啟用和設定網站集合中的文件識別碼

啟用和設定網站集合中的文件識別碼

文件識別碼可協助您管理文件,其提供的簡便方式,不論項目的所在位置為何,都能加以追蹤。例如,如果法律合約從一個文件庫被移到另一個網站的封存文件庫,該合約會保留其文件識別碼。您可以使用文件識別碼輕鬆地找到封存合約。文件識別碼會自動指派給上傳的文件,而且這個文件識別碼會在整個生命週期中跟隨該項目。文件識別碼也可以指派給文件組。

啟動、啟用及設定文件識別碼

若要使用文件識別碼來追蹤文件或記錄,您必須先在網站集合中啟動該功能。

啟動文件識別碼網站集合功能

附註:  只有網站集合系統管理員才能夠啟用文件識別碼功能。

  1. 移至頂層網站或網站集合。

  2. 按一下 [設定] 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 ,然後按一下 [網站設定]。

    在 SharePoint 群組連線網站網站,按一下 [設定] 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 ,再按一下 [網站內容] 和 [網站設定]。

  3. 按一下 [網站集合管理] 底下的 [網站集合功能]。

  4. 在文件識別碼服務旁邊按一下 [啟動],項目旁邊會出現作用中圖示,並為目前網站集合啟動此功能。

啟動及設定網站集合中的文件識別碼

當您為任何網站集合啟用文件識別碼功能時,網站集合中的所有文件都將自動指派文件識別碼。網站集合中的文件數目會影響完成此程序所需時間。

附註:  只有網站集合系統管理員才能夠啟用及設定文件識別碼功能。

  1. 移至頂層網站或網站集合。

  2. 按一下 [設定] 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 ,然後按一下 [網站設定]。

    在 SharePoint 群組連線網站網站,按一下 [設定] 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 ,再按一下 [網站內容] 和 [網站設定]。

  3. 按一下 [網站集合管理] 底下的 [文件識別碼設定]。

  4. 在文件識別碼設定頁面上的 [指派文件識別碼] 區段中,確認 [指派文件識別碼] 核取方塊中有核取記號。

    在 [文件識別碼設定] 頁面指定文件識別碼

    附註: 當您啟用網站集合中的文件識別碼時,您會收到下列訊息:文件識別碼功能的設定已排程為由自動程序完成,這項程序所耗費的時間依網站集合中的文件數目而定。

    1. 若要設定自動附加至每個文件識別碼開頭的字元或數字自訂字串,請在 [識別碼開頭] 底下輸入字串。

    2. 如果要自動新增字首至網站集合中的所有現有文件識別碼,請選取 [重設所有文件識別碼] 核取方塊。

    3. 在 [文件識別碼查閱搜尋範圍] 區段中,選取要用來做為識別碼查閱搜尋範圍的網站。

  5. 按一下 [確定]。

當您啟用網站集合的文件識別碼時,在網站集合層級會有一欄新增至文件與文件組內容類型。指派給項目的識別碼會出現在 [文件識別碼] 欄中。您可以在文件庫的詳細資料窗格中找到文件識別碼。

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更新:2018 年 4 月 25 日

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