在功能窗格中使用與組織資料庫物件

在 Access 2010 中,資料庫物件會顯示在功能窗格中,這是 Access 2007 所開始引進的新功能,而先前版本的 [資料庫] 視窗則不再提供。

您可以在功能窗格中自訂物件的類別和群組,也能夠隱藏物件、群組,甚至整個功能窗格。Access 2010 有提供多個可供您立即使用的類別,也能夠讓您建立自訂類別和群組。

附註: 當您在瀏覽器中使用 Web 應用程式時,功能窗格便無法使用。然而,當您使用 Access 開啟 Web 應用程式時,就可以使用功能窗格。

本文內容

總覽

選取類別

顯示及排序物件

尋找資料庫中的物件

建立及修改自訂類別和群組

新增物件至自訂群組

移除與還原自訂群組中的捷徑

隱藏物件及群組

取消隱藏物件及群組

總覽

功能窗格是一個可讓您集中檢視及存取所有資料庫物件的位置。當您在 Access 2010 中開啟資料庫時,功能窗格預設會出現在工作區的左邊。

調整整個功能窗格

您可以使用下列方式來調整功能窗格的外觀:

若要

請執行此動作

變更功能窗格的寬度

將指標放置在功能窗格邊緣上方,然後在指標變成雙向箭頭時,拖曳邊緣以增加或縮減寬度。

開啟與關閉功能窗格

按一下 [快門列開啟/關閉按鈕] Access 中 [功能窗格] 的 [快門列開啟/關閉按鈕] ,或按 F11 鍵以開啟和關閉功能窗格。

同時顯示關閉和開啟的 [功能窗格]

使用資料庫物件

您只要按兩下功能窗格中的物件,即可使用該物件。如果您以滑鼠右鍵按一下物件,就會看到快顯功能表,其中會提供眾多選項,例如在 [設計檢視] 中開啟物件。

類別與群組

您可以將資料庫中的物件組織成類別和群組。類別能讓您在功能窗格中排列物件,而群組則能讓您篩選已分類的物件。

例如,在先前的圖表中,[所有 Access 物件] 是類別,而 [資料表][查詢][表單][報表] 則是群組。

當您選取類別時,項目會以類別中包含的群組進行排列。例如,如果您選擇 [資料表與相關檢視] 類別,項目就會以每個資料表一個群組的方式排列,而每一個群組則會包含使用該資料表之所有物件的捷徑:查詢、表單、報表...等等。如果物件使用超過一個資料表,就會出現在所有相關的群組中。

頁首

選取類別

建立新資料庫時,會顯示的預設類別為 [資料表與相關檢視],而群組則是 [所有資料表]。每一個資料庫也會有一個名稱為 [自訂] 的類別,可供您用來建立物件的自訂檢視。此外,Access 還有提供兩個預先定義的類別,您可以根據想要顯示物件的方式進行選取:

類別

描述

物件類型

檢視資料庫中的所有物件,依其類型排序。

建立日期

修改日期

找出在特定日期或日期範圍中建立或修改的物件。您可以依 [今天][所有日期] 進行篩選。這些類別會依建立或上次修改的時間,以遞減順序顯示物件。

例如,在與 Access 同時安裝的北風範例資料庫中,如果顯示 [所有資料表] 類別,就可以看到與每個資料表關聯的各種物件。其中會先列出資料表,接著再列出與該資料表之資料相依的所有物件。在下列圖表中,「員工」群組會顯示「員工」資料表,接著再顯示與「員工」資料表關聯的物件,「貨運公司」和「客戶」資料表也一樣。

[功能窗格] 顯示群組中的資料表及與各資料表相關聯的物件

每次選取預先定義的類別時,Access 都會包含其中含有資料庫內全部物件的全域群組。您可以在群組名稱前面尋找「所有」一詞,很容易就能找到類別的全域群組,例如,如果選取 [資料表與相關的檢視] 類別,全域群組就稱為「所有資料表」

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顯示及排序物件

您可以選取資料庫物件在功能窗格中的顯示方式,例如,您可以包含建立或修改日期,或將物件顯示為圖示或清單。根據預設,Access 會在功能窗格中依物件類型,以字母遞增順序排序物件,但您也可以變更排序方式,以配合您的需求。若要指定物件顯示及排序的方式,請執行下列步驟:

  • 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端,以顯示快顯功能表,然後執行下列任一項操作:

    • 若要變更物件的顯示方式,請指向 [檢視方式],然後按一下 [詳細資料][圖示][清單]

    • 若要檢視資料庫中的所有群組,請按一下 [顯示所有群組]

    • 若要變更物件的排序順序,請指向 [排序方式],然後選取排序選項。

    • 若要手動排序並自訂顯示順序,請按一下 [排序方式],然後按一下 [移除自動排序]

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尋找資料庫中的物件

當您在 [搜尋] 方塊中輸入文字時,Access 會在類別之內搜尋包含符合搜尋條件之物件或物件捷徑的任何群組。找不到相符項目的群組都會摺疊收起。

附註: Access 只在目前顯示於功能窗格的類別與群組中搜尋物件。

提示: 若要搜尋整個資料庫尋找特定物件,請在功能窗格中選取其中一個預先定義的類別,例如 [資料表與相關的檢視][物件類型],以協助確保能夠在功能窗格中看見所有群組。

使用搜尋方塊尋找資料庫物件或捷徑

  1. 如果 [搜尋] 方塊並未顯示在功能窗格頂端,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表列,然後按一下 [搜尋列]

  2. [搜尋列] 方塊中輸入部分或完整的物件或捷徑名稱。

    [功能窗格] 中的 [搜尋列]

    當您輸入字元時,Access 會搜尋並刪除未包含相符項目的任何群組標題。

  3. 若要執行其他搜尋,請按一下 [清除搜尋字串] [清除搜尋字串] 按鈕 ,或按退格鍵以刪除字元,然後輸入您要搜尋的新文字。

    附註: 當您取消選取 [搜尋列] 方塊時,功能窗格會再度顯示所有可用的物件。

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建立及修改自訂類別和群組

當您不使用範本建立新資料庫時,資料庫預設會包含 [自訂] 類別,其中會顯示包含資料庫中定義之所有物件的一個群組。您可以重新命名該自訂類別,在其中建立更多自訂群組,並指定物件至這些群組。群組的預設排序選項為 [所有資料表]

當您檢視功能窗格中的自訂類別和群組時,一定會先看到物件的捷徑,您可以透過物件圖示左下角旁的小箭頭來辨識捷徑。

自訂類別檢視中的捷徑

當您開啟捷徑時,是開啟該捷徑所指向的物件,但是如果刪除捷徑,Office Access 2007 並不會刪除資料庫中捷徑所指向的物件。您也可以隱藏或重新命名捷徑,而不會變更資料庫中捷徑所指向的資料。

在資料庫中自訂物件的其中一個方式是,建立自訂類別。例如,您可以在想要建立含特定類型按鈕的表單時,或是建立可用來瀏覽資料庫的連結時,建立自訂類別。當您建立自訂類別時,只會套用至目前的資料庫;您不能將自訂類別和群組傳輸到其他資料庫。您可以透過重新命名 Access 所提供的預設 [自訂] 類別,或是透過建立新的自訂類別來建立自訂類別;限制資料庫中自訂類別和群組的數目可以更容易找到資料。

附註:  雖然您可以移除自訂類別或群組中的物件,但是無法從預先定義的類別或群組中移除物件。

請使用 [導覽選項] 對話方塊來建立及管理自訂類別和群組,此對話方塊會顯示已在資料庫中定義的所有類別清單,並顯示所選取類別的群組。

建立自訂類別

當您建立新自訂類別時,就會為該類別建立稱為 [未指定的物件][自訂群組 1] 群組。根據預設,Office Access 2007 不會在 [未指定的物件] 群組中放置任何物件,而是將指定給任何群組的類別中所有物件顯示在功能窗格的 [未指定的物件] 群組中。

  1. 若要建立新類別,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,然後按一下 [導覽選項]

  2. 按一下 [類別] 底下的 [新增項目]

    新類別隨即顯示在 [導覽選項] 對話方塊中的 [類別] 底下。

  3. 輸入新類別的名稱,然後按 ENTER 鍵。

重新命名自訂類別

如果未使用的自訂類別無法供您使用,您可以重新命名該類別,而不是新增自訂類別。

  1. 若要重新命名自訂類別,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,然後按一下 [導覽選項]

  2. 按一下 [類別] 底下的 [自訂],然後再按 [重新命名項目]

  3. 輸入類別的新名稱,然後按 ENTER 鍵。

建立或重新命名自訂類別之後,您必須在每個自訂類別底下建立自訂群組。

Access 會自動在每個新類別底下,建立 [自訂群組 1][未指定的物件] 群組,未指定給任何群組的物件會自動置入 [未指定的物件] 群組中。您可以建立新的自訂群組,或是將 [自訂群組 1] 群組重新命名為您所選擇的名稱。

建立自訂群組

  1. 若要建立新自訂類別,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,然後按一下 [導覽選項]

  2. 按一下 [群組名稱的群組] 底下的 [新增群組]

  3. 輸入新群組的名稱,然後按 ENTER 鍵。

重新命名自訂群組

  1. 若要重新命名自訂群組,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,然後按一下 [導覽選項]

  2. [類別名稱的群組] 底下,按一下自訂群組,然後再按 [重新命名群組]

  3. 輸入群組的新名稱,然後按 ENTER 鍵。

在自訂類別中建立自訂群組之後,新增或移動物件 (如資料表) 至自訂群組中。

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新增物件至自訂群組

您可以透過多種不同的方式新增物件至自訂群組中,例如拖曳物件以建立捷徑、複製及貼上,以及從外部來源匯入物件,但是如果選擇從群組剪下物件,請注意,這種作法可能會導致問題產生。我們不建議您剪下物件,因為資料庫是彼此結合運作的元件集,如果自該元件集中刪除物件,可能會破壞資料庫的部分或全部功能。

  • 若要新增或移動資料庫物件至自訂群組中,請按一下功能窗格頂端的下拉式箭頭,然後按一下您所建立的自訂群組。

  • [未指定的物件] 底下,以滑鼠右鍵按一下要新增或移動的物件。

  • 按一下快顯功能表上的 [加入群組],然後按一下想要將物件加入的自訂群組。

複製及貼上物件

  • 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要複製的物件,然後再按 [複製]

  • 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下要貼上物件的群組,然後按一下 [貼上],您也可以將物件貼入以 Access 2010 開啟之其他資料庫的功能窗格中。

從其他資料庫匯入資料表,或是從其他程式匯入資料 (例如文字檔和 Microsoft Office Excel 活頁簿) 是新增物件至資料庫的另一種方式。如需有關如何匯入外部資料的詳細資訊,請查看<請參閱>一節中的連結。

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移除與還原自訂群組中的捷徑

當您在功能窗格中檢視自訂物件時,看到的其實是這些物件的捷徑,左下角旁有小箭頭的物件圖示表示是實際物件的捷徑或指示器。

自訂類別檢視中的捷徑

如果移除或刪除功能窗格中的捷徑,只是移除指向該物件的指示器,而不是從資料庫移除該物件。從功能窗格的自訂群組移除物件的捷徑時,會從自訂群組移除該物件的參照,而該物件會顯示在功能窗格的 [未指定的物件] 中。

  • 若要移除捷徑,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的物件,然後按一下 [移除]

  • 若要還原物件的捷徑,請從功能窗格的 [未指定的物件] 群組中,將該物件拖到自訂群組中。

重要: 雖然您可以刪除 (也就是,永久移除) 預先定義及自訂的群組,並不建議您執行這項刪除作業,因為可能會在資料庫中造成問題。資料庫是彼此結合運作的元件集,如果自該元件集中刪除物件,可能會破壞資料庫的部分或全部功能。

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隱藏物件及群組

未使用物件或群組時,或是想要限制其存取時,隱藏物件或群組可能會比刪除好。隱藏物件不會變更資料庫,而刪除物件或群組 (即使看起來是重複的物件或群組) 時,會破壞資料庫的部分或全部功能。

若要在功能窗格中隱藏物件或群組,請執行下列其中一項操作:

  • 若要隱藏物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,然後按一下 [藏在這個群組]

  • 若要隱藏整個群組,請以滑鼠右鍵按一下該群組,然後按一下 [隱藏]

若要隱藏在功能窗格中顯示成灰色的物件或群組,請執行下列其中一項操作:

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表列,然後按一下 [導覽選項]

  2. [導覽選項] 對話方塊中,取消選取 [顯示隱藏物件] 核取方塊,然後按一下 [確定]

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取消隱藏物件及群組

若要顯示隱藏的物件或群組而不提供存取,請執行下列步驟:

  • 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表列,然後按一下 [導覽選項]

  • [導覽選項] 對話方塊中,選取 [顯示隱藏物件] 核取方塊,然後按一下 [確定]

如果隱藏的物件和群組在功能窗格中顯示成灰色,表示並未啟用。若要讓這些顯示成灰色的物件或群組可在功能窗格中使用,請執行下列步驟:

  • 若要啟用物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,然後按一下 [在這個群組中取消隱藏]

  • 若要取消隱藏群組,請以滑鼠右鍵按一下該群組,然後按一下 [取消隱藏]

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