在編輯前儲存複本, 以防止變更原始檔案

提示: 在儲存複本前, 是否進行了不想要的變更? 別擔心! 您可以回到原始檔案, 選取功能區上方的檔標題, 並使用 [版本歷程記錄] 還原舊版的檔案。

< 其他共同作業案例

在 Office 365 之前, 您可以編輯檔案, 然後使用 [另存新檔] 將您的變更儲存為新的檔。 使用 [自動儲存] 功能, 您所做的變更會一直儲存下來, 以免您的工作遺失。 若要確保您不會不小心儲存原始檔案中的變更, 請先使用 [儲存複本], 再開始進行編輯, 以確保您正在處理新的複本, 而不是覆寫原始檔案。

使用雲端中現有的檔案做為新檔案的範本 (使用 [儲存複本])。

Todd 關於自動儲存及儲存複本的故事

開啟您要複製的檔案

Inga 會使用她所建立的每月 Excel 預算報告, 以追蹤其小組的報銷費用。

Todd 最近成為自己小組的管理員, 而且想要追蹤自己的每月費用。 他決定使用 Inga 的預算報告做為範本, 而不是從頭完成工作。

Todd 想要使用現有的報表做為自己報表的範本。

儲存複本以做為起點

Todd 進入 Inga 的小組 SharePoint 網站, 並開啟最新月份的 Excel 預算報表。 由於試算表是在雲端, Todd 會知道自動 儲存會自動將自己所做的變更儲存到檔案中。

因為他不想覆寫 Inga 的資料, 所以在進行任何變更之前, 他會移至 [檔案], 然後按一下 [儲存複本], 將報告複本下載到他的 OneDrive 中。

Todd 會使用 [儲存複本], 將自己的報告版本儲存在他的 OneDrive 中。

變更您複製的檔案

儲存至 OneDrive 後, Office 會自動在 Excel 中開啟檔案。 現在 Todd 是在他的 Inga 報表版本中運作, 且安全地進行變更, 而不需擔心變更她的資料。

他變更報表的 [標題] 和 [成本中心] 編號, 並清除他所需的欄位, 以便供他填寫。 Todd 知道有了 [自動儲存], 他的報告將會保留最新的變更。

使用 [自動儲存], Todd 會知道他在報告中所做的變更是安全的。

使用版本歷程記錄放棄不需要的編輯

Todd 已完成其預算報告的數個複本, 以準備提前幾個月。 不過, 他剛意識到他使用下個月的數位更新過報表, 實際上是上個月的報表。 雖然他所做的變更已自動儲存在自己的資料上, 但 Todd 並不擔心, 因為他可以使用版本歷程記錄來還原舊版的檔案。

他選取其預算報表的標題, 然後選取 [版本歷程記錄]。 他可以查看 Excel 建立其檔案版本的不同時間點, 然後開啟一個檔案, 而不會在新視窗中變更自己的檔。 現在, 他可以輕鬆地還原檔案, 而不會造成任何損壞!

[另存新檔] 位於何處?

使用 [版本歷程記錄] 回到先前版本的檔案。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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