和 InfoPath 表單搭配使用工作流程簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文內容

什麼是工作流程?

和 InfoPath 表單搭配使用工作流程的方式

Office SharePoint Server 2007 中包含的工作流程

Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 的自訂工作流程支援

與使用工作流程有關的步驟

開始文件或項目上的工作流程

什麼是工作流程?

工作流程可以說是一系列的工作,最後會產生一個結果。在 Microsoft SharePoint 產品和技術中,工作流程的定義更為精確,它是透過具有特定順序、和商務程序相關的動作或工作,將文件或項目的作業自動化的過程。工作流程可以讓組織將商務邏輯附加至 SharePoint 清單或文件庫中的文件或項目,以一致的方式管理組織內常見的商務程序。商務邏輯則是一組指示,指定及控制對於文件或項目所執行的動作。

工作流程可以管理及追蹤商務程序中的人力工作,節省協調常見商務程序 (如專案核准和文件檢閱) 所需的成本及時間。例如,在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站中,您可以新增工作流程至文件庫,將文件轉給負責核准的人員。當文件作者在文件庫中開始文件上的工作流程時,工作流程便會建立文件核准工作、將這些工作指派給工作流程參與者,並傳送電子郵件通知參與者,郵件中還包括工作指示及核准文件的連結。在工作流程進行中,工作流程擁有者 (在這個例子中是文件作者) 或工作流程參與者可以在 [工作流程狀態] 頁面上,檢視哪些參與者已經完成了工作流程工作。按一下文件庫中的文件或項目工作流程狀態,即可檢視 [工作流程狀態] 頁面。當參與者完成工作流程工作後,工作流程便會結束,擁有者會收到工作流程已完成的自動通知。

下圖說明核准工作流程的程序

核准工作流程的流程圖

工作流程不僅支援現有的手動作業程序,更延伸人員的共同作業方式,以及處理文件、清單和文件庫的方式。網站使用者可以從 SharePoint 清單或文件庫的文件或項目中存取可自訂的表單,並使用該表單開始及參與工作流程。這些可自訂的表單是 SharePoint 的頁面,可幫助使用者檢閱及變更工作流程,此外,Office SharePoint Server 2007 中的工作流程功能也和 2007 Microsoft Office system 高度密切地整合。下列工作流程工作可在 Office SharePoint Server 2007 網站中執行,或是直接在 2007 Office 發行 的特定程式中執行:

  • 檢視文件或項目可使用之工作流程的清單。

  • 開始文件或項目上的工作流程。

  • 檢視、編輯或重新指派工作流程工作。

  • 完成工作流程工作。

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和 InfoPath 表單搭配使用工作流程的方式

您可以建立工作流程的目前狀態來顯示特定資料對應的 Microsoft Office InfoPath 表單。設計表單範本以使用啟動工作流程的狀態為基礎的表單中的動作的規則以執行此動作。這可以簡化的人員使用填寫表單的程序。例如,您可以設計唯讀檢視上方時所顯示的工作流程的狀態是 [完成,因此,在表單中的資料不應該變更的表單。

您也可以使用規則讓表單以其他方式回應工作流程。例如,您可以使用規則顯示一個對話方塊,其中包含關於特定工作流程狀態的指示說明。

附註: 對話方塊不會自動顯示在使用者於 Web 瀏覽器中填寫的瀏覽器相容表單範本中。

工作流程必須新增至清單、文件庫或內容類型中,才能在 InfoPath 表單中使用。網站可使用的工作流程可能不盡相同,視網站類型、是否啟用工作流程,以及是否使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 建立自訂工作流程而定。請連絡您的陣列管理員,瞭解您的網站安裝了哪些工作流程可供使用。

每個工作流程所定義之使用描述性的名稱,例如 [進行中的不同狀態。狀態名稱的工作流程類型而有所不同。例如,「 核准 」 工作流程,可執行Microsoft Office SharePoint Server 2007伺服器上 — 包括狀態為 [進行中取消已完成]。三態工作流程的狀態,可在Windows SharePoint Services 3.0 ,而其他工作流程使用標準的狀態,例如先前記下進行中的狀態,則可定義的文件庫或清單中,以新增工作流程的人員。雖然描述性的名稱顯示給使用者時,工作流程狀態以程式設計方式來表示的數值。若要設計反應特定工作流程狀態的表單範本,您必須知道您想要使用工作流程狀態的數值。這是因為 InfoPath 啟始動作,例如切換] 檢視中使用工作流程的數字的值。

SharePoint 網站包含的工作流程

Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 包含下列工作流程,適用於常見的商務情況中。

Windows SharePoint Services 3.0 包含的工作流程

Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 網站中包含三態工作流程。三態工作流程適用於管理組織必須追蹤大量議題或項目 (如客戶支援議題、銷售機會或專案任務) 的商務程序。

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Office SharePoint Server 2007 包含的工作流程

Office SharePoint Server 2007 還包含下列適用於常見商務情況的工作流程:

  • 核准     這個工作流程會將表單轉給負責人員進行核准。根據預設,「核准」工作流程關聯至「文件」內容類型,也就是說,它會在文件庫中自動提供。根據預設,一個核准工作流程的版本也會關聯至發佈網站的頁面庫,且工作流程可用來管理網頁發佈的核准程序。

  • 收集意見反應     這個工作流程會將表單轉給負責人員以收集意見反應。檢閱者可提供意見反應,這些意見反應會彙總並傳給啟動工作流程的人。根據預設,「收集意見反應」工作流程關聯至「文件」內容類型,也就是說,「文件」內容類型會在文件庫中自動提供。

  • 收集簽章   此工作流程路由一組人員,收集數位簽章Microsoft Office Word 2007、 Microsoft Office PowerPoint 2007,或Microsoft Office Excel 2007文件。必須2007 Microsoft Office system程式啟動此工作流程。根據預設,「 收集簽章 」 工作流程是文件內容類型,表示它是在文件庫中自動提供與相關聯。不過,「 收集簽章 」 工作流程是僅適用於 Office 文件若包含一或多個 Microsoft Office 簽章欄。

    附註: 這個工作流程無法與 InfoPath 表單搭配使用。

  • 處理核准     這個工作流程支援記錄管理流程,允許參與者決定是要保留或刪除到期文件,藉此管理文件的到期和保留。處理核准工作流程主要是要在記錄中心網站內使用。

  • 中文簽核流程     這個工作流程與「核准」工作流程類似,但是使用指定的文件庫,並提供使用者參與之核准程序的個人化檢視。這個工作流程提供階層式的組織圖,可從其中選取核准者,並且可以讓核准者使用圖章控制,而不是簽章。只有 Office SharePoint Server 2007 的東亞版本提供這項解決方案。

  • 翻譯管理    這個工作流程可管理手動文件翻譯程序,可建立翻譯文件的複本,並將翻譯工作指派給譯者。只有「翻譯管理」庫提供這個工作流程。

上述每個工作流程都可以依您的組織需求,以不同的方式進行自訂。例如,當您新增工作流程至表單、文件庫或內容類型以便在文件或項目上使用時,您可以自訂工作清單和歷程清單,以儲存關於工作流程的資訊。

當使用者開始文件或項目上的工作流程時,根據工作流程的類型而定,使用者可能可使用選項進一步自訂工作流程,如指定參與者清單、到期日和工作指示等。

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Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 的自訂工作流程支援

您的組織可能針對獨特的商務程序建立及部署自訂的工作流程。根據組織的商務程序不同,工作流程可能很簡單,也可能很複雜。開發人員可以建立由網站使用者開始的工作流程,也可以建立根據特定事件 (例如當 SharePoint 清單項目或表單在文件庫中建立或變更時) 自動開始的工作流程。如果您的組織已經建立並部署自訂的工作流程,那麼您的網站上便可以使用這些工作流程。

視建立工作流程的人員而定,建立 Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 自訂工作流程的方式有兩種:

  • 專業軟體開發人員     專業軟體開發人員可以使用 Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation 建立工作流程。這些工作流程包含自訂程式碼和工作流程活動。在專業開發人員建立自訂工作流程後,伺服器管理員可在多個網站上部署該工作流程。

  • 網站設計者    網站設計者可使用與 Windows SharePoint Services 相容的網站設計程式 (如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007) 設計無程式碼工作流程,以便在特定表單或文件庫中使用。這些工作流程是從一個可用工作流程活動清單中建立。建立這些工作流程的網站設計者可以將工作流程直接部署至將使用工作流程的清單或文件庫中。

如果您想要實作自訂工作流程,請連絡伺服器陣列管理員如需可用的資源,您組織中的資訊。如需開發Windows SharePoint Services 3.0的自訂工作流程的詳細資訊,請參閱MSDN 上 Windows SharePoint Services 開發人員中心。如需開發Office SharePoint Server 2007的自訂工作流程的詳細資訊,請參閱 Microsoft Office SharePoint Server 2007 sdk,您可以從 Microsoft Office SharePoint Server 2007 開發人員入口網站 MSDN 上。

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使用工作流程的步驟

在文件或項目上使用工作流程包含數個步驟,每一個步驟都是設計為由不同的角色完成。例如,網站管理員可以新增工作流程至文件庫、內容建立者可以開始工作流程,或修改進行中的工作流程;文件檢閱者或核准者則可以完成工作流程工作。

下一節說明下列與使用工作流程有關的程序:

  • 新增工作流程至清單、文件庫或內容類型

  • 開始文件或項目上的工作流程

  • 修改進行中的工作流程

  • 完成工作流程工作

  • 追蹤工作流程狀態

新增工作流程至清單、文件庫或內容類型

在使用工作流程之前,必須先將它新增清單、文件庫或內容類型。您必須具備「管理清單」權限,才能將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型。在大多數的情況下,是由網站管理員或管理特定清單或文件庫的人執行這項工作。

網站內可用的工作流程取決於其加入的位置:

  • 若直接將工作流程新增至清單或文件庫,則它只供該清單或文件庫中的項目使用。

  • 如果您將工作流程新增至清單內容類型 (已新增至特定清單或文件庫之網站內容類型的執行個體),就僅適用於與該內容類型關聯的特定清單或文件庫中之相關內容類型的項目。

  • 若將工作流程新增至網站內容類型,則工作流程就可供每一個已新增該網站內容類型執行個體的清單與文件庫中之相關內容類型的任何項目使用。若希望工作流程可以廣泛地供網站集合中的清單或文件庫內特定內容類型的項目使用,最有效率的方式就是將工作流程直接新增至網站內容類型。

當您新增工作流程至清單、文件庫或內容類型時,您可以指定下列選項以自訂工作流程的特定位置:

  • 工作流程的名稱。

  • 儲存工作流程相關工作的工作清單。

  • 記錄工作流程所有相關事件的歷程清單。

  • 您想要開始工作流程的方式。

  • 個別工作流程特定的其他選項,例如,工作轉給參與者的方式、完成工作流程的條件,以及完成工作流程後執行什麼動作。

附註: 當您新增工作流程至清單、文件庫或內容類型時,您將它放在特定的位置供文件或項目使用,而不是開始工作流程。請使用 [請參閱] 一節中的連結,尋找更多關於新增工作流程至清單、文件庫或內容類型的資訊。

開始文件或項目上的工作流程

在工作流程新增至清單、文件庫或內容類型後,您可以在該位置開始文件或項目上的工作流程 (如果工作流程設定為可以手動開始)。若要開始工作流程,請先從可使用之工作流程的清單中,為文件或項目選取工作流程。如果需要的話,您可能要填寫包含工作流程所需資訊的表單,視工作流程的設計和設定而定。當您開始工作流程時,您可能可使用選項進一步自訂工作流程,如指定參與者清單、到期日和工作指示等。

修改進行中的工作流程

在工作流程開始之後,您可能需要加以變更。例如,您可能需要加入其他參與者,或是工作流程參與者需要將工作重新指派給其他人,或是要求變更使用工作流程的文件或項目。您可以在工作流程進行期間,修改 Office SharePoint Server 2007 中包含的某些預先定義的工作流程。如果您的組織已建立並部署自訂的工作流程,是否能夠在工作流程進行期間修改工作流程,便視設計的方式而定。

完成工作流程工作

任何需要人力互動的工作流程事件都以工作流程工作表示。當一個工作指派給工作流程參與者時,工作參與者可以完成工作,或是編輯關聯的工作流程工作表單,要求變更工作流程本身。在 Office SharePoint Server 2007 中,工作流程參與者可以在 SharePoint 網站上完成工作流程,或是直接在 Microsoft Office 2007 程式 (例如 Microsoft Office InfoPath 2007) 中完成。當工作流程參與者完成工作流程工作,或要求變更工作流程時,伺服器會將工作流程狀態移至工作流程中的下一個步驟。

追蹤工作流程狀態

工作流程擁有者和參與者可以在 SharePoint 網站中查看與工作流程相關的狀態頁,以追蹤工作流程的進行。狀態頁包括未完成之工作流程工作的狀態資訊,也包括工作流程相關的歷程資訊。

Office SharePoint Server 2007 還提供報告工具,可以針對工作流程的歷程進行彙總分析。組織可以利用這個報告尋找程序中需要加強的地方,或是瞭解工作小組在特定商務程序中是否達到預期的目標。Office SharePoint Server 2007 提供數個預先定義的 Microsoft Excel 報表,可搭配任何工作流程一起使用。此外,工作流程歷程資訊也可做為 SharePoint 清單資料來源,在其他程式中進行分析例如 Microsoft Office Visio 2007、Microsoft Office Access 2007、Microsoft Office InfoPath 2007,或是自訂的商務程序監控解決方案

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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