在工作流程中指定待辦事項

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

設計工作流程時,經常要指定工作給工作流程中的參與者,最簡單的情況是:不需要參與者的任何資訊,只要知道工作已完成,工作流程就能繼續進行。

例如,您可能要多位參與者檢閱文件,標示出註解,然後建議變更;但是您不需要工作流程收集他們的意見反映或其他任何資訊,只要知道工作完成就行了。

待辦事項範例圖表

若要達成這種作業方式,可將 [指定待辦事項] 動作加入工作流程中。這個動作會指定工作給各參與者,提示他們執行各自的檢閱,並在完成工作後,按一下工作表單上的 [完成工作] 按鈕。這個動作產生的工作表單很簡單;只有一個 [完成工作] 按鈕和一個 [取消] 按鈕,沒有要填寫的表單欄位。

本文為您說明如何指定待辦事項給一個或多個工作流程參與者,讓工作流程暫停到所有參與者完成工作為止。

本文內容

若要建立這項工作應該使用什麼動作?

什麼是自訂工作表單?

指派待辦事項

我應該使用什麼動作來建立這項工作?

工作流程和工作流程的參與者互動的主要方式是透過工作。如果您要工作流程要求別人的工作或取得別人的資訊,您可以讓工作流程建立並指派工作。當工作流程指派工作時,就會暫停直到該工作完成為止。只有當參與者按一下工作表單上的 [完成工作] 按鈕時,工作流程才會繼續。

有三個不同的動作可以建立工作,而每一種動作都是為一種特定的情境所設計:

  • 收集從使用者的資料    這個動作會將工作指派給單一使用者或群組,並傳回的工作項目之使用者的答案,會將儲存的唯一識別碼,讓工作流程可以稍後這項資訊使用查詢的識別碼。此動作,您可以使用自訂工作精靈設計自訂工作表單收集您所要的資訊。這個動作會建立可以只為單一使用者或群組指定的工作。如果您將這項工作指派給群組時,每個群組的成員接收工作通知,但會建立只有一項任務的項目,並工作流程暫停只回應的第一個人員會完成工作。如需此動作的詳細資訊,請參閱收集資料的工作流程中的使用者傳來的文件。

  • 指派表單給群組    這個動作會指派表單給一或多個使用者,並再將回應儲存為工作清單中的值。與上一個動作,這個動作可以將工作指派分別多個人員和工作流程暫停直到每位人員完成其工作,再繼續。也與上一個動作,這個動作不會傳回的回應,任何工作項目的識別碼,以便工作流程無法查詢並進行比較或決策使用稍後作為這項資訊。此動作,您也使用自訂工作精靈來建立自訂工作表單。如需詳細資訊,請參閱指派表單給工作流程中群組的文件。

  • 指定待辦事項     這個動作與另外兩個動作都不同,所建立的表單沒有任何要填寫的表單欄位,而是使用一種簡單表單,讓使用者只要在工作完成時按一下 [完成工作] 按鈕;這項工作可以分別指定給多個參與者,工作流程會暫停到每一個人都標示工作完成為止。這個動作不會傳回工作項目的識別碼,其實也不需要傳回識別碼,因為工作並不收集任何稍後可能要參考的資訊。

下表摘要列出這項資訊。

動作

傳回工作識別碼供工作流程查閱?

建立多個工作?

可讓您在工作表單上定義欄位?

從使用者收集資料

指定表單至群組

指定待辦事項

除此之外,這三種工作動作還有一些限制:

  • 當工作流程會將工作指派給群組識別單一別名或地址時,工作流程會建立只有一項工作] 項目,然後共用整個群組。群組的任何成員可以編輯的單一工作表單,然後按一下 [完成的工作] 按鈕。若要將個別工作指派給多位使用者 (僅限可能指派表單給群組指派待辦事項] 動作),輸入每位使用者個別中選取 [使用者] 對話方塊。

  • 由一個工作流程動作所指派的所有工作都必須完成,工作流程才可以繼續。例如,工作流程動作指派個別工作給六位參與者時,如果只有三個工作已完成,您就不能引導工作流程繼續執行。

  • 當工作流程指派了工作給參與者後,這項工作就不能傳送給其他參與者 (透過委派、轉送等方式)。但是,具有 [工作] 清單的 [參與] 權限等級的任何人,就可以編輯工作項目並允許工作流程繼續。

  • 一個工作流程只能使用每一個工作一次。使用 [自訂工作精靈] 建立工作之後,就無法在工作流程中稍後再重新使用該工作。您可以建立其他工作執行相同的功能,但是工作的名稱必須不同且是唯一的。

頁面頂端

自訂工作表單是什麼?

每次您使用三個工作動作其中一個建立工作,Microsoft Office SharePoint Designer 2007 就會自動為該工作產生自訂工作表單,自訂工作表單是為工作流程參與者在瀏覽器中編輯工作時所呈現的頁面。

使用 [指定待辦事項] 動作建立工作時,自訂表單有兩個按鈕,參與者可以在完成指定的工作時按一下 [完成工作]。這個動作的自訂工作表單不接受參與者的任何其他輸入。

待辦事項的自訂工作表單

在 Office SharePoint Designer 2007 中,自訂工作表單在工作流程的資料夾中會顯示為 .aspx 頁面。自訂工作表單的檔案名稱,對應於您在 [自訂表單精靈] 中為工作所指定的名稱。

資料夾清單中的自訂工作表單

自訂工作表單會附加至網站的預設主頁面,且內含一個「資料表單網路組件」可與工作流程互動。自訂工作表單的版面配置與外觀可以自訂,例如,您可以附加不同的主頁面或修改樣式。但是,若要變更表單上顯示的欄位,您必須使用 [工作流程設計工具] 中的 [自訂工作精靈]。您不能以直接編輯「資料表單網路組件」的方式,變更表單欄位。如果您對「資料表單網路組件」執行其他自訂的設定 (外觀上,非功能上的設定),請注意,每次重新編譯工作流程時就會失去這些變更。對其他頁面所作的自訂設定則會保留下來。

若要變更自訂工作表單上的欄位,您必須在 Office SharePoint Designer 2007 中開啟工作流程 ([檔案] 功能表,[開啟工作流程] 指令)。當您使用 [自訂工作精靈] 開啟工作流程及編輯工作時,會看到下面的警告。

警告訊息

如果使用 [指定待辦事項] 動作,自訂工作表單只包含 [標題] 和 [描述] 欄位,您可以在這些欄位中自由變更文字,然後重新編譯工作流程,工作流程的所有執行中執行個體會使用新表單繼續執行。

如果使用 [從使用者收集資料][指定表單至群組] 動作,情形就會有些不同,因為自訂工作表單中可能會包含收集資料的表單欄位。如果修改自訂工作表單,然後重新編譯工作流程,所有執行中執行個體都會使用新表單繼續執行;但是如果刪除或修改欄位 (例如,變更欄位類型或重新命名),執行中的工作流程參考非預期所要的資料時 -- 例如,執行中工作流程可能會進行查詢,並預期欄位中包含資料 (非空白),但現在其內容為空白或欄位類型已變更 -- 就會產生工作流程錯誤,因此,您所做的變更千萬不要刪除、重新命名或以其他方式改變目前執行中工作流程執行個體可能會嘗試參考的表單欄位。

除了自訂工作表單之外,每次使用三個工作動作其中一個建立工作時,Office SharePoint Designer 2007 會自動在工作清單中產生該工作的內容類型,該內容類型會遵循您在 [自訂工作精靈] 中所指定,定義可用的欄位以及所使用的格式;內容類型的名稱與您在自訂表單精靈中所定名稱相符一致,例如,如果建立名稱為「檢閱文件」的工作,就會在工作清單的 [設定] 頁面上看到該名稱。

瀏覽器中的工作內容類型

建議您只在 Office SharePoint Designer 2007 中開啟工作流程,以修改工作流程內容類型,而不要在瀏覽器中修改內容類型的欄或其他設定。在瀏覽器中修改內容類型,可能會破壞與內容類型相關聯的自訂工作表單。

頁面頂端

指定待辦事項

您使用 [指定待辦事項] 動作,建立自訂工作表單並指定工作給一個或多個參與者。

在此範例中,指定給參與者的工作是:檢閱 [共用文件] 庫中的文件,並以註解和建議的變更標示文件。

  1. [檔案] 功能表上,指向 [開新檔案],然後按一下 [工作流程]

  2. [工作流程設計工具] 的第一個頁面上,為工作流程命名、選擇要附加工作流程的清單或文件庫,然後選取您要的開始選項的核取方塊。

    [工作流程設計工具] 的第一頁

  3. [下一步]

  4. 依序按一下 [動作][指定待辦事項]

    如果這個動作並未顯示在清單中,請按一下 [其他動作] 以查看完整清單。

  5. 在動作中按一下 [待辦事項]

    游標選取待辦事項的工作流程設計工具頁面

  6. 在 [自訂工作精靈] 的第一頁按 [下一步]

  7. 在下一頁的 [名稱] 方塊內輸入此工作的名稱。

    附註: 工作名稱在目前的網站中必須是唯一的。

  8. [描述] 方塊中,輸入要給工作收件者的一般指示。

    這項描述會顯示在自訂工作表單的頂端,所以請輸入您要工作流程參與者看到的指示,而不只是一般的描述。

    [自訂工作精靈] 的第二頁

  9. 按一下 [完成]

    下圖顯示,當工作流程參與者編輯工作時,工作在瀏覽器中所顯示的樣子。這是您使用 [自訂工作精靈] 所設計的自訂工作表單 (檢閱文件.aspx)。

    待辦事項的自訂工作表單

    回到工作流程設計工具中,還必須在 [指定待辦事項] 動作中,設定其他參數。

  10. 在動作中按一下 [這些使用者]

    游標選取這些人的工作流程設計工具頁面

  11. [選取使用者] 對話方塊中,輸入名稱或電子郵件地址,或按一下清單中現有的使用者或群組,然後按一下 [新增]

    重複這項步驟,以包含您要指定這項工作的其他任何參與者。

    附註: 

    • 在 [指派待辦事項] 動作中的工作流程所建立每一個人和您在此處所包含的群組的一項的工作。動作不會展開該群組,並將另一個工作指派給群組中的每個人。如需詳細資訊,請參閱前一節的動作應該使用建立的工作?

    • 您不必輸入特定使用者或群組名稱或電子郵件地址,您可以將這些資訊另外儲存在清單中,然後使用工作流程查詢以取得這項資訊,如此一來,各個不同的使用者和群組都可以設定為工作流程的參與者,而不必修改工作流程本身。

  12. 當所有適當的參與者都出現在 [選取使用者] 方塊中時,按一下 [確定]

在此範例中,每次 [共用文件] 庫中加入文件時,工作流程就會建立並指定工作,工作流程會暫停到每項工作都已標示為完成,下一個動作或步驟可以是處理程序中所需的任何項目,例如,您可以設定工作流程,在所有參與者完成檢閱時,傳送電子郵件通知。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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