在工作表的資料清單中插入小計

您可以使用 [小計] 命令,自動計算欄清單的小計及總計。

重要: 在 Excel 表格中不支援 [小計]。如果您正在使用 Excel 表格,[小計] 命令會以灰色顯示。若要在表格中新增小計,必須先將表格轉換為一般資料範圍,然後再新增小計。請注意,此動作會從資料移除表格格式設定以外的所有表格功能。或者您也可以建立樞紐分析表

插入小計時:

  • 小計   :是以 SumAverage 等彙總函數,透過使用 SUBTOTAL 函數計算而來。每一欄可以顯示一種以上的彙總函數類型。

  • 總計   :是從詳細資料衍生,而不是小計中的資料。例如,如果使用了 Average 彙總函數,則總計列將會顯示清單中所有詳細資料列的平均值,而不是小計列中所有值的平均值。

自動小計範例

如果將活頁簿設定為自動計算公式,則當您編輯詳細資料時,[小計] 命令會自動重新計算小計和總計值。[小計] 命令也會建立清單的大綱,讓您可以顯示與隱藏每一筆小計的詳細資料列。

附註:  對包含小計的資料進行篩選時,小計可能呈現隱藏狀態。若要再次顯示,請清除所有篩選。如需套用篩選的詳細資訊,請參閱快速入門:使用自動篩選篩選資料

  1. 確認您要計算小計之資料範圍中每個欄的第一列都有標籤,每個欄都包含相似的事實,且該範圍內沒有任何空白列或空白欄。

  2. 選取範圍中的儲存格。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    插入一層小計

    您可以插入一層資料群組小計,如下列範例所示。

    自動小計範例

    1. 每當 [運動] 欄的資料變更...

    2. ...計算 [業績] 欄的小計。

    1. 若要排序內含群組依據之資料的欄,請選取該欄,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [從 A 到 Z 排序] 或 [從 Z 到 A 排序]。

    2. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [小計]。

      Outlook 功能區影像

      [小計] 對話方塊隨即顯示。

    3. 按一下 [分組小計欄位] 方塊中要計算小計的欄位。例如,在上述範例中,您要選取 [運動]。

    4. 按一下 [使用函數] 方塊中您要用於計算小計的彙總函數。例如,在上述範例中,您要選取 [加總]。

    5. 在 [新增小計位置] 方塊中,選取包含要計算小計各欄的核取方塊。例如,在上述範例中,您要選取 [業績]。

    6. 如果想要在每一個小計之後自動分頁,請選取 [每組資料分頁] 核取方塊。

    7. 若要指定將摘要列置於詳細資料列的上方,請取消選取 [摘要置於小計資料下方] 核取方塊。若要指定將摘要列置於詳細資料列的下方,則請選取 [摘要置於小計資料下方] 核取方塊。例如,在上述範例中,您要取消選取此核取方塊。

    8. 您也可以重複步驟一到步驟七,再次使用 [小計] 命令,以新增更多使用不同彙總函數的小計。為了避免覆寫現有的小計,請取消選取 [取代目前小計] 核取方塊。

    插入巢狀層級的小計

    您可以在對應的外部群組中針對內部的巢狀群組插入小計,如下列範例所示。

    外部和巢狀小計的範例

    1. 每當外部 [地區] 欄的資料變更...

    2. ...計算該地區的 [業績] 小計;每當內部資料變更,計算 [運動] 欄的小計。

    1. 若要排序內含群組依據之資料的欄,請選取該欄,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [從 A 到 Z 排序] 或 [從 Z 到 A 排序]。

    2. 插入外部小計。

      如何插入外部小計

      1. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [小計]。

        Outlook 功能區影像

        [小計] 對話方塊隨即顯示。

      2. 在 [分組小計欄位] 方塊中按一下外部小計的欄。例如,在上述範例中,您要按一下 [地區]。

      3. 按一下 [使用函數] 方塊中您要用於計算小計的彙總函數。例如,在上述範例中,您要選取 [加總]。

      4. 在 [新增小計位置] 方塊中,選取包含要計算小計各欄的核取方塊。在上述範例中,您會選取 [銷售]。

      5. 如果想要在每一個小計之後自動分頁,請選取 [每組資料分頁] 核取方塊。

      6. 若要指定將摘要列置於詳細資料列的上方,請取消選取 [摘要置於小計資料下方] 核取方塊。若要指定將摘要列置於詳細資料列的下方,則請選取 [摘要置於小計資料下方] 核取方塊。例如,在上述範例中,您要取消選取此核取方塊。

      7. 您也可以重複步驟一到步驟六,再次使用 [小計] 命令,以新增更多使用不同彙總函數的小計。為了避免覆寫現有的小計,請取消選取 [取代目前小計] 核取方塊。

    3. 插入巢狀小計。

      如何插入巢狀小計

      1. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [小計]。

        Outlook 功能區影像

        [小計] 對話方塊隨即顯示。

      2. 在 [分組小計欄位] 方塊中,按一下巢狀的小計欄。例如,在上述範例中,您要選取 [運動]。

      3. 按一下 [使用函數] 方塊中您要用於計算小計的彙總函數。例如,在上述範例中,您要選取 [加總]。

        選取您要的其他任何選項。

      4. 取消選取 [取代目前小計] 核取方塊。

    4. 依序由最外面的小計往內,重複操作上述步驟以計算更多的巢狀小計。

提示: 如果只要顯示小計和總計的摘要,請按一下列號旁的大綱符號 一二三 。使用 正差負差 符號來顯示或隱藏個別小計的詳細資料列。

  1. 選取範圍中包含小計的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [小計]。

    Outlook 功能區影像

  3. 按一下 [小計] 對話方塊中的 [全部移除]。

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