在工作流程中傳送電子郵件

在工作流程中傳送電子郵件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可能會想要傳送電子郵件訊息的目的等各種不同的任何工作流程。例如,您可能會想要傳送給您通知就會開始執行每次工作流程。

新項目觸發工作流程傳送電子郵件

1.新項目會新增至清單或文件庫,然後工作流程開始。

2.工作流程傳送電子郵件訊息,讓您知道已啟動。

本文將說明如何設定您的工作流程傳送電子郵件訊息。也會說明如何使用工作流程查閱郵件的地址和動態內容加入郵件本文中,包括如何插入或建立超連結。最後,本文說明您如何設定格式的訊息,並提供有關使用工作流程產生的電子郵件訊息的其他資訊的內容。

您想要做什麼?

從工作流程傳送基本的電子郵件訊息

動態選取使用者或群組,若要收到的訊息

包含目前項目的相關資訊

包含靜態超連結

包含目前項目的超連結

包含圖像

格式化訊息的內容

傳送給您自己的自訂工作通知

找出不支援的選項

從工作流程傳送基本的電子郵件訊息

使用工作流程設計工具中的 [傳送電子郵件動作,您可以設定您的自訂工作流程至您或其他指定的使用者或群組傳送電子郵件訊息。可用欄位的電子郵件是[副本]、 [主旨],與本文。靜態文字和從工作流程查閱動態產生的文字,可以包含這些欄位。

您可以使用 [傳送電子郵件動作來產生許多類型的郵件,包括通知,當工作流程達到指定的階段,或執行指定的動作 (包括的整體的開始及停止工作流程) 及提醒依其到期日期未完成的工作。

附註: Outgoing e-mail settings must be configured on the server before your workflow can send e-mail messages. If you are unsure about the server's current e-mail settings, check with your server administrator. Find links to more information about outgoing e-mail settings in the See Also section.

在此範例中,您會設定您的工作流程傳送電子郵件通知開始新的項目上執行每次給您。

  1. 在 [檔案] 功能表中,指向 [新增],然後再按一下 [工作流程

  2. 在第一個頁面的工作流程設計工具,名稱為工作流程,表示清單,或您要的選項的文件庫的工作流程會附加至],,,然後選取 [啟動] 的核取方塊。

    [工作流程設計工具] 的第一頁

  3. 按一下 [下一步]。

  4. 在工作流程設計工具] 的 [下一步] 頁面中,鍵入此步驟的工作流程的名稱。

  5. 按一下 [動作],然後按一下 [傳送電子郵件

    如果此動作不會出現在清單中,按一下 [更多動作],若要查看的完整清單。

  6. 在 [動作],這則訊息

    [工作流程設計工具] 的第二頁

  7. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,輸入您自己的電子郵件地址,在 [] 方塊中。

    附註: 

    • 若要從清單或通訊錄中選取使用者,請按一下結尾] 方塊中的 [通訊錄 按鈕影像 ] 按鈕。

    • 地址數可以是郵件的特定的靜態 ip 位址 (例如, NORTHWINDTRADERS\junminjunmin@northwindtraders.com) 或工作流程查閱至變數資訊。若要進一步瞭解使用工作流程查閱動態地址傳送的工作流程,而不是使用靜態地址的電子郵件訊息,請參閱下一節以動態方式選取使用者或群組接收郵件

    • 呈現的郵件的寄件者地址一律為電子郵件地址的伺服器管理員,除非伺服器的系統管理員會變更為 [目前的 Web 應用程式] 或 [所有 Web 應用程式的寄件者地址。尋找詳細資訊請參閱] 區段中,這項變更的連結。

  8. 在 [主旨] 方塊中,鍵入 [主旨] 訊息,或按一下 [顯示資料繫結 按鈕影像 定義工作流程查閱至您想要的文字。

    附註: 正確編譯工作流程中的 [主旨] 方塊中,您必須進行一些項目。

  9. 在 [主旨] 方塊下 [大] 方塊中,輸入或貼上郵件的本文。

    提示: 在此方塊中有快顯功能表。若要複製的文字,請按 CTRL + C。若要貼上複製的文字,請按下 CTRL + V.文字複製並貼上不能包含任何工作流程查閱。

    含有文字的 [定義電子郵件訊息] 對話方塊

此時,您可以按一下[確定] 完成的郵件。另一方面,可能較為有用加入的新項目已啟動工作流程,標題,或甚至包含的連結的新項目。下列各節會告訴您如何執行這些動作,以及如何設定格式的訊息文字的外觀。首先,不過,您將學習如何使用工作流程查閱動態解決您的訊息。

頁面頂端

動態選取使用者或群組,若要收到的訊息

如果您提供您的訊息的 [] 和 [副本] 欄位中的靜態地址,然後任何時候,您需要變更收件者,您必須在 [工作流程設計工具中開啟工作流程並手動進行變更。如果地址會經常變更,則使用 [] 和 [副本] 欄位中的工作流程查閱更好的做法。查閱目前項目中欄位、 另一個清單或文件庫中的項目中的欄位或工作流程變數,可以參考地址。

使用自訂清單] 來儲存收件者地址

如果收件者定期變更,但不是常足夠,則必須指定初始表單上每次啟動工作流程時,您可以建立自訂的收件者清單的其中一個清單項目參照,每一個工作流程,然後建立的欄,您可以在其中儲存從每個工作流程的訊息會傳送的每個電子郵件地址。當工作流程中的所有郵件的收件者的變更時,就必須執行是變更該工作流程的收件者清單項目中適當的欄位中的地址。

重要: The columns in which you store addresses for workflow e-mail messages can be either Single line of text, Multiple lines of text, or Person or Group type columns. If you use a Person or Group column, only one entry can be made in each field that the workflow will reference for e-mail addresses. When creating the column, be sure to select No under Allow multiple selections. If you want to use this type of column to specify multiple recipients, you can create a SharePoint group that includes the people that you want the workflow to address the e-mail to, and then specify the group in the field. When creating the column, be sure to select People and Groups under Allow selection of. Find a link to more information about creating lists and adding columns in the See Also section.

附註: 當建立 SharePoint 群組,請確定的每個群組都有在已選取至少讀取權限的網站,且群組設定] 區域中新的 [群組] 頁面,在下誰可以檢視群組的成員資格所有人

若要使用自訂的收件者清單工作流程查閱:

  1. 在瀏覽器中,建立自訂清單以下列三個資料行命名收件者:

    • 變更預設的 [標題] 欄的名稱為工作流程名稱

    • 新增人員或群組資料行名稱。在 [此欄中,允許人員與群組的選取範圍,但不是允許多個選取範圍。

    • 新增單一文字欄名為[副本]行。

  2. 在 [收件者] 清單中,建立新的項目,然後執行下列動作:

    • 在 [工作流程名稱] 欄位中,輸入文件檢閱,這是使用以下的工作流程範例的名稱。

    • 在 [] 欄位中,按一下 [通訊錄 按鈕影像 ,然後在 [選取人員與群組] 對話方塊中,選取 [單一人員或群組郵件寄送到。

    • 在 [副本] 欄位中,輸入電子郵件地址的收件者地址複本,以分號分隔多個地址。

  3. 在Microsoft Office SharePoint Designer 2007,在工作流程設計工具中,按一下 [動作],然後按一下傳送電子郵件

    如果此動作不會出現在清單中,按一下 [更多動作],若要查看的完整清單。

  4. 在 [動作],這則訊息

  5. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,結尾的 [] 方塊中,按一下 [通訊錄 按鈕影像

  6. 選取使用者] 對話方塊中,或選取 [從現有的使用者和群組]清單中,按一下 [工作流程查閱,然後再按一下 [新增

  7. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選擇下列選項:

    • 來源收件者或您的自訂清單的名稱。

    • 欄位若要],或保留您想要的地址的欄位。

    • 欄位收件者: 工作流程名稱

    • : 輸入文件檢閱或目前的工作流程的名稱。

      查閱郵件的 [收件者] 欄位

      此查詢,指出: 「 從 [收件者] 清單中,選取 [工作流程名稱其中等於文件檢閱欄位的值 」。

      ] 對話方塊中的上半部指定清單和資料行。底部的一半] 對話方塊中指定的資料列。

  8. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,按一下[確定]

  9. 在確保唯一查閱郵件中,按一下[確定]

  10. 按一下[確定] 以關閉 [選取使用者] 對話方塊。

  11. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,結尾的 [副本] 方塊中,按一下 [通訊錄 按鈕影像

  12. 選取使用者] 對話方塊中,或選取 [從現有的使用者和群組]清單中,按一下 [工作流程查閱,然後再按一下 [新增

  13. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選擇下列選項:

    • 來源收件者或您的自訂清單的名稱。

    • 欄位: [副本] 或保留您想要的地址的欄位。

    • 欄位收件者: 工作流程名稱

    • : 輸入文件檢閱或目前的工作流程的名稱。

      查閱郵件的 [副本] 欄位

      此查詢,指出: 「 從 [收件者] 清單中,選取 [工作流程名稱其中等於文件檢閱 [副本] 欄位的值 」。

  14. 按一下[確定],在警告訊息,再按一下[確定] ,然後按一下[確定] 以關閉 [選取使用者] 對話方塊。

現在,當工作流程傳送此電子郵件訊息時,會傳送它的地址列在 [副本] 及 [自訂的收件者清單中的文件檢閱項目。若要變更 [收件者,只要清單項目中進行您所要的變更。

單一工作流程可能會傳送多個電子郵件訊息,及郵件可能不是所有傳送至相同的收件者。若要儲存其他此工作流程傳送的郵件的其他地址,您可以新增欄至清單,以儲存其他地址。在此情況下,您可能會想要命名資料行 「 第一次郵件,「 「 第二個訊息,「 等等。

或者,您可以設計清單,讓您建立一個項目,而不是一個項目,每個工作流程的工作流程傳送每封郵件。在此情況下,請務必用來識別每一封郵件的名稱唯一的因此,擷取地址的查閱傳回您想要的唯一值。

若要指定的收件者使用工作流程初始表單

如果您想要指定每次工作流程手動開始收件者,您可以自訂工作流程初始表單收集啟動工作流程的人員的地址。工作流程可以然後只需輸入地址直接使用,或將它們複製到目前的項目中的欄位,位置他們仍然可供參考後的工作流程完成其目前執行個體。如果工作流程設定,使其也會自動啟動,您可以指定預設地址,初始表單中的每次為自動啟動,就會發生即可。

頁面頂端

包含目前項目的相關資訊

到目前為止,本文郵件中的文字範例是靜態: 每次工作流程所建立的郵件執行個體,文字會完全相同。

很有用,不過,以包含文字,相對於目前執行工作流程所在的項目不會變更。例如,可能有用加入需要檢閱您的郵件本文中的文件的標題。若要包括的動態資訊這類,您可以使用工作流程查閱。查閱清單、 文件庫和工作流程資料等不同資料來源擷取資料。

若要新增的文件標題至郵件的文字:

  1. 輸入或貼上您想要在其中顯示查閱資訊的靜態文字。

    具有靜態文字的郵件本文

  2. 將插入點所在位置的查閱。

    提示: 插入查閱之後,無法拖曳至新位置。(可能是,不過,「 重新配置 「 拖曳其他文字周圍的查閱。)同樣地,因此無法剪下、 複製或貼上 [查閱] 或 [包含查閱的任何文字。

  3. 按一下 [新增至本文的查閱

  4. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選取 [來源] 方塊中的目前項目欄位] 方塊中的名稱

    查閱目前項目的名稱

  5. 按一下 [確定]。

插入的查閱會出現在郵件本文中。

插入查閱的郵件本文

當工作流程執行,並在產生的訊息時,會取代查閱文件的標題。

以標題取代查閱的最終郵件訊息

包含文件的標題是很有用,但可能會包含想要讓您直接在文件本身的超連結更有幫助。若要這麼做,您可以包含查閱中的超連結。[更新] 區段包含目前項目的超連結會顯示如何您如何。

頁面頂端

包含靜態超連結

您可以包含靜態超連結,也就是一個永遠連結到相同的地址或位置,工作流程使用 HTML 電子郵件訊息本文中錨點標記 (< > 和 < /a >) 與href屬性指定為目標位址href屬性的值。

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

在產生的郵件中,之間錨定標記的文字會呈現為指定的地址的超連結。

所呈現的郵件本文含有靜態超連結

附註: 某些文字為基礎的電子郵件程式不可以呈現 HTML 程式碼,,因此無法呈現超連結。

若要瞭解如何使用工作流程查閱建立動態超連結指向不同地址,根據目前執行工作流程所在的項目,請參閱下一節,包含目前項目的超連結

頁面頂端

包含目前項目的超連結

前一節,包括靜態超連結,請在範例超連結中的地址包含變數資訊: 每次工作流程傳送電子郵件訊息中,指向相同頁面的超連結。

不過,藉由使用工作流程查閱,您可以建立使用目前項目相關資訊,決定哪些 URL 指向動態連結。

如果目前的項目中的文件庫的文件

在工作流程啟動通知範例中,您可能會想要提供本身的新文件的連結:

  1. 輸入或貼上要在其中顯示連結的靜態文字。

  2. 在您想要找到查閱,輸入下列的文字。

<a href="">here</a>

提示: 插入查閱之後,無法拖曳至新位置。(可能是,不過,「 重新配置 「 拖曳其他文字周圍的查閱。)同樣地,因此無法剪下、 複製或貼上 [查閱] 或 [包含查閱的任何文字。

  1. 將插入點之間雙引號 ("」)。

  2. 按一下 [新增至本文的查閱

  3. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選取 [來源] 方塊中的目前項目

  4. 在 [欄位] 方塊中,選取編碼絕對 URL,然後再按一下[確定]

    具有動態連結可檢視或編輯文件的郵件本文

當郵件的收件者按一下連結時,在文件開啟檢視或編輯。

如果目前的項目清單項目

當您建立的清單項目連結 — 例如,通知或行事曆事件,您可以選擇開啟 [顯示表單 (DispForm.aspx)] 或 [清單項目編輯表單 (EditForm.aspx) 的連結。

若要建立連結來開啟文件 (而非文件本身) 的清單項目:

  1. 在瀏覽器中,瀏覽至共用的文件庫。

  2. 開啟文件庫,如果您希望您的連結開啟顯示表單] 或 [編輯項目,如果您希望以開啟編輯表單中的連結,請使用檢視項目中的任何現有的文件的清單項目。

  3. 在網址列中的地址複製開頭 http: 或 https: 透過第一個等號 (=),如下列圖例中所示。

    呈現顯示表單網址的網址列

    呈現編輯表單網址的網址列

    _QM_ID =文字是查詢字串參數指示要顯示的表單不論目前的清單或文件庫中的項目具有接在等號 (=) 的清單識別碼的頁面,在此範例中,將會目前項目的清單識別碼為工作流程查閱識別。

    附註: If the current item is a task that is created by one of the three workflow task actions, and if you want the link to open the custom task form (and not the default display or edit form for the Tasks list), see the later section If the current item is a custom task form. For tasks not created by a workflow task action, and for the display forms of even those tasks created by one of the workflow task actions, the current procedure is all that you need.

  4. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,在您要顯示,超連結的位置貼上地址。

  5. 直接將插入點放在等號 (=),然後再按一下 [新增查閱本文

  6. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選取 [來源] 方塊中的目前項目並在 [欄位] 方塊中的識別碼

    查閱目前項目的識別碼

  7. 按一下 [確定]。

    插入的查閱會出現在郵件本文中。

    重要: 用於建立連結至目前的清單項目目前的項目識別碼查閱時,下列查閱呈現的路徑,可以呈現錯誤,並因此不建議在電子郵件訊息的連結: 路徑、 伺服器的 URL、 來源 URL 及 URL 路徑。

  8. 新增超連結,以及錨定標記,則您想要包含的含,以及任何相關聯的郵件文字的文字的其餘部分。

    下圖顯示表單和編輯表單中的連結文字顯示在 [電子郵件訊息中。

    具有目前項目之檢視連結與編輯連結的郵件本文

如果您打算不只一次使用的連結,請參閱更新儲存為工作流程變數的清單項目地址

如果目前的項目是自訂工作表單

如果您的工作流程是使用其中一個三個工作動作來建立工作,自訂工作表單時會自動產生編譯工作流程。如果您想要傳送的動作所建立的工作流程工作的工作的工作提醒次要工作流程,您可能會發現,幫助以包含此自訂工作表單的連結,在提醒]。

預設表單的 [工作] 清單中,例如 DispForm.aspx 和 EditForm.aspx,讓它們的工作清單的資料夾。但自訂工作表單所在的資料夾,則相關聯的工作流程中。每個工作流程工作有自己的內容類型,而且識別自訂工作表單的內容類型使用的工作流程工作的內容類型。自訂工作表單位於不同的位置,因為建立此表單 URL 不同建立一般的顯示表單的 URL,或編輯項目表單。

自訂工作表單的 URL 看起來像這樣。

自訂工作的編輯表單 URL

變數資訊的版面配置區以粗體,而且帶有括號。

來源屬性會指定目前的工作流程相關聯的工作清單。當您按一下完成的工作取消自訂工作表單上時,表單就會知道哪一個清單,以返回使用從來源屬性的地址。若要建立自訂工作表單的連結,您可以複製並貼到 URL 的開頭ID = [item_ID]字元,並忽略其餘部分 (範例中醒目提示的部分)。

取得自訂工作表單中的 URL 的最簡單方法是執行工作流程,一次,讓它建立工作。當您在瀏覽器中開啟該工作的自訂工作表單時,您可以複製的 URL,需要請將它貼到工作流程設計工具中的電子郵件的本文的部分,然後再新增 [工作流程查閱提供工作項目的識別碼。

若要在郵件文字中包含查閱:

  1. 在工作流程設計工具中,在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,輸入或貼上所有連結的文字,以外的項目識別碼查閱,將電子郵件訊息的本文。

  2. 將插入點置於等號 (=) 後面刪除目前的項目識別碼,數字,再按一下 [新增查閱本文

  3. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中 [來源] 方塊中選取目前的項目識別碼在 [欄位清單] 中,然後按一下然後按一下[確定]

    已插入識別碼查閱的自訂工作表單連結

    請記住,此範例使用次要工作流程執行工作] 清單中,在目前項目為您的工作。從主要的工作流程的實際所建立的工作項目連結至自訂工作表單與不同。若要瞭解如何設定傳送自訂通知給收件者獲指定工作的人員使用從使用者收集資料]動作的工作流程,請參閱更新傳送給您自己的自訂工作通知

    若要瞭解如何您可以設定此位址,讓您可以使用其其他位置中相同的工作流程,請參閱下一節,儲存為工作流程變數的清單項目地址

將清單項目地址儲存為工作流程變數

您可以儲存的顯示表單 URL 或編輯表單的清單中的項目工作流程變數,以便您可以在同一個工作流程中的多個位置使用它。

  1. 在工作流程設計工具中,按一下 [動作],然後按一下建置動態字串

    如果此動作不會出現在清單中,按一下 [更多動作],若要查看的完整清單。

  2. 在動作按一下動態字串

  3. 在 [字串建立器] 對話方塊中,貼上 URL (但不是查閱目前項目識別碼) 的靜態文字部分。

    在此對話方塊,使用 CTRL + C 複製、 按 CTRL + X 剪下] 和 CTRL + V 貼上。

  4. 將插入點放在等號 (=),然後按一下 [新增查詢

  5. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選取 [來源] 方塊中的目前項目並在 [欄位] 方塊中的識別碼

    查閱目前項目的識別碼

  6. 按一下 [確定]。

    查閱會新增至 [] 對話方塊中的文字。

    已插入識別碼查閱的 URL 文字

  7. 按一下[確定] 關閉 [字串建立器] 對話方塊。

  8. 在 [動作],按一下 [變數]。

  9. 在清單中,按一下 [建立新的變數,然後在 [編輯變數] 對話方塊中,輸入新的變數的名稱。

  10. 請確定 [類型] 已設定為字串,,然後按一下[確定]

  11. 新增工作流程,傳送電子郵件的動作,然後按一下 [動作中這則訊息

  12. 使用新的變數定義電子郵件在對話方塊中,輸入或貼上周圍的文字和 HTML 標籤 (包括引號) 到郵件本文,加上引號中,將插入點,然後按一下 [新增本文查閱

  13. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊的 [來源] 方塊清單中,按一下 [工作流程資料

  14. 在 [欄位清單中,按一下 [變數: 變數的名稱,然後按一下[確定]

    雙引號之間所插入的新變數

您現在可以插入任何一處,您想要在目前的工作流程此變數。

頁面頂端

包含圖像

無法內嵌圖像或圖形檔由您的工作流程所傳送的電子郵件訊息本文中。不過,,您可以在郵件中包含的圖形所使用的 HTML 圖像標籤 (< 影像 / >) 若要連結至儲存為 JPEG (.jpg) 檔案,並上傳至您的網站中的圖片庫的圖像。

  1. 在您的訊息,請在您要連結的圖像,才會出現的位置的本文中輸入< 影像 src = 」 「 / > HTML 標記。

  2. 將插入點之間雙引號 ("」)。

  3. 輸入或貼上 JPEG 圖像檔案的 URL。完成的標籤看起來如下所示。

    完成的 HTML 圖像標籤

當傳送郵件時,從 JPEG 檔案圖像出現,而非 [連結] 標籤。

頁面頂端

格式化訊息的內容

在前面章節,標籤 HTML 錨點 (< > 和 < /a >) 用來建立超連結。您可以使用其他的 HTML 標籤,在您的訊息中,指定字型、 色彩、 樣式和文字的其他屬性。

因為工作流程設計工具支援只內嵌樣式的格式設定的郵件,並不外部或內嵌階層式樣式表 (CSS) 格式設定,您必須執行任何您想要使用的樣式屬性以 HTML 標籤的格式設定。您可以這麼做為工作流程設計工具中的 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中直接輸入的 HTML 標籤或藉由建立郵件的本文中的程式碼檢視和 [設計] 檢視,然後將它貼到 [定義電子郵件訊息] 對話方塊方塊。

  1. 按一下 [完成]儲存您的工作流程。

  2. 建立新的 HTML 頁面。

  3. 切換至分割檢視],然後再按一下 [設計檢視] 區域中的任何位置。

  4. 仍在 [設計檢視] 區域中將插入點,按兩下 [狀態列中的 [樣式應用程式

    [樣式應用程式] 工具列會出現。

  5. 在 [樣式應用程式] 工具列上,確定樣式應用程式已設定為手動目標規則會設定為 [ (新內嵌樣式),如下所示。

    顯示正確設定的 [樣式應用程式] 工具列

    如果您的訊息設定文字格式的程式碼檢視和 [設計] 檢視中,您必須設定樣式應用程式,以手動以便Office SharePoint Designer 2007不會新增 CSS 課程],在 [工作流程郵件無法轉譯的伺服器即可。此外,您必須巢狀結構內部已格式化的文字,但您要指定不同的格式設定的任何文字括住範圍標記的程式碼檢視中的工作。範圍的標籤放置之後,您就可以使用,套用您要的格式設定的 [設計] 檢視中。

  6. 設定文字格式為像往常一樣,使用 [設計檢視] 中的 [WYSIWYG 工具:

    • 如果您想要設定標籤內的文字格式,例如 < 段落 > 或 < 平 >,將插入點放在 [程式碼] 檢視中,然後連按兩下您要在 [工具箱] 的標籤。

    • 或者,您可以輸入標籤,然後使用 IntelliSense 插入樣式屬性,而且您想要的任何屬性/值組。請務必以分號分隔屬性/值組。

一些最佳作法:

  • 使用段落標記 (< p > 和 < /p >) 來定義另一個段落,並指定任何預設的格式化段落不同於預設的整體郵件的格式。

  • 段落中使用其他範圍的標籤以指定所有的格式設定的本機與段落和訊息整體的預設格式設定。

  • 工作流程設計工具會呈現在郵件中的其他分行符號做的任何手動分行符號。因為段落標記已新增適當的段落之間的空間,您必須從最終版本的設計工具中的郵件,避免段落之間的空間太多來移除所有手動分行符號。

    可能會更容易使用分行符號,為避免混淆,建立格式化的文字,然後再移除所有多餘的空格及換行之前先完成工作流程設計工具中的郵件。

    只有當就包含段落標記或其他標記,自動新增 [垂直間距的文字的單位,適用於此最佳作法。

下圖顯示以 HTML 標籤設定格式的文字的範例。請注意沒有手動分行符號簡報。

以 HTML 標籤設定格式的文字

在郵件中傳送的工作流程,格式化的內容,會相應地呈現。

HTML 格式化文字的完成版本

一旦您習慣設定郵件文字格式,您可以建立各種不同的訊息樣式。如需關於一種使用郵件文字格式設定,請參閱本文中,傳送給您自己的自訂工作通知的下一節。

頁面頂端

傳送給您自己的自訂工作通知

根據預設,當工作流程所使用的是有三個自訂工作動作來建立及指定任務,[工作] 清單會自動傳送電子郵件通知給哪些人指派到新的工作的人員。如果您想要設計您自己的自訂工作通知訊息,您可以設定次要工作流程執行的工作清單,以傳送給他們。

若要避免傳送重複的通知,您可以關閉自動通知工作清單:

  • 在 [工作] 清單中,於電子郵件通知區域中的 [進階設定] 頁面上按一下 [否]底下傳送電子郵件指派擁有權

    附註: 關閉 [自動通知會關閉所有網站,包括可在Microsoft Office SharePoint Server 2007的預先定義工作流程所產生的自動工作通知。

一旦您已關閉 [自動通知,您可以使用單一的次要工作流程,若要傳送所有任務,相同的通知,或者您可以傳送各種類型的使用條件分支的多個動作或多個次要工作流程各種情況相符的通知。

您可以使用相同的次要工作流程或工作流程],傳送電子郵件提醒的任務尚未完成其到期日期接近。如需有關次要工作流程的詳細資訊,請參閱建立次要工作流程

您可以格式化您想要的您自訂通知任何方式。若要開始的其中一個方法是自訂的預設自動通知,您可以直接從下列程式碼範例將複製的 HTML 內容。

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

上述的 HTML 程式碼範例包括七個預留位置的查閱。版面配置區會出現在方括弧 ([])。HTML 內容貼入的工作流程設計工具中的電子郵件訊息本文之後,您必須取代版面配置區,包括方括號包含,含實際的查詢。您會發現建立這些查閱下列六個小節中的指示進行。(其中一個版面配置區,其中的文件名稱,一個使用按兩次)。

工作流程名稱查閱

使用此查詢。

查閱建立目前工作的工作流程名稱

工作的建立日期查閱

使用此查詢。

查閱目前工作的建立日期

文件名稱查閱 (按兩次使用)

使用此查詢。

查閱文件名稱

文件 URL 查閱

使用此查詢。

查閱文件 URL

自訂工作表單查閱

此查詢會插入目前的工作流程所建立的自訂工作表單的 URL 的一部分,目前項目是否自訂工作表單的前一節所述。

查閱本身看起來像這樣。

查閱目前項目的識別碼

與整個地址看起來像這樣:

已插入識別碼查閱之自訂工作表單的網址

查閱文件項目顯示表單

如果目前的項目清單項目前一節所述,此查詢會插入屬於工作項目顯示表單的 URL。

查閱本身看起來像這樣。

查閱目前項目的識別碼

與整個地址看起來像這樣:

已插入識別碼查閱之文件項目顯示表單的網址

當所有的查閱中的位置,呈現的自訂工作通知的外觀這。

自訂通知訊息的最終版本

您可以自訂這則訊息,以新增其他指示或其他資訊,或調整文字的格式設定的訊息的外觀與風格。您學本文中的工具,您就可以設定工作流程傳送完全您想要傳送的郵件項目。

頁面頂端

找出不支援的選項

傳送電子郵件動作的目前版本不支援下列選項:

  • 在 [寄件者」 行上指定的地址。(由工作流程永遠傳送的電子郵件訊息會顯示寄件者」 行上的伺服器管理員所指定的電子郵件地址。僅限伺服器的系統管理員可以變更此設定,並只可以變更目前的 Web 應用程式,不是每工作流程中的所有通知)。

  • 包括 [工作流程狀態] 頁面的超連結。(有不使用工作流程查閱提供 WorkflowInstanceID 變數查詢字串中的值。)

  • 使用內嵌的階層式樣式表 (CSS) 若要設定格式的郵件內容。(加以格式化文字,請使用樣式的屬性,但是不支援的 < 樣式 > 標籤和 CSS 類別)。

  • 使用工作流程查閱] 或 [副本] 方塊中的參考資料行的人員或群組類型包含多個值中。

  • 指定郵件的密件副本 (密件副本) 收件者。(開發人員可以修改。將密件副本] 欄位中,但這伺服器上的動作檔案無法完成工作流程設計工具] 中。)

  • 包括附件的郵件的其他檔案。

  • 在郵件中內嵌圖像或圖形的檔案。(您可以連結至圖像,請參閱前一節包含圖像。)

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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