在傳送之後回收或取代電子郵件訊息

在傳送之後回收或取代電子郵件訊息

郵件回收時,會將您寄出的郵件從尚未開啟該郵件的收件者信箱中取回。您也可以換入一封取代郵件。例如,如果您忘了包含附件,可以嘗試取回該郵件,然後傳送具有附件的取代郵件。

只有在您按一下 [傳送] 且收件者在相同組織內有 Exchange 帳戶時,才能使用郵件回收。

本文內容

如何回收與取代郵件

  1. 在資料夾窗格中,選擇 [寄件備份] 資料夾。

  2. 開啟您想要回收的郵件。您必須按兩下以開啟該郵件。選取郵件使其出現在讀取窗格中,但此動作無法讓您回收郵件。

  3. 在 [郵件] 索引標籤底下,選擇 [動作] > [回收這封郵件]。

    回收郵件

    附註: 如果看不到 [回收這封郵件] 命令,可能是您沒有 Exchange 帳戶,或您的組織內無法使用此功能。

  4. 按一下 [刪除這封未讀取郵件] 或 [刪除這封未讀取郵件並以新郵件取代],然後按一下 [確定]。

    [回收這封郵件] 方塊

  5. 若您有傳送取代訊息,請在撰寫訊息後,按一下 [傳送]。

  1. 在 [郵件] 的瀏覽窗格中,按一下 [寄件備份]。

  2. 開啟您想要回收並取代的郵件。

  3. 在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [其他動作],然後按一下 [回收這封郵件]。

    [動作] 索引標籤

  4. 按一下 [刪除這封未讀取郵件並以新郵件取代] 或 [刪除這封未讀取郵件並以新郵件取代]。

    附註: 如果您將郵件傳送給大量使用者,建議您清除 [回報從各收件者回收是否成功] 核取方塊。

  5. 若您有傳送取代訊息,請在撰寫訊息後,按一下 [傳送]。

如果您沒有看到 [回收這封郵件] 命令,則可能表示您沒有 Exchange Server 帳戶,或是您不是使用 Microsoft Office Outlook 2007。您必須同時符合這兩個條件,才能使用回收功能。

您可以檢查 Outlook 的 [帳戶設定] 對話方塊,以確認您的 Outlook 設定檔中所含有的電子郵件帳戶類型。

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [帳戶設定]。

  2. [電子郵件] 索引標籤上的 [類型] 欄會列出每一個帳戶的類型。

    畫面影像

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如何檢查回收

郵件回收成功與否,取決於收件者的 Outlook 設定。下表顯示五個案例:

動作

結果

您傳送郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,已選取 [追蹤] 底下的 [自動處理會議邀請及會議邀請和輪詢的回覆] 核取方塊。

附註: 若要檢視此設定,請按一下 [檔案] > [選項] > [郵件]。捲動至 [追蹤] 區段。

收件者的 [收件匣] 中會收到原始郵件與回收郵件。

假設原始郵件尚未被讀取,則會刪除原始郵件,並會通知收件者您 (寄件者) 已從他們的信箱刪除郵件。

附註: 如果原始郵件標示為已讀取 (在 [讀取窗格] 檢視不等於讀取),當處理回收郵件時,會通知收件者您 (寄件者) 想刪除該郵件。但是,郵件仍會保留在收件者的 Outlook 資料夾中。

您傳送郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,不會選取 [追蹤] 底下的 [自動處理會議邀請及會議邀請和輪詢的回覆] 核取方塊。

附註: 若要檢視此設定,請按一下 [檔案] > [選項] > [郵件]。捲動至 [追蹤] 區段。

收件者的 [收件匣] 中會收到原始郵件與回收郵件。

在收件者的電腦上,會發生下列其中一種結果:

  • 如果收件者先開啟回收郵件,則會刪除原始郵件,並通知收件者您 (寄件者) 已從他們的信箱刪除郵件。

  • 如果收件者先開啟原始郵件,則回收失敗,收件者將可以閱讀原始郵件與回收郵件。

附註: 如果原始郵件標示為已讀取 (在 [讀取窗格] 檢視不等於讀取),當處理回收郵件時,會通知收件者您 (寄件者) 想刪除該郵件。但是,郵件仍會保留在收件者的 Outlook 資料夾中。

您傳送郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,原始郵件會依照規則或收件者的動作,從 [收件匣] 移到另一個資料夾,而回收郵件仍保留在 [收件匣] 中 (或者也移到另一個資料夾)。

如果回收郵件與原始郵件在不同的資料夾中,收件者就會收到一封郵件說明嘗試回收失敗。不論 Outlook 的設定與郵件的讀取狀態為何,都會產生這種情況。

收件者可以閱讀原始郵件與新郵件。

您傳送郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,不論是依照規則或收件者的動作,這兩封郵件都移至相同的資料夾。這種行為的結果類似未設定 Outlook 自動處理郵件時的情況。

在收件者的電腦上,會發生下列其中一種結果:

  • 如果收件者先開啟回收郵件,則會刪除原始郵件,並通知收件者您 (寄件者) 已從他們的信箱刪除郵件。

  • 如果收件者先開啟原始郵件,則回收失敗,收件者將可以閱讀舊郵件與新郵件。

您傳送郵件到公用資料夾。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

會發生下列其中一種結果:

  • 如果收件者讀取回收郵件,並擁有公用資料夾所有項目的讀取權,但是並未讀取原始郵件,則會成功回收,只剩下新郵件。您 (寄件者) 會收到一封郵件說明回收已成功。

  • 如果收件者已將原始郵件標示為已讀取,會通知他們回收已失敗,而且只會刪除回收郵件。

如果擁有其他公用資料夾權限的使用者開啟回收郵件,則回收會失敗,使用者也會收到一封郵件說明回收已失敗。舊與新的郵件都會保留在公用資料夾中。

  • 如果收件者已閱讀原始郵件,然後標示為未讀取,則郵件會視為從未讀取,並成功地回收。

  • 在公用資料夾中是由讀者決定回收的成功或失敗,而非寄件者。

回收的成功與否,取決於收件者的 Microsoft Outlook 設定。以下四個案例說明不同情況下的結果,並另外提供一個額外案例,來說明回收傳送到 Microsoft Exchange 公用資料夾的郵件的過程。

動作

結果

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,已選取 [追蹤選項] 底下的 [當有邀請或回覆來到時自動處理] 核取方塊。

(若要檢視此設定,請按一下 [工具] 功能表上的 [選項] > [電子郵件選項] > [追蹤選項]。)

收件者的 [收件匣] 中會收到原始郵件與回收郵件。

假設原始郵件尚未被讀取,則會刪除原始郵件,並會通知收件者您 (寄件者) 已從他們的信箱刪除郵件。

附註: 如果原始郵件標示為已讀取 (在 [讀取窗格] 檢視不等於讀取),當處理回收郵件時,會通知收件者您 (寄件者) 想刪除該郵件,但郵件仍會保留在收件者的 Outlook 資料夾中。

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,未選取 [追蹤選項] 底下的 [當有邀請或回覆來到時自動處理] 核取方塊。

(若要檢視此設定,請按一下 [工具] 功能表上的 [選項] > [電子郵件選項] > [追蹤選項]。)

收件者的 [收件匣] 中會收到原始郵件與回收郵件。

在收件者的電腦上,會發生下列其中一種結果:

  • 如果收件者先開啟回收郵件,則會刪除原始郵件,並通知收件者您 (寄件者) 已從他們的信箱刪除郵件。

  • 如果收件者先開啟原始郵件,則回收失敗,收件者將可以閱讀原始郵件與回收郵件。

附註: 如果原始郵件標示為已讀取 (在 [讀取窗格] 檢視不等於讀取),當處理回收郵件時,會通知收件者您 (寄件者) 想刪除該郵件,但郵件仍會保留在收件者的 Outlook 資料夾中。

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,原始郵件會依照規則或收件者的動作,移到另一個資料夾,而回收郵件仍保留在 [收件匣] 中 (或者也移到另一個資料夾)。

如果回收郵件與原始郵件在不同的資料夾中,收件者就會收到一封郵件說明嘗試回收失敗。不論 Outlook 的設定與郵件的讀取狀態為何,都會產生這種情況。

收件者可以閱讀原始郵件與新郵件。

附註: 如果收件者讀取原始郵件,然後將郵件標示為未讀取,Outlook 會將該郵件視為從未讀取,並且可成功回收。

您傳送電子郵件給某人。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

在收件者的電腦上,不論是依照規則或收件者的動作,這兩封郵件都移至相同的資料夾。這種行為的結果類似未設定 Outlook 自動處理郵件時的情況。

在收件者的電腦上,會發生下列其中一種結果:

  • 如果收件者先開啟回收郵件,則會刪除原始郵件,並通知收件者您 (寄件者) 已從他們的信箱刪除郵件。

  • 如果收件者先開啟原始郵件,則回收失敗,收件者將可以閱讀舊郵件與新郵件。

附註: 如果收件者讀取原始郵件,然後將郵件標示為未讀取,Outlook 會將該郵件視為從未讀取,並且可成功回收。

您傳送電子郵件到公用資料夾。您回收原始郵件並以新郵件取代原始郵件。

接著就會發生以下一種情況:

  • 如果收件者讀取回收郵件,並擁有公用資料夾所有項目的讀取權,但是並未讀取原始郵件,則會成功回收,只剩下新郵件。您 (寄件者) 會收到一封郵件說明回收已成功。

  • 如果收件者已將原始郵件標示為已讀取,會通知他們回收已失敗,而且只會刪除回收郵件。

如果擁有其他公用資料夾權限的使用者開啟回收郵件,則回收會失敗,使用者也會收到一封郵件說明回收已失敗。舊與新的郵件都會保留在公用資料夾中。

附註: 

  • 如果收件者讀取原始郵件,然後將郵件標示為未讀取,Outlook 會將該郵件視為從未讀取,並且可成功回收。

  • 在公用資料夾中是由讀者決定回收的成功或失敗,而非寄件者。

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