啟用及設定唯一文件識別碼

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文件識別碼可協助的文件或記錄管理。啟用網站上的每一個檔案中加入文件識別碼網站上的文件識別碼服務。

本文內容

概觀

移動文件識別碼的檔案

啟動、啟用及設定文件識別碼

啟動文件識別碼網站集合功能

啟用和設定網站集合中的使用的文件識別碼

概觀

文件識別碼可協助您管理您的文件提供簡單的方法來追蹤項目,不論其位置。例如,如果法律合約時取得文件庫中,在網站上移到另一個的網站上的文件庫,合約會輕鬆找出根據其文件識別碼]。文件識別碼會自動指派到上傳文件,此識別碼會依照整個生命週期的項目。也可以為文件組指定文件識別碼。

以文件識別碼追蹤項目

第一次啟用文件識別碼服務時,網站集合中的新文件會自動被指派新的識別碼。計時器工作排程已在網站集合中的文件指派識別碼。

此外,啟用服務時,會自動將新的資料行新增至文件] 和 [文件組內容類型。[文件識別碼] 欄會顯示分派到某個項目。

再使用內容管理系統中的文件識別碼功能,您必須先啟用它為您的文件位於每個網站集合。

移動文件識別碼的檔案

在SharePoint Online文件識別碼會以正常方式移動檔案。不過,當目標網站沒有啟用文件識別碼服務,文件將不再有文件識別碼]。

SharePoint Server保留文件識別碼網站內的唯一方式是移動文件時使用網站設定] 中的 [網站內容與結構的管理頁面。

如需有關網站內容與結構的詳細資訊,請參閱使用網站內容與結構

複製檔案的文件識別碼

當檔案的複本時,會建立新的文件識別碼複本。例如,從網站下載並上傳到另一個檔案是一份複本。不過,當目標網站沒有啟用文件識別碼服務,複製不會有文件識別碼]。

啟動、啟用及設定文件識別碼

若要先使用文件識別碼來追蹤文件或記錄,您必須下列兩個步驟:

啟動文件識別碼網站集合功能

附註: 啟用文件識別碼功能,您必須是網站集合管理員。

  1. 移至頂層網站集合。

  2. 按一下 [網站動作],然後按一下 [網站設定]

  3. 按一下 [網站集合管理] 底下的 [網站集合功能]。

  4. 在文件識別碼服務旁邊按一下 [啟動],項目旁邊會出現作用中圖示,並為目前網站集合啟動此功能。

啟用和設定網站集合中的使用的文件識別碼

當您啟用任何指定的網站集合的文件識別碼功能時,在網站集合中的所有文件會自動指派文件識別碼]。請注意,根據存在於網站集合中的文件的數字,此程序可能需要一些時間。

附註: 啟用及設定文件識別碼功能,您必須是網站集合管理員。

  1. 移至頂層網站集合。

  2. 按一下 [網站動作],然後按一下 [網站設定]

  3. 按一下 [網站集合管理] 底下的 [文件識別碼設定]

  4. 在文件識別碼設定頁面上,在 [指派文件識別碼] 區段中,確認有核取記號,在 [指派文件識別碼] 核取方塊。

附註: 當您啟用網站集合內的第一個文件識別碼作業時,出現的訊息: 設定文件識別碼功能由自動化程序完成排程。這表示計時器工作負責完成工作分派的文件識別碼網站集合中的所有文件。此程序所需的時間,取決於您的網站集合中的文件數。

  1. 若要設定自動附加至每個文件識別碼開頭的字元或數字自訂字串,請在 [識別碼開頭] 底下輸入字串。

  2. 如果要自動新增字首至網站集合中的所有現有文件識別碼,請選取 [重設所有文件識別碼] 核取方塊。

  3. 在 [文件識別碼查閱搜尋範圍] 區段中,選取要做為識別碼查閱搜尋範圍使用站台。

  4. 按一下 [確定]。

    附註: 如前述,任何指定的網站集合啟用文件識別碼服務欄會新增至文件] 和 [文件組內容類型為網站集合層級。文件識別碼] 資料行用來顯示的項目指派的識別碼。

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