在共用活頁簿中追蹤修訂

重要: 本文將說明使用「共用活頁簿」追蹤變更的較舊方法。 共用活頁簿功能有許多限制, 且已由共同撰寫所取代。 共同撰寫無法提供追蹤變更的功能。 不過, 如果您與其他人同時開啟該檔案, 您可以查看彼此所做的選擇, 並視情況進行變更。 此外, 如果檔案儲存在雲端, 就可以查看過去的版本, 以便查看每個人的變更。 深入瞭解共同撰寫

  1. 請確定您要使用這個方法,再繼續進行。 共用活頁簿有限制, 特別是無法使用 Excel 網頁版進行編輯。 因此我們強烈建議共同撰寫, 也就是共用活頁簿的取代。

  2. 按一下 [校閱] > [共用活頁簿]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [共用活頁簿] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  3. [共用活頁簿] 對話方塊中,選取 [編輯] 索引標籤上的 [允許多人同時修改活頁簿] 核取方塊。

  4. 按一下 [進階] 索引標籤。

  5. 按一下 [追蹤修訂] 底下的 [保留最近],然後在 [天之內的修訂記錄] 方塊中輸入要保留歷程記錄的天數。 根據預設,Excel 會保留歷程記錄 30 天,凡是比 30 天還要久的歷程記錄都會永久清除。 如果要保留歷程記錄 30 天以上,請輸入大於 30 的數字。

  6. 按一下 [確定],並且在系統提示您儲存活頁簿時,按一下 [確定] 來儲存活頁簿。

  1. 按一下 [查看] > [追蹤修訂], 然後按一下 [接受] 或 [拒絕修訂]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. 若系統提示您儲存活頁簿,請按一下 [確定]

  3. [接受或拒絕修訂] 對話方塊中,執行下列動作:

    • 若要接受或拒絕在特定日期之後所做的修訂, 請選取 [修訂時間] 核取方塊, 再按一下 [時間] 清單中的 [起自日期], 然後輸入您要查看修訂的最早日期。

    • 若要接受或拒絕由其他使用者所做的修訂, 請選取 [修訂者] 核取方塊, 然後在 [修訂者] 清單中, 按一下您要查看其變更的使用者。

    • 如果要接受或拒絕所有使用者所做的修訂,請清除 [修訂者] 核取方塊。

    • 如果要接受或拒絕對特定區域所做的修訂,請選取 [修訂處] 核取方塊,然後輸入該工作表範圍的儲存格參照。

    • 如果要接受或拒絕整份活頁簿的修訂,請清除 [修訂處] 核取方塊。

  4. 按一下 [確定],然後在 [接受或拒絕修訂] 對話方塊中,檢閱各修訂的相關資訊。

  5. 如果要接受或拒絕各修訂,請按一下 [接受][拒絕]

  6. 如果系統提示您選取儲存格的值,請按一下您要的值,然後按一下 [接受]

附註: 

  • 您必須先接受或拒絕一項修訂,才能前往下一項修訂。

  • 您可以按一下 [接受所有修訂][拒絕所有修訂],一次接受或拒絕所有剩餘的修訂。

  1. 按一下 [查看] > [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. 如果要選取您要查看的修訂處,請執行下列動作:

    • 若要查看已追蹤的所有變更, 請選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [修訂時間] 清單中按一下 [全部], 然後清除 [寄件者] 和 [位置] 核取方塊。

    • 若要查看在特定日期之後所做的變更, 請選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [時間] 清單中按一下 [從日期開始], 然後輸入您要查看修訂的最早日期。

    • 若要查看特定使用者所做的變更, 請選取 [修訂者] 核取方塊, 然後在 [修訂者] 清單中, 按一下您要查看其變更的使用者。

    • 如果要檢視特定儲存格範圍內的修訂,請選取 [修訂處] 核取方塊,然後輸入該工作表範圍的儲存格參照。

  3. 如果要指定檢視修訂的方式,請執行下列動作:

    • 如果要標示工作表上的修訂處,請選取 [將所做的修訂在螢幕上標示出來] 核取方塊。

    • 若要在另一份工作表上建立修訂清單,請選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊以顯示歷程工作表。

      附註: 只有在開啟追蹤修訂後,而且儲存檔案時至少有一項可追蹤的修訂,才能使用這個核取方塊。

關閉追蹤修訂會刪除歷程記錄。 若要保留此資訊的複本, 請執行下列動作來列印歷程記錄工作表, 或將它複製到另一個活頁簿:

  1. 按一下 [校閱] > [追蹤修訂] > [標示修訂處]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. 選取 [修訂處醒目提示] 底下的 [修訂時間] 核取方塊,然後在 [修訂時間] 清單中,按一下 [全部]

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]

  6. 您現在可以列印, 或將記錄複製到另一個活頁簿。

當您在工作時標示修訂處,Excel 會以醒目提示色彩標明所有修訂處 (例如變更、插入或刪除處)。

  1. 按一下 [查看] > [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. [標示修訂處] 對話方塊中,選取 [編輯時記錄所做的修訂] 核取方塊。 選取此核取方塊會共用活頁簿,並醒目提示您或其他使用者所做的修訂。

  3. 在 [醒目提示哪些變更] 底下, 選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [修訂時間] 清單中, 按一下您想要的選項。

  4. 若要指定要醒目提示修訂的使用者, 請選取 [修訂] 核取方塊, 然後在 [修訂者] 清單中, 按一下您要的選項。

  5. 若要指定您要在其中醒目提示變更的工作表區域, 請選取 [位置] 核取方塊, 然後在 [位置] 方塊中, 輸入工作表範圍的儲存格參照。

  6. 確認您已選取 [將所做的修訂在螢幕上標示出來] 核取方塊。

  7. 按一下 [確定]。 若看見提示,請儲存活頁簿。

  8. 在工作表上進行您所要的修訂。 請注意, 某些變更 (例如格式設定) 不會被追蹤, 因此不會以醒目提示色彩標示。

不想再醒目提示修訂處時,可關閉醒目提示修訂的功能。

  1. 按一下 [查看] > [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. [標示修訂處] 對話方塊中,清除 [編輯時記錄所做的修訂] 核取方塊。

  1. 按一下 [校閱] > [追蹤修訂] > [標示修訂處]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. 在 [醒目提示哪些變更] 底下, 選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [修訂時間] 清單中, 按一下 [全部]。

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]

  6. 在歷程工作表中,按一下欄標籤旁邊的篩選箭號,找出您要的資訊。

附註: 儲存活頁簿後會隱藏歷程工作表。 如果要在儲存後檢視歷程工作表,您必須選取 [標示修訂處] 對話方塊中的 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊才能再次顯示該工作表。

使用 Mac 版 Excel 中的 [追蹤修訂] 功能, 您可以追蹤、維護及顯示對 共用活頁簿所做之變更的相關資訊。

重要: 

  • 較新版本的 Mac 版 Excel 功能區中的 [追蹤修訂] 按鈕已不再提供。 若要使用此功能, 您必須先在功能區上新增 [追蹤修訂]。 如需詳細資訊, 請參閱將 [追蹤修訂] 按鈕新增至功能區

  • 追蹤修訂只在共用活頁簿中可供使用。 事實上,當您開啟追蹤修訂時,活頁簿便會自動變成共用活頁簿。 雖然共用活頁簿通常是存放在其他使用者可存取的位置,但是您也可以對共用活頁簿的本機複本進行追蹤修訂。

在功能區中新增 [追蹤修訂] 按鈕

若要在功能區中新增 [追蹤修訂] 按鈕, 您必須建立自訂群組, 然後將按鈕新增至群組。

  1. 按一下 [ Excel >喜好設定] >功能區 & 工具列

    Mac 版 Office 2016 功能區工具列喜好設定
  2. 在 [自訂功能區] 底下, 選取 [主要索引標籤] 底下的[審閱

  3. 在 [主要索引標籤] 清單下方, 按一下 [ Mac 版 Office 2016 自訂功能區新增按鈕 ], 然後選取 [新增群組]。

  4. 您現在可以重新命名此自訂群組。 只要選取[新增群組 (自訂)], 再按一下 [ Mac 版 Office 2016 自訂功能區設定 Mac 版 Office 2016 自訂功能區設定 重新命名, 然後在 [顯示名稱] 方塊中輸入名稱, 然後按一下 [儲存]。

  5. [由此選擇命令] 底下, 選取 [主要索引標籤], 然後在清單中選取[查看>變更] > [追蹤修訂 (舊版)], 然後按一下 [ > (新增箭號)], 將專案移至您所建立的自訂群組底下。

    按一下 [追蹤修訂 (舊版)], 然後按一下 [>] 以移動 [審閱] 索引標籤底下的選項。

  6. 按一下 [儲存] 並關閉 [Excel 喜好設定] 對話方塊。

    您應該會在功能區上的 [審閱] 索引標籤中看到 [追蹤修訂 (舊版) ] 選項。

    功能區上的 [追蹤修訂 (舊版)] 選項

  1. 在 [審閱] 索引標籤上, 按一下 [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

  2. 選取或清除 [編輯時追蹤修訂]。這也會共用您的活頁簿 ] 核取方塊。

    選取此核取方塊會共用活頁簿,並醒目提示您或其他使用者所做的修訂。 如果您清除該核取方塊, 您會收到一則訊息, 指出此動作會將活頁簿從共用使用中移除。

當您在工作時醒目提示 [修訂] 時, Excel 會以醒目提示色彩來描述任何修訂 (例如變更、插入及刪除)。

  1. 在 [審閱] 索引標籤上, 按一下 [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

  2. 選取 [編輯時追蹤修訂]。這也會共用您的活頁簿 ] 核取方塊。

  3. 在 [醒目提示哪些變更] 底下, 選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在下拉式清單中按一下您要的選項。

  4. 執行下列任何一個動作:

    若要指定

    執行動作

    您想要為其醒目提示修訂的使用者

    選取 [修訂者] 核取方塊, 然後在 [寄件者] 功能表中, 按一下您要的選項。

    您要在其中醒目提示變更的工作表區域

    選取 [位置] 核取方塊, 然後在 [位置] 方塊中, 輸入該工作表範圍的儲存格參照。

    提示: 您也可以按一下 [位置] 方塊右邊的 [折迭對話方塊]圖示, 然後選取您要在工作表上使用的範圍。 完成後, 請再次按一下 [折迭對話方塊], 以顯示整個對話方塊。

  5. 確認已選取 [在螢幕上變更醒目提示] 核取方塊。

  6. 按一下 [確定]。

    如果系統提示您儲存活頁簿, 請按一下[確定]

  7. 在工作表上, 進行所要的變更。

    附註: 某些修訂 (例如格式設定) 無法加以追蹤,因此也無法以醒目提示色彩標示。

如果您不想再醒目提示變更, 您可以停止醒目提示。

  1. 在 [審閱] 索引標籤上, 按一下 [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

  2. 清除 [在螢幕上顯示修訂] 核取方塊。

  1. 在 [審閱] 索引標籤上, 按一下 [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

    附註: 如果在編輯時變更了 [追蹤]。這也會共用您的活頁簿 沒有選取此選項, Excel 就不會記錄活頁簿的任何歷程記錄。

  2. 若要選取您想要查看的變更, 請執行下列任何一項動作:

    檢視

    執行此動作

    已追蹤的所有變更

    選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後從 [時間] 快顯功能表中選取 [全部], 然後清除 [寄件者] 和 [位置] 核取方塊。

    在特定日期之後所做的變更

    選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [時間] 清單中按一下 [從日期開始], 然後輸入您要查看修訂的最早日期。

    特定使用者所做的變更

    選取 [修訂者] 核取方塊, 然後在 [修訂者] 清單中, 按一下您要查看其變更的使用者。

    變更特定儲存格範圍

    選取 [位置] 核取方塊, 然後輸入該工作表範圍的儲存格參照。

  3. 您也可以按一下 [位置] 方塊右端的 [折迭對話方塊] , 然後選取您要在工作表上使用的範圍。 完成後, 請再次按一下 [折迭對話方塊], 以顯示整個對話方塊。

  4. 若要指定您想要如何查看變更, 請執行下列任何一項動作:

    若要

    執行動作

    在工作表上醒目提示變更

    選取 [在螢幕上顯示修訂] 核取方塊。

    這可讓您將滑鼠指標停留在醒目提示的儲存格上來查看變更的詳細資料。

    在個別的工作表上建立變更清單

    選取 [新工作表上的清單變更] 核取方塊, 以顯示歷程記錄工作表。

    只有在開啟追蹤修訂後,而且儲存檔案時至少有一項可追蹤的修訂,才能使用這個核取方塊。

  1. 在 [審閱] 索引標籤上, 按一下 [追蹤修訂], 然後按一下 [接受] 或 [拒絕變更]。 .

    如果系統提示您儲存活頁簿, 請按一下[確定]

  2. 在 [選取要接受或拒絕的變更] 對話方塊中, 執行下列任何一項操作:

    若要接受或拒絕

    執行動作

    在特定日期之後所做的變更

    選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [時間] 清單中按一下 [從日期開始], 然後輸入您要審閱變更的最早日期。

    由其他使用者所做的變更

    選取 [修訂者] 核取方塊, 然後在 [修訂者] 清單中, 按一下您要查看其變更的使用者。

    所有使用者所做的變更

    清除 [修訂者] 核取方塊。

    對特定區域所做的變更

    選取 [位置] 核取方塊, 然後輸入該工作表範圍的儲存格參照。

    您也可以按一下 [位置] 方塊右端的 [折迭對話方塊] , 然後選取您要在工作表上使用的範圍。 完成後, 請再次按一下 [折迭對話方塊], 以顯示整個對話方塊。

    變更整個活頁簿

    清除 [位置] 核取方塊。

  3. 按一下 [確定],然後在 [接受或拒絕修訂] 對話方塊中,檢閱各修訂的相關資訊。

    此資訊包括您所做的變更所影響的其他變更。 您可以視需要捲動視窗來查看所有資訊。

  4. 針對每個變更, 按一下 [接受] 或 [拒絕]。

    附註: 

    • 如果系統提示您選取儲存格的值, 請按一下所要的值, 然後按一下 [接受]。

    • 您必須先接受或拒絕一項修訂,才能前往下一項修訂。

    • 您可以按一下 [接受所有修訂][拒絕所有修訂],一次接受或拒絕所有剩餘的修訂。

    • 必須先儲存所有變更, 才能將其列在 [歷程記錄] 工作表上。

    • 當您拒絕變更時, 歷程記錄工作表會在 [動作類型] 欄中, 以「復原」或「拒絕的結果」來記錄拒絕動作。 若要查看歷程記錄工作表, 請參閱查看歷程記錄工作表以取得詳細資訊。

  1. 在 [審閱] 索引標籤上, 按一下 [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

    附註: 如果在編輯時變更了 [追蹤]。這也會共用您的活頁簿 如果未選取此核取方塊, Excel 就不會記錄活頁簿的任何歷程記錄。

  2. 在 [醒目提示哪些變更] 底下, 選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [時間] 快顯功能表中, 按一下 [全部]。

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊,然後按一下 [確定]

  5. 按一下 [確定]。

    [歷程記錄] 工作表隨即出現。

  6. 在 [歷程記錄] 工作表中, 按一下欄標籤旁的篩選箭號, 找到您想要的資訊。

    附註: 儲存活頁簿時, 會隱藏 [歷程記錄] 工作表。 若要在儲存後查看歷程記錄, 您必須在 [醒目提示] 對話方塊中選取 [新工作表上的清單修訂] 核取方塊, 以再次顯示該工作表。

因為變更記錄會在您關閉追蹤修訂時刪除, 所以您可能會想要儲存一份歷程記錄的複本。 您可以列印歷程記錄工作表, 或將它複製到另一個活頁簿。

  1. 在 [審閱] 索引標籤上, 按一下 [追蹤修訂], 然後按一下 [醒目提示修訂]。

  2. 在 [醒目提示哪些變更] 底下, 選取 [修訂時間] 核取方塊, 然後在 [修訂時間] 清單中, 按一下 [全部]。

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]

    提示: 

    • 若要列印歷程記錄表, 請按一下 [ 檔案] 功能表上的 [列印], 選取您要的列印選項, 然後按一下 [列印]。

    • 若要將 [歷程記錄] 工作表複製到另一個活頁簿, 請執行下列步驟:

    • 按住 CONTROL, 然後按一下歷程記錄工作表底部的 [歷程記錄] 索引標籤, 然後按一下 [移動] 或 [複製]。

    • 在 [書籍] 區域中, 按一下您要移動工作表的活頁簿名稱, 或按一下[(新活頁簿)]。

    • 選取 [建立複本] 核取方塊, 然後按一下[確定]

    • 儲存包含複製之歷程記錄工作表的活頁簿。

您可以在每次儲存活頁簿時, 使用 [追蹤修訂] 記錄活頁簿變更的詳細資料。 此變更記錄可協助您識別對活頁簿中的資料所做的任何變更, 然後您就可以接受或拒絕這些變更。

如果有多位使用者在編輯活頁簿,追蹤修訂功能就特別有用。 當您將活頁簿提交給檢閱者以取得批註, 然後想要將您收到的輸入合併至該活頁簿的一份複本時, 也很有用, 包含您想要保留的變更和批註。

當您在共用活頁簿中進行變更時, 您可以直接在工作表上或在個別的歷程記錄工作表上查看歷程記錄。 不論是哪種方式,您都可以立即檢閱各項修訂的詳細資料。 例如, 您可以查看進行變更的人員、所做的變更類型、所影響的儲存格, 以及新增或刪除的資料。

當您使用 [追蹤修訂] 時, 請考慮下列事項:

  • 追蹤修訂與復原操作不同, 不會建立備份複本    

    您可能會預期變更追蹤會在進行變更前先建立活頁簿的備份複本, 或者您可以復原任何變更。 遺憾的是, 您無法使用 [變更記錄] 來復原變更, 或是透過復原舊版的活頁簿來復原變更。 不過, 歷程記錄工作表會包含所有已刪除資料的記錄, 讓您可以將該資料複製回共用活頁簿中的原始儲存格。

    因為追蹤修訂的設計並不是要協助您回到先前版本的活頁簿,所以您應該繼續備份那些具有有效追蹤修訂的活頁簿。

  • 某些類型的修訂無法追蹤    

    系統會追蹤您對儲存格內容所做的變更, 但不會追蹤其他變更 (例如格式設定變更)。 某些 Excel 功能無法在共用的活頁簿中使用, 因此無法進行追蹤。

  • [變更記錄] 只會保留特定的間隔    

    根據預設, 當您開啟 [追蹤修訂] 時, [歷程記錄] 會保留30天, 以讓活頁簿的大小保持易於管理。 不過, 您可以增加或減少您要保留之歷程記錄的天數。 若要無限期地保留變更記錄, 您可以指定大量的天數。 您也可以定期建立歷程記錄資訊的複本。

  • 定期刪除歷程記錄的最舊部分    

    Excel 會從目前日期往回算,決定要保留的歷程記錄。 每次您關閉活頁簿時,凡是比您上次儲存活頁簿時的有效天數更久的歷程記錄,Excel 都會予以刪除。

    例如,若您保留 30 天的歷程記錄,並且在兩個月後第一次開啟該活頁簿,您仍可查看兩個月前的歷程記錄。 不過, 當您關閉此活頁簿時, 前30天的記錄 (31 至60天前) 會被刪除。

重要: 關閉追蹤修訂或停止共用活頁簿後,所有的歷程記錄都會遭永久刪除。

Excel 提供下列方法來存取及使用儲存的變更歷程記錄。

  • 螢幕上標示    

    Excel 會針對每位使用者使用不同的色彩來標示修訂區域,並且在您將游標放置在每個修訂的儲存格時,將基本詳細資料顯示成註解。 當活頁簿不包含許多變更, 或是您想要快速查看已變更的專案時, 使用螢幕醒目提示是很有用的做法。

  • 歷程記錄追蹤     

    Excel 會顯示一份單獨的歷程記錄工作表, 提供可列印變更詳細資料的清單, 您可以在其中加以篩選, 以找到您感興趣的變更。 當活頁簿有許多變更, 或是您想要調查在一系列變更中所發生的問題時, 歷程記錄工作表很有用。

  • 變更審閱    

    Excel 可以逐步引導您依序瀏覽修訂處,讓您決定是要接受還是要拒絕各項修訂。 若要評估來自其他使用者的註解,這個方法就非常實用。

需要更多協助嗎?

您可以隨時詢問 Excel 技術社群中的專家、在 Answers 社群取得支援,或是在 Excel User Voice 上建議新功能或增強功能。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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