在系統管理中心建立 Office 365 群組

投稿人: Diane Faigel
上次更新:2017 年 9 月 13 日

雖然使用者可以在 Outlook 或其他 App 中建立 Office 365 群組,全域系統管理員可能還是需要建立或刪除群組、新增或移除成員,以及自訂成員的工作方式。您可以在 Office 365 系統管理中心中執行這項工作。

您是在正確的位置嗎?

您想了解如何在 Outlook 中建立電子郵件群組 (通訊群組清單) 嗎?

若是如此,請參閱在 Outlook 中建立連絡人群組或通訊群組清單

建立 Office 365 群組

  1. 使用您的 Office 365 系統管理員帳戶登入 https://portal.office.com/adminportal/home

    使用您的 Office 365 系統管理員帳戶登入

    登入由 21Vianet 提供的 Office 365

  2. 在左側瀏覽窗格中,選擇 [群組] > [群組]。

    系統管理中心的 Office 365 群組。

  3. 選擇 [新增群組]。

    建立新的 Office 365 群組、新的通訊群組清單或新的安全性群組
  4. 根據欲建立之群組的用途選擇群組類型。如果您想使用客戶可以連絡的電子郵件地址 (例如 info@contoso.com),請選擇 Office 365 群組。如需群組選項的詳細資料比較,以及如何選擇時間,請參閱比較群組

  5. 指派群組的唯一名稱和別名。

  6. 如果您希望成員除了在群組信箱之外,也能夠在自己的收件匣接收郵件和行事曆項目,請讓 [傳送群組交談與活動的複本到成員的收件匣] 保持 [開啟] 。

  7. 選擇 [選取擁有者],然後選擇您要指定為群組管理人的人員名稱。任何群組擁有者都能從群組收件匣刪除電子郵件。其他成員無法從群組收件匣刪除電子郵件。

  8. 選擇 [新增]。

將成員新增至 Office 365 群組

  1. 重新整理您的 Office 365 系統管理中心頁面,讓新的 Office 365 群組出現。

  2. 選取您想要新增成員的群組。

  3. 在 [成員] 旁邊,選擇 [編輯]。

  4. 輸入您希望成為群組成員的人員名稱,然後從清單中選取他們的名稱。或者,您也可以日後再開放人員自行加入或要求核准加入 (請參閱加入群組)。

  5. 選擇 [儲存] 來更新 Office 365 群組。

Office 365 群組會出現在 Outlook 中,並包含已指派至該群組的人員。

提示: 已連線 Office 365 的 Yammer 群組必須在 Yammer 中建立,但可以和其他 Office 365 群組一樣在 Office 365 系統管理中心管理。若要深入了解,請參閱 Yammer 與 Office 365 群組

讓組織外部人員可傳送電子郵件至群組 (例如 info@contoso.com)

如果您想使用 info@contoso.com 這類電子郵件地址,就適合使用此選項。

您可以在建立群組後設定此選項。

  1. 使用您的 Office 365 系統管理員帳戶登入 https://portal.office.com/adminportal/home

    使用您的 Office 365 系統管理員帳戶登入

    登入由 21Vianet 提供的 Office 365

  2. 在左側瀏覽窗格中,選擇 [群組] > [群組]。

    系統管理中心的 Office 365 群組。

  3. 選取您所要編輯的群組旁之方塊。

  4. 將 [讓組織外部的人員可以傳送電子郵件至此群組] 切換開關設定至 [開啟]。

  5. 選擇 [儲存]。

關注群組電子郵件的運作方式

請務必了解這項設定的運作方式,尤其是您針對共用電子郵件地址 (例如 info@contoso.com) 使用群組收件匣時。

  • 當您使用系統管理中心建立群組時,系統預設會將使用者設為關注群組。而這就是 [傳送群組交談和活動的複本至群組成員的收件匣] 選項。

    建立新群組

  • 不過,如果使用者在 Outlook 中建立群組,系統不會預設開啟此選項;此時使用者必須選擇 [進階選項] > [傳送所有群組交談.....]。

    選擇將群組電子郵件傳送到使用者收件匣

這些設定會讓群組成員接收傳送到其 Outlook 收件匣的電子郵件複本。群組成員可以閱讀和刪除此電子郵件複本,且不會影響任何其他人。電子郵件複本仍會存在群組收件匣中。

在 Outlook 中,群組成員可以移至 [群組] 收件匣並選擇停止關注,這樣系統就不會將電子郵件複本傳送到他們的收件匣。當然,群組成員也可以重新關注。只要移至 Outlook 中的 [群組] 收件匣,他們就能存取群組電子郵件。

使用者可以取消訂閱群組,讓系統不再將相關電子郵件傳送到其收件匣。

哪些人可以從群組收件匣刪除電子郵件?

群組擁有者可以從群組收件匣中刪除任何電子郵件,無論他們是否為初始作者。

如果電子郵件交談是由成員所啟動,他們就可以從群組收件匣刪除電子郵件交談 (僅限 Outlook 網頁版;以滑鼠右鍵按一下電子郵件,然後按一下 [刪除])。Outlook App (Outlook 2016) 不支援這項操作。

假設群組擁有者傳送一封電子郵件到群組,然後從群組收件匣刪除該郵件。傳送到成員收件匣的郵件複本並不會遭到刪除。

更多自訂選項

在系統管理中心中建立群組需注意的事項

  • 您需具備 Office 365 全域系統管理員權限。

  • 您至少需要 Exchange Online 授權 (例如,若您沒有 Office 365 商務版的授權時)。

  • 您的租用戶必須啟用 Office 365 群組。此為預設設定,但部分組織會停用這項設定。

  • 您不能是委派的系統管理員 (例如,擔任系統管理員的顧問)。

  • 如果您建立了安全性群組來管理可建立 Office 365 群組的使用者,則全域系統管理員不一定要成為群組成員。他們還是可以從系統管理中心建立群組。不過,他們將無法從 App (例如 Planner、Outlook) 中建立群組。若要深入了解,請參閱管理誰能建立 Office 365 群組

  • 群組識別碼是用來在 Exchange 中判斷別名 (也稱為 mailNickname)。mailNickname 屬性必須是租用戶中跨所有 Office 365 群組且唯一的。

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