在工作表上組織資料及設定其格式的指導方針

Microsoft Office Excel 有許多功能可讓您輕鬆管理及分析資料。 若要充分利用這些功能,請務必根據下列準則來組織及格式化 工作表 中的資料。

本文內容

資料組織方針

資料格式指導方針

資料組織方針

在同一欄中放置相似專案    設計資料,讓所有資料列在相同資料行中有相似的專案。

保持個別資料的範圍    在相關資料範圍和工作表上的其他資料之間保留至少一個空白欄和一個空白列。 當您排序、篩選或插入自動分類匯總時,Excel 可以更輕鬆地偵測及選取範圍。

將重要資料放置在該範圍的上方或下方    避免將重要資料放在範圍的左邊或右邊,因為當您篩選該範圍時,資料可能會被隱藏。

避免範圍中出現空白列和欄    避免在資料範圍中放入空白列和欄。 如此一來,以確保 Excel 能更輕鬆地偵測並選取相關的資料範圍。

顯示範圍中的所有列和欄    在變更資料範圍之前,請務必先顯示所有隱藏的列或欄。 當範圍中的列與欄未顯示時,資料可以不小心地刪除。 如需詳細資訊,請參閱隱藏或顯示列和欄

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資料格式指導方針

使用欄標籤來識別資料    針對資料套用不同的格式,以在資料範圍的第一列中建立欄標籤。 接著,Excel 就可以使用這些標籤來建立報表,以及尋找及整理資料。 針對欄標籤使用字型、對齊方式、格式、模式、框線或大小寫樣式,與您指派給範圍中資料的格式不同。 在輸入欄標籤之前,請先將儲存格的格式設定為文字。 如需詳細資訊,請參閱設定工作表格式的方式

使用儲存格框線來區分資料    當您想要分隔標籤與資料時,請使用儲存格框線(而非空白列或虛線),在標籤下方插入線條。 如需詳細資訊,請參閱在工作表中套用或移除儲存格框線

避免前置或尾部空格來避免錯誤    避免在儲存格的開頭或結尾插入空格來縮排資料。 這些額外的空格會影響排序、搜尋,以及套用至儲存格的格式。 您可以在儲存格中使用 [增加縮排] 命令,而不是輸入要縮排資料的空格。 如需詳細資訊,請參閱調整儲存格中資料的位置

延伸資料格式及公式    當您將新資料列新增至資料範圍的結尾時,Excel 會延伸一致的格式設定和公式。 前面五個儲存格的三個必須使用相同的格式,才能延伸。 上述所有公式都必須一致,才能延伸公式。 如需詳細資訊,請參閱在工作表儲存格中自動填入資料

使用 Excel 表格格式處理相關資料    您可以將工作表上的連續儲存格範圍變成 Excel 表格。 資料表所定義的資料可以獨立于資料表以外的資料進行處理,而且您可以使用特定的資料表功能,在資料表中快速排序、篩選、合計或計算資料。 您也可以在單一工作表上,將多個表格中的資料整理,以使用 [表格] 功能來 compartmentalize 相關資料的集合。 如需詳細資訊,請參閱Excel 表格概覽

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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