作圖

Contoso,Ltd

...

...

...

...

如果您想要查看該描述性的資料,您可以建立第二個選取查詢,結合合計查詢中使用其他資料欄位的欄位。

本節中的步驟說明如何建立合計查詢,並選取查詢來識別最昂貴的產品,在每一組的類別。步驟假設下列範例資料表中的使用 ︰

[類別] 表格

先根據 [CategoryID

類別名稱

描述

1

區運動會

所有的年齡和技能層級

2

謎題

拼圖、 word 謎題拼圖玩具

3

電腦遊戲

所有主控台和技能層級

4

布偶

動作數字,方式布偶

5

運動設備

球衣服網路

6

模型/嗜好

飛機,汽車火車

供應商] 資料表

供應商編號

供應商名稱

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

北風貿易

4

冒險工廠

5

宇奏發佈

6

Proseware 國廣兌

7

Contoso,Ltd

8

全球匯入工具

9

Wingtip 玩具

10

全球匯入工具

11

Litware, Inc.

12

台灣影片

[產品] 資料表

產品名稱

供應商編號

先根據 [CategoryID

價格

程式設計動作圖

7

4

$ 12.95

C + + 變化

6

1

$ 15.85

關聯式資料庫圖表

5

2

$ 22.50

魔術電腦晶片

3

2

$ 32.65

Access !遊戲 !

1

1

$ 22.95

電腦玩家之間神獸

11

3

$ 78.50

針對電腦玩家練習 !DVD !

4

5

$ 14.88

飛翔 Pizza ultimate

2

5

$ 36.75

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 小數位數)

8

6

$ 65.00

管理員非動作圖

9

4

$ 78.88

暗影處看看

12

3

$ 53.33

建立您自己的鍵盤

1

6

$ 77.95

附註: 步驟也假設一對多和之間的關聯類別及產品資料表,供應商和產品資料表之間的值相同。此時,資料表共用 [供應商編號和先根據 [CategoryID] 欄位。下一節所述合計查詢沒有關聯性,將無法運作。

建立合計查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,選取您想要使用,按一下 [新增],然後按一下關閉之後您完成新增資料表的資料表。
    -
    按兩下您要使用的資料表,然後按一下 [關閉]。在設計格線中,會顯示每個資料表。如果您使用上述範例資料表時,您可以新增類別和 [產品] 資料表。

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。
    點,請確定 [將只 [群組] 欄位和 [值] 欄位新增至查詢。如果您使用上述表格中所列的範例資料,您可以從 [產品] 資料表將從 [類別] 資料表中的類別名稱] 欄位和 [價格] 欄位。

  4. 或者,您可以指定的準則至查詢的範圍限制。
    只有符合準則的記錄,將會排序,而且上方和下方的欄位值會識別此排序清單中。例如,若要排除在 [運動] 類別的產品,您將這個運算式的類別名稱] 欄位中的 [準則] 列 ︰ <> 「 運動 」
    查詢準則運算式的更多範例,請參閱查詢準則範例一文。

  5. 查詢轉換至合計查詢。

    1. 在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [合計

      [合計] 列會出現在設計格線。

  6. 確定每個群組] 欄位的儲存格是設定為 [群組依據],然後設定為 [最大值] 或 [最小值的 [總計] 儲存格的值欄位 (包含頂端或底端值的欄位)。
    選取最大值傳回數值的欄位和日期/時間] 欄位中的最新的日期或時間值的最大值。選取 [最小值傳回數值的欄位和日期/時間] 欄位中的最早日期或時間值的最小值。如果您使用的範例資料,將 [類別名稱] 欄位的儲存格為群組依據] 和 [最大最小值的價格欄位的儲存格。

  7. 在 [設計] 索引標籤中 [工具] 群組中,請確定頂端值清單的設定為 [所有],然後按一下執行 按鈕圖像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果。

    附註: 步驟 7 中選取的函數,根據 Access 查詢中的 [值] 欄位的名稱變更為MaxOfFieldName 或MinOf欄位名稱。如果您使用範例資料表時,Access 會重新命名欄位MaxOfPriceMinOfPrice

  8. 儲存查詢,然後移至下一個步驟。

查詢不會傳回產品名稱或其他產品的相關資訊。若要查看其他資料,您需要建立第二個查詢,其中包含您剛剛建立的查詢。接下來的步驟說明如何建立第二個查詢。

建立第二個查詢以檢視更多資料

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按一下 [查詢] 索引標籤,然後按兩下您在前一節中建立合計查詢。

  3. 按一下 [表格] 索引標籤,然後新增合計查詢中使用表格加上任何包含的其他相關的資料您想要查看的資料表。
    如果您使用先前所列的範例資料表時,您類別、 產品和供應商將表格新增至您的新查詢。

  4. 加入合計查詢中的欄位,其父資料表中的相對應欄位。若要這麼做,請拖曳合計查詢中的每個欄位至資料表中的對應欄位。

    如果您使用的範例資料,請將合計查詢中的類別名稱] 欄位拖曳到 [類別] 資料表中的類別名稱] 欄位。然後將合計查詢的 MaxOfPrice 欄位拖曳至 [產品] 資料表中的 [價格] 欄位。聯結可讓您選取的新查詢,以運用合計查詢中的資料與其他資料表的資料。

  5. 在合計查詢的視窗中,按兩下新增整個查詢至設計格線中,星號,然後拖曳這些額外的欄位從查詢中的其他資料表。

    如果您使用範例資料表,連按兩下您在前一節中建立合計查詢,然後分別從 [產品和供應商] 資料表中新增 [產品名稱] 和 [供應商] 欄位。

  6. 或者,您可以指定一個或多個欄排序順序。
    ,例如,若要依字母順序類別] 清單中,將 [類別名稱] 欄中的 [排序] 儲存格為遞增

  7. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

    此執行查詢,並將結果顯示在資料工作表檢視。

秘訣   如果您不想要顯示為MaxOfPriceMinOfPrice[價格] 欄標題,在 [設計檢視] 中開啟查詢,在 [方格中的 [價格] 欄中,輸入價格 ︰ MaxOfPrice價格 ︰ MinOfPrice。這樣做會顯示為資料工作表檢視中的欄標題的價格

頁面頂端

尋找包含上方和下方的值的記錄

頂端或底端值,但不是能同時,可以傳回您之前在本文中所建立的查詢。如果您想要查看兩組值中單一檢視,您需要建立兩個查詢,其中一項可擷取頂端值和擷取底端值的另一個,然後合併並將結果儲存在單一資料表。

尋找上方和下方的值,並在表格中顯示該資料的程序會遵循下列主要步驟 ︰

  • 建立臨界數值查詢和底端值查詢,或如果您要將資料分組,請建立合計查詢的使用MinMax函數。

  • 將您的頂端值查詢 (或您的最大值合計查詢) 至製成資料表查詢,並執行此查詢來建立新的資料表。

  • 將您底端值的查詢 (或最小值合計查詢) 轉換成新增查詢,並執行此查詢將記錄新增至您上方的值的資料表。

    下列各節中的步驟說明如何建立查詢。

    附註: 數位簽署的資料庫,或它存放在信任的位置,除非存取可讓您在這裡執行巨集指令查詢所述。請依照下列步驟,以啟用封鎖的任何內容,再嘗試建立讓第一組表格],然後附加此處所述的查詢。

    啟用資料庫中的內容

    • 在訊息列上,按一下 [選項]

      [Microsoft Office 安全性選項] 對話方塊即會顯示。

    • 選取 [啟用這個內容],然後按一下[確定]

    • 再次執行查詢。

      如果您沒有看到 [訊息列

    • 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下訊息列

      如需停用模式與 Access 安全性的詳細資訊,請參閱安全 Access 2007 資料庫的文件。

      建立查詢

  • 建立上方和下方的值查詢。

    如需建立頂端或底端數值查詢的步驟,請參閱尋找具有臨界或底端數值的記錄,本文前面。如果您需要將您的記錄依類別,請參閱找出記錄的類別或群組的頂端或底端數值,本文前面。

  • 儲存每個查詢並保持開啟狀態的使用中的下一個步驟。

建立產生資料表查詢

  1. 與您臨界數值查詢設計檢視中開啟 ︰

    按一下 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中的 [製成資料表
    製成資料表] 對話方塊隨即出現。

  2. 在 [表格名稱] 方塊中,輸入將儲存的上方和下方記錄的資料表的名稱。例如,輸入頂端和底部記錄,然後按一下 [ [確定]
    每次執行查詢,而不是在 [資料工作表檢視中顯示結果,查詢建立的資料表,上方的值取代為目前的資料。

  3. 儲存並關閉查詢。

建立新增查詢

  1. 開啟您底端值的查詢設計] 檢視中。

  2. [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [新增]

  3. 在 [新增] 對話方塊中,輸入您在 [製成資料表] 對話方塊中輸入相同的名稱。
    ,例如,輸入頂端和底部記錄,然後再按一下[確定]。每次執行查詢,而不是在 [資料工作表檢視中顯示結果,查詢會附加記錄至頂端和底部記錄的資料表。

  4. 儲存並關閉查詢。

執行查詢

您已準備好要執行兩個查詢。

  • 在 [資料庫] 視窗中,按兩下 [臨界數值查詢,在郵件中,按一下[是]

  • 按兩下底端值查詢,然後在郵件中,按一下[是]

  • [上及下記錄] 中開啟資料表資料工作表檢視。

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