啟用和設定 SharePoint 文件庫的版本設定

設定 SharePoint 文件庫時的決策之一,與版本設定相定。您是否要在每次編輯項目或檔案時,保留各個項目或檔案的版本?若要保留,則需要保留多少個版本?您只要追蹤主要版本,或要同時追蹤主要與次要版本?您是否想要所有網站使用者看到所有草稿版本,還是只有建立者以及具有「設計」或「完全控制」權限的人員才能看到它們?您在這些情況下做的每個決策都是取決於文件庫中項目和檔案的類型和重要性、每個項目或檔案的用途、使用者群組的需求,以及必須維護的安全性層級。

本文內容

為何啟用版本設定?

版本設定 - 其運作方式

啟用 SharePoint 文件庫的版本設定

從 SharePoint 文件庫移除版本設定

為何啟用版本設定?

SharePoint 文件庫中如有啟用版本設定,即可追蹤及管理其相關過程的資訊。必要時,您可以查看並復原版本。這十分的方便,例如,如果檔案毀損或人員了解檔案的舊版本可能比新版本更為正確。部分組織會基於法律或稽核而保留其檔案的多個版本。預設會關閉版本設定。若要開啟此功能,並執行您的版本設定決策,您必須具備「完全控制」或「設計」權限。

您也可能會想要同時追蹤檔案的主要與次要版本。舉例來說,當您想要查看法務意見的變更過程,或是開發中之新程式背後的想法時,即可使用此功能。主要版本可以發出提示,通知文件已可供眾人檢閱,而次要 (草稿) 版本則是進行中的版本,無法供眾人流傳。

主要版本是自上次主要版本之後有所大幅變更的版本,會指定以整數 (如 2.0)。一般具有文件庫存取權的人員,皆可見到主要版本。次要版本只具有自最新主要版本之後的最重要變更。它是透過小數 (如 2.1) 予以識別。一般,只有進行變更的人員以及具有「完全控制」或「設計」權限的人員才能看到次要版本。不過,您可以設定文件庫以允許所有網站使用者看到所有可用的草稿。

附註: 主要與次要版本只可用於文件庫,而不可用於清單。

頁首

版本設定 - 其運作方式

[版本設定] 對話方塊包含四個主要區段,其中有些並未與版本設定緊密相關。當您設定文件庫時,每個區段都需要決策。當然,如果您具有必要權限,則可以稍後再變更設定。

選取項目

影響

無版本設定

網站使用者只可使用項目或檔案目前的版本。此為預設設定。

建立主要版本

各主要版本的版本皆會予以建立及保留,但次要版本則不會加以建立及維護。

建立主要和次要 (草稿) 版本

主要與次要版本會在存回檔案時建立及追蹤。使用檔案的人員必須在存回時指出檔案為主要版本或次要版本。

保留下列主要版本的數目

如有選取此選用設定的核取方塊,將會在下方顯示數字,指出文件庫中所保留的主要版本數目。例如該數字若為 25,則會在建立第 26 版時刪除最舊的版本。然後,只可以使用版本 2-26。如果您防止版本數目擴散,則可以較輕鬆地管理文件庫。不過,如果保留每個版本或大量版本十分重要,請套用極高的限制或根本不套用限制。

保留下列主要版本數目的草稿

如果選取此選用設定,則此方塊中的數字可決定保留的草稿版本數。例如,您可能決定想要保留 25 個主要版本,但您只需要最近五個版本的草稿。除非您有法律或其他特殊需求,否則可能不需要保留所有主要版本的所有草稿。

  • [草稿項目安全性] 區段   使用此區段可以決定誰應該看到文件庫中的草稿項目。您可以允許任何具有文件庫之「讀取」權限的使用者檢視它們,您也可以限制只有可以編輯項目的使用者或是只有項目的作者以及可以核准項目的人員才能看到檢視。如果您選擇限制檢視,只有指定的檢視者才能看到主要版本 (草稿)。其他使用者只會看到主要版本。

  • [要求取出] 區段   使用此區段指定使用者是否必須在變更檔案之前取出檔案。如需詳細資訊,請參閱設定 SharePoint 文件庫要求取出檔案

頁首

啟用 SharePoint 文件庫的版本設定

  1. 瀏覽至您打算使用的文件庫。如果文件庫名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,請按一下 [所有網站內容],然後選取文件庫名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [文件庫工具] 群組中的 [文件庫] 索引標籤。

  3. 按一下 [文件庫設定] SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕

  4. 「文件庫設定」頁面上,按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定][版本設定] 對話方塊隨即開啟。

  5. [文件版本歷程記錄] 區段中,選取下列其中一個選項:

    • 建立主要版本 - 如果您選取此項目,則可以將限制設為主要版本的數目。

    • 建立主要和次要 (草稿) 版本 - 若選取此項目,可以同時限制主要版本的數目,以及要保留草稿版本的數目。

  6. 選用:限制想要保留的版本數目。

    • 如果您想要限制文件庫中保留的版本數目,請選取 [保留下列主要版本的數目] 核取方塊。否則,請不要選取它。在緊接於此核取方塊下方的方塊中,輸入想要保留的版本數目。

    • 如果您想要限制保留的草稿數目,請選取 [保留下列主要版本數目的草稿] 核取方塊。只有在選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 選項時,才能使用此選項。在緊接於此核取方塊下方的方塊中,輸入想要保留草稿的版本數目。

  7. 選用:決定應該允許哪些使用者看到文件庫中的草稿項目。在 [草稿項目安全性] 區段中,選取下列其中一項。

    • [任何可以讀取項目的使用者]。選取此選項,允許存取任何具有網站之讀取權限的使用者。此選項適用於在 [文件版本歷程記錄] 區段中選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 時。

    • [只有可以編輯項目的使用者]。選取此選項,限制具有編輯權限之使用者的草稿檢視。此選項適用於在 [文件版本歷程記錄] 區段中選取 [建立主要和次要 (草稿) 版本] 時。

    • [只有可以核准項目的使用者 (與項目的作者)]。選取此選項,將檢視限制為只限項目的原始作者以及有權核准文件庫中項目的使用者。此選項適用於 [核准內容] 區段設為 [是] 時。

  8. 選用:決定是否需要在此文件庫中進行取出。預設是不需要進行。如果您想要變更預設值,請選取 [要求取出] 區段中的 [是]。如需要求取出的詳細資訊,請參閱設定 SharePoint 文件庫要求取出檔案

  9. 按一下 [確定] 關閉對話方塊,並返回「文件庫設定」頁面。

頁首

從 SharePoint 文件庫移除版本設定

您稍後可能會決定 SharePoint 文件庫實際並不需要版本設定。如果您具有「完全控制」或「設計」權限,則可以移除文件庫中的版本設定。

  1. 瀏覽至您打算使用的文件庫。如果文件庫名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,請按一下 [所有網站內容],然後選取文件庫名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [文件庫工具] 群組中的 [文件庫] 索引標籤。

  3. 按一下 [文件庫設定] SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕

  4. 「文件庫設定」頁面上,按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  5. [版本設定] 對話方塊的 [文件版本歷程記錄] 區段中,選取 [無版本設定]。這樣會移除您先前在此區段中建立的任何項目。

  6. 按一下 [確定] 關閉對話方塊,並返回「文件庫設定」頁面。

頁首

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×