在文件庫中組織檔案

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在文件庫中組織檔案的方法,是根據群組的需求及您對儲存和搜尋資訊的偏好而定。某些規劃可以幫助您設定組織最適用的結構。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包含許多現成的文件庫和文件庫範本。這些文件庫和範本是您組織檔案的絕佳起點。

本文內容

Office SharePoint Server 2007 libraries and library templates

Ways to organize files

Add a column to a library

Create a view

Create a folder in a library

Office SharePoint Server 2007 文件庫和文件庫範本

安裝 Office SharePoint Server 2007 時,系統會建立多個文件庫,以協助您建立組織嚴謹的網站集合。建立的文件庫依您設定網站集合的方式而定。例如,已設定 [發佈] 功能的網站集合將包含下列文件庫:

  • 文件    每個網站都會建立這個文件庫,以儲存該網站之頁面上使用的文件。

  • 圖像    每個網站都會建立這個文件庫,以儲存該網站之頁面上使用的圖像。

  • 頁面    每個網站都會建立這個文件庫,以儲存該網站所使用的頁面。

  • 網站集合文件    系統會建立這個文件庫,以儲存整個網站集合所使用的文件。

  • 網站集合圖像    系統會建立這個文件庫,以儲存整個網站集合所使用的圖像。

  • 樣式庫    系統會建立這個文件庫,以儲存自訂的 XSL 樣式和階層式樣式表。

Library templates are another way that Office SharePoint Server 2007 helps you organize your files. By using library templates, you can easily create libraries that are designed to support particular kinds of files, and to enable particular library functions. For more information about Office SharePoint Server 2007 library templates, see the article Library templates available in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

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組織檔案的方式

文件庫含有數個功能,可以幫助您使用單一文件庫中的多個檔案。不過,多個文件庫可能更適合您的組織。

在一個文件庫中儲存許多文件

您想要一個大型文件庫來滿足不同的需求。例如,您有數個專案在同一個群組內,或有多個群組處理同一個專案。

考慮使用單一文件庫的時機:

  • 群組需要查看同一組檔案的相關摘要資訊或不同檢視。例如,主管想要查看依部門或依到期日分組的所有檔案。

  • 使用者想要在網站的同一個位置搜尋檔案。

  • 您想要將相同的設定套用至檔案,例如追蹤檔案的版本或需要核准。

  • 使用文件庫的群組會共用類似特性,例如相同的權限等級。

    附註: 專屬權限等級可以套用至特定檔案,但是如果權限等級變化很大,請考慮使用多個文件庫。

  • 您想要分析試算表中檔案的相關資訊,或收到關於檔案的合併更新。

    附註: 您可以使用 RSS 技術,在文件庫發生任何變更時 (例如當儲存在文件庫中的檔案發生變更時) 提醒自己。RSS 摘要可以讓工作群組的成員看到已變更之檔案的合併清單。

以下是您可以在相同文件庫中檢視及管理檔案的一些方式:

  • Add columns    To help your group to pinpoint the data that is most important and to view the data in different ways, you can add columns to your library. Columns appear at the top of the library page as headings, such as "Department Name" or "Due Date". You can use the column headings to sort and filter the files in a library.

  • Create views    You can use views if the people in your group frequently need to see the data in a certain way. In views, columns are used to sort, group, filter, and display the data.

  • 建立資料夾    如果文件庫包含可依邏輯方式分組的許多檔案,您可以使用資料夾在該文件庫中建立這些群組。資料夾可以幫助使用者以他們慣用的方式瀏覽及管理檔案。Office SharePoint Server 2007 提供樹狀檢視,使用者可以使用這個檢視來瀏覽網站及資料夾,就像使用硬碟上的資料夾一樣。

  • 設定多個範本    如果在文件庫中設定了多個內容類型,您可以在同一個文件庫內建立不同類型的預設範本 (例如銷售合約、行銷簡報及預算工作表)。內容類型可以增加多個文件庫之間的彈性及一致性。  

建立多個文件庫

如果您想儲存及管理的檔案集之間,或是使用檔案的使用者群組之間有明顯的差異,您可以建立多個文件庫。

使用多個文件庫的時機:

  • 要儲存及管理的檔案類型不同,而且預期使用者不會常常檢視檔案摘要或同時搜尋檔案。

  • 使用檔案的使用者群組不同,而且有明顯不同的權限等級。

  • 您需要將不同的設定 (例如版本設定或核准) 套用到幾組不同的檔案。

  • 您不需要同時分析檔案或接收關於檔案的合併更新。

  • 您想要提供幾組不同的選項來建立新檔案,或變更文件庫 [新增] 功能表上選項的顯示順序。

以下是您可以有效率地使用多個文件庫的一些方式:

  • 設定網站範本及欄    如果組織想要在文件庫之間建立一致的設定,組織可以設定網站範本及網站欄。設定可以在多個文件庫之間共用,這樣就不必每次都重新建立設定。

  • 傳送檔案至另一個位置    如果您想要在多個文件庫中使用某檔案,可以將它儲存在一個文件庫中,然後傳送複本到其他文件庫。您可以選擇在變更原始文件時,讓系統提醒您更新文件的任何複本。

  • 建立文件庫範本    如果想要建立文件庫的統一設定,或在文件庫之間重複使用特性,可以將文件庫另存為範本。當您按一下 [網站動作] 功能表上的 [建立] 時,文件庫範本會以可用選項的形式出現在網站上。

附註: 新增檔案至文件庫時,如果文件庫中已包含早期的專案檔案,您可能很難決定是要建立新的文件庫或是將檔案新增到現有的文件庫中。雖然每一種狀況各不相同,但是如果您認為自己需要同時分析或管理所有檔案,請考慮將檔案新增至現有的文件庫。您可以使用欄、篩選及檢視,讓預設檢視中只出現最新的檔案。

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新增欄至文件庫

根據預設,文件庫會追蹤檔案名稱和有關檔案狀態的資訊 (例如檔案是否已存回)。您可以指定其他欄來幫助群組分類及追蹤檔案,例如部門名稱或專案編號。新增欄可以幫助您善用文件庫的多個檢視。

對於建立的欄類型,有數個選項可供使用,包括單行文字、可指定選項的下拉式清單、從其他欄計算的數字,甚至網站上的人名和照片。

附註: 下列程序會從要新增欄之文件庫的文件庫頁面開始。如果文件庫尚未開啟,請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。如果文件庫的名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

  1. On the Settings menu [設定] 功能表 , click Create Column.

  2. [名稱與類型] 區段中,於 [欄名稱] 方塊內輸入您要的名稱。

  3. [此欄的資訊類型為] 下方,選取要顯示於欄的資訊類型。

  4. [其他欄設定] 區段的 [描述] 方塊中輸入描述,可幫助大家瞭解該欄的目的,以及該欄應該含有哪些資料。 此描述為選擇性項目。

  5. 視您所選取的欄類型而定,[其他欄設定] 區段中可能會顯示更多選項。請選取您想要的其他設定。

  6. To add the column to the default view, which people on your site automatically see when they first open a list or library, click Add to default view.

  7. 按一下 [確定]。

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建立檢視

您可以使用檢視來查看最重要或最適合用途的檔案。例如,您可以建立一個包含最近建立之檔案的檢視、來自特定部門之檔案的檢視,或是特定人士所建立之檔案的檢視。建立檢視之後,查看文件庫時都可以使用該檢視。

檢視功能表上的檢視

查看文件庫中的檔案時,只要指向欄名,然後按一下名稱旁邊的向下箭號,即可暫時按照該欄排序或篩選檔案。如果您需要以特定方式查看檔案,這項功能會很有用,但是每一次檢視文件庫時,都必須重複同樣的步驟。

排序清單或文件庫中的項目

If you expect to view the files in a certain way frequently, you can create a view. You can use this view any time that you work with the library. When you create a view, it is added to the View menu [檢視] 功能表 of the library.

文件庫可以有個人檢視及公用檢視。任何人都可以建立個人檢視,以特定方式查看檔案,或只篩選他們想要看的檔案。如果您有設計網站的權限,就可以建立公用檢視,讓任何人在檢視文件庫時使用。您也可以使任何公用檢視成為預設檢視,讓使用者在查看文件庫時自動看到該檢視。

Additionally, when you design a site, you can link to different views or design pages with Web Parts that use the different views.

如果群組的成員要在行動裝置上檢視文件庫,您可以建立能夠提供限制 (例如在檢視中顯示的項目數目) 的行動裝置檢視,以配合裝置的頻寬和限制。如需建立檢視的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的連結。

下列程序是用來建立標準的檢視類型。針對某些其他的檢視類型,會有不同的選項可供選擇,但建立檢視的基本步驟都很類似。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

  2. On the Settings menu [設定] 功能表 , click Create View.

  3. [選擇檢視格式] 底下,按一下您要建立的檢視類型。許多情況下,您都可以按一下 [標準檢視],但是在特定情況下 (例如建立報表時),則可以選擇其他檢視。

  4. In the View Name box, type a name for your view, such as Sorted by Last Name.

  5. 如果想要將此設定為文件庫的預設檢視,請選取 [設定為預設檢視] 核取方塊。唯有當這是公用檢視時,才可以設定為預設檢視。

  6. [對象] 區段的 [檢視對象] 底下,選取您是要建立只有自己可以使用的個人檢視,或是要建立其他人也可以使用的公用檢視。

  7. [欄] 區段中,您可以選取適當的核取方塊來顯示或隱藏欄。在欄名稱旁邊,輸入欄在檢視中顯示的順序號碼。

  8. [排序] 區段中,選取是否要排序檔案及如何排序的選項。您可以使用兩個欄來排序。例如,您可以先依作者排序,然後再依每個作者的檔案名稱排序。

  9. 在 [篩選] 區段中,選取是否要篩選檔案及如何篩選的選項。篩選的檢視會顯示檔案的較小選取範圍,例如僅由特定部門建立的檔案或僅具有 [已核准] 狀態的檔案。

  10. 在 [群組依據] 區段中,可以將具有相同值的項目分組到一個區段中,例如根據作者分組的文件區段,而且可以將其展開或摺疊。

  11. [總計] 區段中,您可以計算某一欄項目的個數,例如問題的總數。在某些情況下,您可以摘要或提取其他資訊,例如平均值。

  12. [樣式] 區段中,選擇您要的檢視樣式,例如有網底的清單,其中每隔一列便加上網底。

  13. 如果文件庫含有資料夾,您可以建立不含資料夾的檢視 (有時候會稱為條列式檢視)。若要檢視同一層級的所有檔案,請按一下 [資料夾] 區段中的 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。

  14. 您可以限制在文件庫中可供檢視的檔案數,或在同一頁面上可供檢視的檔案數。如果要建立行動裝置的檢視,則這些設定特別重要。在 [項目限制] 區段中,選取您要的選項。

  15. 如果打算在行動裝置上檢視文件庫,請在 [行動] 區段中選取您要的選項。

  16. 按一下 [確定]

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在文件庫中建立資料夾

如果文件庫中有多種類型的文件或不同的內容,可以建立資料夾來組織內容。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

  2. On the New menu 功能表圖像 , click New Folder.

    附註: 如果建立文件庫的使用者有指定不能在文件庫中建立資料夾,就無法使用 [新增資料夾] 命令。

  3. 輸入資料夾的名稱,然後按一下 [確定]。

提示: 如果您有多個包含資料夾的文件庫,而群組中的使用者喜歡以瀏覽硬碟的方式瀏覽文件庫,則建議您的群組啟用網站的樹狀檢視。樹狀檢視可以用來展開、摺疊和輕鬆地瀏覽資料夾。如果您有設計網站的權限,就可以在 [網站設定] 頁面上的 [瀏覽選項] 中啟用樹狀檢視。

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