在清單或文件庫中建立及更新外部資料欄

在清單或文件庫中建立及更新外部資料欄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以將特殊類型的欄新增至名為「外部資料欄」的原生清單或文件庫。此欄可合併外部資料來源的一個資料欄與原生清單或文件庫中的其他欄。由於有外部資料欄新增至原生清單或文件庫,因此所有相關的清單或文件庫功能都會如常作用,包括版本設定、核准、存回及取出、檔案附件等。

如需詳細資訊,請參閱尋找外部資料的相關內容

您要做什麼?

開始之前

瞭解使用外部資料欄的範例

在清單或文件庫中建立外部資料欄

更新外部資料欄

重新整理外部資料欄

開始之前

若要使用外部資料,必須先執行幾個必要工作,以便安全地存取資料。下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。此外,如果您在使用外部資料時發生問題,這些資訊也可以幫助您找出問題所在。若要存取外部資料,您或管理員必須執行下列作業:

準備外部資料來源    系統管理員可能需要建立一個帳戶,並提供的資料來源的權限,以確保正確的人員能存取資料和的資料不會結束不正確。在外部資料庫中,系統管理員可能也會想要建立特定的資料表、 檢視、 查詢等將結果所需只限制,並協助改善效能。

設定 SharePoint 服務與帳戶    管理員必須啟動 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

設定 Secure Store Service    系統管理員必須執行下列作業: 決定外部資料來源、 建立目標應用程式,並設定目標應用程式的認證的最佳存取模式。

設定 Business Data Connectivity Service    系統管理員必須確認建立外部內容類型有 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區權限,且適當的使用者擁有的外部清單為基礎的外部內容類型的存取權的使用者。

建立外部內容類型    使用者必須先定義外部內容類型包含連線、 access、 作業、 欄、 篩選及其他用來從外部資料來源擷取資料的中繼資料的方法的相關資訊。

頁面頂端

瞭解使用外部資料欄的範例

以下各節描述將外部資料欄新增至清單或文件庫後的若干實際用途。

客戶合約與連絡人資訊    您有一個包含客戶合約的文件庫。然而,您的客戶資訊全都儲存在企業營運應用程式裡 (例如 SAP 或 Microsoft CRM),且該應用程式有一個 SharePoint 產品外部的資料來源。您想追蹤文件庫中的客戶合約,但又要確保相關客戶資訊為最新且沒有不必要的重複。若要這樣做,請將一或多個外部資料欄新增至文件庫,以便將適當的客戶名稱和電話號碼與儲存在文件庫中的每份合約建立關聯。外部資料欄可讓您輕易輸入或更新正確資訊,並會自動由外部資料來源擷取客戶資訊。在此情況下,您也可以建立結構化的 Word 文件,將外部資料欄的值升階為 Word 文件,如此一來您就可以在 [文件資訊面板] 中或使用 Word 內容控制項來編輯這些值。

含圖片的產品基本資料    您已建立圖片庫,當中包含貴組織所販售之產品的相片。您將一個外部資料欄新增至文件庫,它可由外部資料庫存取產品名稱、產品代碼及目前價格。然而,您需確定,一旦建立外部內容類型,外部資料就會是唯讀的。貴公司的規定和程序要求,必須透過資料庫系統,才能對產品資訊進行變更。而如今,貴組織更多人員在一個文件庫檢視畫面裡,就能輕易查看所有一般的產品資訊。

頁面頂端

在清單或文件庫中建立外部資料欄

附註:  若要建立外部資料欄,您必須具有清單或文件庫的 [參與] 權限或更高權限。

  1. 瀏覽至 SharePoint 網站,然後再瀏覽至清單或文件庫。

    附註:  您不可以將外部資料欄新增到外部清單。

  2. 按一下 [清單][文件庫] > [清單設定][文件庫設定]

  3. [欄] 區段中,按一下 [建立欄]

  4. 輸入欄名 (例如「客戶」),然後按一下 [欄類型] 下的 [外部資料]

  5. [外部內容類型] 下,按一下 [外部內容類型選擇器],然後從列出的外部內容類型選取適當的項目,例如 [CustomerCRM]

  6. 執行下列一或多個動作,來決定您如何處理針對外部內容類型所定義的任何動作:

    • 若要顯示含有一或多個動作的功能表,按一下 [顯示動作功能表]

    • 若要讓外部資料欄在選取時執行預設動作,按一下 [連結此欄位至外部內容類型的預設動作]

  7. [新增欄以顯示每個其他欄位] 下,按一下 [選取所有欄位],或是選取一或多個特定欄位名稱,例如客戶名稱和電話號碼。

提示:  依預設會根據外部資料欄名稱,在每個欄的名稱加上首碼。建議您定義簡短的欄名稱,例如客戶識別碼,尤其是您新增了許多其他欄的時候。如果已為清單或文件庫啟用 [快速編輯],您就能用 [快速編輯] 來變更欄名稱。

頁面頂端

更新外部資料欄

附註:  若要更新外部資料欄,您必須具有清單或文件庫的 [參與] 權限或更高權限。

  1. 瀏覽至 SharePoint 網站,然後再瀏覽至清單或文件庫。

  2. 新增或編輯清單中的項目或文件庫的屬性。

  3. 在 [外部資料欄] 文字方塊 (如客戶名稱) 中,按一下 [外部資料項目選擇器]

    外部內容類型的作者必須選取適當的身分欄位並建立一或多個篩選,藉此來定義 [外部資料項目選擇器] 的運作方式,您才能快速找出正確的值。若無,請向外部內容類型的作者或您的管理員尋求協助。

  4. 在對話方塊中選取適當的項目,例如 [方怡君],然後按一下 [確定]

在外部清單與外部資料來源中,就會更新該資料。

頁面頂端

重新整理外部資料欄

基於效能理由,外部資料欄中的資料是在伺服器或服務中快取,因此可能不會顯示外部資料系統中最新的值。為確保所顯示的外部資料是目前最新,您可以重新整理外部資料欄。然而,進行重新整理作業時請謹慎為之,因為外部資料的設定方式有可能導致重新整理作業極為耗時。

附註:  若要重新整理外部資料欄,您必須具有清單或文件庫的 [參與] 權限或更高權限。

  1. 瀏覽至 SharePoint 網站,然後再瀏覽至清單或文件庫。

  2. 在外部資料欄的欄標題上按一下 [重新整理]

  3. 在 [重新整理] 頁面,請決定您只要重新整理目前的資料夾,或重新整理目前資料夾及其所有的子資料夾。

  4. 按一下 [確定]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×