在工作表中建立資料的大綱 (群組)

若有想要群組及摘要的資料清單,可以建立大綱,其中最多可包含八個階層,每一個階層代表一個群組。階層越深,代表層級的大綱符號編號就越高,每一個內部層級都會顯示其相鄰外部層級 (由編號較低的大綱符號代表) 的詳細資料。使用大綱,可以快速顯示摘要列或欄,也可以顯示每個群組的詳細資料。您可以建立列的大綱 (如以下範例所示)、欄的大綱或列與欄的大綱。

大綱清單
依地理區域及月份分組的銷售資料大綱列,其會顯示一些彙總列及詳細資料列。

1.  若要顯示一層中的各列,請按一下適當的 一二三 大綱符號。

2.  階層 1 包含所有詳細資料列的總銷售量。

3.  階層 2 包含每個地區每個月的總銷售量。

4.  階層 3 包含詳細資料列 (在這邊是列 11 至列 13)。

5.  若要展開或摺疊大綱中的資料,請按一下 加號減號 大綱符號。

您想要做什麼?

建立列的大綱

建立欄的大綱

顯示或隱藏大綱資料

使用樣式自訂大綱

複製大綱資料

隱藏或移除大綱

建立具有圖表的彙總報表

建立列的大綱

  1. 確定您要建立大綱之資料每個欄的第一列都有標籤,每個欄都包含相似的內容,且該範圍內沒有空白列或空白欄。

  2. 請確定您的詳細資料列也有摘要列 (小計)。請執行下列其中一項:

    使用 [小計] 命令插入彙總列   

    • 使用 [小計] 命令,可以將 SUBTOTAL 函數插入每組詳細資料列的正下方或正上方,並自動建立大綱。如需使用 Subtotal 函數的詳細資訊,請參閱 SUBTOTAL 函數

      插入自己的彙總列   

    • 將含有公式的摘要列插入每個詳細資料列群組的正下方或正上方。例如,在三月和四月銷售資料列的下方 (或上方),使用 SUM 函數來小計這些月份的銷售量。範例如本主題稍後的表格所示。

  3. 指定摘要列要位於詳細資料列的下方或上方。在 [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。
    在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

  4. 如果您的摘要列是在詳細資料列上方,請清除 [彙總列置於詳細資料的下方] 核取方塊。否則,請保留此核取方塊。

  5. 建立資料的大綱。請執行下列其中一項:

    自動建立資料的大綱

    1. 如有必要,在您要建立大綱的儲存格範圍中選取儲存格。

    2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組] 底下的箭號,然後按一下 [自動建立大綱]

      按一下 [群組] 下方的箭號,然後按一下 [自動建立大綱]

    手動建立資料的大綱

    重要: 手動為大綱階層分組時,最好顯示所有資料,以避免列的分組不正確。

    1. 建立外部群組的大綱。

      如何建立外部群組的大綱

      1. 選取所有從屬摘要列及其相關的詳細資料列。

        例如,在下面的資料中,列 6 包含列 2 至列 5 的小計,列 10 包含列 7 至列 9 的小計,而列 11 包含總計。若要分組列 11 的所有詳細資料,選取列 2 至列 10。

         

        A

        B

        C

        1

        地區

        月份

        銷售額

        2

        東部

        3 月

        $9,647

        3

        東部

        3 月

        $4,101

        4

        東部

        3 月

        $7,115

        5

        東部

        3 月

        $2,957

        6

        東部

        3 月總計

        $23,820

        7

        東部

        4 月

        $4,257

        8

        東部

        4 月

        $1,829

        9

        東部

        4 月

        $6,550

        10

        東部

        4 月總計

        $12,636

        11

        東部總計

        $36,456 美元

        重要: 請勿將摘要列 (列 11) 併入選取範圍。

      2. 在 [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,依序按一下 [群組] 和 [列],然後按一下[確定]。

        按一下 [列],然後按一下 [確定]

        大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

    2. 或者,建立內部巢狀群組的大綱 (指定資料區段的詳細資料列)。

      如何建立內部巢狀群組的大綱 (詳細資料列的群組)

      1. 針對每個內部巢狀群組,選取包含摘要列之列旁邊的詳細資料列。

        在下面的範例中,若要分組具有彙總列 6 的列 2 至列 5,選取列 2 至列 5。若要分組具有彙總列 10 的列 7 至列 9,則選取列 7 至列 9。

         

        A

        B

        C

        1

        地區

        月份

        銷售額

        2

        東部

        3 月

        $9,647

        3

        東部

        3 月

        $4,101

        4

        東部

        3 月

        $7,115

        5

        東部

        3 月

        $2,957

        6

        東部

        3 月總計

        $23,820

        7

        東部

        4 月

        $4,257

        8

        東部

        4 月

        $1,829

        9

        東部

        4 月

        $6,550

        10

        東部

        4 月總計

        $12,636

        11

        東部總計

        $36,456 美元

        重要: 請勿將摘要列併入選取範圍。

      2. [資料] 索引標籤上的 [大綱] 群組中,按一下 [群組]

        按一下 [資料] 索引標籤上的 [群組]

        大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

      3. 繼續選取及分組內部的列,直到已在大綱中建立想要的所有階層為止。

      4. 如果您要將列取消群組,請選取列,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

        您也可以在不移除整個大綱的情況下,取消大綱各區段之群組。請按住 SHIFT,並按一下群組的 加號方塊減號方塊 ,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]。

        重要: 如果在詳細資料為隱藏時將大綱取消群組,則詳細資料列可能仍然為隱藏。若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏列旁邊的可見列號。在 [常用] 索引標籤上,按一下 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏及取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏列]

頁面頂端

建立欄的大綱

  1. 確定您要建立大綱之資料每個列的第一欄都有標籤,每個列都包含相似的內容,且該範圍內沒有空白列或空白欄。

  2. 插入自己的摘要欄,其中在詳細資料欄的各群組右邊或左邊有公式。範例如以下步驟 4 中所列的表格所示。

    附註: 若要依欄建立資料的大綱,摘要欄必須包含參照該群組之每個詳細資料欄中儲存格的公式。

  3. 指定摘要欄位於詳細資料欄的右方還是左方。在 [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

    如何指定彙總欄位置

    1. 在 [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

      在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

    2. 若要指定彙總欄位於詳細資料欄的左方,清除 [彙總欄置於詳細資料的右方] 核取方塊。若要指定彙總欄置於詳細資料欄的右方,則選取 [彙總欄置於詳細資料的右方] 核取方塊。

    3. 按一下 [確定]

  4. 若要建立資料的大綱,請執行下列其中一項操作:

    自動建立資料的大綱

    1. 如有必要,選取範圍中的儲存格。

    2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組] 底下的箭號,然後按一下 [自動建立大綱]

    手動建立資料的大綱

    重要: 手動為大綱階層分組時,最好顯示所有資料,以避免欄的分組不正確。

    1. 建立外部群組的大綱。

      如何建立外部群組的大綱 (總計以外的所有欄)

      1. 選取所有從屬摘要欄,以及該欄的相關詳細資料。

        在下面的範例中,欄 E 包含欄 B 至欄 D 的小計,欄 I 包含欄 F 至欄 H 的小計,而欄 J 包含總計。若要分組欄 J 的所有詳細資料,請選取欄 B 至欄 I。

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        區域

        1 月

        2 月

        3 月

        第 1 季

        4 月

        5 月

        6 月

        第 2 季

        H1

        2

        東部

        371

        504

        880

        1,755

        186

        653

        229

        1,068

        2,823

        3

        西部

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1,557

        2,077

        4

        北部

        447

        469

        429

        1,345

        579

        180

        367

        1,126

        2,471

        5

        南部

        281

        511

        410

        1,202

        124

        750

        200

        1,074

        2,276

        重要: 請勿將摘要欄 J (總計) 併入選取範圍。

      2. [資料] 索引標籤上的 [大綱] 群組中,按一下 [群組]

        按一下 [資料] 索引標籤上的 [群組]

        大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

    2. 或者,建立內部巢狀群組的大綱 (個別的詳細資料欄群組)。

      如何建立內部巢狀群組的大綱 (詳細資料欄的群組)

      1. 針對每個內部巢狀群組,選取包含摘要欄之欄旁邊的詳細資料欄。

        在下面的範例中,若要分組具有彙總欄 E 的欄 B 至欄 D,選取欄 B 至欄 D。若要分組具有彙總欄 I 的欄 F 至欄 H,則選取欄 F 至欄 H。

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        區域

        1 月

        2 月

        3 月

        第 1 季

        4 月

        5 月

        6 月

        第 2 季

        H1

        2

        東部

        371

        504

        880

        1,755

        186

        653

        229

        1,068

        2,823

        3

        西部

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1,557

        2,077

        4

        北部

        447

        469

        429

        1,345

        579

        180

        367

        1,126

        2,471

        5

        南部

        281

        511

        410

        1,202

        124

        750

        200

        1,074

        2,276

        重要:  請不要將該群組的彙總欄併入選取範圍。

      2. [資料] 索引標籤上的 [大綱] 群組中,按一下 [群組]

        按一下 [資料] 索引標籤上的 [群組]

        大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

  5. 繼續選取及分組內部欄,直到已在大綱中建立想要的所有階層為止。

  6. 如果您要將欄取消群組,請選取欄,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

在 [資料] 索引標籤上,按一下 [取消群組]

您也可以在不移除整個大綱的情況下,取消大綱各區段之群組。請按住 SHIFT,並按一下群組的 加號方塊減號方塊 ,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

如果在詳細資料為隱藏時將大綱取消群組,則詳細資料欄可能仍然為隱藏。若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏欄旁邊的可見欄名。在 [常用] 索引標籤上,按一下 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏及取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏欄]

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顯示或隱藏大綱資料

  1. 如果沒有看到大綱符號 一二三加號減號 ,請按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項] (Excel 2007),或者,按一下 [檔案] 索引標籤 (其他版本),然後按一下 [選項],再按一下 [進階] 類別,接著在 [此工作表的顯示選項] 區段底下選取工作表,再選取 [若套用大綱,則顯示大綱符號] 核取方塊。

  2. 按一下 [確定]

  3. 執行下列其中一或多項操作:

    顯示或隱藏群組的詳細資料   

    • 若要顯示群組內的詳細資料,請按一下該群組的 加號

    • 若要隱藏群組內的詳細資料,請按一下該群組的 減號

      將整個大綱展開或摺疊至特定階層   

    • 一二三 大綱符號中,按一下想要的階層編號,如此即會隱藏較低階層的詳細資料。

      例如,如果大綱有四個階層,您可以按一下 三 ,隱藏第四個階層,而顯示其餘的階層。

      顯示或隱藏所有大綱詳細資料   

    • 若要顯示所有詳細資料,請按一下 一二三 大綱符號中的最低階層。例如,若有三個階層,則請按一下 三

    • 若要隱藏所有詳細資料,請按一下 一

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使用樣式自訂大綱

Microsoft Excel 會在大綱列使用樣式,如 RowLevel_1 和 RowLevel_2。Excel 也會在大綱欄使用樣式,如 ColLevel_1 和 ColLevel_2。這些樣式會使用粗體、斜體及其他文字格式來區分資料中的彙總列或欄。如果變更其中每一種樣式的定義方式,就能夠套用不同的文字及儲存格格式,以自訂大綱的外觀。您可以在建立大綱時或在建立大綱後,將樣式套用至大綱。

執行下列其中一或多項操作:

將樣式自動套用至彙總列或彙總欄   

  1. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

    在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

  2. 選取 [自動設定樣式] 核取方塊。

將樣式套用至現有的彙總列或彙總欄   

  1. 選取要套用大綱樣式的儲存格。

  2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [大綱] 對話方塊啟動器。

    在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

  3. 選取 [自動設定樣式] 核取方塊。

  4. 按一下 [套用樣式]

您也可以使用自動格式設定設定大綱資料的格式。

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複製大綱資料

  1. 如果沒有看到大綱符號 一二三加號減號 ,請按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項] (Excel 2007),或者 [檔案] 索引標籤 (其他版本),然後按一下 [選項],再按一下 [進階] 類別,接著在 [此工作表的顯示選項] 區段底下選取工作表,再選取 [若套用大綱,則顯示大綱符號] 核取方塊。

  2. 使用大綱符號 一二三減號加號 ,可以隱藏不想複製的詳細資料。

    如需詳細資訊,請參閱顯示或隱藏大綱資料一節。

  3. 選取彙總列的範圍。

  4. [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [尋找與選取],然後按一下 [到]

    按一下 [尋找與選取],然後按一下 [到]

  5. 按一下 [特殊目標]

  6. 按一下 [可見儲存格]

  7. 按一下 [確定],然後複製資料。

頁面頂端

隱藏或移除大綱

附註: 隱藏或移除大綱時,不會刪除任何資料。

隱藏大綱

  • (Excel 2007) 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項],或者 [檔案] 索引標籤 (其他版本),然後按一下 [選項],再按一下 [進階] 類別,然後在 [此工作表的顯示選項] 區段底下,選取含有您要隱藏的大綱的工作表,並清除 [若套用大綱,則顯示大綱符號] 核取方塊。

移除大綱

  1. 按一下工作表。

  2. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組],然後按一下 [清除大綱]。

    按一下 [取消群組],然後按一下 [清除大綱]

    重要: 如果在詳細資料處於隱藏狀態時移除大綱,則詳細資料列或欄可能仍然處於隱藏狀態。若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏列及欄旁邊的可見列號或欄名。按一下 [常用] 索引標籤上 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏及取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏列][取消隱藏欄]

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建立具有圖表的彙總報表

假設要建立僅顯示總計以及該總計圖表的資料彙總報表,通常可以執行下列動作:

  1. 建立彙總報表。

    1. 建立資料的大綱。

      如需詳細資訊,請參閱建立列的大綱建立欄的大綱一節。

    2. 按一下大綱符號 一二三加號減號 ,可隱藏詳細資料而只顯示總計,如以下的列大綱範例所示:

      只顯示總計列的大綱清單

    3. 如需詳細資訊,請參閱顯示或隱藏大綱資料一節。

  2. 建立彙總報表的圖表。

    1. 選取要建立圖表的摘要資料。

      例如,若只要建立劉德標與劉火樹之總計,而非全部總計的圖表,可以選取上面範例中的儲存格 A1 至 C11。

    2. 建立圖表。例如,在 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖表] 群組中的 [建議的圖表],或選擇其他圖表類型。

      例如,如果使用 [圖表精靈] 建立圖表,則該圖表會如下列範例所示。

      以小計資料建立的圖表

      如果顯示或隱藏資料大綱清單中的詳細資料,也會同時更新圖表,以顯示或隱藏資料。

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