啟用和設定 SharePoint 文件庫的版本設定

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設定文件庫時,您必須進行許多決定疑慮版本設定。您想要保留版本的每個項目或檔案每次編輯?如果是這樣,多少的版本嗎?您只想追蹤主要版本或主要與次要版本?您想所有網站使用者查看所有的草稿版本,或他們應該顯示僅供建立者,使用 [設計] 或 [完全控制 」 權限的人員?在這些情況中所做的決策取決於類型及項目和檔案的文件庫中的重要性、 用途的每個項目或檔案,您的使用者群組的需求,您必須維護的安全性層級。

本文內容

為何啟用版本設定?

版本設定-其運作方式

啟用文件庫的版本設定

從 [文件庫移除版本設定

影片: 啟用文件庫的版本設定

為何啟用版本設定?

文件庫中啟用版本設定時,您可以追蹤,並為其發展管理資訊。您可以查看較早的版本,並復原,如有必要。這是檔案的非常好用,例如,如果檔案損毀,或當人員較舊版本瞭解的版本可能會比更新版本的文件更精確。在某些組織保留法律原因其檔案的多個版本或稽核之用。根據預設,版本設定已關閉。若要開啟,並執行您的版本設定的決策,您可能必須完全控制 」 或 「 設計 」 權限。

您也可以在追蹤主要和次要版本的檔案。比方說,如果您想要查看如何發展法律的意見或思考是目前開發的新程式前,這是很有用。主要版本可以訊號文件已檢閱寬的對象,而次要 (草稿) 版本時的進行的工作,但尚未準備好要寬流通資訊。

主要版本的最後一個主要版本大幅變更並它由整數 2.0 的主要版本二手通常可以看到文件庫中有權存取的所有使用者。次要版本是自上次的主要版本有太大的變更。它會識別 2.1 等的十進位數字。一般而言,次要版本會顯示只那些人會進行變更,並擁有 [完全控制 」 或 「 設計 」 權限的人。不過,您可以將文件庫設定為允許所有網站使用者查看所有可用的 [草稿]。

附註:  主要與次要版本只適用於文件庫,不適用於清單。

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版本設定 - 其運作方式

[版本設定] 對話方塊包含四個主要的搜尋的區段,其中一些不全然略述與版本設定。設定文件庫時,每個區段會需要決策。當然,如果您有必要的權限,您就可以在稍後變更設定。

  • 核准內容] 區段   。使用此區段,以決定是否要送出到文件庫的項目需要核准內容。

  • 文件版本歷程記錄] 區段   。使用此區段選取各種不同的版本設定選項,可提供給您。下表列出每個選項,並選擇該的影響。

選取項目

影響

無版本設定

使用網站使用者的目前版本的項目或檔案。這是預設值

建立主要版本

建立和保留每個主要版本的版本。 次要版本會無法建立或維護。

建立主要和次要 (草稿) 版本

建立和追蹤檔案存回時主要與次要版本。正在使用檔案的人員必須指出,請在 [存回檔案是否為主要或次要版本。

保留下列主要版本數目

如果選取此選用的設定] 核取方塊,其下的數字會指出多少主要版本仍會保留在文件庫。如果,例如,該數字 25,建立 26 版本時,會刪除最舊的版本。然後,版本 2 26 可供使用。如果您從異類防止版本的數目,您可以輕鬆地管理多個文件庫。不過,如果這是一定要保留每個版本或大量版本,請套用更高的限制或無限制完全。

保留下列主要版本數目的草稿

如果選取此選用的設定,則會決定保留多少草稿版本] 方塊中的數字。例如,您可能決定您想要保留 25 主要版本,但您只需要草稿的最新的五個版本。 除非您有法律或另一個特別的需求,您可能不需要保留所有的草稿,所有的主要版本。

  • 草稿項目安全性] 區段   。使用此區段來決定誰應該會看到文件庫中的草稿項目。您可以讓使用者已讀取文件庫的權限,以檢視,或只可以編輯項目這些使用者或作者的項目及人員可以核准項目,您可以限制檢視。如果您選擇要限制檢視,只有指定的檢閱者可以看到次要版本 (草稿)。其他使用者,請參閱只有主要版本。

  • 要求取出] 區段   。使用此區段,指定是否使用者必須將檔案取出之前,可以對其進行變更。

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啟用文件庫的版本設定

  1. 瀏覽至您要使用的文件庫。如果文件庫名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,按一下 [所有網站內容],然後選取 [文件庫的名稱。

  2. 在功能區的 [文件庫工具] 群組中,按一下 [文件庫] 索引標籤。

  3. 按一下 [文件庫設定 SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕 ]。

  4. 在 [文件庫設定] 頁面上的 [一般設定] 下按一下 [版本設定]。隨後便會開啟 [版本設定] 對話方塊。

  5. 在 [文件版本歷程記錄] 區段中,選取下列選項之一:

    • 建立主要版本– 如果您選取此選項,您可以將限制為主要版本的數目。

    • [建立主要和次要 (草稿) 版本-如果您選取此選項,您可以設定主要版本數] 及 [您要保留草稿版本的數目上限。

  6. 可省略: 限制您想要保留的版本數目。

    • 如果您想要限制仍會保留在文件庫的版本的數目,請選取 [保留下列主要版本數目的核取方塊。否則,請不要選取它。在核取方塊下方的第一個方塊中,輸入您想要保留的版本數目。

    • 如果您想要限制的草稿保留數目,請選取 [保留下列主要版本數目的草稿] 核取方塊。此選項位於只有當 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 選項已選取。在核取方塊下方的第一個方塊中,輸入您要保留草稿版本的數目。

  7. 可省略: 決定哪些使用者可以看到文件庫中的草稿項目。在 [草稿項目安全性] 區段中,選取下列其中一項。

    • 可以讀取項目任何使用者。選取此選項可允許存取有讀取權限,網站的任何人。在 [文件版本歷程記錄] 區段中選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本之後,就能使用此選項。

    • 可以編輯項目的使用者。選取此選項,那些人擁有編輯權限限制的草稿檢視。在文件版本歷程記錄] 區段中選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本之後,就能使用此選項。

    • 可以核准項目 (和項目的作者) 的使用者。選取此選項,只有原始作者的項目以及有權限核准文件庫中的項目限制檢視。核准內容] 區段會設定為 [是]之後,就能使用此選項。

  8. 可省略: 決定您是否需要在此文件庫中的取出。不需要為預設值。如果您想要變更預設值,選取 [要求取出] 區段中的[是]

  9. 按一下[確定]關閉對話方塊,並返回 [文件庫設定] 頁面。

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從 [文件庫移除版本設定

您可能決定一段時間之後, 的版本設定並不需要的文件庫。如果您擁有 「 完全控制 」 或 「 設計 」 權限,您就可以從 [文件庫移除版本設定。

  1. 瀏覽至您要使用的文件庫。如果文件庫名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,按一下 [所有網站內容],然後選取 [文件庫的名稱。

  2. 在功能區的 [文件庫工具] 群組中,按一下 [文件庫] 索引標籤。

  3. 按一下 [文件庫設定 SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕 ]。

  4. 在 [文件庫設定] 頁面上的 [一般設定] 下按一下 [版本設定]。

  5. 在 [版本設定] 對話方塊的 [文件版本歷程記錄] 區段中,選取 [無版本設定]。這樣會移除任何您先前建立此區段中的項目。

  6. 按一下[確定]關閉對話方塊,並返回 [文件庫設定] 頁面。

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影片: 啟用文件庫的版本設定

在此示範短片,您會看到如何啟用並設定文件庫的版本設定。然後,您也可以看到如何其他設定,例如取出或需要的核准影響版本設定文件庫中的運作的方式。

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